Qué hacer cuando te sientes distraído en el trabajo

Resumen.

A veces pasa tanto en tu vida, y en el mundo más amplio, que no puedes concentrarte. ¿Qué puedes hacer cuando cada vez que te sientas en tu escritorio, te sientes distraído? Empieza por entender el impacto que las distracciones, como un teléfono que hace ping constantemente o incluso una rápida pausa en Twitter, tienen en tu cerebro. La multitarea no funciona y tiene altos costos cognitivos. Cuando te distraigas, haz un simple ejercicio de respiración para romper el ciclo inmediato de ansiedad y frustración. Reconoce esos sentimientos, pero no te dejes atrapar por ellos. Piensa en cómo quieres actuar como colega y líder y deja que esa autoimagen guíe tu comportamiento. Asegúrese de establecer límites claros cuando vaya a las redes sociales o revise el correo electrónico. Y ten en cuenta con quién pasas tiempo. Debido al contagio social, es probable que los colegas que se sientan abrumados y distraídos te hagan sentir de la misma manera. Intenta que tus relaciones sean favorables: pide consejo a tus compañeros de trabajo y comprométete a mantenernos unos a otros en la tarea. Por último, no descuides el cuidado personal. Toma descansos, come sano y duerme.

A veces pasa tanto en tu vida, y en el mundo, que no puedes concentrarte. ¿Qué puedes hacer cuando cada vez que te sientas en tu escritorio, te sientes distraído? ¿Cómo puedes volver a sentirte concentrado y productivo?

Lo que dicen los expertos
Susan David, fundadora del Harvard/McLean Institute of Coaching y autora de Agilidad emocional. Especialmente porque la mayoría de nosotros estamos constantemente bombardeados por alertas de noticias, mensajes de texto y otras interrupciones. E incluso en los días en que puede sentirse laborioso, tiene que lidiar con lo que está pasando con sus compañeros de trabajo. » Reconocemos muy sutilmente los comportamientos y emociones de los demás», dice David. «Cuando esto sucede, podemos empezar a perder el rumbo». Rich Fernandez, CEO de la organización sin fines de lucro Buscar dentro del Instituto de Liderazgo, una organización global de capacitación en atención plena e inteligencia emocional, señala que estamos conectados de esta manera. «Algo que todos tenemos en común es una neuroanatomía fundamental que nos orienta hacia el estrés que no siempre es productivo», explica. Para superar esto y recuperar la atención, siga los siguientes pasos.

Comprender los peligros de la multitarea
Empieza por entender el impacto que las distracciones, como un teléfono que hace ping constantemente o una rápida ruptura de Twitter, tienen en tu cerebro. Fernández explica que tenemos un red de estructuras cerebrales relacionadas con el enfoque. Ahí está el red de modo predeterminado, que se encarga de analizar el pasado, pronosticar o planificar el futuro y reflexionar sobre uno mismo y sobre los demás. «Estamos en este modo al menos la mitad del tiempo», dice. Pero cuando necesitas enfocar tu mente, aprovecha el red de atención directa, que te permite dejar de lado las rumiaciones y mantenerte en la tarea. Las distracciones, en cualquier forma que adopten, te devuelven al modo predeterminado, y el costo cognitivo de recuperar tu enfoque es alto. » Algunas investigaciones muestran puede tardar entre 10 y 18 minutos recuperar el mismo nivel de atención», dice Fernández. Por eso es fundamental reducir las interrupciones.

Permita su respuesta emocional, pero manténgase al mando
Sentirse abrumado puede generar muchas emociones (frustración, enojo, ansiedad) que repercuten aún más en tu productividad. Así que tienes que «romper el ciclo», dice David. Para «recuperar el sentido de la agencia», para que no te sientas «a merced de los eventos que ocurren en el mundo o en tu oficina», etiquetar tus sentimientos y luego hágase preguntas sobre ellos. Podrías decir: «OK, me siento enojado, pero ¿quién está a cargo, la ira o yo, la persona que tiene la emoción?» Fernández está de acuerdo con este enfoque: «Quieres reconocer que estos sentimientos están ahí, son legítimos y significativos, pero no dejarlos arrastrados por ellos».

Llama tu atención
Cuando te distraigas, «Haz una pausa, haz balance, ten en cuenta que te están desencadenando», dice Fernández. «Luego cambia el foco de atención». Esto puede parecer más fácil decirlo que hacerlo, pero recuerda que la mayoría de las cosas que nos preocupan «no son amenazas existenciales inmediatas». Para volver a conectar con la parte lógica del cerebro, concéntrelo en «algo más inmediato o visceral, como la respiración». Podrías decirte a ti mismo: «Este hilo de Twitter me ha consumido. Voy a presta atención a mi respiración» para alejarse de lo que está causando la ansiedad. Fernández dice que esto no es lo mismo que intentar ignorar la distracción: «No tienes que sofocarla ni suprimirla. Toma nota de ello, reconozcalo y colócalo en un estacionamiento mental para pensar más tarde, cuándo puedes discutirlo con otra persona o cuando no estás en el trabajo y tienes mucho que hacer».

