Presente sus datos como un profesional

Si bien una buena presentación contiene datos, los datos por sí solos no garantizan una buena presentación. Todo tiene que ver con la forma en que se presentan los datos. La forma más rápida de confundir a la audiencia es compartir demasiados detalles a la vez. Los únicos puntos de datos que debe compartir son aquellos que respalden significativamente su punto de vista e, idealmente, un punto por gráfico. Para evitar la debacle de traducir tímidamente números y etiquetas difíciles de ver, ensaye su presentación con sus colegas sentados tan lejos como lo haría el público real. Mientras lleve semanas o meses trabajando con la misma lista, su público estará expuesto a ella solo unos segundos. Déles la mejor oportunidad de entender sus datos utilizando un lenguaje sencillo, claro y completo para identificar los ejes X e Y, los trozos circulares, las barras y otros elementos esquemáticos. Intente evitar abreviaturas que no sean obvias y no dé por sentado que los componentes etiquetados en una diapositiva se recordarán en las siguientes diapositivas. Todos los gráficos o gráficos circulares valiosos tienen un «¡Ajá!» zona: número o rango de datos que revela algo crucial para su punto de vista. Asegúrese de resaltar visualmente el «¡Ajá!» zona, reforzando el momento explicándolo a su público.

••• Con tantas formas de tergiversar y distorsionar la información hoy en día, una presentación tiene que hacer algo más que compartir buenas ideas, sino que tiene que respaldar esas ideas con datos creíbles. Eso es cierto tanto si es un ejecutivo que busca nuevos clientes comerciales, un vendedor que vende sus servicios o un CEO que aboga por un cambio. «Saber cómo desarrollar y ofrecer una presentación basada en datos es ahora una habilidad crucial para muchos profesionales, ya que a menudo tenemos que contar a nuestros colegas historias que son mucho más convincentes cuando están respaldadas por números»,[dice la investigadora y consultora Alexandra Samuel](/2015/10/how-to-give-a-data-heavy-presentation). Puede decir que no hay problema. Un gráfico de barras por aquí y un gráfico circular por allá, y se va a las carreras, ¿verdad? No tan rápido. Porque si bien una buena presentación incluye datos, los datos por sí solos no garantizan una buena presentación. No es la mera presencia de datos lo que da poder al presentador. Así es como se presentan los datos. Mostrar datos puede parecer sencillo en la era de PowerPoint, Prezi, Canva, Visme, Haiku Deck y otras plataformas tecnológicas con nombres absurdos. Pero levante la mano si alguna vez le ha confundido un gráfico que ha visto en una conferencia o ha oído a un presentador decir: «Probablemente no pueda ver bien este diagrama, pero lo que muestra es...». ¿Qué podría ser un error gráfico mayor que el hecho de que el propio gráfico se vuelva inútil? Cómo usted _presente_ los datos pueden duplicar (o diezmar) su impacto, así que tome nota de estas siete formas de asegurarse de que sus datos cumplen su función. ### **1) Asegúrese de que sus datos se puedan ver** Puede que suene obvio, pero a veces está demasiado cerca de su presentación, literalmente. Lo que se lee en su portátil puede que lo sea mucho menos cuando se proyecta en una pantalla. Su público no aprenderá lo que no puede ver. Para evitar la debacle de traducir tímidamente números y etiquetas difíciles de ver, ensaye su presentación con sus colegas sentados tan lejos como lo haría el público real. Pregúnteles: «¿Puede ver este gráfico con claridad?» Si la respuesta es cualquier cosa menos un «sí» rotundo, rediseñelo para que sea más agradable a la vista. ### **2) Céntrese más en los puntos que ilustran sus datos** En términos de cómics, usted es Wonder Woman y los datos son su lazo mágico, una herramienta que refuerza su impacto, pero que no tiene valor hasta que la aplica con un propósito. No deje la carga de decodificar sus datos en manos de su audiencia. Es _su_ trabajo para explicar cómo los datos respaldan sus puntos principales. «Las diapositivas de datos no tienen que ver realmente con los datos. Tienen que ver con el significado de los datos»,[explica](/2013/03/when-presenting-your-data-get) Nancy Duarte, experta en diseño de presentaciones. «Depende de usted dejar claro ese significado antes de hacer clic. De lo contrario, el público no procesará —y mucho menos comprará— su argumento». Cuando conecte los datos con los puntos esenciales a los que dan soporte, la transición debe ser explícita y tener el siguiente sonido: «Estos datos muestran...» «Este gráfico ilustra...» «Estas cifras demuestran que...» Estas transiciones