Meetings Suck
Di adiós a las reuniones que te quitan tiempo.
Cualquiera que haya trabajado alguna vez en una oficina sabe lo terribles que pueden ser las reuniones. Pueden interrumpir el flujo de trabajo, perturbando toda tu jornada, y a veces parecen una mera plataforma para que el compañero más extrovertido y franco te hable durante una hora. Peor aún, a veces no parecen más que un prolijo refrito de información que ya conoces.
No tiene por qué ser así. Las reuniones son esenciales para el buen funcionamiento de una empresa; por desgracia, muchos directivos no saben cómo utilizarlas eficazmente. Este resumen pondrá remedio -¡esperemos! - remediarlo.
En estos resúmenes, aprenderás
- por qué no es necesario que todo el mundo asista a todas las reuniones;
- que tener un orden del día cronometrado puede ser un arma secreta para las reuniones;
- y
- cómo la tecnología está cambiando las reglas de las reuniones.
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- Dicen que el tiempo es dinero, así que no sería sensato malgastar el tiempo de tus empleados, ¿verdad? Sin embargo, esto es exactamente lo que ocurre cada día cuando las empresas arrastran a su personal a reuniones ineficaces.
- ¿Cuánto dinero se malgasta? Si tomas la tarifa horaria de los asistentes y la multiplicas por la duración de la reunión, empezarás a hacerte una idea. Para los ejecutivos, serían miles de dólares; para los empleados de menor nivel, cada persona costaría unos 50 dólares en ingresos perdidos. En total, al año, las reuniones cuestan a una empresa media unos 25.000 dólares.
- Entonces, ¿qué se puede hacer para reducir esta sangría de dinero?
- Una de las soluciones más sencillas es asegurarse de que la reunión empiece a tiempo, lo que significa hacer que la gente llegue antes de la hora de inicio programada.
- Imagina que un corredor olímpico decidiera presentarse en la carrera justo cuando sonara el pistoletazo de salida. Nunca alcanzaría a los que están en posición y listos para empezar.
- Lo mismo ocurre con los que se presentan justo cuando empieza una reunión. Estas personas son en realidad tarde, ya que impiden que las cosas avancen y hacen que la reunión sea menos eficaz.
- Así que asegúrate de que todo el mundo sepa que ser puntual significa en realidad llegar cinco minutos antes. Puedes decir a los empleados que ser puntual es una señal de respeto, y que llegar tarde es una clara señal de falta de respeto, tanto a la empresa como a sus compañeros.
- Otra solución es permitir la exclusión voluntaria. A menudo se convoca a la gente a reuniones en las que realmente no tienen nada que hacer. Así que, ¿por qué no dar a conocer el orden del día con unos días de antelación y permitir que la gente se abstenga de asistir si no se va a tratar ningún asunto relevante para ellos?
- También podrías proporcionar un horario de asistencia junto con el orden del día, lo que permitiría a la gente programar su llegada y salida de acuerdo con las partes relevantes de la reunión. De este modo, nadie tendrá que perder una hora de su día para discutir asuntos de cinco minutos de duración.
- Aunque es cierto que hay reuniones malas, es importante no pasar por alto los efectos positivos que pueden tener las reuniones, como el aumento de la moral de los empleados.
- Si las reuniones de la empresa no son buenas para todos los empleados, es importante que se celebren con regularidad.
- Si las reuniones de empresa sólo están reservadas a gerentes y directivos, la empresa corre el riesgo de alienar a los empleados de niveles inferiores. Esto no es una buena idea. Estos empleados son a menudo la cara de la organización; suelen tratar con los clientes, y su trabajo puede ser estresante, con una recompensa mínima. Así que, ¿por qué no asegurarse de que reciben un estímulo regular para su nivel de energía?
- Los momentos más duros del día son las bajadas a mitad de turno, a las 11.00 h y a las 14.00 h, cuando los niveles de energía suelen estar en su punto más bajo. Esto los convierte en el momento perfecto para celebrar reuniones de equipo diseñadas para elevar la moral y asegurarse de que los empleados saben que se aprecia su trabajo.
- También puedes elevar la moral de los empleados en los momentos más duros del día.
- También puedes elevar la moral celebrando reuniones diarias, llenas de energía, en las que se reúna toda la empresa.
- Estas reuniones pueden ser muy útiles para los empleados.
- Estas reuniones no tienen por qué durar más de siete minutos más o menos, el tiempo suficiente para compartir noticias positivas de la empresa y cualquier dato de previsión que muestre cómo están trabajando juntos los departamentos para alcanzar los objetivos a corto plazo. También puedes tomarte un momento para responder a cualquier pregunta o inquietud, y luego terminar con una ovación de grupo.
- Termina con una ovación de grupo.
