Qué hacen de manera diferente los grandes cultivos híbridos

El trabajo híbrido, según la experiencia de los autores, solo funciona cuando todos los empleados son tratados como empleados remotos. Para ello, las empresas deben hacer cinco cosas: adoptar la comunicación asíncrona, aclarar los límites de la comunicación, defender la documentación y la producción de artefactos, compartir información ampliamente y proporcionar las herramientas adecuadas para que los empleados tengan éxito.

La aceleración pandémica hacia el trabajo desde casa ha disminuido, pero si bien muchos trabajadores se han acostumbrado a la conveniencia y flexibilidad del trabajo remoto y están exigiéndolo, muchas empresas están empujando para regresar a la oficina. El compromiso, cada vez más, es un híbrido que combina equipos presenciales y remotos. Un reciente Estudio McKinsey de 800 ejecutivos corporativos indicaron que el híbrido probablemente será la norma en el futuro. Nuestra experiencia, de tener equipos líderes y empresas que eran híbridos antes de COVID, es que esto no es tan simple como establecer días para estar en la oficina o de forma remota.

Las culturas híbridas, en cambio, solo prosperan al tratar a todos como remotos. Esto significa dar a todos acceso a la misma información, personas, herramientas y oportunidades para tener éxito, independientemente de si están sentados en una oficina en Berlín o si hacen su trabajo en una cafetería en Yakarta o en un dormitorio en Tokio. Esto es sencillo, pero no directo. Requiere una acción consistente del liderazgo en los cinco frentes siguientes.

1. Adoptar la comunicación asíncrona

La comunicación con los empleados distribuidos, especialmente a nivel mundial, requiere una atención especial para garantizar que todos tengan las mismas oportunidades de participar en la conversación. Esto se puede lograr típicamente por uno o más de los siguientes medios:

• Cambiar deliberadamente los intercambios sincrónicos a asíncronos. Los equipos que se encuentran en diferentes zonas horarias deben pasar a la comunicación escrita o grabada. Esto podría significar reemplazar su reunión diaria de pie con actualizaciones breves por escrito en un canal de chat o con documentos escritos que faciliten la discusión en los comentarios. A una escala más amplia, un CEO podría solicitar preguntas escritas con anticipación para el ayuntamiento de la empresa, y luego grabarlas y difundirlas en lugar de hacerlo en vivo.
• Usar la tecnología para producir artefactos que se pueden compartir después de un intercambio sincrónico. A veces se requiere una reunión sincrónica para discutir un tema complejo o urgente. Sin embargo, ahora tenemos acceso a la tecnología que facilita la producción de artefactos que se pueden compartir, como reuniones de Zoom grabadas, actas de reuniones editadas en colaboración en Google Docs y transcripciones de videollamadas generadas automáticamente.

2. Cómo aclarar los límites de la comunicación

Con el trabajo remoto, a menudo no está claro cuándo los colegas y los gerentes están disponibles para charlar, concentrarse en una tarea o relajarse con su familia. Esto puede provocar interrupciones incómodas o molestas. Por supuesto, este no es un problema nuevo; si bien una de las virtudes ensalzadas de trabajar en la oficina era la capacidad de tener interacciones e interrupciones espontáneas, podría resultar frustrante para el personal que prosperaba al fluir y concentrarse en el trabajo profundo.

El trabajo remoto ofrece un reinicio. Los equipos deben hacer dos cosas:

• Establece reglas de participación por plataforma. Trabajar de forma remota significa navegar por correos electrónicos, mensajes de chat, videollamadas y documentación con diferentes niveles de prioridad y urgencia. Lo ideal es que los equipos definan claramente cuáles son las expectativas de cada uno. ¿Es razonable no responder a un mensaje directo en el chat hasta el día siguiente? ¿Qué pasa con los correos? ¿Se espera que todos vean la grabación de cada reunión si no lo hicieron, o son opcionales? Estas reglas de participación pueden reducir en gran medida la ansiedad y el miedo de los empleados a perderse algo.
• Aclara las horas de trabajo. El personal debe registrar explícitamente en sus calendarios cuándo son sus horas de trabajo para que otros puedan verlo, incluido el registro de sus vacaciones. La expectativa de que alguien sea interrumpible solo porque no está en una reunión no se acerca en absoluto a la realidad cuando pasan su tarde libre escribiendo una propuesta importante. Los empleados deben bloquear el tiempo que están asignando para pensar en profundidad.

