Las medianas empresas necesitan un enfoque sistemático del análisis de costes

A medida que las empresas pasen de ser pequeñas a medianas, las comprobaciones manuales ya no bastarán para hacer un seguimiento más amplio de los costes de los productos o servicios individuales. Las empresas en crecimiento necesitan entonces tecnologías como el ERP (planificación de recursos empresariales), el MRP (planificación de los requisitos de material) y el software de gestión de proyectos para mantenerse en el camino correcto (y rentable), examinando qué crea valor y a qué precio, rastreando el flujo de mano de obra y materiales a lo largo del proceso de generación de valor y minimizando los costes del exceso de activos, como el inventario o los activos humanos infrautilizados. Este es un punto de inflexión clave en la transformación digital de las medianas empresas. Así es como uno de ellos llevó a cabo su transformación digital e implementó la tecnología mejorada con éxito.

••• A medida que las empresas pasan de ser pequeñas a medianas, llegan inevitablemente a un punto en el que el análisis sistemático de los costes (un proceso regular y automatizado de evaluación de todos los costes) es fundamental para su supervivencia y crecimiento continuo. Las pequeñas empresas con solo unos pocos servicios o productos pueden comprobarlo manualmente para asegurarse de que entienden sus costes lo suficientemente bien como para ponerles precio y obtener beneficios. Cuando los costes de material y mano de obra son estables y predecibles (como lo fueron durante la mayor parte de la última década), los precios y los costes no son un gran desafío. Pero cuando los productos y servicios proliferan, como ocurre cuando las empresas crecen, las medianas empresas suelen empezar a perder dinero con algunos de ellos y a obtener beneficios con otros, y esto se agrava en entornos de mercado impredecibles. Esto genera un beneficio medio subóptimo. Peor aún, si esos servicios y productos rentables están sobrevalorados, la empresa también perderá ventas poco a poco, lo que hará que su combinación de ingresos caiga aún más en el lado equivocado del libro mayor. En ese momento, las comprobaciones manuales ya no bastarán para rastrear una gama más amplia de costes hasta los productos o servicios individuales. Las medianas empresas necesitan entonces tecnologías como el ERP (planificación de recursos empresariales), el MRP (planificación de los requisitos de material) y el software de gestión de proyectos para mantenerse en el camino correcto (y rentable), examinando qué crea valor y a qué precio, rastreando el flujo de mano de obra y materiales a lo largo del proceso de generación de valor y minimizando los costes del exceso de activos, como el inventario o los activos humanos infrautilizados. Este es un punto de inflexión clave en la transformación digital de las medianas empresas. No basta con tener un ERP básico centrado en la contabilidad, ya que deja muchas actividades sin medir ni gestionar, y otras actividades siguen utilizando procesos basados en papel con informes lentos y periódicos, en el mejor de los casos. Las tecnologías de análisis y seguimiento como estas no son solo para empresas de fabricación. A medida que aumentan los volúmenes de trabajo en cualquier empresa mediana en crecimiento (desde la fontanería hasta la consultoría, pasando por los despachos de abogados, pasando por minoristas y distribuidores), la complejidad de hacer un seguimiento de los costes reales de los productos y servicios aumenta exponencialmente. Así es como una empresa mediana llevó a cabo su transformación digital e implementó la tecnología mejorada con éxito. ## Crecer de pequeñas a medianas [Precisión Elcon](https://www.elconprecision.com/), con sede en San José (California) y fundada en 1967, produce componentes y conjuntos de precisión para las industrias aeroespacial, de defensa y médica. Se especializa en el grabado fotoquímico, el ensamblaje de piezas soldadas y la metalización de cerámica. Se convirtió en una empresa mediana hace décadas y ha rondado entre 50 y 100 empleados a lo largo de los años. En 2015, mientras actualizaba su software ERP, Elcon se enteró de que sus beneficios por producto no eran los que había supuesto. Estaban demasiado bajos, y una división, Ceramics, parecía que estaba perdiendo dinero a toda costa y quizás debería cerrarse. Tim Dyer, presidente de Elcon desde 2017, afirma: «Puede que ya hayamos quebrado, así de mal fue». Los procesos de fabricación de Elcon son muy complejos. Vende unos 5000 componentes acabados fabricados a partir de 10 000 piezas y subconjuntos. Elcon tiene costes laborales directos sustanciales y costes de componentes móviles, incluidos metales raros y caros, como el oro y el molibdeno. Como única fuente de muchos de sus productos, la empresa no puede confiar en la fijación de precios de mercado y su equipo relativamente pequeño nunca podría utilizar las hojas de cálculo de forma eficaz para analizar los costes totales de producción y fijar los precios. Había demasiados productos y componentes de costes, y Elcon no