Los equipos remotos que tienen éxito se comunican en ráfagas

Para los equipos remotos, la comunicación remota es a la vez un desafío y una prioridad, y lo seguirá siendo durante mucho tiempo después de que termine la actual pandemia. Los autores presentan una nueva investigación que sugiere que la comunicación remota es más eficaz cuando los equipos se coordinan para comunicarse en ráfagas rápidas, seguidas de períodos de «tiempo de trabajo intenso» ininterrumpido, cuando intercambian una amplia diversidad de información y cuando alinean sus horarios para comunicarse de forma sincrónica y no asincrónica.

••• Con la pandemia de la COVID-19 en curso, el traslado a un lugar de trabajo en línea se ha generalizado y es muy posible que perdure. Sin embargo, como muchas organizaciones están aprendiendo, gestionar el flujo de comunicación entre los equipos remotos es complicado. Los resultados de nuestras últimas investigaciones nos han llevado a obtener información que puede ayudar. Se centran en los conceptos de ráfaga, diversidad de la información y sincronía fisiológica, cuya atención puede fomentar la creatividad, agilizar los procesos, reducir el estrés de la multitarea y mejorar el rendimiento del equipo. ### **Irrumpiendo** La comunicación humana es naturalmente «ráfaga», ya que implica períodos de mucha actividad seguidos de períodos de poca o ninguna. Nuestro[investigación](https://journals.aom.org/doi/10.5465/amd.2015.0097) sugiere que esas ráfagas de comunicación rápidas, con períodos de silencio más largos en el medio, son el sello distintivo de los equipos exitosos. Esos períodos de silencio son cuando los miembros del equipo suelen formar y desarrollar sus ideas, un trabajo profundo que puede generar los siguientes pasos de un proyecto o la solución a un desafío al que se enfrenta el grupo. Las ráfagas, a su vez, ayudan a concentrar la energía, desarrollar ideas y cerrar cuestiones específicas, lo que permite a los miembros del equipo pasar al siguiente desafío. Para comunicarse de manera rápida, los miembros de un equipo deberían evitar pensar que la comunicación basada en mensajes, como el correo electrónico y los mensajes de texto, es asincrónica, ya que todos se envían mensajes cuando les apetece. En cambio, deberían alinear sus rutinas de trabajo y, a continuación, comunicarse en períodos cortos, de modo que todos puedan responder rápida y atentamente. Ese es el camino hacia un mayor rendimiento. Para facilitar la ráfaga, tiene que encontrar tiempo en el que los miembros del equipo puedan centrarse en el trabajo de las tareas individuales. Esto puede resultar difícil si también gestionan el cuidado de los niños y la educación en casa, o si cuidan a otros miembros de la familia, y puede que no tengan acceso a un espacio de trabajo dedicado. Algunos equipos han conseguido encontrar flexibilidad y horarios comunes muy temprano o tarde en el día. Coordinar esto puede resultar complicado y estresante, pero averiguar cuándo pueden unirse los equipos a rabiar puede ayudar a suavizar los bordes irregulares de nuestras restricciones de trabajo remoto inducidas por la COVID. ¿Cuál es la mejor manera de que los directivos creen entornos que fomenten las ráfagas de actividad? La forma anticuada de hacerlo sería programar bloques de tiempo en los que la gente esté abierta a las reuniones y, luego, hacer una ráfaga de comunicación de ida y vuelta durante esos bloques. La tecnología más reciente puede ayudar a facilitar las oportunidades de sincronizarse con otras personas de forma más orgánica, ya que permiten a las personas señalar si están ocupadas o disponibles en diferentes momentos de la jornada laboral. La tecnología de calendario permite a los colaboradores ver si alguien está en una reunión programada y, por lo tanto, no está disponible. Otras tecnologías permiten rastrear los patrones de actividad en los documentos o sitios web relacionados con el trabajo, lo que puede ayudar a determinar cuándo las personas están disponibles para cualquier interrupción. Este seguimiento puede permitir a las organizaciones identificar buenos momentos para dar un codazo a los miembros del equipo a hacer más ráfagas. Herramientas adicionales, como una nueva llamada [Mingler](http://minglr.info/), en la que nuestro equipo ha trabajado, puede habilitar el videochat ad hoc que no requiere reuniones programadas previamente ni necesidad de enviar invitaciones a Zoom. Las organizaciones también pueden centrarse en definir los horarios de «trabajo intenso» y, después, pueden reservar otras franjas horarias para interacciones intensas. Nuestra investigación ha demostrado que los grupos bien coordinados siguen estos patrones de forma natural y que fomentar esos comportamientos conduce a mejores resultados que imponerlos por obligación. Por ejemplo, si los miembros del equipo reconocen que suelen responder mejor los unos a los otros en determinados momentos, lo mejor es que comiencen a