Presentation Advantage

Descubre cómo cambiar la opinión de alguien en ocho segundos.

Puedes encontrar fácilmente un montón de libros, seminarios web y cursos en línea que te enseñarán la mecánica de elaborar una presentación formal. Pero este resumen de La ventaja de la presentación te ofrece eso y mucho más. Se centra en los pasos principales, por supuesto, pero también en la importancia de establecer una conexión poderosa con tu público, para que puedas captar su atención, cambiar su forma de pensar e incitarles a pasar a la acción.

La psicología ha demostrado que los estudios demuestran que la psicología es un factor clave en el éxito de una presentación.

Los estudios psicológicos demuestran que la capacidad de atención media se ha reducido a tan sólo ocho segundos. En ocho segundos, no sólo tienes que causar una primera impresión estelar, sino también ofrecer algo lo suficientemente intrigante como para que tu audiencia deje a un lado sus teléfonos y escuche activamente lo que viene a continuación. En los momentos siguientes, tienes que mantener su atención, ofrecer conocimientos de forma que sean a la vez informativos e interesantes, y transformarlos de oyentes pasivos en interlocutores activos.

Pero no es fácil.

No es fácil, pero es posible. Y este resumen te mostrará cómo, incluso si eres introvertido, nervioso o tienes aversión a hablar en público. 

Ve las cosas de otra manera

Si no haces presentaciones, no estás viviendo. La presentación es el acto de compartir información para informar o persuadir. Es una definición amplia que abarca muchas interacciones, tanto formales como informales, en persona y en línea, de uno a uno y de uno a muchos.

Cuando estás delante de una sala de juntas intentando conseguir financiación para un proyecto, necesitas la ventaja de la presentación. Cuando estás delante de un amigo intentando ganar una discusión sobre dónde cenar, necesitas la ventaja de la presentación.

No estamos hablando sólo de cuántas viñetas poner en una diapositiva o de cómo proyectar tu voz - aunque, sí, también hablaremos de esas cosas. Pero el énfasis central de la ventaja de la presentación está en la comunicación y la conexión.

A lo largo de este resumen, vas a oír hablar de todo un abecedario de consejos y principios. Empezaremos por la letra "C".

Tu primer objetivo al presentar es conseguir que tus oyentes cambien de opinión o vean algo de forma diferente. A esto se le llama cambio de paradigma. Si no consigues que alguien experimente un cambio de paradigma, no conseguirás que realice una acción deseada. Para llevar a tu audiencia a un cambio de paradigma, necesitas las tres C de la conexión.

La primera C es conexión con tu mensaje. Pregúntate qué objetivo estratégico te ayudará a conseguir esta presentación. Quizá tu objetivo sea retener y atraer empleados. Sabes que el cuidado de los niños es un gran problema para la gente, y que has perdido empleados por ello. Así que quieres convencer a tu consejo de que financie una guardería en la oficina. Conectar con tu mensaje significa saber por qué esa guardería es importante en el objetivo estratégico más amplio de contratar y retener a los empleados.

La segunda C es conectar contigo mismo. Se trata de la integridad y la autenticidad. Aunque hay comportamientos que debes plasmar en ti mismo, como la postura y los gestos, no quieres ser falso. Tu público detectará la falsedad en un santiamén y no lograrás establecer la conexión necesaria. Evita el doble lenguaje o los eufemismos. Sé directo, sincero y apasionado con tu mensaje. Sobre todo, escucha tus sentimientos. Si hay algo en tu presentación que te resulta incómodo, extraño o falso, escúchalo y haz algunos cambios.

La tercera C es:

La conexión.

La tercera C es conectar con tu público. Nadie quiere que le sermoneen, y nadie tiene tiempo que perder. Así que convierte tu presentación en una conversación con tu público. Involúcralos y haz que participen en la presentación. En última instancia, quieres que acepten tu idea y actúen para darle vida, así que tiene sentido que formen parte de la conversación inicial.

