Limite el tiempo que dedica al correo electrónico

Muchos de nosotros nos resistimos a la idea de limitar el tiempo total que dedicamos al correo electrónico. En cambio, permitimos que el volumen de correo electrónico que recibimos y el número de mensajes que requieren respuesta determinen cuánto de nuestro día dedicamos al ciclo interminable de enviar y recibir.

Pero dejar que el correo electrónico marque el ritmo y la estructura de su vida laboral solo tiene sentido si responder al correo electrónico es la parte más importante de su trabajo. A menos que trabaje en primera línea del servicio de atención al cliente, probablemente haya muchos otros trabajos que sean más importantes, aunque no parezca tan urgente como el mensaje que acaba de llegar. En cambio, comprometerse con una cantidad mínima y máxima de tiempo que dedicará al correo electrónico le permite centrarse en el trabajo cuando lo necesite y, lo que es igual de importante, aprovechar el tiempo de inactividad real.

La mejor manera de evitar que el correo electrónico desplace al resto de sus prioridades profesionales y personales es fijar un presupuesto de correo: una cantidad de tiempo específica que dedicará al correo electrónico y un plan para aprovechar ese tiempo al máximo. Al igual que un presupuesto financiero, un presupuesto de correo electrónico le ayuda a aprovechar al máximo un recurso limitado, en este caso, su tiempo.

Establecer su presupuesto de correo electrónico

Comience por determinar el tamaño total de su presupuesto de correo electrónico: la cantidad de tiempo que el correo electrónico garantiza en relación con sus demás prioridades y carga de trabajo. Un buen punto de partida es ver cuánto tiempo dedica al correo electrónico ahora, especialmente si suma todos esos registros rápidos por teléfono mientras está en la cola o en el tren de cercanías, o si dedica un par de minutos entre reuniones. Si reasignara una parte de ese tiempo al proyecto incompleto de su escritorio, a la campaña de marketing que está posponiendo o a actividades restaurativas como dormir y hacer ejercicio, ¿mejoraría o disminuiría su eficacia profesional? Utilice esta autoevaluación para determinar la proporción de su jornada laboral que debe dedicarse al correo electrónico.

Asignar su tiempo de correo electrónico

Una vez que haya determinado el tamaño de su presupuesto de correo electrónico, lo dividirá en una serie de registros breves y regulares (10 o 15 minutos como máximo) a lo largo del día, junto con uno o dos períodos prolongados de una hora o más al día. Mantenga su programa de correo electrónico cerrado (¡y las notificaciones del teléfono desactivadas!) fuera del horario habitual de correo electrónico y de las entradas. Utilice un programa para tomar notas o un administrador de tareas para llevar una lista de los correos electrónicos que tiene que enviar, en lugar de empezar a escribir cada correo electrónico a medida que se le ocurre y dejarlo abierto para que termine más adelante.

Utilice los registros breves para leer o responder a los elementos urgentes y, al mismo tiempo, borre inmediatamente todo lo que no necesite ver. Durante sus períodos prolongados de procesamiento del correo electrónico, aborde los mensajes que tarden más en procesarse (en leerse o en dar una respuesta reflexiva) e intente eliminar la acumulación del día, archivando y clasificando lo que queda. Tenga en cuenta que es posible que no lea todos los mensajes en la hora que ha reservado y asigne su atención en consecuencia: no avance cronológicamente por la bandeja de entrada, sino que ataque primero los que parecen ser los mensajes más importantes. Tenga cuidado también de no dejar que su «tiempo de correo electrónico» se dedique a trabajar en un proyecto real: el hecho de que se le haya asignado una tarea por correo electrónico no significa que deba hacerlo en su hora de correo electrónico asignada.

Céntrese en los correos electrónicos que importan

Aprovechará al máximo su limitado tiempo de correo electrónico si lo dedica a leer y responder a los mensajes importantes, en lugar de dedicarse a la lenta tarea de revisar una larga lista de correos entrantes que pueden o no merecer su atención. Eso significa automatizar el proceso de clasificación de los mensajes de manera que refleje las elecciones conscientes y explícitas sobre los tipos de correos electrónicos que leerá y no leerá y cuándo.

Herramientas de gestión del correo electrónico como Caja de arena y Otra bandeja de entrada ofrecen una forma rápida de limitar la cantidad de mensajes entrantes que debe escanear. Sin embargo, tendrá el máximo control sobre lo que llega a su bandeja de entrada si configura su propio conjunto de reglas o filtros de correo. Esta función está disponible en los programas de correo electrónico más populares, como Outlook, Gmail y otros; puede encontrar una guía paso a paso sobre el uso de reglas y filtros en mi último libro electrónico, Trabaje de manera más inteligente: controle su correo electrónico.

Un sistema de clasificación basado en filtros envía los mensajes menos importantes directamente a las carpetas, lo que hace que la bandeja de entrada se pierda por completo. A continuación, podrá revisar esas carpetas con la frecuencia que necesite: a diario para ver tipos de mensajes relativamente importantes o nunca para los mensajes que solo quiera tener a mano para consultarlos más adelante. Por ejemplo, puede dirigir todas las invitaciones del calendario a una carpeta de programación que revise al final de cada día y los boletines del sector a una carpeta que revise una vez a la semana. Lo que queda en su bandeja de entrada principal son solo los mensajes que cumplen con su estándar de correo de lectura obligada ahora, un estándar que debería seguir aumentando hasta que el número de mensajes de su bandeja de entrada se ajuste al presupuesto de correo electrónico que ha fijado.

Mantener la capacidad de respuesta

Fijar un presupuesto de correo electrónico no significa abandonar su compromiso con la capacidad de respuesta del correo electrónico. Solo se centra en los tipos de correo electrónico que llamarán la atención de forma inmediata y en identificar los que no.

Sin embargo, la sola idea de un presupuesto para el correo electrónico tiende a provocar una serie de ansiedades. ¿Y si recibo un mensaje de mi jefe después de haber agotado un día de correo electrónico? ¿Y si trabajo en una organización en la que el mismo día (¿a la misma hora?) ¿el cambio es una expectativa universal? ¿Y si, lo peor de todo, me pierdo un mensaje importante?

La mejor manera de mitigar estos riesgos es con la transparencia. Haga explícito su plan con sus colegas y clientes para que sepan cuándo va a responder y cómo ponerse en contacto con usted entre horas. Por ejemplo, dígales a sus colegas que siempre mira su correo electrónico a primera hora o a la hora de comer, o que tiene dos horas reservadas en su agenda todas las tardes para que pueda centrarse en el correo electrónico de una manera significativa; así sabrán que tienen que enviarle esa nota por correo electrónico antes de las 2 de la tarde si quieren que la revise.

Incluso si comunica su sistema con claridad, vivir dentro del presupuesto del correo electrónico no le va a hacer ganar ningún premio por ser el corresponsal más rápido o diligente de su empresa. ¿Pero es por eso por lo que quiere que se le conozca? Es mejor establecer límites que le permitan ser bueno con el correo electrónico y brillante en el trabajo creativo, intelectual y de liderazgo que, de otro modo, el correo electrónico desplazaría.