Confíe en sus valores
Una vez que hayas captado tu atención, puedes elegir dónde enfocarla. David dice que concentrarte en tus valores te da una sensación de control. «Cuando estás abrumado, parece que te están quitando mucho poder y decisiones», dice. «Pero aún así puedes elegir quién quieres ser. Si uno de tus valores fundamentales es ser colaborativo, céntrate en eso. ¿Cómo puedes ayudar a las personas a sentirse parte del equipo?» Y considere cómo su falta de concentración está afectando su sentido de sí mismo. «Si la equidad es importante para ti, ¿cómo contribuye tu distracción a tu capacidad de ser justos? Si estás en Facebook tres horas al día, ¿qué tan justo es eso para tu equipo o para tu familia?»

Poner límites
Una vez que tengas más conciencia de lo que te distrae, establece reglas para ti mismo. Si te das cuenta de eso revisando noticias por la mañana significa que estás molesto y desenfocado cuando llegues a la oficina, dite a ti mismo que no te pondrás al día con los eventos mundiales hasta la hora del almuerzo. O puedes decidir que vas a hacer una cierta cantidad de trabajo antes de ir a Facebook. Si no tienes el autocontrol para esto, hay aplicaciones que puedes instalar en tus navegadores o en tu teléfono para controlar cuánto tiempo pasas en sitios concretos. También tienes que practicar. «Hay muchas investigaciones que sugieren que la diferencia entre el enfoque de élite y el enfoque no elitista es enfoque deliberado», dice Fernández. Señala a los atletas que entrenan diciéndose a sí mismos, por ejemplo: «No voy a dejar la línea de tiro libre hasta que haga 10 tiros libres». Así que dedique tiempo a entrenar tu cerebro para que permanezca en la tarea.

Elige con quién interactúas sabiamente
El contagio social es real. «Todos hemos tenido esa experiencia cuando te metes en un ascensor y todos miran sus teléfonos celulares, así que empiezas a mirar el tuyo», dice David. Ella señala a investigación reciente que muestra que si alguien a tu lado en un avión compra caramelos, aunque no conozcas a la persona, tienes un 30% más de probabilidades de hacer una compra similar. Lo mismo ocurre con la productividad. Si tienes colegas que se distraen constantemente, o que tienden a alejarte del trabajo, trata de pasar menos tiempo con ellos. No tienes que ser grosero; puedes decir algo sencillo como: «¿Podemos continuar esta conversación más tarde? Quiero hacer este informe y luego puedo tomarme un descanso».

Ofrezca y obtenga apoyo de sus colegas
En lugar de evitar a sus colegas distraídos, podría intentar animarse mutuamente a mantenerse concentrados. Haz un pacto con tus compañeros de trabajo. Establece una hora en la que trabajarás sin interrumpirte el uno al otro o sin entrar en las redes sociales o Slack. El equipo con el que trabajo en HBR designó los jueves por la tarde como tiempo de trabajo ininterrumpido después de escuchar esto. podcast. Puede llevar este apoyo colegiado un paso más allá y apoyarse activamente mutuamente. «Tus compañeros están contigo en las trincheras y pueden relacionarse porque pertenecen a la misma cultura y organización», dice Fernández. Sal a tomar un café con un compañero de trabajo y «pide consejo, consejo y coaching». Es posible que tengan tácticas que les han funcionado y que no has pensado. Comprométete el uno con el otro de que vas a cambiar tu comportamiento e informarte regularmente de tu progreso. Cuando le dices a otra persona que quieres reformar tus caminos, es más probable que sigas.

Cuida tu cuerpo
Si estás cansado y agotado, serás más vulnerable a sentirte abrumado, dice David. Es importante dormir lo suficiente y hacer ejercicio. Además, sugiere hacer» pequeños ajustes en tu entorno» que mejoran su bienestar. Tome descansos, comer un almuerzo saludable, pon tu teléfono en silencio. «Si normalmente pasas tu hora de almuerzo en Facebook, deja tu teléfono atrás y salir afuera a dar un paseo en su lugar», dice.

Principios para recordar

Hacer:

• Utilice la respiración para romper el ciclo inmediato de ansiedad y frustración al distraerse
• Piensa en cómo quieres actuar como colega y líder y deja que esa autoimagen guíe tu comportamiento
• Establece límites en torno a cuándo irás a las redes sociales o revisa el correo electrónico

No:

• Engápate para pensar que las distracciones no son perjudiciales para tu enfoque; tienen altos costos cognitivos
• Pase tiempo con personas que están distraídas; es probable que termines sintiéndote lo mismo
• Abandono el cuidado personal: toma descansos, come saludablemente y duerme

Estudio de caso #1: Programar el tiempo para centrarse
Durante el último año, Emily Lin, vicepresidenta de una compañía de servicios financieros, tenía mucho en su plato. Estaba construyendo su práctica de entrenamiento privado y había recibido un ascenso en el trabajo. Debido al ampliado alcance de sus responsabilidades, ella estaba lidiando con toda una serie de nuevas distracciones. «Recibí muchos más correos electrónicos, mensajes instantáneos y llamadas telefónicas. Y la gente venía por mi oficina con mucha más frecuencia», dice.