- Terminar con una ovación puede sonar cursi, pero es eficaz para crear camaradería de equipo; al fin y al cabo, funciona en los equipos deportivos, ¿verdad? Incluso puede ser tan sencillo como: "¡Vamos!". O "¡Hora de brillar!"
- Otra herramienta eficaz pueden ser las reuniones de adrenalina de tres minutos.
- Las reuniones de toda la empresa no son muy prácticas si tienes cientos de empleados. Y si has crecido hasta un cierto tamaño, te llevaría demasiado tiempo intentar explicar a cada empleado los distintos objetivos que intenta alcanzar cada departamento.
- Así que, a veces, es mejor hacer reuniones de tres minutos de adrenalina.
- Así que a veces tiene más sentido que un solo equipo o departamento se reúna durante unos minutos cada día. De nuevo, el propósito es aumentar la energía y la moral de todos y mantenerlos informados de los progresos que se están realizando y de cómo su trabajo contribuye directamente a ello.
- También es una forma de ayudar a los demás.
- También es una oportunidad para que la gente exprese sus frustraciones, aprenda de los demás y, lo que es más importante, se inspire.
- La mayoría de los trabajos corren el riesgo de volverse repetitivos, lo que puede llevar a los empleados al cansancio y a la falta de inspiración. Las reuniones pueden ser un buen antídoto contra la monotonía de la jornada laboral: un descanso refrescante de la rutina diaria y una oportunidad para que el personal flexione algunos músculos profesionales diferentes.
- Cualquier reunión conlleva la oportunidad de asignar algunos papeles, como el de moderador, o presidente, la persona cuyo trabajo consiste en asegurarse de que todo el mundo se ciñe al orden del día y no se sale del tema.
- Las reuniones pueden ser un buen antídoto contra el desánimo de la jornada laboral.
- También está el cronometrador, que se encarga de que la reunión se desarrolle según lo previsto. También está el clausurador, que lleva la cuenta de lo que ha ocurrido durante la reunión y la cierra comunicando a todos los compromisos adquiridos y los plazos acordados.
- Pero ninguna reunión se saldría del tema.
- Pero ninguna reunión estaría completa sin los participantes, los que llegan a tiempo, preparados con aportaciones productivas, dispuestos a añadir y a sacar valor de la reunión.
- Por último, los organizadores de la reunión son los que se encargan de la organización de la reunión.
- Todas estas funciones brindan a las personas la oportunidad de desarrollar sus habilidades.
- Se pueden asignar estas funciones a distintas personas para que tengan la oportunidad de probar cosas nuevas. Por ejemplo, alguien del servicio de atención al cliente podría beneficiarse de ser un "cerrador", un papel que ofrece la oportunidad de agudizar la atención y la capacidad de captar los puntos principales de una discusión.
- Los nuevos empleados, o los miembros más jóvenes del equipo, podrían apreciar la oportunidad de asumir el papel de moderador. Esto les dará la oportunidad de adquirir experiencia en un papel de responsabilidad, respondiendo a las preguntas de los participantes y manteniendo el ritmo de la reunión.
- Toda empresa de éxito se esfuerza por tener equipos que funcionen bien y sean autosuficientes. Pero antes de que esto ocurra, los miembros del equipo deben aprender las habilidades adecuadas. Y ésta es otra de las ventajas de las reuniones: proporcionan una oportunidad útil para cambiar temporalmente la dinámica de poder con el fin de mejorar los conjuntos de habilidades.
- Cuando organices una reunión, no es necesario que los líderes típicos dirijan el espectáculo.
- Los líderes típicos son los que dirigen las reuniones.
- Aunque tradicionalmente los gerentes y directivos son los encargados de las reuniones, no hay ninguna norma que diga que deba ser así. De hecho, un tradicionalismo tan rígido suele ser una pérdida de tiempo y dinero, ya que los directivos suelen ser los empleados mejor pagados de una empresa.
- Por tanto, ¿por qué no dejar que los directivos de menor rango dirijan las reuniones?
- Entonces, ¿por qué no dejar que los empleados de menor nivel dirijan las reuniones de vez en cuando? Hay varias formas de que esto beneficie a la empresa, como animar a los empleados mandones a que trabajen en equipo.
- Es habitual que los empleados de menor nivel dirijan las reuniones de vez en cuando.
- Es habitual que en una plantilla haya alguien que sea mandón y tienda a sobrepasar los límites, pero a estas personas se les pueden asignar funciones de investigación o de toma de notas en las reuniones para que se alineen. Esto también les anima a escuchar a los demás y esperar su turno para hablar, que es una parte importante de ser el tipo de jugador de equipo productivo que tienen los mejores equipos.
- A la inversa, también puedes utilizar las reuniones para sacar de su caparazón a las personalidades calladas.
- Los empleados tímidos pueden ser muy productivos.