podía calcular sus costes laborales producto por producto. «Sin un ERP para toda la organización con funciones de MRP», afirma Dyer, «nos era imposible seguir siendo rentables debido a la gran diversidad de componentes y conjuntos que vendemos. No creo que nadie lo hubiera hecho sin esta tecnología». ## La transformación digital en la mediana empresa Las medianas empresas casi nunca comienzan de cero. Tienen un conjunto de sistemas de TI que les funcionaban cuando empezaron. Elcon, como muchas otras empresas más pequeñas, comenzó con QuickBooks. En 2011, era obvio que la empresa lo había superado y, con la esperanza de captar mejor los costes de su división de cerámica, pasó al MAS 90, un paquete de contabilidad de Sage. Pero en 2015, ese software ya no era compatible, lo que obligó a la empresa a actualizarse a Sage 100. Para entonces, Elcon sabía que tendría que integrar todas sus operaciones en un sistema conectado. Eso es lo que se suele llamar «transformación digital». La transformación digital de una empresa mediana lleva años. Y debería. Intentar reducirlo en un plazo demasiado ajustado a menudo resulta contraproducente, ya sea que tarde más de lo previsto, arruine la moral o termine en un fracaso de implementación competitiva. Y una vez que el núcleo del ERP esté en funcionamiento, la empresa debe crear una hoja de ruta en la que se expongan los problemas que se pretende abordar con la implementación y se identifique los que será importante tener en marcha para los siguientes proyectos de TI. Dyer recuerda: La división de cerámica tenía márgenes brutos cuestionables. Empezamos la integración con tiempos manuscritos en los viajeros [formularios en papel adjuntos a los productos a medida que se mueven por el ensamblaje] para ingresarlos en Sage y calcular el margen bruto. Estábamos analizando la rentabilidad de Ceramics, pero siempre supusimos que la división de Metales era rentable, así que nadie se centró en ella. Resultó que también había mucho que aprender por el lado de los metales; no era rentable de manera uniforme. Elcon terminó su actualización a Sage 100 a finales de 2015, integró su sistema de gestión de calidad a principios de 2016 y, hacia finales de ese año, incorporó los sistemas de escaneo de códigos de barras para órdenes de trabajo. Elcon adquirió una empresa en 2016 y una división de Jennings Radio en 2018, las integró en su ERP/MRP e implementó una base de datos SQL. Todo esto preparó las bases para 2020: un nuevo CRM para ofrecer flexibilidad de ventas con un módulo especial de cotización de precios que creó a los viajeros con códigos de barras. También hicieron una medida de eficiencia: un módulo de inventario de códigos de barras que eliminó la búsqueda del tesoro del inventario de fin de año. El recuento del inventario de diciembre de 2020 tardó una persona un día en completarse, frente a cinco días y cinco personas en años anteriores. ## El cambio Como único proveedor de muchos de sus productos, Elcon comparte sus datos de costes para justificar las subidas de precios. El análisis sistemático de costes impulsa ese proceso. La división de cerámica de Elcon era el único proveedor estadounidense de un componente militar estratégico. Sus clientes le pidieron a Elcon que les dijera el precio que necesitaban para mantener la producción. Elcon utilizó su nuevo sistema para demostrar que necesitaba cuadruplicar el precio de ese componente. Para sorpresa de Elcon, sus clientes estuvieron de acuerdo y la división de cerámica, lejos de estar cerrada, ahora es rentable. Con sus tecnologías de análisis de costes sistemáticos, «ahora podemos calcular y verificar con precisión el margen bruto de cada producto que vendemos», afirma Dyer. «Con ese conocimiento, podemos tomar decisiones inteligentes sobre dónde destinar los gastos de capital a mejorar la eficiencia y el rendimiento». La inversión de Elcon en tecnología ha funcionado. Tras un lento año de ventas en 2017, 2018 empezó a dar los frutos de su trabajo. Los márgenes brutos y netos estaban aumentando y los libros de las empresas lo reflejaban. Un grupo de productos, la metalización cerámica, que representa el 20% de las ventas de Elcon, vio aumentar el margen bruto un 50% entre 2017 y 2020. La ganancia se debió a la negociación de reducciones de precios en la cadena de suministro, la sustitución de dos personas por un robot de ensamblaje, la no aceptación de pedidos con márgenes brutos bajos, la mejora de los rendimientos, la reducción de los costes de control de calidad, la creación de un horno más eficiente y la implementación de otras mejoras en los procesos de Six Sigma. Uno de los dos empleados sustituyó a un jubilado y al otro lo volvieron a capacitar para trabajar en otro departamento. Los aumentos de precios desempeñaron un papel importante en la subida anual constante de la gama alta de Elcon, un 40% más en 2020 en comparación con 2016. El beneficio neto creció cada año a partir de 2018. Para 2020, había subido 2,56 veces desde los niveles inaceptablemente bajos de 2016. Convertirse en una empresa basada en los datos es una tarea ardua