Proteja su tiempo en el trabajo estableciendo mejores límites

Resumen.

Reuniones que se retrasan. Interrupciones en su escritorio. Correos electrónicos y mensajes de texto de última hora. Las solicitudes de compañeros de trabajo a su hora pueden impedirle completar tareas importantes, hacer que deje el trabajo tarde o incluso generar disrupción el tiempo familiar en casa.

Necesitas establecer límites de tiempo. Primero, bloquea el tiempo en el calendario cuando no puedas reunirte para controlar cuándo estás disponible para reuniones, por ejemplo, cuando estás de viaje o quieres concentrarte al principio del día. En segundo lugar, asegúrese de que está estableciendo reuniones durante la cantidad de tiempo adecuada, utilizando una agenda centrada. En tercer lugar, establezca algo de tiempo en su semana para el trabajo dedicado, y encuentre un espacio privado para trabajar si es necesario.

Aunque estos consejos pueden controlar su tiempo, la forma en que sus compañeros de trabajo se comunican con usted puede tener un impacto en lo disruptivo que se siente la comunicación. Aclara con sus colegas cuál es su método de comunicación preferido y, cuando sea posible, responda solo dentro de los plazos establecidos.

Su reunión por la tarde programada para una hora se ha deslizado sobre la marca de los 75 minutos sin un final claro a la vista. Usted sabe que todavía tiene un correo electrónico sensible al tiempo que enviar, y ahora va a tener que elegir entre salir tarde o sacar su portátil después de la cena. Por fuera, usted es educado, participando en el debate y respondiendo cuidadosamente a su compañero de trabajo que dirige la reunión. Pero por dentro, estás molesto. Esta persona acaba de dar un paso gigante sobre sus límites de tiempo.

Situaciones como esta pueden ser frustrantes. Las solicitudes inesperadas de compañeros de trabajo en su horario pueden impedir que realice una tarea importante, hacer que deje el trabajo tarde o incluso generar disrupción el tiempo familiar en casa. ¿Qué puedes hacer en estas situaciones para establecer y comunicar límites para que no sientas que tu tiempo no es respetado en el futuro?

Como entrenador de gestión del tiempo, he visto una variedad de formas en las que las personas han establecido con éxito límites con sus colegas. Lo que es posible variará dependiendo de su trabajo, cultura laboral y compañeros de trabajo, pero aquí hay algunos ejemplos de límites que puede establecer y estrategias para comunicarlos a otros.

Disponibilidad de reuniones

Simplemente bloquear partes de su calendario como ocupadas es un buen primer paso. Busque momentos en los que no pueda reunirse o que no desee reuniones, como antes o después de un tiempo determinado. Podrías bloquear tu calendario debido a tu horario de trabajo, porque llevas a tus hijos a la escuela, o porque simplemente te gusta tener la primera parte del día para concentrarte. El objetivo aquí es establecer espacio en su horario, para que otros lo vean como ocupado y no disponible para ellos.

Si recibe una convocatoria de reunión dentro de ese plazo, sugiera una hora alternativa. Si no tiene autoridad para reprogramar la reunión o involucra a un grupo más grande, deberá decidir si es esencial para usted asistir o si potencialmente podría llamar. En algunos casos, es posible que no tenga tanta capacidad para establecer límites en torno a las horas de reunión, como cuando se está coordinando entre zonas horarias internacionales o a mitad de semana en un proyecto de consultoría. En estos casos, deberá utilizar discreción según su situación. Si es posible, evite reuniones que le mantengan despierto más allá de su hora de acostarse preferida o requieran despertarse en medio de la noche. Lo más probable es que el beneficio incremental de la reunión no valga la pena el costo de su productividad al día siguiente debido a la privación del sueño.

Duración de las reuniones

Las reuniones que se ejecutan a lo largo del tiempo pueden tener un impacto significativo en su horario. Sólo tres reuniones que van de 15 a 20 minutos más de lo previsto pueden reducir una hora de su día. Algunas estrategias pueden ayudar a mantener los límites alrededor de la duración de las reuniones.

