Por qué debería pensar un poco más en su mensaje fuera de la oficina

Todos necesitamos tiempo para desconectarnos y recargar. Las investigaciones muestran que desconectarnos, especialmente del correo electrónico, puede hacer que nos estresemos mucho menos y seamos más productivos. Sin embargo, muchos de nosotros a menudo dudamos en dar el primer paso: poner un mensaje apropiado fuera de la oficina (OOO) que establezca límites claros para nuestro tiempo libre. Muchos de nosotros tememos que un mensaje de OOO pueda tener consecuencias no deseadas, como que nos perciban como un «holgazán» o que lleve a la pérdida de oportunidades. Pero un buen mensaje de OOO puede impulsar su éxito. El uso de estas respuestas automáticas, ya sea durante las vacaciones, una conferencia o en los momentos importantes de nuestras vidas, como el nacimiento de un hijo, puede crear una conexión social con los destinatarios, incluidos colegas, clientes y vendedores. Compartir un pequeño dato sobre usted, su viaje o el producto o servicio de su empresa puede servir para profundizar una relación comercial o la conexión que un cliente siente con su empresa.

••• Todos necesitamos tiempo para desconectarnos y recargar.[Investigación](https://bits.blogs.nytimes.com/2012/05/04/taking-e-mail-vacations-can-reduce-stress-study-says/) muestra que desconectarnos, especialmente del correo electrónico, puede hacer que nos estresemos mucho menos y seamos más productivos. Sin embargo, muchos de nosotros a menudo dudamos en dar el primer paso: poner un mensaje apropiado fuera de la oficina (OOO) que establezca límites claros para nuestro tiempo libre. Personalmente, siempre he luchado contra el miedo de que un mensaje de OOO pudiera tener consecuencias no deseadas, como que me perciban como un «holgazán» o que lleve a la pérdida de oportunidades. Pero lo que muchos de nosotros no queremos hacer —porque creemos que podría influir negativamente en nuestra imagen o en nuestro éxito— a menudo se puede utilizar eficazmente para hacer justo lo contrario. Los mensajes OOO pueden ser una herramienta increíble para impulsar su éxito. El uso de estas respuestas automáticas, ya sea durante las vacaciones, una conferencia o en los momentos importantes de nuestras vidas, como el nacimiento de un hijo, puede crear una conexión social con los destinatarios, incluidos colegas, clientes y vendedores. Compartir un pequeño dato sobre usted, su viaje o el producto o servicio de su empresa puede servir para profundizar una relación comercial o la conexión que un cliente siente con su empresa.[Investigación](https://www.amazon.com/Happiness-Advantage-Positive-Brain-Success/dp/0307591557/ref=tmm_pap_swatch_0?_encoding=UTF8&qid=&sr=&dpID=4194ct-qSSL&preST=_SY291_BO1,204,203,200_QL40_&dpSrc=detail) descubre que la conexión social, que añade significado y profundidad a nuestras relaciones, es el mejor indicador de los niveles de felicidad a largo plazo y puede ser un factor importante que contribuya a nuestro desempeño en el trabajo. Cuando las personas se sienten vinculadas positivamente con nosotros, es más probable que quieran hacer negocios con nosotros y que quieran encontrar soluciones a los problemas juntas. La conexión viene de sentir que conoce a alguien de verdad. Sin embargo, la mayoría de las personas optan por el mensaje «seguro» que avisa al remitente de que estará fuera de la oficina hasta tal o cual fecha, y por ponerse en contacto con un colega específico si necesita ayuda inmediata. Estimo que esos mensajes representan aproximadamente el 98% de los OOO mensajes. He recibido literalmente decenas de miles de estos a lo largo de mi carrera. Muy raramente, he recibido una respuesta automática más agresiva (0,00001%), como el mensaje del escritor Daniel Mallory Ortberg que aparece en[_El Atlántico_](https://www.theatlantic.com/technology/archive/2018/06/out-of-office-message-email/562394/): «Actualmente estoy de vacaciones y no acepto ningún correo electrónico sobre nada. Tampoco pienso leer ningún correo electrónico antiguo cuando regrese, porque eso parece la antítesis de la experiencia de vacaciones». Este tipo de mensaje no es mi estilo. Sin embargo, hay algo en ello que resuena, porque el propósito de las vacaciones se pierde si volvemos a la acumulación de correos electrónicos acumulados, especialmente cuando muchas de las notas son noticias antiguas o las solicitudes están resueltas. Un amigo de una editorial se dirigió _todos_ de sus correos electrónicos durante las vacaciones directamente a la papelera, y luego dijo a los remitentes que los volvieran a enviar si aún eran importantes después de su regreso. Recibió tres correos electrónicos el primer día. Si ese camino no le parece adecuado, quizás haya algo que