Ponga en orden los datos de su empresa al estilo Marie Kondo

Resumen.

Los principios de ordenación de Marie Kondo pueden ayudar a establecer un marco sorprendentemente sólido para limpiar los datos de la empresa. Cuando se trata de ordenar, lo creas o no, las empresas se enfrentan a un desafío similar al de los propietarios de viviendas, aunque a una escala mucho mayor y con requisitos mucho más complejos. A lo largo de los años, la mayoría de las grandes empresas han acumulado varios petabytes de datos oscuros, cada petabyte equivale a 20 millones de archivadores de cuatro cajones completamente llenos. A medida que el crecimiento de los datos continúa acelerándose, los requisitos legales y reglamentarios para controlar esta montaña digital en expansión siguen aumentando, lo que hace que la limpieza de datos se eleve a la cima de las prioridades empresariales. Los autores muestran cómo seguir los principios de «ordenación» de Marie Kondo para limpiar y gestionar estos datos, para ayudar a impulsar un análisis más eficaz.

«No encuentro el anuario de mi instituto. No, no sé en qué caja estaba guardada, y no sé dónde está esa caja, y no recuerdo qué más había en esa caja». ¿Te suena familiar? Organizar nuestras «cosas» siempre ha sido un desafío, lo que puede explicar por qué Marie Kondo se ha convertido en un nombre familiar en el arte de limpiar y organizar los efectos personales.

Lo creas o no, las empresas se enfrentan a un desafío similar a la hora de gestionar los datos de la empresa, aunque a una escala mucho mayor y con requisitos mucho más complejos. A lo largo de los años, la mayoría de las grandes empresas han acumulado varios petabytes de datos oscuros — registros web, correos electrónicos antiguos y perfiles de clientes desactualizados, todos recopilados en el curso normal de los negocios que probablemente nunca se volverán a utilizar, y cada petabyte equivale a 20 millones de archivadores de cuatro cajones completamente llenos. A medida que el crecimiento de los datos continúa acelerándose, los requisitos legales y reglamentarios para controlar esta montaña digital en expansión siguen aumentando, lo que hace que la limpieza de datos se eleve a la cima de las prioridades empresariales.

A pesar del abismo que existe entre la limpieza en casa y la empresa, así es como podemos aplicar las seis reglas de limpieza de Kondo a la empresa.

Comprométete a ordenar

Cuando se trata de limpiar, el compromiso inicial es importante. Sin ella, es probable que los esfuerzos se funden y se agoten. Una iniciativa de limpieza de datos exitosa requiere el compromiso de la alta dirección, incluida la asignación de los recursos y el presupuesto adecuados. La formación de un comité de «gobernanza de la información», compuesto por varias partes interesadas que representan los departamentos legales, de cumplimiento, gestión de registros, privacidad, seguridad y varios departamentos empresariales, puede ayudar a garantizar el éxito a largo plazo del proyecto. Obtener la aceptación de cada uno de estos grupos habría sido una batalla ardua en el pasado; sin embargo, las nuevas regulaciones de privacidad de datos, como la Reglamento general de protección de datos (RGPD) y la Ley de Protección al Consumidor de California (CCPA) han aumentado las apuestas para la administración, especialmente a la luz de los riesgos de litigios colectivos estadounidenses en caso de violación de la privacidad.

Imagina el estilo de vida ideal de tu empresa

Kondo sugiere establecer objetivos claros: sin ellos, ordenar puede perder rápidamente su significado. Limpiar los datos de tu empresa no es diferente. Es decir, establezca objetivos; defina procesos y sígalos; mida el progreso regularmente; y mantenga el rumbo. Además, es esencial contar con un plan de continuidad a largo plazo tras el proceso de limpieza inicial. De lo contrario, los datos volverán rápidamente a su estado natural de caos. A menudo, esto significa establecer políticas automáticas para que los datos se limpien continuamente a medida que se crean.

