Para construir una cultura inclusiva, comience con reuniones inclusivas

Resumen.

Establecer una fuerza laboral diversa para el éxito requiere un compromiso con las prácticas de inclusión. Esto significa que más empresas necesitan crear culturas de reunión en las que los diversos colaboradores tengan el mismo impacto. Los líderes deben centrarse en tres áreas clave. Primero, crea seguridad psicológica incluso antes de que comience la reunión: envía la agenda con anticipación, da la bienvenida a las personas por su nombre cuando entren en la sala y asegúrate de que los asientos acomoden a todos. Durante la reunión en sí, gestione la conducta. Cuando las personalidades fuertes se excedan, apisonan a los delincuentes y atraen activamente todas las voces a la conversación. Por último, comprometerse con la inclusión. Define explícitamente lo que significa, sé claro qué aspecto tiene y haz que tu equipo rinda cuentas.

Lo más probable es que hayas asistido a una reunión hoy. ¿Fue tiempo bien empleado o un ejercicio inútil para drenar el alma? Aunque no hay dos reuniones iguales, su impacto colectivo en la cultura de una empresa es significativo. Las reuniones importan. Son el foro donde las personas se reúnen para discutir ideas, tomar decisiones y ser escuchadas. Las reuniones son el lugar donde la cultura se forma, crece y se afianza.

Por lo tanto, es lógico que si una organización desea una cultura más inclusiva (y los líderes quieren modelar la inclusión), entonces las reuniones son el punto de partida. Pero, por lo que hemos visto, los ejecutivos a menudo no dan en el blanco. Al igual que un spinner de platos en el circo, dirigir una reunión requiere ver una docena de detalles diferentes: configuración de la agenda, gestión del tiempo, resolución de conflictos, toma de decisiones y más. ¿Inclusión? ¿Quién tiene el ancho de banda para mantener otra placa en el aire?

Pero los líderes deben hacerlo.

Décadas de investigación demuestran que las organizaciones diversas están más comprometidas, son creativas y tienen más éxito financiero. La contratación diversa se puede medir y gestionar calculando las cifras, pero cuando sacamos esta práctica recomendada del laboratorio y la aplicamos a entornos laborales cotidianos, como las reuniones, los resultados positivos son más difíciles de alcanzar.

Nuestro estudio anterior, un examen de los comentarios de 360 grados recopilados de más de 1.000 mujeres ejecutivas, nos dio una idea de por qué algunas personas se sienten excluídas en las reuniones. Aprendimos que las mujeres a menudo se sienten incómodas al alzar la voz y tienen más del doble de probabilidades de ser interrumpidas en el diálogo grupal, especialmente en industrias y organizaciones dominadas por hombres. Nuestras experiencias de entrenamiento más recientes revelan que los hombres de grupos minoritarios se sienten de manera similar. Si las organizaciones no abordan este problema, las mujeres y las minorías permanecerán en la periferia y, a su vez, su creatividad e innovación se verán afectadas.

Establecer una fuerza laboral diversa para el éxito requiere un compromiso con las prácticas de inclusión. Esto significa que más empresas necesitan crear culturas de reunión en las que los diversos colaboradores tengan el mismo impacto. Como líder, es tu responsabilidad darles oportunidades de hacerlo de forma activa e intencionada.

El problema es que muchos líderes no saben por dónde empezar. Los comportamientos inclusivos en las reuniones pueden ser muy variados, desde asegurarse de que todos tengan un asiento en la mesa hasta dar a cada persona la oportunidad de hablar. Para simplificar lo que equivale a una ecuación compleja, entrenamos a los líderes para que se centren en tres áreas clave.

Aduanas. Priya Parker, autora de El arte de reunirse enfatiza la importancia de preparar el escenario para la inclusión incluso antes de que comience la reunión. Concéntrese en comportamientos estructurales que hacen que la gente se sienta cómoda. Esto podría ser tan sencillo como enviar un correo electrónico previo a la reunión a los asistentes e invitar a las personas a que vengan «listas para compartir y escuchar». Puede sonar como algo pequeño que puedes delegar a otro empleado, pero en nuestro trabajo diario, escuchamos alto y claro que los líderes están en la mejor posición para hacer que las personas se sientan seguras en este tipo de entornos.

Priya también sugiere que los líderes demuestren lo que ella llama «autoridad amable», un comportamiento cortés que, sin embargo, deja pocas dudas sobre quién está a cargo. Para marcar la pauta, da la bienvenida a las personas por su nombre cuando entren en la sala de reuniones y asegúrate de que los asientos acomoden a todos.

