Por qué escribo en PowerPoint

Al escribir documentos comerciales (aparte de correos electrónicos), la mayoría de las personas recurren al software de procesamiento de textos. Esa no es la única opción. Puede hacer todo (esquemas, borradores, revisiones e incluso diseños, si lo desea) en PowerPoint o programas de presentación similares.

Eso es lo que he usado para escribir mis libros, documentos internos, material publicitario de ventas y copia web, por varias razones:

Puedo crear una lluvia de ideas con abandono. Debido a que PowerPoint es tan modular, me permite bloquear temas principales (secciones o capítulos potenciales) y ver rápidamente si puedo generar ideas amplias para apoyarlos. En las primeras etapas, cada diapositiva se asemeja a un tablero de Pinterest, con un título simple pero descriptivo, texto en bruto y algunas imágenes esbozadas o encontradas que aclaran los conceptos. Si no puedo producir suficientes ideas para un tema en particular, lo abandono antes de pasar demasiado tiempo creando lenguaje. Es fácil arrastrar diapositivas individuales hasta el final de la cubierta, en caso de que me gustaría volver a visitarlas más tarde, o simplemente eliminarlas.

A continuación puede ver un extracto del borrador de PowerPoint de mi segundo libro, Resonar. Cada diapositiva representa un pliego de dos páginas. El contenido es mucho más denso de lo que sería en una diapositiva típica, pero eso está bien porque está destinado a ser Impreso, no proyectado. Y de todos modos, es un trabajo en progreso.

Esta fue la fase de generación de ideas. Además del texto en bruto y el conjunto de imágenes para inspiración, incluí citas y enlaces (en verde) en la parte inferior de cada página (el área gris) para poder tener acceso a mi investigación.

Aquí hay una propagación, antes y después de que el diseñador se apoderó de ella:

Puedo arreglar y reorganizar. Es una lucha para mí empezar a redactar prosa hasta que esté seguro de que la estructura es sólida. Trabajar en diapositivas, en lugar de un documento largo, me ayuda a centrarme en la organización antes de empezar a escribir. Pienso en las diapositivas como tarjetas de índice o notas adhesivas que se pueden organizar y reorganizar hasta que estoy seguro de que mis pensamientos están en el orden correcto. Mientras escribo, puedo cambiar fácilmente de «Vista de diapositivas» a «Clasificador de diapositivas» para obtener una idea del todo y las partes. Si estuviera trabajando en un procesador de textos, tendría que desplazarse por todo el documento para mover el contenido.

También uso la codificación de colores para señalar diferentes niveles de finalización a lo largo de una cubierta. Una vez que una diapositiva tiene un punto verde, eso significa que está lista para ser editada en línea.

Puedo controlar la longitud. Las diapositivas también me ayudan a restringir el recuento de palabras en cada página. Al escribir el Guía de HBR para presentaciones persuasivas, Establecí el tamaño de fuente principal para que me limitara a unas 600 palabras para cada uno de los 57 consejos, para mantenerlos lo más claros y concisos posible. Si mi escritura se extendiera más allá de la parte inferior de la diapositiva, sabía que la punta era demasiado larga y trabajaría para tenerla.

Puedo colaborar fácilmente. A lo largo del proceso de escritura, pido comentarios de personas a las que admiro. Los empresarios están acostumbrados a consumir contenido en forma de diapositiva, por lo que proporcionar comentarios en una cubierta de PowerPoint es una forma natural de trabajar. En lugar de hacer circular un largo borrador, imprimo la cubierta y pongo las diapositivas en una pared para que otros puedan reaccionar tanto a la estructura como a las diapositivas individuales. Durante los primeros 20 minutos de la reunión, los revisores leen los conceptos en la pared y escriben sus comentarios en las páginas (o en notas adhesivas); luego discutimos impresiones y perspectivas. Al principio, mis diapositivas son un desastre, pero a medida que itero y colaboro, el contenido se vuelve cada vez más sólido.

En un proyecto reciente, mi coautor acomodó gentilmente este método de pensamiento y escritura, y funcionó bien. Hemos trabajado en diferentes secciones individualmente y, a continuación, las hemos recombinado pegándolas de nuevo en el modo Clasificador de diapositivas. Tuvimos que tener cuidado con el control de versiones. Cuando uno de nosotros tenía una sección «comprobada», el otro no podía hacer cambios en ella. Diapositivas de Google es otra opción para la coautoría, ya que puede tener varias personas trabajando en diapositivas al mismo tiempo. Pero intencionalmente nos cortamos de Internet para una parte del proceso de redacción, así que elegimos seguir con PowerPoint.

Puedo diseñar y compartir el documento terminado. Para los libros impresos, me muevo de PowerPoint una vez que tengo un primer paso sólido en el texto, porque a la mayoría de los editores les gusta ir y venir en Word y hacer su diseño en otros programas. Sin embargo, para cualquier documento que edite y diseñe internamente, puede publicar y distribuir su trabajo directamente en el software de presentación. Hay enormes beneficios al hacer esto: las diapositivas son fragmentos individuales de contenido que se pueden consumir rápidamente y compartir fácilmente a través del correo electrónico y las redes sociales. Si estás tratando de difundir ideas, este es un gran formato para hacerlo.

Entonces, en lugar de usar PowerPoint puramente para presentaciones, considérelo como una herramienta para crear su próxima pieza de negocio escribiendo, ya sea un informe, una propuesta, un artículo o un libro completo. Puede ayudarle a generar, organizar, refinar y visualizar sus ideas en un medio que sus colegas y socios utilizan todo el tiempo.

— Nancy Duarte Via HBR.org