Ahora que hemos compartido la salsa secreta para establecer conexiones, pasemos a las tres D de la presentación: desarrollar, diseñar y presentar.

La primera D - Desarrollar una historia

Las buenas historias no empiezan con gráficos circulares o volcados de datos. Las buenas historias empiezan con una explosión. Recuerda que intentas cambiar un paradigma. Para conectar con tu público y captar su atención, lo primero que tienes que hacer es alterar el status quo.

Ten en cuenta que tus oyentes ya han decidido que van a aburrirse, y tienen sus teléfonos listos para distraerse. Así que, desde el principio, debes mostrar a tu audiencia algo que sacuda - o incluso haga añicos - su paradigma actual. La idea es desequilibrarles y despertarles a una preocupación urgente. Quieres que dejen sus teléfonos y se inclinen hacia delante.

Para ello, debes seguir cinco pasos en la elaboración de tu mensaje.

Primero, identifica lo que hará que tu público tenga ganas de hacer lo que quieres que hagan. ¿Qué problema no están viendo? ¿Qué mentira se están creyendo actualmente? Esto es lo que hará que presten atención.

En segundo lugar, analiza a tu público. Averigua lo que ya saben, cuáles son sus prejuicios, qué prioridades tienen. Los oradores tienden a creer que tienen algo que vale la pena compartir y conocimientos que impartir. No dejes que el ego se interponga en tu camino para escuchar de verdad a tu público y averiguar lo que ya sabe.

En segundo lugar, analiza a tu público.

En tercer lugar, ten en cuenta la logística de tu entorno. ¿Harás la presentación en persona o por videoconferencia? ¿A qué hora del día? ¿Hay consideraciones culturales? ¿Conoces tu equipo como la palma de tu mano? Piensa en las cosas que pueden salir mal y prepárate para ellas. No siempre las pillarás todas, pero la preparación aumenta tus probabilidades de éxito.

Cuarto, desarrolla un sistema de videoconferencias que sea eficaz.

En cuarto lugar, desarrolla puntos de apoyo sólidos. Haz una lluvia de ideas sobre lo que crees que tu público necesita saber. A continuación, organiza estas cosas en tres categorías. El "poder de tres" es una convención de probada eficacia que existe en la narración de cuentos desde hace siglos. Ricitos de Oro y los tres osos. Los tres deseos de la lámpara mágica. Los tres chiflados. Lo vemos una y otra vez.

Aquí tienes otro juego de tres: la fórmula de la Triple S. Para cada uno de tus tres puntos clave, vas a seguir esta fórmula para optimizar la capacidad de tu público para retener la información. La fórmula de la Triple S es exponer, apoyar y resumir. Expresa claramente tu punto de vista. Ofrece información de apoyo. Y luego, como la memoria es bastante chapucera, resume reafirmando tu punto clave.

Y en quinto lugar, crea un texto.

Y quinto, crea una introducción y una conclusión potentes. Ya hemos hablado de esa introducción que rompe moldes y cambia paradigmas. Quieres establecer inmediatamente que eres creíble, que tu mensaje es urgente y que tu presentación merece la atención de tus oyentes. Luego pasarás a tus tres puntos de apoyo. Por último, terminarás con tu conclusión - una llamada épica a la aventura. El grito de guerra que impulse a tu público a la acción.

Otro punto rápido sobre las presentaciones virtuales: se aplican las mismas reglas. Querrás atraer -y volver a atraer- a tu público en todo momento. Sólo tienes que asegurarte de utilizar las distintas herramientas a tu disposición. Crear encuestas, aprovechar la función de chat y utilizar salas de reuniones son formas de conectar con tu público a través de las presentaciones virtuales.

Presentaciones virtuales.

Ahora, ya que probablemente utilizarás diapositivas independientemente de si tu presentación es presencial u online, vamos a sumergirnos en la segunda D de las buenas presentaciones.