En la propia reunión, las costumbres y las expectativas deben establecerse por adelantado. Deje que la gente sepa que puede hablar abiertamente y ofrecer opiniones discrepantes sin temor a represalias. Si tienes introvertidos en la sala, comienza con una breve actividad round robin que incluya a todos y ayude a los asistentes a conocerse mejor. Si se trata de un grupo especialmente grande, divida a las personas en equipos más pequeños o rote los asientos a la mitad del ejercicio.

Conducta. El papel del director en una orquesta es gestionar el tempo de una actuación. Escuchan críticamente para mantener a los músicos tocando al unísono y controlan activamente la dinámica para evitar que un instrumento domine al resto. Lo mismo ocurre con los líderes en las reuniones: hay que gestionar la conducta y dar a todos espacio para que desempeñen su papel.

En muchos casos, un individuo alfa domina la conversación. En otros casos, hay una «multitud» o un grupo de aliados que comparten puntos en común, como el género, los intereses personales o la antigüedad laboral. La multitud suele ocupar más espacio en la sala, apoya las mismas ideas y habla desmesuradamente, ahogando puntos de vista diferentes. Independientemente de los detalles, es su trabajo intervenir cuando personalidades fuertes se excedan, apisonan a los delincuentes y ponen activamente todas las voces en la conversación.

Siga el consejo de algunos de nuestros clientes más exitosos:

• Establece reglas básicas claras al comienzo de la reunión y apégate a ellas. Cuando se codifica una conducta inclusiva en las reuniones, avisa a los infractores y hace que todos conozcan sus derechos y responsabilidades.
• Esté atento a los dominadores e interruptores. Si alguien intenta controlar el diálogo, intercepte y redirija la conversación al grupo más amplio.
• Si alguien es interrumpido, intervenga rápidamente. Podrías decir: «Espera un momento, quiero escuchar más de lo que Janice tiene que decir» o «Retrocede. Estoy intrigado por lo que Luke nos decía. Luke, ¿puedes terminar tu pensamiento?»

Los líderes que organizan activamente las interacciones de las reuniones de esta manera crean un espacio inclusivo al dejar espacio para que todos contribuyan y establecen un estándar de respeto en todo el grupo.

Compromiso. La mayoría de las organizaciones ya han puesto en juego la diversidad en las prácticas de contratación y la creación de equipos diversos. Lo mismo debe suceder con la inclusión: tenemos que insistir en que es el estándar en las reuniones y más allá.

Si eres un líder, empieza por ti mismo:

• Defina explícitamente la inclusividad.
• Sea claro y transparente sobre cómo se ve en las reuniones.
• Modele el comportamiento que espera ver de los demás.
• Responsabilizar a los equipos del seguimiento en todo momento.

Solo entonces la gente se sentirá empoderada para ofrecer sus mejores ideas y decir la verdad, en lugar de decirte lo que creen que quieres oír.

También es importante recordar que dirigir una reunión inclusiva es una habilidad que tienes que desarrollar y perfeccionar. Descubre qué funciona y qué no, pidiendo comentarios a los miembros de tu equipo, ya sea al final de tus reuniones o mediante un correo electrónico o una aplicación que permita el anonimato.

Lista de comprobación para reuniones inclusivas líderes:

• Revisa tu lista de asistentes: ¿te faltan personas que representan puntos de vista diversos o discrepantes?
• Envía la agenda antes de tiempo.
• Salude cordialmente a cada participante de la reunión, por su nombre, para que todos se sientan bienvenidos.
• Estate las reglas básicas por adelantado y asegúrate de que fomenten explícitamente la inclusión.
• Mediar y facilitar: haz un seguimiento de quién habla y quién no. Presente tolerancia cero para las interrupciones. Evita que alguien domine o descarrile la discusión.
• Mantente involucrado en la conversación de principio a fin.
• Haz un seguimiento después de la reunión. Agradece a los participantes por asistir y pide sus comentarios.

Las reuniones se han transformado a lo largo de los años: nos reunimos virtualmente, en diferentes husos horarios y, a menudo, con mucho menos tiempo cara a cara. Sin embargo, hay algo que no ha cambiado. Las reuniones siguen siendo el lugar principal para construir y fomentar una cultura totalmente inclusiva que involucre y equipe a las personas para que den lo mejor de sí en el trabajo. Como líder, tu trabajo es asegurarte de que lo hagan.

— Escrito por Kathryn Heath Kathryn Heath Brenda F. Wensil