Preparándose para anunciar despidos en una reunión virtual

por Kathryn Janicek

Resumen:

Si su equipo se prepara para anunciar despidos de forma virtual, es fundamental una preparación calculada para su equipo ejecutivo. No se trata de otra reunión de Zoom, es un anuncio que afecta a los medios de subsistencia de las personas y al futuro de su organización. Sin embargo, con la preparación adecuada, puede abordar los despidos en Internet de manera eficaz y compasiva. Tendrá que hacer lo siguiente: primero, reservar la hora del ensayo para estar preparado. Visualice su público de empleados para proyectar empatía. Utilice el lenguaje corporal de forma eficaz para parecer auténtico. Mire directamente a la cámara para demostrar honestidad. Y, por último, mantenga la calma y proyecte confianza recordando respirar.

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Además de reuniones, entrevistas de trabajo e incluso eventos sociales, despidos ha entrado en la era virtual. Al fin y al cabo, era inevitable. En un estudio reciente de McKinsey, 35 por ciento de los encuestados informaron que podían trabajar de forma remota a tiempo completo. La lógica deduce que cuando alguien trabaja de forma remota, también se le puede despedir de forma remota.

Pero esto no permite a los gerentes y líderes de la empresa manejar el asunto sin sensibilidad y compasión. De hecho, significa lo contrario. A pesar de lo que la mayoría de nosotros estamos familiarizados con plataformas como Zoom y Webex, expresar emociones y tranquilidad en ellas no es fácil para muchos de nosotros. Esto es problemático, ya que hay mucho en juego cuando se despide a los empleados.

Si su equipo se prepara para anunciar despidos de forma virtual, es fundamental una preparación calculada para su equipo ejecutivo. No se trata de otra reunión de Zoom, es un anuncio que afecta a los medios de subsistencia de las personas y al futuro de su organización. Los ejecutivos no solo corren el riesgo de perder la confianza de los empleados restantes y otras partes interesadas, sino que también podrían hacer titulares por los despiadados «despidos por Zoom» y enfrentarse a una reacción violenta en las redes sociales.

Sin embargo, con la preparación adecuada, un ejecutivo puede abordar los despidos en Internet de manera eficaz y compasiva. Así es como su equipo debe preparar y entregar los anuncios virtuales.

Bloquee la hora de ensayo.

La preparación para el despido no debe apresurarse. Hojear un guion escrito por un equipo de comunicación no es suficiente preparación. Sin embargo, con demasiada frecuencia, esto es lo que veo que hacen los ejecutivos. En cambio, recuerde el mantra de la escuela primaria: la práctica hace al maestro.

Una vez que la fecha del anuncio esté en el calendario, reserve la hora de ensayo, idealmente unos días antes del anuncio. Utilice este tiempo para asegurarse de que el mensaje lo ha redactado y aprobado el mensaje varios días antes del anuncio y de que tiene tiempo suficiente para revisar el guion, hacer cualquier cambio y leerlo varias veces.

Puede pensar que no necesita tanto tiempo para prepararse, pero sí que lo necesita. Debe sentirse cómodo con el material para parecer seguro, tranquilo y digno de confianza. También necesita tiempo para dividir la charla en viñetas y saber exactamente qué transmitir en cada punto.

Si va a leer un guion o utilizar un teleprompter, necesitará varios ensayos antes de que el público confíe en que su interpretación es auténtica. Como alternativa, puede fijar las notas adhesivas en el monitor del ordenador o colocar un segundo monitor detrás de la cámara con viñetas para mantenerse en el punto.

Los ejercicios de visualización son clave.

Es difícil entregar un mensaje en Internet, cuando no tiene una audiencia física con la que establecer una conexión emocional. Para crear esa conexión emocional en Zoom, tendrá que visualizar la audiencia. Para ello, piense en lo siguiente:

• ¿Desde dónde lo ve el público? ¿En casa? ¿La oficina?
• ¿Quién está con ellos? ¿Sus familias? ¿Colegas?
• ¿Qué sentirán al enterarse de las noticias?
• ¿Cuáles son sus preocupaciones inmediatas?
• ¿Qué me van a pedir que pueda abordar ahora mismo?
• ¿Qué miedo puedo aliviar?

Podría ir un paso más allá y crear «avatares» que representen a los empleados clave, como un padre de tres hijos de 45 años o una mujer de 63 años a punto de jubilarse. Puede fingir que habla directamente con estos empleados específicos, hacer referencia a sus miedos e intentar aliviarlos.

Cuide su lenguaje corporal.

El lenguaje corporal es importante. Su público estará atento a las señales de que está nervioso. Si juega con su anillo de bodas, mueve las gafas, se toca la cara, se rasca la barba o se mueve o gira en la silla, pueden tomar esto como una señal de que no deben confiar en usted. En cambio, para parecer más comprometido, intente inclinarse un poco hacia la cámara.

Se ha enseñado a muchos ejecutivos a no usar las manos al hablar. Este es un pésimo consejo, ya que nuestras manos ayudan a transmitir emoción y pasión. Si se nos restringe su uso, podemos parecer rígidos. Particularmente pertinente a esta conversación, cuando mantenemos nuestras manos fuera de la vista, puede sugerir que escondemos algo. Por todas estas razones, debería animarse a usar las manos de forma natural cuando hable.

Mire directamente a la cámara.

Hacer la toma correcta con la cámara también es crucial. La cámara debe estar a la altura de los ojos. Si la cámara está por debajo de su cara, se verá autoritario. Si la cámara está demasiado alta, tendrá un aspecto manso. Mientras habla, mire directamente a la cámara, no a los miembros individuales del público que aparecen en los recuadros de la pantalla. Esto le permite mantener contacto visual con todos los empleados.

La excepción a esta regla es si responde a las preguntas después del anuncio. En este caso, debe mirar al monitor del ordenador de los empleados mientras hacen preguntas. Esto es natural y le ayudará a «leer la habitación».

Recuerde respirar.

Es comprensible ponerse nervioso en una reunión como esta; probablemente esté expresando muchas de sus propias emociones y se sienta enfadado o avergonzado. Es importante recordar respirar. No solo lo ayudará a hacer su trabajo, sino que la ansiedad puede alterar drásticamente la voz de una persona. Para proyectar fuerza y confianza, es fundamental tratar de contrarrestarlo respirando adecuadamente.

Antes de empezar su anuncio, respire hondo boca abajo para que el diafragma se conecte y expanda el estómago. Hágalo de nuevo después de las dos o tres primeras frases. Y siga haciéndolo. Sin estas respiraciones, no tendrá su capacidad pulmonar completa y las palabras del final de las frases pueden cortarse a medida que se quede sin aliento. Esto hará que parezca que tiene menos confianza.

Apoyar a los empleados cuando más lo necesitan.

Los despidos nunca son fáciles; son aún más difíciles cuando los hace bien, si se piensa en las personas que se verán afectadas por la pérdida de puestos de trabajo y la inseguridad. Añadir a la mezcla las dificultades de la comunicación virtual hace que sea aún más difícil.

Sin embargo, con la preparación, la mentalidad y el lenguaje corporal adecuados, su equipo de liderazgo puede dar noticias difíciles de forma eficaz y compasiva. Cuando entregue bien el mensaje, los antiguos empleados se sentirán apoyados y respetados. Mientras tanto, el resto de los empleados se sentirán motivados para seguir trabajando porque les ha hecho confiar en que la empresa va en la dirección correcta.