Las habilidades de trabajo virtual que necesita, incluso si nunca trabaja de forma remota

A menudo pensamos en el «trabajo virtual» como trabajar con alguien que se encuentra fuera de una oficina o en otra ciudad o país. Pero el trabajo virtual también abarca la forma en que recurrimos a la tecnología para hacer negocios con colegas cercanos, a veces en el mismo edificio o campus. Las investigaciones de entrevistas y encuestas revelan que las personas tienden a subestimar significativamente la proporción de su trabajo que es virtual, en gran parte porque creen que el trabajo virtual se realiza fuera de la oficina. Pero es importante que reconozcamos el verdadero alcance del trabajo virtual, porque el trabajo virtual exitoso exige un conjunto de habilidades y comportamientos sociales e interpersonales diferentes a los del trabajo presencial. Los trabajadores necesitan «inteligencia virtual», un conjunto de habilidades y comportamientos que abarque 1) establecer «reglas de participación» para las interacciones virtuales y 2) generar y mantener la confianza. Estos conjuntos de habilidades son relevantes para todas las personas que realizan trabajos virtuales, incluidos los compañeros de trabajo de la misma oficina que interactúan de forma virtual.

••• Mantener relaciones sólidas y productivas con los clientes y los compañeros de trabajo puede ser un desafío cuando nunca ve a la persona con la que trabaja. Sin embargo, es común tener relaciones laborales continuas, a veces que duran años, con personas que nunca ha conocido en persona. A menudo pensamos en el «trabajo virtual» como trabajar con alguien que se encuentra fuera de una oficina o en otra ciudad o país. Este tipo de trabajo va en aumento: un[Informe de Gallup de 2017](https://www.gallup.com/workplace/238085/state-american-workplace-report-2017.aspx) descubrió que el 43% de los empleados estadounidenses trabajan de forma remota; en[otra encuesta](http://cdn.culturewizard.com/PDF/Trends_in_VT_Report_4-17-2016.pdf), El 48% de los encuestados informó que la mayoría de su trabajo en equipo virtual involucraba a miembros de otras culturas. Sin embargo, el trabajo virtual también abarca la forma en que recurrimos a la tecnología para hacer negocios con _cerca_ colegas, a veces en el mismo edificio o campus. En una gran empresa de productos de consumo en la que hemos estado realizando una investigación, una directora de recursos humanos relató los cambios que observó en los empleados ubicados en dos edificios a pocos kilómetros de distancia. «Hace diez años, conducíamos de un edificio a otro para encontrarnos, pero hoy en día casi nunca lo hacemos; las reuniones se llevan a cabo por videoconferencia y todo lo demás se gestiona por correo electrónico y mensaje instantáneo». En nuestra investigación de entrevistas y encuestas, descubrimos que las personas tienden a subestimar significativamente la proporción de su trabajo que es virtual, en gran parte porque creen que el trabajo virtual se realiza fuera de la oficina. Pero es importante que reconozcamos el verdadero alcance del trabajo virtual, porque el trabajo virtual exitoso exige un conjunto de habilidades y comportamientos sociales e interpersonales diferentes a los del trabajo presencial. Las investigaciones indican constantemente que las habilidades laborales virtuales, como la capacidad de gestionar de forma proactiva las interacciones basadas en los medios de comunicación, establecer normas de comunicación, establecer una relación social con los colegas y demostrar cooperación,[aumentar la confianza dentro de los equipos](http://journals.sagepub.com/doi/abs/10.1177/0149206314559946) y[aumentar el rendimiento](https://na01.safelinks.protection.outlook.com/?url=https%3A%2F%2Fpubsonline.informs.org%2Fdoi%2Fabs%2F10.1287%2Forsc.12.3.346.10098&data=02%7C01%7Cb.larson%40northeastern.edu%7C56cdb9ee59314373018b08d62576fcf0%7Ca8eec281aaa34daeac9b9a398b9215e7%7C0%7C0%7C636737590336558366&sdata=SZIoe8qI6DSBhnC8Eht3QbqJRn9ixs40VJK44PW0IeQ%3D&reserved=0). Nuestras