Por qué los grupos se esfuerzan por resolver los problemas juntos

Hay cinco etapas en la resolución de problemas: definir el problema, generar soluciones, evaluar las soluciones, elegir una solución y elaborar un plan. Cuando resolvemos los problemas por nuestra cuenta, nos movemos de forma intuitiva entre estas etapas para generar soluciones rápidamente. Suponemos que este método también funciona en grupos, pero a menudo no funciona porque cada persona podría estar ocupando una fase de resolución de problemas diferente al mismo tiempo (básicamente, nadie está en la misma página, aunque piense que lo está). Para resolver los problemas en grupo, tenemos que dejar de lado el supuesto de que la resolución intuitiva de los problemas es suficiente y, en cambio, adoptar un enfoque más metódico. En una reunión metódica, para cada tema que hay que discutir, los miembros eligen deliberada y explícitamente una sola etapa de resolución de problemas para completarla.

••• ¿Por qué tantas reuniones son tan improductivas? Muchos profesionales, hartos de calendarios repletos de sesiones largas, desorganizadas y que contusionan el alma, recurren a explicaciones poco caritativas e incluso cínicas: - Los líderes son demasiado perezosos para elaborar agendas bien pensadas. - Los directivos celebran reuniones inútiles como una forma de hacer gala de su poder. - Los asistentes distraídos, preocupados egoístamente por su propio trabajo, vienen lamentablemente desprevenidos. Pero si queremos una respuesta precisa, y no simplemente catártica, a la pregunta, sería prudente considerar[La navaja de Hanlon](https://www.youtube.com/watch?v=FY5cV_TMKKQ): _Nunca atribuya a la malicia lo que pueda explicarse adecuadamente mediante un malentendido._ Tras más de una década trabajando con organizaciones importantes para arreglar reuniones interrumpidas, me he enterado de que muchas reuniones malas se explican más adecuadamente con una suposición simple y errónea. Suponemos que la resolución intuitiva de problemas, un enfoque muy eficaz para las personas, resultará igual de eficaz en el contexto de las reuniones para los grupos. Pero a menudo, no es así. ### **Cuando las personas resuelven los problemas de forma intuitiva, el resultado es mágico** Para entender qué es la resolución intuitiva de problemas, primero tenemos que reconocer que al resolver cualquier problema, desde elegir una corbata hasta resolver una ecuación cuadrática, pasamos por cinco etapas:  Puede suponer que pasamos por estas etapas de forma secuencial para resolver los problemas. Pero en las últimas décadas,[los psicólogos han descubierto](https://www.psychologytoday.com/us/blog/seeing-what-others-dont/201602/the-naturalistic-decision-making-approach) es cierto lo contrario. En lugar de avanzar por las etapas en orden, tendemos a hacerlo de una manera que[poco sistemático](https://www.researchgate.net/profile/Michael_Pratt3/publication/232541596_Rational_Versus_Intuitive_Problem_Solving_How_Thinking_Off_the_Beaten_Path_Can_Stimulate_Creativity/links/56603c9808aefe619b28cc90/Rational-Versus-Intuitive-Problem-Solving-How-Thinking-Off-the-Beaten-Path-Can-Stimulate-Creativity.pdf). Por ejemplo, imagine que pide comida por Internet. Empieza por generar rápidamente una solución, mexicana (fase 2), pero tan pronto como se le ocurre la idea, evalúa (etapa 3) y recuerda que había comido mexicana el día anterior, por lo que genera otra solución (etapa 2): India. Sin embargo, tras la evaluación (fase 3), teme que su fuerte pollo Tikka Masala favorito pueda superar su apetito. En este punto, da un paso atrás y define el problema (fase 1), preguntándose: «¿Qué tipo de comida me haría sentir satisfecho pero no demasiado relleno?» Una pregunta mejor lleva a una respuesta mejor: sushi (segunda fase). Hace una comprobación rápida para asegurarse de que el sushi es realmente lo que desea (etapa 3) y sigue adelante con su pedido (etapas 4 y 5). Esto se llama resolución intuitiva de problemas, y es tan natural para nosotros que, cuando resolvemos problemas de esta manera, no nos damos cuenta por completo de que lo estamos haciendo. Todo lo que tenemos que hacer es centrar nuestra atención en el problema y, al igual que la transmisión automática de un coche, nuestro cerebro cambia de marcha por nosotros. Como resultado, la resolución intuitiva de problemas es extraordinariamente eficaz. Incluso mágico. ### **Cuando los grupos resuelven los problemas de forma intuitiva, el resultado suele ser un caos** La resolución intuitiva de problemas es tan mágica para nosotros como individuos que asumimos que debería funcionar igual de bien para los grupos. Cuando celebramos una reunión, nos reunimos alrededor de una mesa, centramos toda nuestra atención en el problema y dejamos que nuestras transmisiones automáticas se apoderen. Pero, con demasiada frecuencia, resulta ser un error. Para que los grupos colaboren de forma eficaz y eviten hablar unos sobre otros, los miembros deben ocupar simultáneamente la misma etapa de resolución de problemas. Pero como las