Primero, establece las reuniones que dirija durante cuánto tiempo quieres que duren. Por ejemplo, envíe una invitación para una reunión de 30 minutos con una agenda clara y centrada, en lugar de planificar una reunión de 60 minutos de forma predeterminada. En segundo lugar, reserve reuniones juntas juntas para que se vea obligado a finalizar la reunión actual a la hora correcta, o unos minutos antes, para evitar llegar tarde a la próxima reunión. (Tenga en cuenta que esto también puede ayudar a otros asistentes, ya que también pueden tener compromisos consecutivos). Finalmente, exponga su intención al principio. Por ejemplo, «Tengo una parada difícil a las 2:30, así que vamos a asegurarnos de que tenemos los artículos más esenciales cubiertos para ese momento». Luego, cuando estén de cinco a 10 minutos desde el final de la reunión, dice: «Nos quedan unos 10 minutos, ¿qué es lo más importante para cubrir antes de terminar?» El ritmo de la reunión a lo largo de todo es fundamental para terminar a tiempo.

Tiempo de trabajo centrado

Tener tiempo ininterrumpido para realizar tareas plantea un problema importante para muchas personas, por lo que hay que trabajar especialmente duro para establecer límites en estos casos. Una primera línea de ataque es bloquear el tiempo tan ocupado en su calendario. Algunas personas hacen esto a una hora establecida cada semana, como las 9-11 a.m. dos mañanas a la semana. Otras personas eligen bloquear el tiempo cada semana según sea necesario para llevar a cabo los proyectos. Utilice un método que sea más útil para usted.

Si sus compañeros de trabajo intentan programar reuniones durante su tiempo concentrado, o pasan por su escritorio para charlar sin previo aviso, sugiera otro momento. De hecho, para ayudarte a seguir adelante en tu tiempo enfocado, crea una especie de barrera física. Si tienes una puerta, ciérrala. Unas horas de trabajo enfocado valen más para tu equipo que tu disponibilidad constante. Si usted no tiene una puerta (o si sus colegas entran incluso cuando la puerta está cerrada), escóndese en algún lugar: una sala de conferencias, otra oficina o incluso una cafetería. Estar fuera de la vista es una de las estrategias más efectivas para establecer límites.

Aunque los consejos anteriores pueden controlar su tiempo, otra distracción común en el trabajo es la constante comunicación entrante de sus colegas, ya sea por teléfono, chat en línea, correo electrónico o en persona. La forma en que sus compañeros de trabajo se comunican con usted puede tener un impacto en lo disruptivo que se siente la comunicación, pero al controlar cómo estos mensajes llegan a usted, puede disminuir su impacto.

Por ejemplo, en mi negocio, aliento a mis clientes de coaching a comunicarse conmigo principalmente a través del correo electrónico. De esa manera pueden comunicarse conmigo a cualquier hora del día o de la noche, cualquier día de la semana, pero no veré la comunicación hasta que esté listo para responder, generalmente en mi oficina, de lunes a viernes. Si alguien se pone en contacto conmigo a través de otro método, generalmente responderé a su mensaje usando el correo electrónico y, cuando sea apropiado, enfatizaré que mi método preferido de comunicación es el correo electrónico. No ver mensajes hasta el siguiente día hábil me impide sentirme tentado a contestarlos las noches y los fines de semana. También me ayuda a no tener una comunicación sin respuesta en mi mente, por lo que puedo desconectarme completamente del trabajo.

Incluso si no siempre puedes dictar cómo las personas se comunican contigo, muchas veces puedes establecer expectativas cuando respondes. Por ejemplo, puede recibir un mensaje de texto relacionado con el trabajo a las 10 p.m. de la noche, pero puede responderlo a la mañana siguiente. O puede esperar para responder a los mensajes desde el fin de semana hasta el lunes. Por supuesto, hay algunos casos en los que estos límites realmente no son posibles, como si usted está a cargo de los problemas en ruta con un envío internacional. Pero en muchos casos, los mensajes pueden esperar, y simplemente respondiendo dentro de los marcos de tiempo que le resulten apropiados, usted puede señalar a la otra persona su límite temporal personal. En algunos casos, es posible que incluso desee ser explícito, diciendo: «Estoy respondiendo a este mensaje ahora. Pero quería que fueras consciente de que normalmente no respondo a los mensajes desde el fin de semana hasta el lunes».

Los límites que necesita y qué límites puede establecer dependerán de sus preferencias individuales, así como de su trabajo. Pero con estas estrategias, es probable que empiece a establecer más límites con sus compañeros de trabajo para que no solo suene educado en el exterior, sino que también se sienta tranquilo por dentro.

— Escrito por Elizabeth Grace Saunders