Presenta tus datos como un profesional

Resumen.

Si bien una buena presentación tiene datos, los datos por sí solos no garantizan una buena presentación. Se trata de cómo se presentan esos datos. La forma más rápida de confundir a tu audiencia es compartir demasiados detalles a la vez. Los únicos puntos de datos que debes compartir son aquellos que respaldan significativamente tu punto, e idealmente, un punto por gráfico. Para evitar la debacle de traducir tímidamente números y etiquetas difíciles de ver, ensaya su presentación con colegas sentados tan lejos como lo haría el público real. Si bien has estado trabajando con el mismo gráfico durante semanas o meses, tu audiencia estará expuesta a él durante unos segundos. Bríndeles la mejor oportunidad de comprender sus datos utilizando un lenguaje sencillo, claro y completo para identificar los ejes X e Y, piezas circulares, barras y otros elementos diagramáticos. Intente evitar abreviaturas que no sean obvias y no suponga que los componentes etiquetados de una diapositiva se recordarán en las diapositivas posteriores. Cada gráfico o gráfico circular valioso tiene un «¡Ajá!» zone: un número o rango de datos que revela algo crucial para tu punto. Asegúrate de resaltar visualmente el mensaje «¡Ajá!» zona, reforzando el momento explicándolo a tu audiencia.

Con tantas formas de girar y distorsionar la información en estos días, una presentación necesita hacer algo más que compartir ideas geniales: necesita respaldar esas ideas con datos creíbles. Eso es cierto tanto si eres un ejecutivo que presenta nuevos clientes comerciales, un proveedor que vende sus servicios o un CEO que hace un caso a favor del cambio.

«Saber cómo desarrollar y ofrecer una presentación basada en datos es ahora una habilidad crucial para muchos profesionales, ya que a menudo tenemos que contar a nuestros colegas historias que resultan mucho más convincentes cuando están respaldadas por números», dice la investigadora y consultora Alexandra Samuel.

No hay problema, podría decirse. Un gráfico de barras aquí, y un gráfico circular allá, y te vas a las carreras, ¿verdad?

No tan rápido. Porque si bien una buena presentación incluye datos, los datos por sí solos no garantizan una buena presentación. No es la mera presencia de datos lo que da poder al presentador. Es la forma en que se presentan los datos.

Mostrar datos puede parecer sencillo en la era de PowerPoint, Prezi, Canva, Visme, Haiku Deck y otras plataformas tecnológicas con nombres absurdos. Pero levanta la mano si alguna vez te ha confundido un gráfico que viste en una conferencia o alguna vez has escuchado a un presentador decir: «Probablemente no puedas ver bien este diagrama, pero lo que muestra es...». ¿Qué podría ser un gráfico más grande que el gráfico en sí mismo siendo inútil?

Cómo te presente los datos pueden duplicar o diezmar su impacto, así que tome nota de estas siete formas de asegurarse de que sus datos están haciendo su trabajo.

1) Asegúrate de que tus datos se puedan ver

Esto puede parecer obvio, pero a veces estás demasiado cerca de tu presentación, literalmente. Lo que se puede leer en su portátil puede ser mucho menos cuando se proyecta en una pantalla. Tu audiencia no aprenderá lo que no ve. Para evitar la debacle de traducir tímidamente números y etiquetas difíciles de ver, ensaya su presentación con colegas sentados tan lejos como lo haría el público real. Pregúntales: «¿Puedes ver este gráfico con claridad?» Si la respuesta es cualquier cosa menos un «sí» firme, rediseñarla para que sea más fácil a la vista.

2) Céntrese más en los puntos que ilustran sus datos

En términos de cómics, eres la Mujer Maravilla y los datos son tu lazo mágico, una herramienta que fortalece tu impacto pero no tiene valor hasta que los aplicas a propósito. No dejes la carga de decodificar tus datos a tu audiencia. Es tu trabajo para explicar cómo los datos apoyan tus puntos principales.

«Las diapositivas de datos no se tratan realmente de los datos. Se trata del significado de los datos», explica experta en diseño de presentaciones Nancy Duarte. «De ti depende dejar claro ese significado antes de que hagas clic. De lo contrario, la audiencia no procesará, y mucho menos comprará, tu argumento».

Cuando conectas datos a los puntos esenciales que admiten, la transición debe ser explícita y sonar así:

«Estos datos muestran...»

«Este gráfico ilustra...»

«Estos números prueban...»