La Segunda D - Diseña visuales con propósito

No tienes que ser un diseñador o un artista para crear visuales impactantes. Sólo tienes que pensar en lo que quieres conseguir con tus imágenes.

He aquí un ejemplo: Un hombre se preparó para su presentación entregando regalos a algunos de sus asistentes. Había diez ejecutivos presentes. Siete de ellos recibieron guantes de esquí personalizados. Uno de ellos recibió una caja aplastada con unos guantes que no le valían, y dos de ellos no recibieron nada en absoluto.

Cuando los dos ejecutivos que no recibieron nada preguntaron: "¿Qué pasa?", el presentador les dijo: "Lo siento, los vuestros no han llegado a tiempo"

Cuando los dos ejecutivos que no recibieron nada preguntaron: "¿Qué pasa?

Cuando el ejecutivo de los guantes demasiado pequeños habló, el presentador dijo: "Lo siento, a veces las cosas se confunden".

Entonces el presentador encendió su PowerPoint y mostró una única diapositiva con una fracción gigante. La fracción era "un tercio". El presentador dijo: "Este es el número de nuestros clientes que han tenido malas experiencias con la entrega de sus pedidos este año."

El presentador supervisaba los envíos de su empresa. La empresa subcontrataba los envíos a una agencia de logística. La agencia no estaba haciendo un buen trabajo, y el presentador quería resolver ese problema.

La combinación de elementos de la vida real y una sola diapositiva causó un fuerte impacto en el público. Los despertó ante un problema real. Y lo que es mejor, les atrajo y les hizo sentir que el problema también era suyo. Nuestro presentador hizo que su audiencia pasara de ser oyentes pasivos a socios activos antes incluso de empezar su presentación de diapositivas. Y todo gracias a los efectos visuales intencionados.

No tienes por qué tomarte la molestia de crear regalos personalizados para tu público - probablemente no tendría sentido en otras situaciones. Pero puedes dedicar atención y cuidado a tus elementos visuales.

Elige imágenes que causen impacto desde el principio. Son las llamadas "imágenes globales". Busca una imagen que cuente toda la historia incluso antes de empezar a hablar, como el "tercio" gigante al que acabamos de referirnos.

Hagas lo que hagas, asegúrate de utilizar imágenes de alta calidad. Una imagen de alta calidad es una imagen que cumple su función. Si no se te ocurre qué función debe desempeñar el elemento visual, no lo utilices.

Si utilizas imágenes de mano, no las utilices.

Si utilizas folletos, no los compartas antes de la presentación. Si lo haces, acabarás perdiendo a tu público por otra distracción. Y, como con el resto de elementos visuales, asegúrate de que tienes un propósito para los folletos y de que cumplen su función.

En cuanto al texto, asegúrate de que los folletos cumplen su función.

En cuanto al texto, utiliza las viñetas con moderación: no necesitas una lista con viñetas en cada diapositiva. Cuando tengas una lista, limítate a tres o cinco viñetas. Utiliza fuentes sans serif, grandes, y asegúrate de comprobar la legibilidad antes de presentar.

Nota final sobre los elementos visuales: en una reunión virtual, los elementos visuales desempeñan un papel aún más importante. Como tu público no está en la sala contigo, tienes que utilizar todas las herramientas a tu disposición para conectar con ellos.

Ahora que hemos hablado de mensajes y elementos visuales, vamos a abordar la tercera y última D de las buenas presentaciones.

La tercera D - Presenta con confianza

Ahora es el momento de levantarse y presentar. Esta no es tu oportunidad para canalizar al vendedor de coches de segunda mano que llevas dentro, a menos que seas un vendedor de coches de segunda mano, en cuyo caso, hazlo. No tienes que ser hábil. No tienes que enseñar muchos dientes ni reírte de tus propios chistes.

No tienes que ser ingenioso.

