Reuniones que funcionan tanto para los directivos como para los fabricantes

Paul Garbett para HBR

Cuando se trata de diseñar y dirigir reuniones que produzcan resultados, cuando usted conoce importa tanto como la forma en que se conoce. Esto es particularmente cierto en las organizaciones en las que los empleados son ambos, lo que Paul Graham llama «fabricantes» y «gerentes». Los creadores, también conocidos como colaboradores individuales, son los desarrolladores, ingenieros, arquitectos, escritores e investigadores de software que producen conocimiento. Los gerentes, por otro lado, son los líderes que integran todas las disciplinas y sirven de interfaz entre las necesidades de los clientes y la estrategia de la organización. Debido a estas funciones distintas, los dos grupos tienen necesidades muy diferentes en cuanto a su ritmo diario y sus calendarios.

Es decir, los fabricantes necesitan grandes bloques de tiempo ininterrumpido para resolver problemas complejos e imaginar nuevas soluciones. Para ellos, tener una reunión a las 9 de la mañana y otra a la 1 de la tarde podría destruir la productividad de todo el día. Los gerentes trabajan en el centro de una compleja red de clientes, socios externos y partes interesadas internas. Para interactuar con el mayor número de personas, suelen dividir sus días en incrementos de reuniones de 30 o 60 minutos.

En un análisis que mi empresa encargó a Microsoft Workplace Analytics, los datos recopilados de la información del calendario y el correo electrónico en una amplia gama de organizaciones muestran que los fabricantes tienen una media de 15,5 horas de tiempo de concentración a la semana, mientras que los gerentes tienen una media de 10,7 horas. Mientras que los fabricantes dedican 9 horas a la semana a las reuniones, los gerentes de media el doble, con 18 horas. Hay una proporción similar en el número de correos electrónicos recibidos. Los fabricantes obtienen una media de 51 y los gerentes reciben más del doble: 110.

Dadas estas diferencias, los horarios ideales de cada grupo suelen ser contradictorios. Entonces, ¿cómo pueden estos dos grupos apoyarse mutuamente para maximizar el valor del tiempo del otro?

Los fabricantes deben proteger sin descanso el tiempo de trabajo ininterrumpido para asegurarse de que pueden ahondar en un problema sin que les interrumpan. Para ello, tienen que contrarrestar el FOMO (miedo a perderse una conversación o reunión interesante) y priorizar su propio trabajo antes que ir a las reuniones solo porque son interesantes. Los fabricantes deberían hacer lo siguiente:

• Sea extremadamente disciplinado a la hora de utilizar su tiempo para cumplir con las prioridades esenciales. Manténgase lo más alejado posible de las distracciones. Bloquee el horario de trabajo en su calendario como cita. Si su calendario es visible para otras personas, ponga un título a la cita como «HAGA TIEMPO: nombre de entrega» para que sus compañeros sepan lo que está priorizando.
• Alinee su «hacer tiempo» con su biorritmo natural. Para los noctámbulos, eso podría significar concertar una cita de las 8 p. m. a las 2 de la mañana varias veces a la semana y acordar con su gerente que llegue tarde los días siguientes. En esto correo electrónico a su equipo de desarrollo, Jeremiah Dillon, director de marketing de productos de Google para Apps at Work, incluso le sugirió una estrategia específica para cada día en función de cómo la energía va y viene a lo largo de una semana.
• Muchos fabricantes están plagados de interrupciones en forma de preguntas rápidas o pings de mensajes instantáneos. Le recomendamos que apague el wifi, ponga el estado del mensaje instantáneo como «No disponible» o coloque un letrero en la puerta de la oficina que diga «Resolver grandes problemas». Por favor, no moleste».

Los gerentes deben asegurarse de que los comentarios de los clientes se incorporen al cronograma de producción y de que sus equipos aborden las cuestiones clave de manera oportuna. Para satisfacer sus necesidades sin interrumpir la agenda del fabricante, los gerentes deberían:

• Establezca un protocolo de comunicación con los principales miembros de su equipo para proporcionarles actualizaciones periódicas sobre el estado de los problemas urgentes (a diario) y de los proyectos a largo plazo (semanalmente).
• Respete los límites que los creadores ponen en torno a su tiempo y ponga el listón muy alto para lo que merezca una interrupción.
• Diseñe y dirija reuniones de alta calidad que cumplan los objetivos necesarios y supongan una buena inversión del tiempo de todos.
• Como los calendarios fragmentados son extremadamente disruptivos para los creadores, programe las reuniones en grupos, ya sea a primera hora de la mañana, a la hora de comer o al final del día. También es útil celebrar reuniones de equipo periódicas solo en días específicos de la semana.
• Siempre que sea posible, proporcione actualizaciones y comparta información a través de correos electrónicos concisos y bien redactados para que los creadores puedan acceder fácilmente a la información importante en su propia cronología.

Las organizaciones necesitan tanto a los fabricantes como a los gerentes y, de hecho, cada vez más líderes funcionan de forma híbrida y dedican al menos una parte de la semana a crear y no solo a gestionar. Los líderes prudentes no permiten que la necesidad de compartir información y supervisar bloquee la productividad de sus recursos más importantes. En cambio, buscan formas de apoyarlos.