- Los empleados tímidos pueden ser tan valiosos como los demás, y pueden aportar grandes ideas cuando hablan. Si un empleado tiende a ser callado, es posible que se tome más tiempo para pensar antes de hablar, o que esté esperando a que le pregunten.
- Esto hace que las reuniones sean más interesantes para los empleados callados.
- Esto hace que las reuniones sean un lugar estupendo para que los empleados callados hablen por sí mismos, y puedes animarles a ello dándoles el papel de moderador. De este modo, no sólo se acostumbrarán a hablar, sino que el prestigioso papel les dará confianza en sí mismos.
- También puedes nombrarles participantes principales de su equipo y encargarles que les representen en la reunión. Esto también garantizará que desempeñen un papel en el proceso de toma de decisiones que determina la dirección de su equipo.
- Si tuvieras que nombrar el propósito número uno de las reuniones, ¿cuál dirías? Sí, puede ser tentador decir "echarse la siesta", pero dejemos el sarcasmo a un lado. Las reuniones tienen que ver con la comunicación.
- Al reunir a la dirección y a los miembros del equipo, las reuniones son la mejor forma de asegurarse de que todo el mundo está de acuerdo en lo que respecta a sus objetivos y a lo bien que avanzan hacia ellos.
- La comunicación es la clave para alcanzar un objetivo.
- Llegar a un objetivo requiere una fuerte cooperación entre todos los miembros del consejo, y no hay forma de conseguirlo sin un flujo abierto de comunicación.
- La comunicación entre los miembros del consejo es una de las formas más eficaces de alcanzar un objetivo.
- Una de las formas más eficaces y eficientes para que los equipos de dirección lleven un seguimiento de sus objetivos es utilizar las reuniones para supervisar su progreso trimestral.
- Las reuniones trimestrales de finanzas son un medio eficaz para que los equipos de dirección lleven un seguimiento de sus objetivos.
- En las reuniones financieras trimestrales deben participar el director general de la empresa, el consejo de asesores y los jefes de equipo. Antes de la reunión, los estados financieros y cualquier dato válido deben estar preparados y listos para el debate, de modo que todos puedan discutir qué está funcionando y qué no.
- Las reuniones de trabajo trimestrales también deben servir para comprobar los progresos, garantizar la responsabilidad y ver si es necesario hacer cambios. Estas reuniones son especialmente importantes en épocas de rápido crecimiento.
- En estas reuniones, los jefes de equipo de cada departamento -marketing, TI, ingeniería, finanzas- pueden dedicar hasta 30 minutos a describir sus progresos. Es una oportunidad para entrar en detalles sobre las métricas y si se han alcanzado o no los objetivos trimestrales. A continuación, pueden establecer nuevos objetivos para el trimestre siguiente, hacer predicciones y decidir una línea de actuación.
- Las reuniones semanales de revisión de acciones, o WAR, pueden utilizarse para mantener a los empleados en el buen camino para alcanzar esos objetivos trimestrales.
- Cada semana, los empleados de nivel inferior pueden reunirse de 60 a 90 minutos para debatir las métricas, señalar cualquier problema que esté impidiendo que se cumplan los objetivos y proponer soluciones a estos problemas.
- Estas reuniones son necesarias para fomentar un lugar de trabajo responsable y transparente. Para que esto ocurra, es necesario que las personas rindan cuentas de sus progresos, o de la falta de ellos, durante estas reuniones.
- Por último, es necesario que haya un ambiente de trabajo responsable y transparente.
- Por último, también debería haber reuniones individuales cada semana, entre un jefe de equipo y un miembro relevante de su personal. Esto es importante para crear una red de apoyo que garantice que todo el mundo va por el buen camino, que no se ignoran los problemas y que los empleados de niveles inferiores saben que la dirección valora sus esfuerzos.
- Es evidente que fijar objetivos y seguir por el buen camino es una parte importante del éxito de cualquier empresa. Pero, ¿cómo decide una empresa qué camino es el adecuado para ella?
- Una forma popular y eficaz de desarrollar la estrategia empresarial perfecta es enviar a los líderes de los equipos a un retiro anual, una especie de búsqueda de la visión corporativa.
- El objetivo de un retiro es ayudar a los líderes de los equipos a desarrollar su visión corporativa.
- El objetivo de un retiro es crear el entorno adecuado para que los líderes establezcan vínculos sólidos y se comprometan a pensar de forma creativa.
- A través de este proceso, puede formarse una visión vívida para la empresa. Se trata de una imagen totalmente formada de cómo debería ser la empresa dentro de tres años.
- Una verdadera visión vívida es cristalina hasta el último detalle. Así que imagina de qué hablará la gente en la tertulia, qué aspecto tendrán los anuncios de la empresa, de dónde procederán tus fuentes de ingresos y qué aspecto tendrán tus clientes.
- La visión vívida de la empresa es la imagen de una empresa.
