Proyecto Maneje su vida

Más y más empresas están adoptando marcos de desarrollo de software y productos comoÁgil, Scrum, y Kanban , que promueven una producción rápida, iterativa y ajustada, para ofrecer productos de mayor calidad y más rápido. Estos métodos ayudan a los equipos a lograr mejoras rápidas y continuas, mediante la comunicación cara a cara diaria y los flujos de trabajo visuales.

Si estos métodos pueden ayudar a los equipos a estar en sintonía, agilizar las tareas y alcanzar las metas colectivas con mayor rapidez, ¿también pueden ayudar a las personas a ser más productivas en su vida personal? Hace poco hablé con Frank Saucier, entrenador ejecutivo y de agilidad en Agilidad independiente, sobre cómo aplica estos métodos en su vida familiar. (Divulgación: ha enseñado y entrenado a muchos equipos de HBR sobre cómo utilizar estas mismas prácticas.) Sigue un extracto editado de nuestra conversación:

¿Qué le hizo decidir probar algunas de estas soluciones de trabajo en casa?

Gran parte de mi trabajo consiste en entrenar a los equipos para que tengan un mayor rendimiento y se autoorganicen. Mi esposa y yo tuvimos una conversación sobre cómo nuestra familia de cinco miembros es un equipo y que podríamos beneficiarnos de enfoques similares.

¿Qué prácticas de productividad específicas ha incorporado a su propia familia?

Bastantes:

Pizarras visuales

Yo uso un Kanban personal enfoque para gestionar el flujo de mis agendas de trabajo y hogar. Como entrenador, entrenador y consultor, hay una buena combinación de trabajo, cliente, hogar, familia y objetos personales que compiten constantemente por mi atención. La junta me ayuda a controlarlo todo y a que las cosas fluyan. Se trata de ser eficaz y centrarse en lo correcto en el momento adecuado. Se ve así:

Cuando enseñamos a los equipos el trabajo invisible del desarrollo de software, el tablero Kanban de la pared hace que todo sea visible. La pared pasa a ser el trabajo y nos ayuda a aprender hábitos como qué hacer cuando algo se queda visiblemente atrapado en una columna de tareas pendientes. Eso también se traduce bien en casa. Usamos columnas como «Por hacer», «En curso» y «Listo», o a veces los días de la semana. Lo ideal sería que una nota adhesiva se moviera en el transcurso de un día, así tenemos lo que se denomina «flujo». Esto le permite ver realmente el progreso y, a la inversa, ver cuando algo está «atascado».

A mis hijos les encanta el enfoque táctil de coger un adhesivo y añadirlo a la pizarra. Por ejemplo, podrían poner «vaya a jugar a los bolos» en nuestra columna de fin de semana. Ayuda a toda la familia a aprender a incorporar nuevas ideas, negociar, comprometerse y comunicarse.

Reuniones familiares

Cuando utilizamos Scrum con los equipos en el trabajo, solemos pasar por un ciclo de 2 a 3 semanas y organizamos «retrospectivas» para mantenernos a todos por buen camino. Nuestras reuniones familiares se parecen mucho a una retrospectiva, en la que cubrimos las cosas más importantes en las que debemos trabajar. Mi esposa y yo celebramos una reunión familiar cada dos fines de semana y utilizamos una plantilla de agenda que incluye:

• Un control de los estados emocionales (loco, triste, contento, asustado). Es importante hacerlo al principio de la reunión. El objetivo es simplemente que la gente esté presente y tener el espacio para decir si se siente mal y por qué.
• Una sección para que cada persona felicite a otras personas que aprecie. Esto ayuda a reforzar los comportamientos positivos.
• Una sección de tareas, para que todos podamos apuntarnos a las cosas que hay que hacer en la casa y rendir cuentas por ellas cada semana.
• Una lista de temas de los que tenemos que hablar en familia (por ejemplo, las tareas de la última reunión familiar no se hicieron, los proyectos escolares en los que están trabajando los niños, las prioridades para la semana que viene, etc.)

Nuestro hijo de 7 años ha empezado a utilizar la hoja de agenda para facilitar la reunión, lo que le está enseñando buenas habilidades de comunicación.

Registros diarios

Intentamos hacer al menos un par de registros regulares durante el día. En primer lugar, intentamos cenar en familia. Nos preguntamos qué hicimos ese día, qué es lo que nos gustó, los errores que cometimos, etc. El segundo registro lo hacemos mi esposa y yo. Cuando los niños se acuesten, entramos en la cocina y hablamos de nuestro día y de lo que nos espera para el próximo.

Planificación semanal

Todos los jueves, cuando los niños se vayan a dormir, mi esposa y yo nos reunimos en la cocina y hablamos de dos cosas: los planes para el fin de semana y el horario de la semana siguiente, y lo que tenemos que hacer para coordinarlo todo.