intuiciones son privadas para sus dueños, los asistentes a las reuniones de grupo no pueden discernir fácilmente en qué etapa de resolución de problemas se encuentra cada uno. En consecuencia, los miembros, sin saberlo, comienzan la reunión en diferentes etapas. Imagínese un equipo de software que se reúne para hablar sobre un cliente VIP descontento y que amenaza, públicamente, con abandonar el barco ante un competidor. Mientras uno de los asistentes piensa que el camino a seguir es obvio y se centra en elaborar un plan de implementación (fase 5), otro tiene la intención de generar soluciones alternativas (fase 2), mientras que otro asistente sigue intentando averiguar si la salida de este pomposo demonio es, de hecho, un problema (fase 1). ¡Quizás sea una bendición! A medida que avanza la reunión, las cosas se vuelven aún más caóticas. Sin darse cuenta, cada asistente sigue cambiando de escenario sin avisar a los demás. El resultado es una reunión desorganizada que atraviesa muchas etapas, pero que no conquista ninguna. Para resolver los problemas en grupo, tenemos que dejar de lado el supuesto de que la resolución intuitiva de los problemas es suficiente y, en cambio, adoptar un enfoque más metódico, uno que se centre en una sola etapa de resolución de problemas. En otras palabras, tenemos que dejar la automática y empezar a aprender a conducir con el bastón. ### **El poder de las reuniones metódicas** En una reunión metódica, para cada tema que hay que discutir, los miembros eligen deliberada y explícitamente una sola etapa de resolución de problemas para completarla. Para convertir una reunión intuitiva en una reunión metódica, tome la agenda de la reunión y, a la derecha de cada punto del orden del día, anote una fase de resolución de problemas que lo ayude a acercarse a una solución, así como el resultado medible correspondiente a esa etapa. Luego, durante esa parte de la reunión, céntrese únicamente en lograr ese resultado. Una vez que lo haga, siga adelante. Si no sabe qué fase de resolución de problemas elegir, tenga en cuenta lo siguiente: **¿Entiende realmente el problema que intenta resolver?** Si no puede explicarle el problema a otra persona con claridad, lo más probable es que no lo comprenda tan bien como podría pensar. Si ese es el caso, antes de empezar a generar soluciones, considere la posibilidad de dedicar esta parte de la reunión a definir el problema (fase 1) y terminarla con una declaración del problema escrita de forma sucinta. **¿Tiene una lista amplia de posibles soluciones?** Si el grupo entiende el problema, pero aún no ha presentado un conjunto de posibles soluciones, esa es la siguiente orden del día. Concéntrese en generar tantas opciones de calidad como sea posible (fase 2). Incluso si termina el debate con una lista un poco más larga de la que empezó, ha hecho avances importantes. **¿Conoce los puntos fuertes y débiles de las distintas soluciones?** Suponga que ya ha generado posibles soluciones. Si es así, será mejor aprovechar este tiempo[dejar que el grupo los evalúe](/2018/01/how-to-have-a-good-debate-in-a-meeting) (fase 3). Libere a los asistentes de la obligación de tomar una decisión final (para la que puede que aún no estén preparados) y deje que se centren exclusivamente en elaborar una lista de ventajas y desventajas de las distintas alternativas. **¿El grupo ya ha dedicado tiempo a debatir varias soluciones?** Si la respuesta es sí, utilice esta parte de la reunión para hacer la, a menudo difícil, tarea de elegir (fase 4). Asegúrese, por supuesto, de que la elección final esté por escrito. **¿Se ha seleccionado ya una solución?** Luego céntrese en desarrollar un plan de implementación (fase 5). Si puede salir de la conversación con una lista completa de acciones, propietarios asignados y fechas de vencimiento, puede celebrar un resultado notablemente rentable. La mayoría de las malas reuniones no las provocan líderes perezosos y con problemas de poder o asistentes egocéntricos y con derecho. En cambio, se deben a un simple error cometido por todos los involucrados. Asumimos que nuestra forma preferida de resolver problemas por sí sola, de forma intuitiva, se puede utilizar de forma eficaz para resolver problemas juntos. Pero la mayoría de las veces, no puede. En cambio, deberíamos celebrar reuniones metódicas, debates que tengan como objetivo, deliberada y explícitamente, conquistar solo una etapa a la vez. Por supuesto, conquistar solo una etapa de resolución de problemas, he llegado a aprender, suena un poco decepcionante para algunos, como darle un pequeño bocado a un gran mamut lanudo. Pero quienes se esfuerzan en reuniones metódicas se encuentran con una revelación a menudo profunda: conquistar a fondo _cualquier_ la etapa individual de resolución de problemas, incluso una anterior, con frecuencia le permite dar un salto adelante, a veces hasta el final del ciclo de vida de la resolución de problemas. Como señaló una vez el famoso y metódico Steve Jobs: «Si define el problema correctamente, casi tiene la solución».