Aproveche al máximo sus vacaciones cuando no pueda desconectarse del todo

Si bien abundan los consejos sobre la importancia de desconectarse por completo durante el tiempo libre que tanto le costó ganar, y para bueno motivo! — ¿qué debe hacer si se encuentra en una situación en la que no puede estar completamente desconectado? Tal vez sea un abogado que se prepara para un gran juicio, un inversor que cierra un acuerdo, un ejecutivo de ventas que cierra el trimestre o alguien más con un plazo crítico e innegociable. Pero usted en serio quiere sentir que tiene un momento refrescante fuera.

No es fácil equilibrar estas prioridades contrapuestas, pero es posible.

Como entrenador de gestión del tiempo, he observado cinco formas comunes en las que la gente sabotea sus planes de viaje de verano al mezclar negocios y placer. Estos son cinco escollos que debe evitar y qué hacer en su lugar.

1. No decirle a la gente que está fuera

Incluso si planea trabajar durante parte de su tiempo fuera, puede quitarse una enorme presión haciendo saber a la gente que está fuera de la oficina. Si viaja en horario laboral, ponga su mensaje de fuera de la oficina mientras esté en tránsito. Haga lo mismo para los días en los que no tenga previsto estar en línea todo el día.

Puede que se sienta tentado a no hacer que la gente sepa que está de viaje con la razón de, Revisaré los mensajes cuando tenga tiempo de inactividad en el aeropuerto antes del despegue o cuando llegue al hotel o después de ir a cenar.

Pero si no hace saber a la gente que está fuera, se pondrá cada vez más tenso cuando se dé cuenta de que, gracias a un atasco, sube al avión justo antes de que se cierren las puertas (oh, y la wifi a bordo no funciona correctamente), o cuando recoger el coche de alquiler tarda mucho más de lo esperado, o cuando el servicio es tan lento en el restaurante que regresa de cenar un par de horas tarde y se siente demasiado agotado como para hacerlo cualquier cosa. En lugar de mantener la calma el día del viaje, murmura palabras para elegir a otros conductores, mira fijamente a la persona del mostrador de servicio cuyo ordenador funciona despacio y se queda un poco corto con el camarero porque tiene la mente acelerada:¿Y si esta clienta cree que la estoy ignorando? ¿Y si mi colega piensa que no respondí porque no me importa y sigue adelante sin mi opinión? ¿Y si este cliente pasa a otra persona porque parezco inaccesible?

En todas estas situaciones, el simple hecho de poner un socorrista fuera de la oficina podría evitar gran parte del estrés y la presión causados por preocuparse por lo que piensan los demás.

2. Escaneo en busca de emergencias

Otra forma de sabotear sus intentos de tener un verdadero tiempo de inactividad es estar atento de forma proactiva a las emergencias laborales. Esto puede llevar a que revise su teléfono de forma compulsiva cuando se supone que está fuera. E incluso cuando no está escaneando activamente su bandeja de entrada en busca de problemas, está pensando si debería estarlo.

Para los días en los que no trabaje todo el día, pida a una persona designada que pueda recoger la mayoría de los artículos y ponerse en contacto con usted en caso de que surja una verdadera emergencia. Prepárelos exactamente cuando quiera que contactemos con usted. Por ejemplo, Póngase siempre en contacto conmigo si recibe algo del cliente para el próximo juicio; de lo contrario, solo póngase en contacto conmigo si se trata de un tema urgente o de alto riesgo. Incluya el nombre y la información de contacto de su persona de contacto en su respuesta automática.

No olvide decírselo cómo quiere que contactemos con usted también. Le recomiendo no usar el correo electrónico u otros canales de mensajería, a menos que sea su hora de trabajo designada, así que pida a su persona de contacto que se ponga en contacto con usted mediante un mensaje de texto o una llamada telefónica si necesita ir a comprobar su bandeja de entrada. De esa manera, no estará de excursión y tropezará con las raíces en un intento de escanear su bandeja de entrada ni se sentirá culpable por mirar fijamente al océano en el horizonte.

La verdadera clave para relajarse es saber que todo va a ir bien hasta que vuelva a participar y que, si no lo es, nos pondremos en contacto con usted al respecto.

3. Comprometerse con horarios de reunión fijos

Eso puede trabajar para organizar reuniones formales si tiene previsto trabajar toda la mañana o un día entero y sabe que tendrá un lugar fijo con acceso a Internet constante. Pero se está preparando para un posible drama si se compromete a momentos específicos a mitad del día o por la noche.

Cuando está de viaje, puede que piense que sabe cómo van a ir las cosas, pero no lo sabe realmente. Un crucero en barco que pensaba que terminaría antes de las 2 de la tarde puede que no atraque hasta las 14:45 horas. — Y ahora se esfuerza por ver si puede asistir a la reunión desde su coche de alquiler. O tal vez pensó que su familia pasaría el día en la piscina del hotel y que no sería problema ir a la habitación para una reunión rápida a mediodía, pero luego deciden que quieren ir a la playa. Ahora se enfrenta a la opción de perderse una cantidad considerable de tiempo en familia un día que tenía la intención de estar libre o tener que reprogramar la reunión.

Siempre que sea posible, mantenga la comunicación basada en mensajes y asincrónica. Si tiene que hacer una llamada, trate de que sea informal, piense Lo llamaré hoy en algún momento en lugar de Lo llamaré a la 1 p. m.

4. Involucrarse en artículos no urgentes

Para tener espacio en su agenda para relajarse, tiene que hacer menos de lo que haría si estuviera en la oficina. Si está de viaje pero sigue trabajando, es tentador responder a una pregunta al azar, ayudar a alguien o participar de otro modo en tareas que no sean urgentes «muy rápido». Pero si quiere sentir que se ha tomado un tiempo libre de verdad, no puede dedicarse a todo lo que haría normalmente en la oficina.

Cuando esté fuera de la oficina y su persona de contacto esté de servicio, tendrá que resistirse al impulso de abrir incluso mensajes que no estén relacionados con sus artículos urgentes e imprescindibles. Si los abre, se sentirá obligado a responder o pensará en su respuesta de segundo plano mientras intenta relajarse y descansar.

5. Dejar su horario de trabajo indefinido

Dejar indefinido su horario de trabajo durante las vacaciones es una de las formas más rápidas de socavar sus intentos de ser productivo y relajado a la vez. Imagínese que un día de su viaje le gustaría dormir un rato y disfrutar de un desayuno tranquilo antes de empezar a trabajar. Pero eso puede significar que no empieza hasta las 22:30 y, cuando termine a las 2 de la tarde, siente que ha perdido un día entero de vacaciones. A pesar de que técnicamente solo trabajó tres horas y media, parecía que era mucho más.

En la medida de lo posible, determine las horas de inicio y finalización de su trabajo con antelación (por su bien y el de los que viajan con usted). Recomiendo anticipar cualquier período de trabajo más largo mientras tenga el impulso de haber salido de la oficina, y luego reducirlo para que sienta que puede relajarse cada vez más durante sus viajes. Por ejemplo, tal vez usted decida el primer día completo de su viaje, trabajará de 12 a 17 horas y saldrá a cenar con sus compañeros de viaje. Luego, durante el resto de los días, revisará cualquier asunto urgente de 8 a. m. a 9:30 de la mañana y estará libre el resto del día, excepto para registrarse rápidamente antes de cenar.

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Aunque trabajar durante las vacaciones no es lo ideal, es posible realizar trabajos críticos y disfrutar de un refrescante tiempo libre. La clave es planificar un poco con antelación, asegurándose de evitar algunos errores comunes que comete la gente al mezclar viajes de negocios y personales.