Fondo de escritorio

Hace poco empecé un experimento con un gráfico de fondo en mi ordenador que tiene las siguientes áreas encuadradas: Leer; Leer; Usar; Referencia; Conservar. Tengo un área en el centro que contiene el icono de mi papelera. Muevo los iconos a las áreas respectivas mientras trabajo para comprobar si organizar mis archivos y marcadores según la forma en que tengo que interactuar con ellos me ayuda a hacer más cosas. Es un experimento, pero ya está dando sus frutos en términos de ayudarme a ser más eficiente.

Plus/Delta

También utilizo un enfoque de comentarios rápidos llamado Plus/Delta al final de un día ajetreado, después de un acto clave, después de dar clases, después de facilitar eventos, etc. Básicamente cojo una hoja de papel y trazo una línea en el centro. En la parte superior de la columna de la izquierda pongo un signo más. En la parte superior de la columna de la derecha, pongo un símbolo delta para representar el cambio. En la columna más, anoto todas las cosas que hice bien y que salieron bien. En la columna delta, anoto todas las cosas que haría de otra manera en retrospectiva. Básicamente es una técnica de reflexión para aprender y cerrar rápidamente.

Cajas de gastos

Aproximadamente una vez por trimestre, mi esposa y yo jugamos a un juego en el que hacemos una lista de todos los posibles gastos que sabemos que están por venir. Podría ser cualquier cosa, desde el coche que necesita neumáticos nuevos hasta planes de vacaciones o zapatos nuevos para los niños. A continuación, colocamos los objetos en una hoja de papel con cuatro cuadrantes: Alta importancia, Baja importancia, Alto coste y Bajo coste. Esto nos ayuda a estar en la misma página en cuanto a los gastos que debemos realizar para cumplir nuestras metas.

Lectura adicional

• 

  Getting Work Done (serie Manager de 20 minutos)

  Liderazgo y gestión de personas Libro

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Eso suena como mucho. ¿Cuánto tiempo lleva todo esto?

De hecho, es muy rápido. La parte más importante es configurar estos sistemas, pero no tiene que hacerlo bien desde el principio porque es un proceso que debe evolucionar. Todos los días, analizo lo que tengo en el tablero de Kanban para el día y tomo decisiones de última hora sobre lo que realmente hay que hacer, eso lleva literalmente cinco minutos. En cierto modo, equivale a las reuniones diarias de los equipos, en las que al final de una iteración o correr, tiene un bloque de tiempo para ocuparse de las cosas. Lo que lleva más tiempo es parar a mirar todas las cosas que usted no puede llegar a. Saber que si no está en la pizarra, no se va a hacer esa semana lo obliga a priorizar.

¿Fue difícil hacer que su familia se uniera a estas técnicas?

Había, y todavía hay, algunos gemidos y gemidos, pero está bien. Estamos intentando enseñar a nuestros hijos que la familia prospera cuando todos contribuimos y colaboramos. No cabe duda de que hace que los niños sepan que las decisiones no las toman simplemente las autoridades y sienta las bases para los buenos hábitos organizativos.

Algo de esto suena un poco de baja tecnología. ¿Qué pasa cuando no está frente a la pared? ¿Hay herramientas digitales que funcionen igual de bien?

Me gusta usar herramientas de baja tecnología, porque es más importante aprender buenos hábitos que aprender a usar una herramienta. Dicho esto, hay muchas formas digitales de hacer lo mismo: una buena herramienta gratuita es Trello, que es básicamente un tablero Kanban en línea. Pero me parece que con las herramientas digitales se entierran muchas ideas geniales, y el simple hecho de mover un post-it por una pizarra visual es muy cinestésico. También me he dado cuenta de que los equipos discuten mejor cuando están en torno a un tablero físico.

¿Cómo ha cambiado el uso de estas herramientas su vida familiar?

Ver todo eso distribuido en un solo lugar tuvo una ventaja inmediata. Ha hecho visible una lista mucho más grande de todo lo que tenemos que hacer, de todas las presiones que tenemos sobre nosotros como familia y como padres. Nos ha ayudado a darnos cuenta de por qué nos sentimos abrumados. Cuando vimos exactamente cuánto había en nuestros platos, nos obligó a tomar decisiones sobre lo que valoramos.

También nos ha ayudado a estar en sintonía con los horarios, la coordinación de la familia y las próximas prioridades. Ahora se pasa muy poco por las rendijas.

¿Hay lugares en los que se derrumba?

Puede resultar difícil para los niños pequeños mantener la concentración durante una reunión familiar. Mantenemos 15 minutos o menos, ofrecemos golosinas, cubrimos la mesa con papel blanco y colocamos marcadores e intentamos realizar una actividad familiar al final de la reunión. También permitimos que nuestro hijo de 5 años termine primero y se vaya cuando lo necesite.

¿El aumento de la organización en casa ha afectado a su productividad en el trabajo?

Me ha ayudado absolutamente a centrarme en las cosas más importantes a las que dedicar tiempo mientras estoy en el trabajo. Todos tenemos un ancho de banda limitado y nos bombardean con distracciones, cada una de las cuales dice que son lo más importante, pero no siempre lo son. Por lo tanto, tenemos que ser muy buenos para discernir cuándo aceptar la interrupción, lo que significa saber lo que es más importante, en casa y en el trabajo.