Tómese tiempo para el trabajo que importa

Más horas en el día. Es algo que todo el mundo quiere y, sin embargo, es imposible de lograr. Pero, ¿y si pudiera dedicar una cantidad significativa de tiempo —quizás hasta un 20% de su jornada laboral— para centrarse en las responsabilidades que realmente importan?

Hemos dedicado los últimos tres años a estudiar cómo los trabajadores del conocimiento pueden ser más productivos y hemos descubierto que la respuesta es sencilla: eliminar o delegar tareas poco importantes y sustituirlas por otras de valor añadido. Nuestra investigación indica que los trabajadores del conocimiento dedican gran parte de su tiempo (una media del 41%) a actividades discrecionales que ofrecen poca satisfacción personal y que otros pueden realizar de forma competente. Entonces, ¿por qué los siguen haciendo? Porque librarse del trabajo es más fácil decirlo que hacerlo. Instintivamente nos aferramos a las tareas que nos hacen sentir ocupados y, por lo tanto, importantes, mientras que nuestros jefes, que se esfuerzan constantemente por hacer más con menos, acumulan tantas responsabilidades como estamos dispuestos a aceptar.

Sin embargo, creemos que hay una manera de avanzar. Los trabajadores del conocimiento pueden ser más productivos si piensan conscientemente en cómo dedican su tiempo, deciden qué tareas son más importantes para ellos y para sus organizaciones y abandonan o subcontratan de forma creativa el resto. Probamos esta intervención con 15 ejecutivos de diferentes empresas y ellos lograron reducir drásticamente su participación en tareas de poco valor: redujeron el trabajo de escritorio una media de seis horas a la semana y el tiempo de reunión una media de dos horas a la semana. Y los beneficios estaban claros. Por ejemplo, cuando Lotta Laitinen, directora de If, una compañía de seguros escandinava, abandonó las reuniones y las tareas administrativas para dedicar más tiempo a apoyar a su equipo, las ventas de su unidad aumentaron un 5% en las ventas en un período de tres semanas.

Si bien no todos los participantes en nuestro estudio tuvieron tanto éxito, los resultados nos sorprendieron. Con solo pedir a los trabajadores del conocimiento que se replantearan y cambiaran el equilibrio de su trabajo, pudimos ayudarlos a liberar casi una quinta parte de su tiempo (una media de un día completo a la semana) y a centrarse en tareas que merecían la pena con las horas que ahorraban.

Por qué es tan difícil

Los trabajadores del conocimiento representan un verdadero desafío para los directivos. El trabajo que realizan es difícil de observar (ya que gran parte ocurre dentro de sus cabezas) y su calidad suele ser subjetiva. Un gerente puede sospechar que una empleada dedica su tiempo de manera ineficiente, pero le cuesta diagnosticar el problema, y mucho menos encontrar una solución.

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Entrevistamos a 45 trabajadores del conocimiento en 39 empresas de ocho sectores en los Estados Unidos y Europa para ver cómo pasaban sus días. Descubrimos que incluso los artistas más dedicados e impresionantes dedicaban mucho tiempo a actividades tediosas y sin valor añadido, como trabajar de escritorio y «gestionar» en toda la organización (por ejemplo, reuniones con personas de otros departamentos). Son tareas que los propios trabajadores del conocimiento calificaron como que ofrecían poca utilidad personal y poco valor para la empresa.

Hay muchas razones por las que ocurre esto. La mayoría de nosotros nos sentimos enredados en una red de compromisos de los que puede resultar difícil salir: nos preocupa decepcionar a nuestros colegas o empleadores si dejamos de realizar ciertas tareas. «Quiero parecer ocupado y productivo; la empresa valora a los jugadores de equipo», observó un participante. Además, los artículos menos importantes de nuestras listas de tareas pendientes no están del todo exentos de beneficios. Avanzar en cualquier tarea, incluso en una que no sea esencial, aumenta nuestra sensación de compromiso y satisfacción, según han demostrado las investigaciones. Y aunque las reuniones son ampliamente ridiculizadas por considerarlas una pérdida de tiempo, ofrecen oportunidades para socializar y conectar con los compañeros de trabajo. «De hecho, tengo muchas ganas de tener reuniones cara a cara», nos dijo un encuestado. «Una llamada es más eficiente, pero es un medio frío y sin vida».

El trabajo que hacen los trabajadores del conocimiento

Nuestra investigación muestra que el trabajo de escritorio y «gestionar de forma transversal» ocupan dos tercios del tiempo de los trabajadores del conocimiento, de media… …

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Las organizaciones comparten parte de la culpa por una productividad que no es óptima. La reducción de costes ha prevalecido durante la última década y los trabajadores del conocimiento, como la mayoría de los empleados, han tenido que realizar algunas tareas de poco valor, como organizar viajes, que los distraen de un trabajo más importante. A pesar de que la confianza empresarial se está recuperando, muchas empresas dudan en volver a añadir recursos, especialmente los administrativos. Es más, los entornos regulatorios cada vez más complicados y los sistemas de control más estrictos en muchos sectores han contribuido a crear culturas corporativas reacias al riesgo que desalientan a las personas mayores de ceder el trabajo a colegas con menos experiencia. Las consecuencias son predecibles: «Mi equipo no tiene suficiente personal ni cualificación, así que mi agenda es una pesadilla y me obligan a asistir a muchas más reuniones de las que debería», informó un sujeto del estudio. Otro comentó: «Me enfrento a la limitación de la capacidad de trabajo de las personas en las que delego».(más…)