para una empresa mediana. Es fácil para los altos directivos aceptar los sistemas actuales como bastante buenos, especialmente si la empresa obtiene buenos resultados generales con ellos. Pero las ganancias se ganan o se pierden centavo a centavo. Mantener los sistemas de TI modernos y totalmente capaces de gestionar los costes es fundamental para mantener la competitividad y la rentabilidad. La mejora continua es el enfoque correcto. El viaje continúa para Elcon. Los próximos pasos para 2021 incluyen encontrar un módulo de mantenimiento compatible con Sage 100 y un módulo de CRM/ventas personalizado para los conjuntos de componentes espaciales. La empresa ha empezado a prepararse para implementar un sistema de planificación de la demanda en 2022. ## Cómo prepararse y ejecutar la transformación digital en una empresa mediana Cambiar un sistema de contabilidad base puede pasar de varios cientos de miles de dólares a millones después de tener en cuenta las licencias, la implementación, la formación y la pérdida de productividad durante el cambio. Elegir el ERP adecuado es crucial, ya que muchos procesos y sistemas se superpondrán a esa base y hacer cambios más adelante o reemplazar los sistemas ERP es arriesgado y caro. Destacado por el éxito de Elcon y basándonos en nuestra experiencia, las principales consideraciones a la hora de elegir un ERP incluyen: - **La capacidad del software ERP de crecer con su empresa.** ¿En qué se diferenciarán sus necesidades cuando su empresa duplique o triplique su tamaño actual? - **La viabilidad a largo plazo de la empresa que creó el ERP.** Las pequeñas empresas de software pueden atender muy bien a sectores especializados, pero un proveedor de software debería ser viable y tener capacidad de respuesta durante los próximos 15 años. Asegúrese de que actualicen el software con regularidad y de que su ruta de actualización sea fluida. - **Los gastos generales de gestión del ERP.** Las grandes empresas como SAP existirán durante mucho tiempo, permiten la expansión y son muy versátiles. Sin embargo, estos sistemas suelen ser costosos de gestionar y mantener y pueden resultar exagerados para muchas empresas medianas. - **La disponibilidad de módulos prediseñados que funcionarán para sus empresas.** No cabe duda de que necesitará CRM, programas de gestión de proyectos, códigos de barras, MRP y más. - **La facilidad de integración con un software externo.** Pueden ser sistemas de proveedores o clientes u otros sistemas de software que decida utilizar internamente. - **La fortaleza de su revendedor de valor añadido (VAR).** Esa es la empresa que vende, instala y personaliza el software. Los VAR prometen mucho; asegúrese de que pueden cumplir esas promesas. - **El contrato con el VAR.** Debería incluir incentivos que lo alienten a cumplir con lo previsto. A un nivel alto, la hoja de ruta de la transformación debería esperar al menos cinco años, ya que la selección del software suele estar influenciada por las capacidades que la empresa necesitará en el futuro. Sin embargo, para la implementación es fundamental disponer de una hoja de ruta a corto plazo que detalle los planes con uno o dos años de antelación. El enfoque gradual es crucial porque: - Las medianas empresas necesitan amortizar los costes de implementar los cambios de TI. Tomarlo en pequeños fragmentos produce resultados rápidamente, lo que aumenta la eficiencia o la eficacia en un área de la empresa y ayuda a justificar nuevas inversiones en TI. La mayoría de las empresas no pueden permitirse una transformación a lo grande. - Incluso los cambios pequeños en el sistema de TI son complejos y abordarlos en pequeños fragmentos reduce el riesgo de fracaso. - El personal de TI, ya sea interno o subcontratado, suele tener recursos limitados. Una serie de proyectos más pequeños permiten a un equipo más pequeño ser más ágil y progresar de manera constante. - Las necesidades de la empresa cambian a menudo a medida que se transforma digitalmente. La mayoría de las empresas medianas no pueden ver exactamente lo que necesitan sin haber experimentado algunos de los cambios que traen consigo los nuevos sistemas. La interacción entre el aprendizaje de los sistemas basados en datos y el diseño del próximo sistema es fundamental. - Los empleados que trabajarán con las nuevas tecnologías tienen un tiempo limitado para dedicarlo a aprender a usarlas. Tienen trabajos diurnos. Cambiar demasiado y demasiado rápido puede afectar a los niveles de servicio y a las actividades generadoras de ingresos. Es más, cualquier tipo de cambio es incómodo y debe gestionarse, lo que consume tiempo y recursos. El cambio tecnológico debe ocupar su lugar junto con todos los demás tipos de cambios, como nuevos productos, adquisiciones, nuevos servicios, nuevas contrataciones, expansión geográfica, cambios en las tendencias del mercado y más. Crear la capacidad de respaldar el análisis sistemático de costes no es fácil para las medianas empresas. Pero si se hace bien, puede convertirse en la base de la gestión de los márgenes brutos de las empresas de productos y servicios.