cambiar sus horarios y se centren en el trabajo que comparten en esos momentos para poder ir repitiendo rápidamente las tareas. Los directores y los equipos deberían trabajar para encontrar nuevas formas de dar a conocer esas señales y amplificarlas, de modo que todos los miembros del equipo sepan cuándo hay otros disponibles. En resumen: preocúpese menos por despertar la creatividad y la conexión a través de interacciones al estilo de un enfriador de agua en el mundo físico, y céntrese más en facilitar una comunicación fluida. ### **Menos es más** La diversidad de la información que comunicamos es fundamental para una comunicación eficaz. La diversidad en los equipos también desempeña un papel importante, ya que facilita el intercambio de una mayor diversidad de información, lo que a su vez aumenta el rendimiento del equipo. [Nuestra investigación](https://journals.aom.org/doi/10.5465/amd.2015.0097) sugiere que cada pieza de comunicación se centre en un conjunto pequeño de temas, ya que eso crea más diversidad de información en los mensajes. Los pequeños fragmentos de información ayudan a centrar la mente y a ordenar las comunicaciones. ¿Alguna vez ha intentado gestionar varios correos electrónicos de sus compañeros de equipo que abarcan todo un mundo de temas? En esa situación, es peligrosamente fácil perderse en la búsqueda de información o simplemente distraerse de lo que realmente es el tema más importante del momento. Para optimizar la diversidad de la información, esfuércese por hacer que cada mensaje esté lo más centrado posible. En lugar de enviar un correo electrónico largo que abarque tres temas, por ejemplo, envíe tres correos distintos. Cuanto menor sea el número de ideas incluidas en un mensaje determinado, más fácil será profundizar y mantener un intercambio de ideas sobre cada una de ellas. Dicho todo esto, nuestro trabajo sugiere que hay una compensación entre la diversidad y la ráfaga. La diversidad de la información es lo que más importa si no tiene una comunicación a ráfagas y viceversa. ### **Mejor sincronizado** La sincronía fisiológica también es importante.[Nuestro trabajo](https://dl.acm.org/doi/abs/10.1145/2998181.2998250) sugiere, por ejemplo, que las videoconferencias no siempre son beneficiosas para una comunicación eficaz. Puede parecer contradictorio, pero resulta que las videoconferencias pueden generar disrupción en las señales no verbales que mejoran la colaboración y la inteligencia colectiva. Cuando nos reunimos y trabajamos juntos en persona, la sincronía visual (en particular, la expresión facial) se mezcla con la sincronía vocal, lo que conduce a una comunicación interpersonal armonizada. Así es como la gente sabe cuándo es apropiado hablar sin interrumpir, o cómo entiende un grupo que ha acordado colectivamente una solución. En nuestra investigación sobre la comunicación remota, descubrimos que _no_ tener acceso a señales visuales, como ocurre en las llamadas de solo audio, de hecho aumenta la igualdad en el tiempo de conversación. Esto afecta positivamente a la inteligencia colectiva. Descubrimos que añadir vídeo a estas llamadas reduce la igualdad en el tiempo de uso de la palabra y, por lo tanto, la inteligencia colectiva. En muchos casos, lo que esto significa es que las reuniones remotas con solo audio pueden ser más eficaces. El punto clave de nuestros hallazgos es simple, aunque sorprendente: a menudo es una buena idea priorizar el audio por encima del vídeo. Las conversaciones centradas en las tareas, en particular, suelen ser mejores cuando se llevan a cabo con audio, ya que los participantes se centran simultáneamente en un documento o una pizarra blanca que captura y muestra su trabajo. Sin embargo, es probable que las conversaciones con sutiles matices emocionales sean diferentes. En esas situaciones, las señales visuales pueden resultar muy útiles. Y todavía hay momentos y lugares para interacciones ad hoc en torno al enfriador de agua virtual, siempre que sea posible una conexión de vídeo fluida y fiable. En estos momentos, los equipos pueden sincronizarse mediante la expresión facial y la voz para transmitir cualidades humanas tan fundamentales como la atención y la empatía compartidas. ### **Equipos remotos más inteligentes** Nuestra investigación sobre la comunicación eficaz en los equipos remotos comenzó años antes de la pandemia y la información que surja de nuestro trabajo resultará útil independientemente de cuándo y cómo regresemos a la oficina. Siempre que los equipos estén separados físicamente en los entornos de trabajo, los gerentes deberían trabajar para desarrollar la rapidez, fomentar la diversidad de la información, establecer períodos de trabajo intenso sin interrupciones y adaptar el uso de las tecnologías de audio y vídeo para satisfacer las necesidades de interacciones particulares. Estas prácticas ayudarán a impulsar el rendimiento de los equipos remotos en nuestra nueva normalidad emergente.