Emily estaba teniendo problemas para hacer su trabajo. «Vería aparecer todos estos mensajes instantáneos o alertas de correo electrónico, e incluso si solo tardara unos segundos en leerlos o enviar una respuesta rápida, me alejaría de lo que estaba haciendo», dice. Y estaba afectando su estado de ánimo. «Ciertos mensajes me estresarían. Me estaba volviendo muy mal genio con mis compañeros de trabajo».

Anteriormente había aprendido a establecer límites para sí misma alrededor de las redes sociales programando a tiempo para distracciones. «Me di bolsillos de tiempo cuando podía ir a Facebook. Podría ser un descanso de 10 minutos entre reuniones o mientras esperaba que el ascensor fuera a almorzar. Una vez que hice esos descansos, me resultó mucho más fácil controlar el impulso de revisar las redes sociales mientras trabajaba», explica.

Hizo algo similar para abordar las interrupciones del trabajo: darse tiempo para leer y responder a los mensajes, pero solo después de completar su trabajo más importante. «Al principio de cada semana, me pregunto: '¿Cuáles son las cosas más críticas que tengo que completar?' Y cada día pregunto: 'Hoy, ¿qué es lo único que tengo que hacer?'» Dice que eso la ayuda a determinar cuánto tiempo necesita para concentrarse y luego bloquea eso en trozos de dos horas. «Para un período de dos horas, apago el correo electrónico, pongo «no molestar» en la mensajería instantánea y envío mi teléfono directamente al correo de voz». Incluso se pone auriculares como una forma de señalar a los aspirantes a visitantes que está ocupada.

Dos horas parecen ser la cantidad correcta de tiempo, dice. Le da tiempo suficiente para involucrarse profundamente en una tarea, y es una «cantidad de tiempo tolerable para ser inalcanzable», dice. «Después de eso, la gente empieza a volver a llamar o enviar correos electrónicos de nuevo». Además, le da una sensación de urgencia. «Tengo adrenalina para hacer las cosas».

Emily dice que este enfoque ha funcionado: «Ha tenido un efecto notable en mi productividad». Y se siente menos estresada. «Debido a que no miro constantemente mi correo electrónico durante todo el día, mi presión arterial no siempre aumenta. Soy mucho más paciente ahora cuando me interrumpe».

Señala que dormir más también la ha ayudado a resistir las distracciones. Hace unos años solo dormía tres o cuatro horas por noche, pero ha renovado drásticamente su horario de sueño y ahora está recibiendo de seis horas y media a siete horas por noche. «Pasé de sentirme abrumado e incapaz de concentrarme a poder pensar con claridad», dice. «Cuando estoy bien descansado, tengo más perspectiva. Sé que no tengo que responder a un correo electrónico de inmediato». Incluso se ha convertido en «una enorme evangelista del sueño» con sus clientes entrenadores.

Estudio de caso #2: Establecer límites
Sarah Taylor (no es su nombre real), gerente de RRHH en una organización humanitaria internacional, luchó por mantenerse concentrada en el trabajo durante varios meses antes y después de las elecciones presidenciales de Estados Unidos de 2016. Dice que no pudo mantenerse alejada de las noticias. «Pasaba varias horas al día, durante toda la jornada laboral, no solo por las noches) buscando actualizaciones compulsivamente en varios sitios, como el New York Times, Washington Post, CNN». Debido a estas distracciones, ella se ponía atrás y se encontraba trabajando hasta altas horas de la noche y los fines de semana para tratar de mantenerse al día.

«Me sentí miserable porque no estaba descansando lo suficiente, sin mencionar que estaba constantemente expuesto a malas noticias todos los días». Si bien sabía que esto no era bueno para ella, luchó por establecer límites por su cuenta.

Ella vio una referencia a Manténgase enfocado, una extensión de navegador que establece límites de tiempo para sitios web seleccionados. Ella revisó las reseñas en línea y vio que había ayudado a otros como ella, así que decidió probarlo. «En ese momento, estaba desesperada por encontrar formas de arreglar mi mal hábito, lo que claramente era incapaz de hacer a través de mi propia fuerza de voluntad», dice.

Ella puso un límite diario de 10 minutos en el New York Times, Washington Post y CNN. Una vez pasado ese límite, aparece una ventana que dice «¿No deberías estar trabajando?» Ella dice que «definitivamente ayuda», aunque sí encuentra formas de evitarlo. «Mi mente furtiva empieza a mirar sitios que aún no he bloqueado, como la BBC».

Ella también ha establecido otras reglas para sí misma. Cuando trabaja desde casa, mantiene todos sus dispositivos personales fuera de la habitación donde trabaja. Ella todavía se mantiene actualizada sobre los acontecimientos actuales, dice, «pero al menos ya no me arriesgo a estar seriamente atrasada en mis deberes básicos de trabajo».

— Escrito por Amy Gallo