Por qué los grupos luchan para resolver problemas juntos

Resumen.

Hay cinco etapas de resolución de problemas: definir el problema, generar soluciones, evaluar soluciones, escoger una solución y hacer un plan. Cuando resolvemos problemas por nuestra cuenta, nos movemos intuitivamente entre estas etapas para generar soluciones rápidamente. Asumimos que este método también funcionará en la configuración de grupo, sin embargo, a menudo falla porque cada persona podría estar ocupando una etapa diferente de resolución de problemas al mismo tiempo (esencialmente, nadie está en la misma página — a pesar de que piensen que lo están). Para resolver problemas como grupo, necesitamos dejar de suponer que la solución intuitiva de problemas es suficiente, y en su lugar adoptar un enfoque más metódico. En una reunión metódica, para cada tema que necesita ser discutido, los miembros eligen deliberada y explícitamente una sola etapa de resolución de problemas para completar.

¿Por qué tantas reuniones son tan improductivas?

Muchos profesionales, hartos de calendarios llenos de largas, desorganizadas, sesiones de moretones en el alma, recurren a explicaciones incaritativas, incluso cínicas:

• Los líderes son demasiado perezosos para elaborar agendas reflexivas.
• Los gerentes celebran reuniones sin sentido como una manera de flexibilizar su potencia.
• Los asistentes distraídos, egoístamente preocupados por su propio trabajo, vienen lamentablemente despreparados.

Pero si queremos una respuesta exacta, en lugar de meramente catártica a la pregunta, sería prudente considerar Navaja de afeitar de Hanlon: Nunca atribuya a la malicia lo que puede explicarse adecuadamente por malentendidos.

Después de más de una década trabajando con organizaciones prominentes para arreglar reuniones rotas, he llegado a aprender que muchas reuniones malas se explican más adecuadamente por una simple y defectuosa suposición. Asumimos que la solución intuitiva de problemas, un enfoque altamente eficaz para los individuos, resultará, en el contexto de las reuniones, igual de eficaz para los grupos. Pero a menudo, no lo hace.

Cuando los individuos resuelven problemas intuitivamente, el resultado es mágico

Para entender qué es la solución intuitiva de problemas, primero debemos reconocer que al resolver cualquier problema, desde elegir una corbata hasta resolver una ecuación cuadrática, nos abrimos paso a través de cinco etapas:

Se podría suponer que nos movemos a través de estas etapas secuencialmente para resolver problemas. Pero en los últimos decenios, psicólogos han descubierto lo contrario para ser verdad. En lugar de avanzar a través de las etapas en orden, tendemos a hacerlo de una manera que no sistemática.

Por ejemplo, finge que estás pidiendo comida en línea. Comienzas generando rápidamente una solución — mexicana (etapa 2) — pero tan pronto como el pensamiento entra en tu mente, evalúas (etapa 3) y recuerdas que tenías mexicano el día anterior, así que generas otra solución (etapa 2) — India. Sin embargo, tras la evaluación (etapa 3), temes que tu fuerte Chicken Tikka Masala ir a supere tu apetito. En este punto, da un paso atrás y define el problema (etapa 1), preguntándose «¿Qué tipo de comida me dejaría sentirme satisfecho pero no demasiado relleno?» Una mejor pregunta conduce a una mejor respuesta: sushi (etapa 2). Usted hace un chequeo rápido del intestino para asegurarse de que el sushi es realmente lo que desea (etapa 3), y usted sigue adelante con su pedido (etapas 4 y 5).

Esto se llama solución intuitiva de problemas, y nos viene tan naturalmente que, cuando resolvemos problemas de esta manera, no somos totalmente conscientes de que lo estamos haciendo. Todo lo que tenemos que hacer es poner nuestra atención en el problema y, al igual que la transmisión automática de un coche, nuestro cerebro cambia de marcha para nosotros. Como resultado, la resolución intuitiva de problemas es notablemente eficiente. Mágico, incluso.

Cuando los grupos resuelven problemas intuitivamente, el resultado suele ser caos

La solución intuitiva de problemas es tan mágica para nosotros como individuos que asumimos que debería ser igual de bien para los grupos. Cuando celebramos una reunión, nos reunimos alrededor de una mesa, ponemos nuestra atención colectiva en el problema y dejamos que nuestras transmisiones automáticas se apoderen. Pero, con demasiada frecuencia, esto resulta ser un error.

Para que los grupos colaboren eficazmente y eviten hablar entre sí, los miembros deben ocupar simultáneamente la misma etapa de resolución de problemas. Pero debido a que las intuiciones son privadas para sus propietarios, los asistentes a las reuniones de grupo no pueden discernir fácilmente en qué etapa de resolución de problemas se encuentran cada uno. Por consiguiente, sin saberlo, los miembros inician la reunión en diferentes etapas.