- Después de imaginar esta visión a tres años, se puede dar marcha atrás al reloj para revelar la visión de la empresa a dos años, luego la visión a un año y, por último, la visión a seis meses. Una vez establecidos éstos, debería revelarse el camino correcto, con todos los objetivos a corto plazo a lo largo del camino.
- Pero recuerda que se trata de una visión a largo plazo.
- Pero recuerda que no se trata sólo de tu visión; todos los participantes en el retiro deben estar de acuerdo. De lo contrario, hay pocas posibilidades de que la visión se haga realidad. El retiro no son unas vacaciones pagadas. Es una de las reuniones más importantes que puedes tener, ya que te brinda la oportunidad de estrechar lazos y alinear tus objetivos con los de los demás líderes de tu empresa.
- El retiro anual no es una reunión de trabajo.
- Los retiros anuales también pueden servir para otros fines, como desarrollar los valores fundamentales de la empresa y nuevos enfoques de las relaciones con los clientes.
- Podrías sugerir a los asistentes que se turnen para compartir las distintas técnicas y estilos de gestión que hayan aprendido en libros y seminarios durante el último año.
- Ten en cuenta que un retiro es un momento para alejarse de las tradicionales sesiones de brainstorming con pizarra y encontrar nuevas formas de pensar aprovechando un entorno relajado.
- No hay forma de evitar el hecho de que las cosas cambian, y eso también se aplica a las reuniones.
- No hay forma de evitar el hecho de que las cosas cambian, y eso también se aplica a las reuniones.
- Debido a la externalización de ciertos trabajos y al aumento del trabajo a distancia, las reuniones virtuales o en línea se están convirtiendo en una forma popular de que los compañeros de trabajo se mantengan conectados. Y siempre que seas consciente de las posibilidades y limitaciones de esta tecnología, no hay razón para que una reunión virtual no sea un paso adelante respecto a la reunión tradicional.
- Para que una reunión virtual sea eficaz, una de las primeras cosas que hay que tener en cuenta es que puede que tengas que hablar de forma distinta a la habitual, sobre todo si la reunión es sólo de audio.
- Por ejemplo, si la gente no puede verte, es importante hacer pausas entre frases de vez en cuando, para que puedan responder. También es conveniente hacer gestos vocales para que los demás sepan que estás participando en la discusión. Un simple "mm-hm" asegurará al orador que su mensaje se está transmitiendo.
- Una de las ventajas de las reuniones en línea son las distintas formas de compartir documentos y hacer presentaciones.
- Atrás quedaron los días en que el correo electrónico era la única forma de compartir notas, archivos adjuntos y sugerencias de cambios. Google ofrece una gran variedad de formas para que los miembros del equipo trabajen y compartan simultáneamente hojas de cálculo, documentos y presentaciones de diapositivas. También puedes hacer un seguimiento de todos los cambios que se realizan y dejar notas adhesivas virtuales para la gente.
- Incluso las reuniones diarias pueden ser más sencillas.
- Incluso las reuniones diarias se pueden realizar a distancia, así que no hay excusa para no estar en contacto con tu equipo.
- El autor conoce al menos a un director general que utiliza su teléfono para asegurarse de que no pasa un día sin que se celebre una reunión de equipo llena de energía.
- Así que, incluso si no eres un director general, no te preocupes.
- Así que, aunque estés fuera de la oficina, puedes utilizar el poder de la tecnología, junto con el poder de una buena reunión, para mantener a tu equipo conectado y motivado.
- El mensaje clave de este libro:
- Es cierto lo que dicen: el tiempo es oro, sobre todo en el mundo empresarial. Así que para asegurarte de que no estás haciendo perder el tiempo a la gente y tirando el dinero, las reuniones deben ser eficaces y eficientes. Celebrar reuniones programadas con regularidad sigue siendo la mejor forma de comunicarse y poner a todo el mundo de acuerdo. Pero eso no es todo - las reuniones también pueden mejorar las habilidades de los empleados, fortalecer los equipos y ayudar a construir los cimientos de los valores y objetivos de tu empresa.
- Consejos Accionables:
- Consejos Accionables:
- Consejos Accionables:
- Consejos Accionables.
- Si un empleado dice que no quiere asistir a una reunión, respétalo.
- Debes fomentar una cultura en la que los empleados tomen la iniciativa de leer el orden del día y decidir por sí mismos si asisten o no a una reunión. Lejos de ser vago, un empleado bien organizado puede darse cuenta de que no puede aportar nada.
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- Sugerencias lectura adicional: Reinventar la organizacióndeFrederic Laloux
- Reinventar las organizaciones analiza por qué las empresas de todo el mundo se están deshaciendo de los jefes, introduciendo jerarquías planas y persiguiendo la finalidad por encima del beneficio. Y, en última instancia, al adoptar un modelo no jerárquico, estas organizaciones prosperan.