3. Defender la documentación y los artefactos

Al crear una cultura de creación de documentación archivable y de búsqueda en toda la empresa para información importante, estamos creando una toma de decisiones histórica efectiva para individuos, equipos y departamentos. Por ejemplo, en los equipos de software, los diseños para cada nueva función o cambio en el sistema se pueden escribir mientras se está formando un consenso sobre el enfoque. Estos documentos de diseño se pueden archivar como una instantánea del contexto contemporáneo para que los futuros ingenieros puedan entender mejor por qué se tomaron esas decisiones. Estos archivos son una mina de oro para los nuevos empleados que desean autodescubrir la génesis del trabajo que están realizando actualmente.

Además, fomentar una cultura de redacción de propuestas y diseños abiertamente en la que otros puedan colaborar y comentar aumenta en gran medida la capacidad de los demás para leer, comprender y contribuir a la dirección general de la empresa, lo que aumenta la moral y la propiedad de los empleados.

4. Comunicación radiodifusión

En la oficina, cada día se llena de cientos de conversaciones individuales para difundir información. En lugares de trabajo pequeños, esta puede ser una forma viable de comunicarse, pero cuando las fuerzas de trabajo se distribuyen, no se escala. En cambio, los líderes deben desarrollar una cultura de mensajes escritos o grabados para transmitir los latidos del corazón de la empresa. Los líderes pueden comenzar a escribir boletines periódicos a su personal o a grabar mensajes semanales para enviarlos al comienzo de la semana.

A menor escala, los equipos pueden experimentar con la transmisión de sus logros habituales. Inicialmente, esto sería entre ellos al resumir en qué han estado trabajando. Pero, eventualmente, pueden trabajar para difundir esa información más a fondo, como con otros equipos de su departamento. Una cultura de compartir normalmente fomenta un mayor intercambio.

5. Proporcionar las herramientas para tener éxito

El trabajo remoto eficaz requiere que todos usen y tengan acceso a las mismas herramientas. Estos van desde software colaborativo como Google Docs, donde varios participantes pueden editar y hacer comentarios, y herramientas de dibujo como Miro, donde los grupos remotos pueden dibujar juntos y colaborar como si estuvieran frente a una pizarra.

Las herramientas también pueden presentarse en forma de configuraciones físicas a las que los empleados tienen acceso en sus hogares. A muchos trabajadores se les pidió que trabajaran desde casa durante la pandemia con una computadora portátil y poco más. Estos entornos eran malos sustitutos de las oficinas anteriores a la pandemia, donde los empleados tenían acceso a muebles de oficina ergonómicos adecuados, monitores panorámicos y salas de reuniones con un buen equipo audiovisual. Muchas empresas ahora ofrecen estipendios de trabajo desde casa para que los trabajadores mejoren sus oficinas en casa, y algunas empresas ofrecen mejoras de oficinas por valor de miles de dólares. Para las empresas totalmente remotas, este gasto es más fácil de soportar, ya que no se gasta dinero en arrendamientos de oficinas. Pero eso no significa que sus empleados no necesiten el apoyo. Si el trabajo híbrido es una opción, es responsabilidad de la empresa garantizar que los empleados puedan tener éxito dondequiera que estén.

Apuntando continuamente a 1% mejor

Estos cinco pilares son solo un punto de partida para construir una cultura híbrida exitosa. En realidad, pasar con éxito a una cultura híbrida es una mentalidad que requiere cambiar muchos hábitos pequeños todos los días. Al tener en cuenta la máxima de tratar a todos como remotos y luego aplicarla a diario, una fuerza laboral puede mejorar gradualmente. A medida que los lugares de trabajo híbridos se convierten en la nueva normalidad, las mejoras incrementales en los cinco pilares serán clave para crear una cultura corporativa exitosa en el mundo posterior a la pandemia.

James Stanier, Jesse Anderson James Stanier, Michael Li, Jesse Anderson