Prácticas recomendadas para la mensajería instantánea en el trabajo

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«Te voy a aflojar». En lugares de trabajo de todo el mundo, el nombre del popular sistema de mensajería en línea se ha convertido en un verbo, al igual que Google. Slack se ha integrado con entusiasmo en las funciones cotidianas de las corporaciones heredadas y las emergentes startups: La compañía afirma que, en 2019, albergó Más de 10 millones de usuarios diarios. También tiene competidores, incluidos Microsoft Teams y Zoom.

Los beneficios de estas herramientas se han vuelto evidentes rápidamente. Incluso a principios de la década de 2000, los investigadores observaron cómo la mensajería instantánea ayudó a disminuir las llamadas telefónicas innecesarias y de ida y vuelta y a aliviar las descomunicaciones. Y mensajería instantánea trounces correo electrónico ofreciendo una solución inmediata y más clara a las preocupaciones empresariales que pueden haber persistido desapercibidas en las bandejas de entrada.

Solo hay un problema: todavía estamos descubriendo cómo comunicarnos de manera adecuada y profesional a través de mensaje instantáneo. Estos sistemas pueden crear silos de comunicación, donde los equipos altamente integrados en una plataforma no pueden colaborar con departamentos arraigados en otra. La facilidad de comunicación también genera distracción e informalidad, donde la mensajería instantánea se convierte en un conducto natural para compartir información no relacionada con el trabajo, incluyendo detalles, a veces inapropiados, de la vida personal de los trabajadores. Y no es de extrañar que mensaje instantáneo ha creado snafus legal para las organizaciones; irónicamente, los mensajes instantáneos que discuten posibles litigios pueden utilizarse en esas demandas.

Ninguna de estas cuestiones es insuperable. Pero siguen siendo una lucha, lo que indica que las empresas no han resuelto cómo diseñar e implementar políticas que guíen y gobiernen correctamente la mensajería instantánea en el lugar de trabajo.

La forma en que un lugar de trabajo determinado elige usar la mensaje instantáneo, en caso de que sea, depende de ellos, pero con Slack y Teams convirtiéndose en la norma dentro de la mayoría de las organizaciones, aquí hay algunas prácticas recomendadas sugeridas.

1. Adopte las herramientas que tus empleados ya están usando.

Los mensajes instantáneos populares se remontan a principios de la década de 2000, y Slack, en particular, ha estado ganando tracción durante años. En lugar de comenzar desde cero con un sistema de mensaje instantáneo en el lugar de trabajo, las empresas deben basarse en lo que los empleados ya saben y les gusta. Esto incluye identificar cuáles usuarios están utilizando actualmente; seleccionar uno que sea popular y adecuado para su organización; modificarlo para que se ajuste a sus necesidades; crear políticas para el uso, archivado y custodia adecuados; educar a los administradores sobre el uso y los factores de riesgo; capacitar a los representantes de recursos humanos; y regularmente la readaptación de los procesos y procedimientos para mejorar.

Por ejemplo, en una pequeña startup tecnológica, muchos miembros del equipo ya pueden usar Facebook Messenger como medio de socializar, tanto dentro como fuera del sitio. Esa plataforma en sí misma no tiene que convertirse en el estándar oficial de mensajería mensaje instantáneo para la empresa, pero puede integrarse en un sistema de mensajería más grande.

2. Adopte todo tipo de mensajería instantánea, pero establezca reglas básicas.

Slack y Teams pueden distraer, especialmente cuando se utilizan como repositorio de empleados en línea para GIFs, chistes y debates sobre juegos deportivos y líneas de trama de televisión. También pueden ser salidas no deseadas para el acoso, el abuso y el acoso, donde se comparten mensajes grupales sobre el atuendo de un compañero de trabajo, los gestos o la vida sexual, a pesar de que ese colega se sienta a sólo dos escritorios de distancia.

Pero también hay beneficios para los trabajadores que envían mensajes sobre temas no empresariales. Estas interacciones digitales crean camaradería, y las personas son menos propensos a dejar sus puestos de trabajo cuando tienen amigos en la oficina. Le gusta a sus colegas también ha demostrado que aumentar el compromiso en un 700%.

Para cosechar los beneficios sociales de estas herramientas, al tiempo que minimizan los riesgos de distracción de los empleados o disminución de la salud mental, las organizaciones deben definir claramente las expectativas de mensajería personal. Estos deben diseñarse y entregarse inmediatamente al personal actual e introducirse a los nuevos empleados durante la incorporación. También deben reiterarse cuidadosamente a lo largo del tiempo. Además, los equipos de recursos humanos deben recibir capacitación sobre protocolos para abordar quejas e inquietudes.

3. Respetar el equilibrio entre el trabajo y la vida personal.

Los sistemas de mensajería instantánea nos permiten llegar a colegas, informes y jefes en cualquier momento, de una manera que puede parecer más urgente que el correo electrónico. A menos que la comunicación sea extremadamente sensible al tiempo, resiste este impulso. La mayoría de los mensajes pueden esperar fácilmente hasta el siguiente día laborable.

Puede justificar el comportamiento diciendo que el problema es lo más importante para usted, que no quiere olvidar y que no espera que el destinatario responda de inmediato. Pero la persona a la que se le hace ping podría proyectar una sensación de urgencia en el mensaje y sentirse obligada a volver a usted, incluso si se reduce en su propio tiempo personal.

Una forma de que una organización pueda evitar esto es alentando a las personas a firmar herramientas de mensaje instantáneo y a respetar el mensaje de estado fuera de la oficina de otros s. Explique a todos que cualquier solicitud hecha a los colegas debe venir con información acerca de cuándo se necesitan respuestas, y que la mayoría de las conversaciones deben ocurrir durante la jornada laboral y mantenerse cortas y al grano.

4. Promover la comunicación cara a cara, también.

Los mensajes digitales no siempre son fáciles de interpretar. Un jefe que dice: «Creo que puedes hacerlo mejor» en persona puede ser motivador o desalentador, dependiendo de si el comentario se entrega con una sonrisa o desaprobación deslumbramiento, con las manos extendidas o los brazos cerrados. Si recibes el mismo mensaje en Slack, es más difícil de leer, a menos que interactúes regularmente con ese gerente en persona.

Por lo tanto, incluso si su lugar de trabajo es en su mayoría remoto, es importante asegurarse de que se produzca algún tipo de comunicación cara a cara: reuniones individuales, reuniones de equipos y departamentos, presentaciones in situ y seminarios. Incluso las videollamadas pueden ayudar.

Y, aunque fomente la socialización en línea, asegúrese de que suceda en el mundo real, también; considere picnics de compañía, almuerzos sociales y días de voluntariado comunitario.

Si sigue estos protocolos, cualquier plataforma de mensaje instantáneo seguirá siendo una herramienta beneficiosa en el lugar de trabajo en lugar de una molestia.

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— Dustin York Via HBR.org