Estas transiciones pueden ser tan importantes como las conclusiones en sí mismas, porque estás llamando la atención de la audiencia hacia esas conclusiones.

3) Comparte un solo punto importante de cada gráfico

La forma más rápida de confundir a tu audiencia es compartir demasiados detalles a la vez. Los únicos puntos de datos que debes compartir son aquellos que respaldan significativamente tu punto, e idealmente, un punto por gráfico. Para mantener tus gráficos bajo control, pregúntate: «¿Cuál es el aprendizaje más importante que quiero que mi audiencia extraiga de estos datos?» Ese es el único aprendizaje que debes transmitir. Si tiene varios puntos importantes que hacer, considere la posibilidad de demostrarlos con una nueva visualización.

El error que cometen muchos presentadores es pensar que están obligados constitucionalmente a compartir todas las viñetas, ideas y puntos de datos de una diapositiva. Pero si compartes una tendencia fundamental que creció drásticamente entre 2014 y 2017, lo que sucedió en 2013 puede no tener sentido. Si el 77% de los encuestados prefiere un producto y el 21% prefiere otro, lo que prefiere el 2% restante también puede ser demasiado insignificante para justificar su mención.

Scott Berinato, gurú de la presentación de datos dice, «El impulso es incluir todo lo que sabes, [pero] los gráficos ocupados comunican la idea de que has estado tan ocupado, como en: 'Mira todos los datos que tengo y el trabajo que he hechado'».

4) Etiquete claramente los componentes del gráfico

Si bien has estado trabajando con el mismo gráfico durante semanas o meses, tu audiencia estará expuesta a él durante unos segundos. Bríndeles la mejor oportunidad de comprender sus datos utilizando un lenguaje sencillo, claro y completo para identificar los ejes X e Y, piezas circulares, barras y otros elementos diagramáticos. Intente evitar abreviaturas que no sean obvias y no suponga que los componentes etiquetados de una diapositiva se recordarán en las diapositivas posteriores.

Algunos miembros de tu audiencia son aprendices visuales (¡como yo!) que procesan lo que ven mucho mejor que lo que oyen, por lo que la intuición visual y la claridad de su gráfico son cruciales.

5) Resalte visualmente «¡Ajá!» zonas

Cada gráfico o gráfico circular valioso tiene un «¡Ajá!» zone: un número o rango de datos que revela algo crucial para tu punto.

Presentadores inteligentes explican la relevancia del «¡Ajá!» zona oralmente, compartiendo el aprendizaje, la tendencia o la historia que cuentan los datos.

Los mejores presentadores lo explican en voz alta, pero también lo escriben en la diapositiva como una bala.

Pero los mejores presentadores hacen todo lo anterior Y resaltan visualmente el «¡Ajá!» zonificarse con un círculo o sombreado para llegar a los alumnos diferenciados (auditivos, verbales, visuales) de su audiencia, así como para reforzar tres veces los datos más importantes.

6) Escribe un título de diapositiva que refuerce el punto de los datos

Incluso cuando los datos se presentan eficazmente en una diapositiva, el espacio más valioso es el título de la página porque es el primer elemento que la audiencia notará y procesará. Pero con demasiada frecuencia, los presentadores usan palabras y frases genéricas como «Estadísticas» y «Por números» que no tienen ningún propósito funcional.

Incluso cuando los títulos son específicos, como «Preferencias de la generación del milenio» o «Concienciación de la campaña», se pueden mejorar con títulos más específicos como «Los millennials prefieren dispositivos móviles» o «La conciencia de la campaña está aumentando».

7) Presénta a tu audiencia, no a tus datos

Muchos presentadores miran sus diapositivas mientras comparten datos como si el PowerPoint es su público. Pero solo tu audiencia es tu audiencia y, como seres humanos, reciben mejor tus puntos cuando los miras a los ojos. Esto no significa que nunca debas mirar tus datos, simplemente no tengas una conversación con ellos. Echas un vistazo a tus diapositivas como referencia, pero haz puntos críticos directamente a tu audiencia.

Cuando se presentan de forma clara y precisa, los datos pueden elevar la credibilidad y la confiabilidad de su punto. Presentar los datos de forma deficiente no solo desperdicias esa oportunidad, sino que también puede dañar tu reputación como presentador. Al igual que el lazo de Wonder Woman, es una herramienta poderosa para sacar verdades convincentes: esgrimelo sabiamente.

— Escrito por Joel Schwartzberg