podamos aprender del 2% restante de los OOO mensajes que he recibido. A veces, basta con añadir una línea adicional al mensaje OOO estándar para que pase de ser adecuado a ventajoso. ### **Comparta el significado** Comparta un dato significativo que pueda iniciar una conversación la próxima vez que hable con la persona. ¿Por qué se toma tiempo fuera de la oficina? ¿Qué va a aprender en una conferencia que le ayude a atender mejor a sus clientes? ¿Dónde se va de vacaciones y qué es lo que le gustaría hacer mientras esté allí? Estos son dos ejemplos de correos electrónicos que transmiten el significado de estar lejos. (La primera es la que usó realmente mi esposo, Shawn Achor.) _Hola, estoy celebrando 5 años de matrimonio y disfrutando de las vacaciones de verano con nuestros hijos de 4 y 4 meses. En honor a una festividad tan importante, no revisaré el correo electrónico hasta el [fecha]. Si necesita algo urgente, póngase en contacto con mi maravillosa asistente Jenny en [correo electrónico]._ _Hola, voy a asistir a una conferencia con otros gestores de cuentas de salud en Atlanta esta semana con la esperanza de recuperar las herramientas que hagan que los negocios de mis clientes sean aún mejores. Tendré acceso limitado al correo electrónico durante este tiempo. Si necesita ayuda inmediata antes del lunes, póngase en contacto con [su colega]._ Este tipo de notas pueden ser excelentes para iniciar una conversación, ya que la gente de la oficina le pregunta por la conferencia o sus vacaciones y lo conocen como una persona completa, más que como un simple compañero de trabajo. ### **Ofrecer un recurso** Otra opción es compartir un recurso que se dirija a su público. Tenga en cuenta las personas que más le envían correos electrónicos a la hora de seleccionar un recurso adecuado. _¡Hola! Espero que esté teniendo un buen verano. Es la hora de mis vacaciones anuales. Espero poder responder a su correo electrónico cuando regrese el [fecha]._ _Mientras tanto, para nuestros clientes, quería compartir con ustedes este artículo sobre los trucos que pueden ayudarles a sacar el máximo provecho de nuestro sistema de CRM. Usar uno de estos trucos podría ahorrarle horas de tiempo._ _Si necesita ayuda inmediata..._ El verano pasado, usé el siguiente mensaje por primera vez y recibí una respuesta abrumadoramente positiva por parte de la gente. ¡Los más amenazados con robarlo! _¡Hola! Nuestro estudio más reciente descubrió que_ [_las vacaciones son buenas para el cerebro y pueden aumentar el rendimiento en el trabajo_](/2016/07/the-data-driven-case-for-vacation)_. ¡Esto requiere más investigación! Estaré fuera de la oficina con acceso limitado al correo electrónico hasta el [fecha]. Si necesita ayuda inmediata, póngase en contacto con [mi colega.]_ _¡Feliz verano!_ _Michelle_ ### **Personalice su mensaje** Algunos sistemas de correo electrónico permiten al remitente redactar una nota para los miembros internos y otra para los ajenos a la organización. Gmail le permite enviar respuestas automáticas solo a las personas de su libreta de direcciones, en lugar de enviarlas a todo volumen a personas que no conoce. Estas sencillas funciones le ofrecen aún más flexibilidad. Por ejemplo, quizás quiera compartir más información personal con sus colegas que con remitentes externos. He aquí un ejemplo: Una nota externa podría decir: _Mi esposo y yo acabamos de dar a luz a nuestro segundo hijo. Estaré de baja por maternidad hasta el [fecha]. Póngase en contacto con [su colega] si necesita ayuda más oportuna en mi ausencia. Tengo ganas de hacer escala cuando regrese._ Si bien una nota interna podría decir: _La pequeña Lucy Bell irrumpió en el mundo el [cita], ¡y Mark y yo no podríamos estar más felices! Estaré de baja por maternidad hasta el [fecha]. En mi ausencia, póngase en contacto con Sheri Parks para cualquier necesidad de marketing y con Emily Smith para solicitudes relacionadas con relaciones públicas. Y disfrute de la foto de la bebé Lucy y su hermano mayor Cooper de abajo. ¡Tengo ganas de celebrarlo con todos ustedes cuando regrese!_ Como ocurre con la mayoría de los temas sobre los que escribo, experimento con estas ideas en mi propia vida. Este verano acabé cazando furtivamente la nota de arriba de mi marido y haciéndola mía. La respuesta ha sido muy positiva. Acabé teniendo buenas conversaciones con contactos y clientes sobre los planes de verano, el matrimonio y saboreando conscientemente todos esos momentos especiales con los niños cuando aún eran pequeños. El nuevo y mejorado mensaje OOO funcionó. Me dio la oportunidad que tanto necesitaba de estar plenamente presente durante las vacaciones con mi familia y la oportunidad de conectar más profundamente con las personas a su regreso.