Planifique una reunión mejor con Design Thinking

Daniel Day/Getty Images

«A veces, cuando asisto a las reuniones, especialmente en las que la gente no parece comprometida, calculo el coste en tiempo del personal. He estimado que una reunión semanal normal en mi oficina —50 personas sentadas en una sala de conferencias muy sencilla, que parecen aburridas y ansiosas a la vez— cuesta alrededor de 177 000 dólares al año, y no cabe duda de que este escenario ocurre en toda [la organización] cientos de veces al día. Nos agota y genera cinismo. Tantas reuniones son oportunidades perdidas».

¿Le suenan estas opiniones, expresadas por un candidato al curso de facilitación de reuniones que enseñamos en la Universidad de Georgetown? Deberían, según estos estadísticas sobre las reuniones:

• Las organizaciones celebran más de 3 000 millones de reuniones cada año.
• Los ejecutivos dedican entre el 40 y el 50% de sus horas de trabajo —o 23 horas a la semana— a reuniones.
• El 90% de los asistentes a las reuniones admiten que sueñan despiertos con ellas.
• El 73% reconoce que realiza otros trabajos durante las reuniones.
• El 25% de las reuniones se dedican a discutir temas irrelevantes.

Al mismo tiempo, el tipo correcto de reuniones puede ser clave para avanzar en la agenda de un equipo u organización. Entonces, ¿cómo se asegura de que las reuniones que organiza son productivas, no destructivas?

Solicitando pensamiento de diseño, un concepto popularizado por el fundador de IDEO, David Kelly, y la escuela de medicina de Stanford, que primero se aplicó al diseño de objetos físicos, luego a otros productos, como herramientas tecnológicas, y ahora a desafíos más complejos en una amplia variedad de sectores. La idea es poner al «usuario» en el centro de la experiencia, un enfoque que también funcione con el diseño de reuniones.

Empiece por dejar de lado su experiencia y su agenda y pensar en las personas a las que afectará su reunión. Desarrollar la empatía para ellos haciendo tres series de preguntas:

1. ¿Quién va a estar en la sala y cuáles son sus necesidades?
2. Quién no lo hará estar en la sala, pero no obstante, se verá afectado por la reunión y ¿cuáles son sus necesidades?
3. ¿En qué cultura y entorno más amplios opera y cuáles son algunos de los principales desafíos y oportunidades?

Busque activamente a las personas que vayan a asistir a la reunión o que se vean afectadas por ella y hable con ellas, idealmente en persona. Incluso si organiza reuniones regulares con el mismo grupo de personas, estas breves visitas individuales pueden ayudar a generar confianza, a sacar a la luz temas ocultos y a garantizar que los participantes se sientan más involucrados.

A continuación, fijar un marco para la reunión. Una vez que haya escuchado y observado con atención, querrá sugerir el propósito general de la reunión y articular resultados claros que se relacionen con su logro. Le recomendamos que se pregunte: Si esta reunión tiene un éxito rotundo, qué hará la gente sentir, saber, y hacer ¿como resultado? Incluya los resultados deseados en su agenda para que los participantes sepan por qué asisten y puedan evaluar con usted si el tiempo ha sido productivo o no. Según nuestra experiencia, la gente rara vez gasta lo suficiente en estas cosas. Las reuniones suelen figurar en el calendario sin un objetivo concreto en mente (simplemente mantener la hora) y, como resultado, el carro suele conducir el caballo; la gente se reúne simplemente porque cree que debe hacerlo. Incluso, quizás especialmente — las reuniones breves merecen un propósito claro y los resultados deseados claramente articulados. Esto mantiene a la gente concentrada en sus tareas y garantiza que la gente sienta que su tiempo está bien empleado.

Serie Usted y su equipo

Reuniones

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El tercer paso es diseñar creativamente la reunión. Una vez que sepa la pregunta principal que debe abordar y cómo podría ser el éxito, debería crear su agenda. La gente tiende a unir las agendas en el último momento, si es que lo hace. Comparamos el diseño y la ejecución de las reuniones con los de la aplicación de navegación para conducir Waze: ¿cuál es la forma más rápida, segura y eficaz de llegar a su destino? El primer paso, sumergirse en la gente, fue entender adónde tenía que ir (¿a la playa? ¿la ciudad? ¿las montañas?). El segundo paso consistía en identificar el destino deseado, su dirección y ubicación exactas. Este tercer paso tiene que ver con la ruta. ¿Debería llegar lo más rápido posible? ¿Necesita tomar un desvío? ¿Cuál es la ruta más pintoresca? ¿Hay carreteras por las que haya recorrido tantas veces antes y que quizás sea mejor evitarlas? ¿Qué es lo que debe tener en cuenta? ¿El equivalente de su equipo a baches o atascos de tráfico? Esta es la fase en la que animamos a la gente a ser juguetona, a dejar la realidad en suspenso un poco y a dejar atrás sus ideas iniciales de «referencia». ¿Qué le parecería dar un poco de diversión a sus reuniones? ¿Empezar y terminar de una manera inesperada? ¿Utilizar el cine, las imágenes, la poesía o la música para generar ideas? ¿Para crear una oportunidad de compartir y conectarse personalmente? Si bien esto puede parecer frívolo, en realidad es muy importante. Las reuniones son oportunidades no solo para hacer las cosas, sino también para fomentar una cultura de equipo positiva.

Por último, pruebe su plan, de la misma manera que un diseñador de productos pondría uno de los primeros prototipos en manos de los usuarios. En el contexto de una reunión, este podría ser un proyecto de orden del día para compartir con los participantes. Sus respuestas le ayudarán a adquirir más empatía, a formular nuevas preguntas, a ser aún más creativo en el diseño de la reunión y a aumentar su potencial de éxito en la reunión en sí.

Las personas que han aplicado este proceso de diseño a sus reuniones nos dicen que ha afectado radicalmente tanto a la eficacia de esas reuniones como a la actitud que la gente de sus organizaciones tiene con respecto a ellas. Cada fase tiene sus ventajas. La inmersión ayuda a las personas a sentirse escuchadas y garantiza que los líderes de la reunión estén conectados con los participantes. El encuadre empuja a los líderes de la reunión a garantizar que hay objetivos claros para cada reunión. Imaginar conduce a más creatividad y experimentación en el diseño de las reuniones. Por último, la creación de prototipos (algo tan simple como recibir comentarios de algunas personas sobre su plan) hace que las personas se sientan valoradas, más responsables en las reuniones y más comprometidas con su éxito.

Puede parecer oneroso para cada reunión, pero, con la práctica, puede aprender a recorrer estas etapas cada vez en menos tiempo y descubrirá que una pequeña inversión inicial ahorra mucho tiempo a largo plazo. Tendrá menos reuniones y las que tenga serán más productivas, incluso a veces divertidas.