Sí tienes que estar alineado con tu mensaje para ser auténtico, que es la única forma de conectar con tu audiencia. Dispones de 39 milisegundos para causar una primera impresión, y tienes que asegurarte de maximizar cada uno de ellos siguiendo estos consejos.

Para causar una primera impresión, tienes que estar alineado con tu mensaje y ser auténtico.

Antes de presentar, prepara tu equipo y tu sala. Ten una apariencia profesional. Vístete para la ocasión, y haz todo lo posible por alinear tu elección de vestuario con la forma de vestir de tu público.

Al principio de tu presentación, asegúrate de que todos puedan verte y oírte. Cuando te pongas delante de tu público, mantén una buena postura. Ten en cuenta que las distintas posturas pueden transmitir significados diferentes. Los brazos cruzados sobre el pecho pueden hacer que parezcas cerrado. Las manos cruzadas a la espalda pueden hacer que parezca que ocultas algo.

Utiliza un buen contacto visual. Ten en cuenta - y adáptate - a cualquier idea cultural sobre el contacto visual. En algunos lugares, demasiado contacto visual puede parecer grosero o arrogante. En otros, demasiado poco contacto visual puede considerarse débil.

Por otra parte, las expresiones faciales son universales. Una sonrisa es una sonrisa en todo el mundo. Y gracias a las neuronas espejo, si tu público está interesado, reflejará tus expresiones.

Cuando hagas una presentación, utiliza gestos significativos e intencionados. Aunque nadie quiere verte de pie como un robot, tampoco quieren verte inquieto o gesticulando salvajemente. Utiliza gestos que ayuden a enfatizar tus puntos. Si haces una presentación virtual y tu público no puede ver tus gestos, utilízalos de todos modos. Ayudan a generar energía que se puede sentir a lo largo de la presentación.

Cuando hagas una presentación, proyecta tu voz. Si necesitas hacer una pausa, no llenes el silencio con expresiones inútiles. Deja que haya silencios. Esos momentos de silencio a menudo sirven para enfatizar tu punto de vista. Utiliza tu voz de forma conversacional, como si estuvieras contando una gran historia a un grupo de amigos. Sé consciente de tu ritmo. Por lo general, te conviene hablar un poco más rápido de lo que lo harías normalmente.

Ahora hablemos del gran miedo: ¿Qué pasa si tienes que hablar ante un público hostil?

Primero y ante todo, recuerda que en ese momento se trata de sus sentimientos - no de los tuyos. Muestra empatía escuchándoles y tratando realmente de comprender su difícil situación. Cuando sea tu turno de hablar, invítales a escuchar tus ideas.

Cuando respondas a preguntas difíciles, sigue la fórmula de la Triple S que hemos descrito antes: Expresa la respuesta. Proporciona información de apoyo. Y, a continuación, resume cerrando el círculo y reiterando la primera afirmación.

Si no sabes la respuesta a una pregunta que te hagan, dilo. La gente es más comprensiva con alguien que admite que no sabe que con alguien que se inventa cosas sólo para guardar las apariencias.

En última instancia, una buena presentación consiste en conectar. Se trata de conocer y respetar a tu público, crear un cambio de paradigma e invitarles a que se asocien contigo para pasar a la acción.

Conclusiones

Aunque hay un montón de tácticas de presentación de probada eficacia que deberías utilizar, ninguna de ellas importa si no has conectado con tu mensaje, contigo mismo y con tu público. Concretamente, esto significa crear un mensaje estratégico, hablar con honestidad e integridad, y respetar a tu público lo suficiente como para dedicar tiempo y esfuerzo a ofrecerles algo valioso. Cuando estableces estas conexiones, el resto de la presentación encaja en su sitio. Si pones en práctica los consejos y métodos que hemos descrito, conseguirás la participación y la aceptación del público, lo que en última instancia hará que las ideas que presentes cobren vida.