Qué hacer cuando tus reuniones se han vuelto demasiado grandes

Desde el orden del día hasta el orden de la palabra, los líderes a menudo planifican las reuniones cuidadosamente. Pero una cosa que frecuentemente se pasa por alto es la lista de asistencia. A veces, es más fácil para el organizador invitar a un equipo completo o a varios, tanto para asegurarse de que la gente adecuada estará allí como para evitar ofender a nadie. Pero eso puede causar grandes problemas: las personas que no son capaces de contribuir pueden sentirse descontentos, otras pueden participar de maneras que no son relevantes, y algunas pueden sentir que estás perdiendo el tiempo. ¿Qué pasa cuando te das cuenta de que has calculado mal y hay demasiados empleados en la sala? Aquí hay algunas maneras de recuperarse:

Cambiar la reunión para que coincida con el número de asistentes
Un enfoque es seguir el «8-18-1800», que sugieren que el tamaño de la reunión coincida con su propósito (o viceversa, si ha invitado a demasiadas personas). De acuerdo con el marco, si está tratando de resolver un problema o tomar una decisión, no debe invitar a más de ocho asistentes. Mientras tanto, hasta 18 personas pueden participar efectivamente en una sesión de lluvia de ideas, mientras que muchas veces esa cantidad (hasta 1800 más o menos) pueden escuchar actualizaciones o compartir información. Por lo tanto, si su grupo es demasiado grande para lo que pretendía ser una reunión de toma de decisiones, puede reorganizar la reunión y, en su lugar, abrirla para una lluvia de ideas sobre un aspecto del tema que aún no se ha resuelto. Reformular tu propósito puede ayudarte a salvar la reunión.

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Crear subgrupos
Otra forma de administrar una reunión con exceso de suscripción, especialmente útil durante una reunión fuera del sitio o lluvia de ideas sesión — es dividir la sala en subgrupos. Por ejemplo, en una empresa de tecnología fuera del sitio que recientemente lideré, el Director de Recursos Humanos y yo nos dimos cuenta de que había demasiada gente para participar en debates y debates profundos, así que rápidamente dividimos la sala por mesas para crear grupos de intercambio de ideas más pequeños. Al final de la sesión, cada uno de ellos designó a un miembro para que informara de sus progresos al público en general de una manera más organizada y eficiente.

Dependiendo de las circunstancias, esta estrategia también puede servir como un ejercicio rápido de desarrollo del liderazgo. Después de que un ejecutivo con el que trabajé dividiera un grupo demasiado grande en equipos, explicó que quería al menos una solución viable para un problema particular que enfrenta su empresa de cada grupo en 20 minutos, pero no dio instrucciones específicas sobre cómo la gente debería organizarse y administrarse por sí misma. Los equipos recién formados tuvieron que averiguar cómo trabajar juntos de manera eficaz. El ejercicio generó nuevas ideas, pero también sirvió como una experiencia visceral de aprendizaje. Si se toma el tiempo para diseccionar los diversos enfoques de los grupos después, puede producir ideas aún más útiles.

Acortar (o cancelar) la reunión
Dado el abundancia de reuniones en el mundo corporativo, a pocas personas les importa cuando uno es más corto de lo previsto, por lo que reducir el tiempo es otra forma de gestionar una reunión superpoblada. Ese fue sin duda el caso de la Director de Recursos Humanos en una empresa donde yo entreno. Cuando se dio cuenta de que el tamaño de su reunión de inicio del programa era difícil de manejar, cortó la reunión de una hora a 30 minutos y descubrió que todavía era capaz de transmitir todos sus puntos clave.

Si, después de considerar las alternativas anteriores, teme que su reunión sea una pérdida de tiempo y la política hace que sea incómodo desinvitar a algunos colegas, puede considerar cancelarla por completo. Siempre puede volver a reunirse con un grupo más pequeño y manejable más adelante. Por supuesto, esto solo funciona si eres capaz de quitarlo del calendario de manera oportuna, de modo que no has molestado a colegas que pueden estar viajando para unirse a ti, y no puedes hacer de la cancelación un hábito sin incurrir en una penalización de reputación. Así que usa esta estrategia con moderación.

— Anne Sugar Via HBR.org