Manténgase en la ofensiva de preguntas y respuestas
Las preguntas y respuestas deberían ser algo más que una idea tardía, dice el consultor de comunicaciones Michael Sheehan. Puede que sea la única parte de su discurso que la gente escucha realmente.
••• ¿Busca consejos sobre creación de discursos? Los estantes de las librerías se quejan con eso. Pero encontrará muy poca ayuda para la parte de su charla que la gente escucha realmente: las preguntas y respuestas. Michael Sheehan, el reconocido consultor de comunicaciones que trabajó con Bill Clinton durante su presidencia, dice que el orador debe tener una estrategia para el segmento de preguntas y respuestas, no debería ser simplemente un idea tardía. Aquí está su consejo (en formato de preguntas y respuestas, por supuesto) para clavar las preguntas y respuestas. ¿Cómo puede ser estratégico en la parte del discurso que está fuera de su control? Se equivoca si cree que puede improvisar. Los directores ejecutivos me dicen: «Estoy muy bien en las preguntas y respuestas; no me siento cómodo con la presentación formal». Se han aferrado a esa idea porque ningún miembro del personal ha estado dispuesto a ser sincero con ellos y decir: «Es muy aburrido». O «Se tardó ocho minutos en hacer un punto de diez segundos». Tiene que prepararse, y de la manera correcta. Los ejecutivos tienden a tener una carpeta de tres anillas con 500 preguntas que pueden hacerse. Se lo llevan a casa y lo estudian como en el Catecismo de Baltimore. Pero el personal que creó esas carpetas rara vez anticipa las preguntas reales de los analistas (si es la audiencia) o la forma en que se plantearán. Eso inevitablemente pone al ejecutivo en una posición defensiva. Está ahí arriba rascándose la cabeza y pensando: «¿Era esa pregunta 177 o más como la pregunta 491?» Mi enfoque es tirar la carpeta y sustituirla por una tarjeta que describa un marco agresivo de tres a cuatro puntos. ¿Es esa una forma de decirle a un orador que permanezca en el mensaje? Es un punto delicado para mí. Junto a «marca», «mensaje» es la palabra más incomprendida en los Estados Unidos corporativos. Los empresarios piensan que su mensaje se expresa en sus declaraciones de misión o valor, todas las cuales suenan igual. (Sospecho que hay una empresa en Ann Arbor que produce en masa estos en tejido de aguja). O piensan que su mensaje es una serie de temas de conversación que se repiten, como una muñeca de la que tira de la cuerda y escucha las mismas declaraciones una y otra vez. Empiezo desarrollando una historia breve y lineal para la propia presentación. Les muestro que es posible resumir incluso _Hamlet_ en un párrafo (sí, se puede hacer). Cuando veo 75 diapositivas de PowerPoint, pregunto: «¿Cuál es la historia?» Inevitablemente, podemos reducir la presentación en un tercio. Entonces podemos elaborar estrategias sobre cómo utilizar las preguntas y respuestas como segundo nivel de comunicación. ¿Cómo aprovecha la mayor atención en las preguntas y respuestas para amplificar, profundizar y ampliar su caso? ¿Qué pasa si sabe lo que el público va a preguntar pero no quiere responder? Manténgase a la ofensiva. Bendito sea todos los abogados, son muy buenas personas, pero no deje que sean sus profesores de oratoria. Lo amonestarán: «No diga esto, no diga esto, y haga lo que haga, no diga _esto_. ¡Ahora, vaya a por ellos!» Mi enfoque es «Diga esto, diga esto y haga lo que haga, diga _esto_.» La energía que muestra envía su propio mensaje. Me llamó la atención la reciente entrevista en red del actual presidente y CEO de Exxon Mobil, Rex Tillerson durante una época de precios de la gasolina por las nubes. Parecía que quería estar allí y explicar las cosas. Bill Gates a menudo irradia una actitud en sus preguntas y respuestas que hace que parezca que piensa: «Oh, eso me recuerda una gran idea que quería compartir». Esa agresión positiva es la mitad de la batalla. ¿Hay una longitud perfecta para una respuesta? No. ¿Perdón? Si todas sus respuestas son demasiado cortas, sonará como una declaración y recibirá preguntas sobre la hostilidad creciente. Hágalos demasiado largos y sonará como un obstruccionismo. Varía su longitud. Entonces puede derrochar en responder a una pregunta con mayor profundidad. ¿Algún consejo para llevar? En pocas palabras: «MENTIRA». «L»: Escuche cada palabra de la pregunta en lugar de responderla antes de que termine la pregunta. «I»: Identifica la oportunidad de responder de manera simple o más profunda o de ampliar a argumentos adyacentes. «E»: Mejore su respuesta con algo memorable, como un ejemplo específico, una analogía, una experiencia personal o una frase colorida.