Termina de descartar primero

Kondo aboga por un fuerte enfoque en deshacerse de los artículos innecesarios. Es un estándar útil: la eliminación adecuada de los datos debe considerarse algo bueno. Por ejemplo, borrar datos antes de pasar a la nube tiene mucho sentido, ya que no tiene sentido perder dinero y tiempo moviendo la «basura». De hecho, Gartner investigación estima que hasta el 85% de los datos empresariales son ROT (redundantes, anticuados, triviales), gran parte de los cuales se pueden identificar con un análisis inicial.

Sin embargo, a nivel empresarial, la eliminación debe ser defendible. La empresa debe establecer una política predefinida para la retención y eliminación de datos, asegurándose de que cumple con los requisitos de privacidad, las normativas y las políticas de registros, al tiempo que comprueba si forma parte de un litigio en curso o de una preservación anticipatoria.

ordenado por categoría, no por ubicación

Kondo aboga por ordenar por tipo de artículo, como ropa, en lugar de ordenar por habitación. Se aplican reglas similares en el mundo corporativo, especialmente cuando se trata de plataformas de IT globalizadas. Si las oficinas de todo el mundo utilizan la misma plataforma de datos, digamos para el correo electrónico, entonces es mejor gestionar todos los correos electrónicos de todo el mundo a la vez que ordenar todo tipo de información a la vez, país por país.

Sigue el orden correcto

Kondo sugiere comenzar con la categoría de artículo más fácil para tomar una decisión, que en el hogar es la ropa, dice. En el contexto empresarial, este enfoque tiene mucho sentido. Hay que empezar primero con tipos de datos más sencillos, como unidades de archivo internas o SharePoint. A partir de ahí, puede abordar el correo electrónico, la mensajería instantánea y los datos de redes sociales y, a continuación, pasar a entornos más complejos, como aplicaciones en la nube, registros, datos ERP y datos de máquinas.

Pregúntate si «despierta alegría»

Aunque obviamente no se recomienda utilizar la emoción como una barra de medición para conservar los datos, el concepto de despertar alegría puede reflejarse muy bien en el contexto corporativo, siempre y cuando se defina «alegría» como un rendimiento corporativo superior.

La analítica es una prioridad máxima para las empresas; sin embargo, hasta el 73% de los datos no se utiliza para análisis, a menudo porque no se administra. De hecho, uno de los tipos de análisis más útiles sigue sin aprovecharse: el análisis basado en datos textuales creados por humanos para humanos, como correos electrónicos y archivos compartidos. La limpieza y la gestión de estos datos pueden impulsar un análisis más eficaz y ofrecer información sobre el lado humano de la empresa. Para la alta dirección, esto ciertamente podría «despertar alegría».

Ampliación de Marie Kondo a la empresa actual

Los principios de ordenación de Marie Kondo pueden ayudar a establecer un marco sorprendentemente sólido para limpiar los datos de la empresa. Teniendo esto en cuenta, los líderes de IT y los equipos de gestión de datos deben tener en cuenta las diferencias de escala y complejidad de la empresa, donde incluso las tareas simples pueden convertirse en un desafío. Las empresas deben cumplir obligaciones de gobernanza complejas de forma simultánea; por lo tanto, todas las acciones tomadas con respecto a los datos deben organizarse o unificarse en toda la organización.

La tecnología es necesaria para aumentar el esfuerzo humano. Debido al gran volumen de datos, los humanos simplemente no pueden categorizar individualmente ni aplicar la gestión a cada documento. Aquí es donde la tecnología entra en acción con el análisis, la inteligencia artificial y el aprendizaje automático para automatizar la categorización de datos y la gestión del ciclo de vida.

Ahora, si la tecnología de gestión de datos solo pudiera hacer lo mismo con los jerséis físicos y los anuarios, Marie Kondo tendría motivos de preocupación.

— Escrito por Kon Leong