pueden ser tan importantes como las conclusiones en sí mismas, porque está llamando la atención del público sobre esas conclusiones. ### **3) Comparta un (y solo un) punto principal de cada gráfico** La forma más rápida de confundir a la audiencia es compartir demasiados detalles a la vez. Los únicos puntos de datos que debe compartir son aquellos que respalden significativamente su punto de vista e, idealmente, un punto por gráfico. Para mantener sus gráficos bajo control, pregúntese: «¿Cuál es el aprendizaje más importante que quiero que mi audiencia extraiga de estos datos?» Ese es el único aprendizaje que debe transmitir. Si tiene varios puntos importantes que hacer, considere la posibilidad de demostrar cada uno con una nueva visualización. El error que cometen muchos presentadores es pensar que están obligados por la Constitución a compartir todos los puntos, ideas y puntos de datos de una diapositiva. Pero si comparte una tendencia fundamental que creció drásticamente entre 2014 y 2017, lo que ocurrió en 2013 puede que no tenga sentido. Si el 77% de los encuestados prefiere un producto y el 21% prefiere otro, lo que prefiera el 2% restante también puede ser demasiado insignificante como para justificar su mención. Scott Berinato, gurú de la presentación de datos[dice](/2016/06/visualizations-that-really-work), «El impulso es incluir todo lo que sabe, [pero] los gráficos de ocupación comunican la idea de que usted ha estado precisamente eso, ocupado, como en: 'Mire todos los datos que tengo y el trabajo que he realizado'». ### **4) Etiquete los componentes del gráfico con claridad** Mientras lleve semanas o meses trabajando con la misma lista, su público estará expuesto a ella solo unos segundos. Bríndeles la mejor oportunidad de entender sus datos utilizando un lenguaje sencillo, claro y completo para identificar los ejes X e Y, los trozos circulares, las barras y otros elementos esquemáticos. Intente evitar abreviaturas que no sean obvias y no dé por sentado que los componentes etiquetados en una diapositiva se recordarán en las siguientes diapositivas. Algunos miembros de su audiencia aprenden visualmente (¡como yo!) que procesan lo que ven mucho mejor que lo que escuchan, por lo que la intuición visual y la claridad de su gráfico son cruciales. ### **5) Resalte visualmente «¡Ajá!» zonas** Todos los gráficos o gráficos circulares valiosos tienen un «¡Ajá!» zona: número o rango de datos que revela algo crucial para su punto de vista. Los presentadores inteligentes explican la relevancia del «¡Ajá!» zonificar oralmente, compartir el aprendizaje, la tendencia o la historia que cuentan los datos. Los mejores presentadores lo explican en voz alta, pero también lo escriben en la diapositiva como una viñeta. Pero los mejores presentadores hacen todo lo anterior Y resaltan visualmente el «¡Ajá!» zonificarse con un círculo o un sombreado para llegar a los alumnos diferenciados (auditivos, verbales, visuales) de su audiencia, así como para reforzar tres veces las conclusiones de datos más importantes. ### **6) Escriba un título de diapositiva que refuerce el punto de vista de los datos** Incluso cuando los datos se presentan de forma eficaz en una diapositiva, el elemento más valioso es el título de la página, ya que es el primer elemento que el público verá y procesará. Pero con demasiada frecuencia, los presentadores utilizan palabras y frases genéricas como «Estadísticas» y «Según los números» que no tienen ningún propósito funcional. Incluso cuando los títulos son específicos, como «Preferencias de la generación del milenio» o «Conocimiento de la campaña», se pueden aumentar con títulos más específicos, como «Los millennials prefieren los dispositivos móviles» o «El conocimiento de las campañas va en aumento». ### **7) Preséntelo a su audiencia, no a sus datos** Muchos presentadores miran sus diapositivas mientras comparten datos, como si el PowerPoint _es_ su público. Pero solo su público es su público y, como seres humanos, reciben mejor sus puntos cuando los mira a los ojos. Esto no significa que no deba mirar nunca sus datos, simplemente no mantenga una conversación con ellos. Eche un vistazo a sus diapositivas como referencia, pero dirija los puntos críticos directamente a su público. Cuando se presentan de forma clara y precisa, los datos pueden aumentar la credibilidad y la confiabilidad de su argumento. Presentar mal los datos no solo desperdicia esa oportunidad, sino que también puede dañar su reputación como presentador. Al igual que el lazo de Wonder Woman, es una herramienta poderosa para sacar a la luz verdades convincentes, utilícelas con prudencia.