Imagine un equipo de software que se reúne para hablar de un cliente VIP descontento, amenazando, bastante públicamente, con saltar barco a un competidor. Mientras que un asistente piensa que el camino hacia adelante es obvio y se centra en elaborar un plan de implementación (etapa 5), otro está tratando de generar soluciones alternativas (etapa 2), mientras que otro asistente todavía está tratando de averiguar si la salida de este pomposo infierno es, de hecho, incluso un problema (etapa 1). ¡Tal vez sea una bendición!

A medida que avanza la reunión, las cosas se ponen aún más caóticas. Sin darse cuenta, cada asistente continúa cambiando de etapa sin notificar a otros. El resultado es una reunión desorganizada que atraviesa muchas etapas, pero no conquista ninguna.

Para resolver problemas como grupo, necesitamos dejar de suponer que la solución intuitiva de problemas es suficiente, y en su lugar adoptar un enfoque más metódico, uno que se encuentre en una sola etapa de resolución de problemas. En otras palabras, tenemos que parar con el automático, y empezar a aprender a conducir stick.

El poder de las reuniones metódicas

En una reunión metódica, para cada tema que necesita ser discutido, los miembros eligen deliberada y explícitamente una sola etapa de resolución de problemas para completar.

Para convertir una reunión intuitiva en una reunión metódica, tome la agenda de su reunión, y a la derecha de cada punto de la agenda, escriba una etapa de resolución de problemas que le ayudará a acercarse a una solución, así como el resultado medible correspondiente para esa etapa. Luego, durante esa parte de la reunión, concéntrese únicamente en lograr ese resultado. Una vez que lo hagas, muévete.

Una plantilla para llevar a cabo una reunión metódica

Empareje cada tema de la agenda con una etapa de resolución de problemas y un resultado medible.

Si no sabe qué etapa de resolución de problemas elegir, considere lo siguiente:

¿Entiendes realmente el problema que estás tratando de resolver? Si no puedes articular claramente el problema a otra persona, es probable que no lo entiendas tan bien como podrías pensar. Si ese es el caso, antes de empezar a generar soluciones, considere dedicar esta parte de la reunión a definir el problema (etapa 1) y terminarlo con una declaración de problema sucintamente escrita.

¿Tiene una amplia lista de posibles soluciones? Si el grupo entiende el problema, pero aún no ha producido un conjunto de soluciones potenciales, ese es el siguiente orden de negocio. Concéntrese en generar tantas opciones de calidad como sea posible (etapa 2). Incluso si terminas tu discusión con una lista ligeramente más larga que la que empezaste, has hecho progresos importantes.

¿Conoce las fortalezas y debilidades de las diversas soluciones? Supongamos que ya ha generado soluciones potenciales. Si es así, este tiempo será mejor gastar dejar que el grupo las evalúe (etapa 3). Libere a los asistentes de la obligación de llegar a una decisión final, para la que tal vez aún no estén listos, y dejen que se centren exclusivamente en desarrollar una lista de pros y contras para las distintas alternativas.

¿El grupo ya ha dedicado tiempo a debatir varias soluciones? Si la respuesta es afirmativa, utilice esta parte de la reunión para hacer el trabajo a menudo difícil de elegir (etapa 4). Asegúrese, por supuesto, de que la elección final sea por escrito.

¿Ya se ha seleccionado una solución? Luego concéntrese en el desarrollo de un plan de implementación (etapa 5). Si puedes dejar la conversación con una lista completa de acciones, propietarios asignados y fechas de vencimiento, puedes celebrar un resultado notablemente rentable.

La mayoría de las reuniones malas no son causadas por líderes perezosos, con problemas de poder, o asistentes con derecho y egocéntricos. En cambio, son causados por un simple error cometido por todos los involucrados. Asumimos que nuestro camino de búsqueda para resolver problemas por sí solo, intuitivamente, puede implementarse eficazmente para resolver problemas juntos. Pero la mayoría de las veces, no puede. En cambio, deberíamos celebrar reuniones metódicas, discusiones que deliberada y explícitamente apunten a conquistar solo una etapa a la vez.

Por supuesto, conquistar solo una etapa de resolución de problemas, he llegado a aprender, suena un poco decepcionante para algunos, como tomar un pequeño bocado de un gran mamut lanudo. Pero aquellos que intentan reuniones metódicas se encuentran con una revelación a menudo profunda: conquistar a fondo cualquier etapa individual de resolución de problemas, incluso una anterior, con frecuencia le permite dar un salto adelante, a veces hasta el final del ciclo de vida de resolución de problemas. Como señaló una vez el famoso metódico Steve Jobs: «Si define el problema correctamente, casi tienes la solución».

— Escrito por Al Pittampalli