encuestas indican que solo alrededor del 30% de las empresas capacitan a los empleados en habilidades de trabajo virtuales, pero cuando lo hacen, es más probable que la formación se centre en las habilidades de software y las políticas de la empresa que en las habilidades sociales e interpersonales. Nuestros hallazgos son similares a los de un [Encuesta de 2006 a líderes de recursos humanos](https://onlinelibrary.wiley.com/doi/pdf/10.1002/hrm.20106) sobre la formación de equipos virtuales, lo que sugiere que, si bien la tecnología y el propio trabajo virtual han avanzado drásticamente en los últimos años, nuestra preparación para trabajar de forma virtual no lo ha hecho. [Nuestra reseña reciente](https://journals.aom.org/doi/abs/10.5465/amp.2014.0120) de 30 años de trabajo virtual, una investigación muestra que los trabajadores más eficaces utilizan un conjunto de estrategias y comportamientos que denominamos «inteligencia virtual». Algunas personas tienden a ser más expertas en trabajar virtualmente por naturaleza que otras; sin embargo, todo el mundo puede aumentar su inteligencia virtual. Dos conjuntos de habilidades específicas que contribuyen a la inteligencia virtual son 1) establecer «reglas de participación» para las interacciones virtuales y 2) generar y mantener la confianza. Estos conjuntos de habilidades son relevantes para todas las personas que realizan trabajos virtuales, incluidos los compañeros de trabajo de la misma oficina que interactúan de forma virtual. ### Establecer «reglas de combate» Cuando se trabaja con alguien cara a cara, lo más probable es que las «reglas de compromiso» para su trabajo en equipo evolucionen de forma natural, a medida que aprenda cuáles son las mejores horas del día para conectarse, dónde celebrar reuniones productivas y cuál es el formato de reunión más eficaz. Sin embargo, en el trabajo virtual, estas «reglas de contratación» suelen requerir una conversación dedicada. Como mínimo, los colegas virtuales deberían analizar las siguientes reglas en torno a: - _Tecnología de la comunicación._ Cuando sepa que va a trabajar virtualmente con alguien de forma habitual, inicie una conversación breve sobre la tecnología disponible y se ponga de acuerdo sobre la mejor forma de comunicación (por ejemplo, «Enviaremos correos electrónicos para asuntos simples y no urgentes, pero usaremos Skype cuando haya algo complejo que requiera que compartamos pantallas. Los mensajes de texto están bien si necesitamos ponernos en contacto con nosotros con urgencia, pero no debemos usarlos en el día a día».) - _Los mejores momentos para conectarse_. Podría preguntarle a su compañero de trabajo virtual: «¿En qué momentos del día suelen ser mejores para llamar o enviar mensajes de texto? ¿Hay días de la semana (o del mes) en concreto que deba evitar?» Establecer esta regla al principio de una relación laboral virtual establece el respeto por el tiempo del otro y ahorra tiempo, al evitar intentos de contacto infructuosos. - _La mejor manera de compartir información._ Si colabora en documentos u otros archivos electrónicos, establezca un proceso para garantizar que no elimina las actualizaciones ni crea versiones contradictorias sin darse cuenta. Los servicios de uso compartido de archivos, como Dropbox, pueden ayudar a supervisar las revisiones de los documentos de propiedad conjunta (a menudo denominado «control de versiones»), pero aun así es aconsejable establecer un protocolo sencillo para evitar la pérdida o la duplicación del trabajo. ### Generar y mantener la confianza Dos tipos de confianza importan en el trabajo virtual: la confianza relacional (la confianza en que su colega vela por sus intereses) y la confianza basada en las competencias (la confianza en que su colega es capaz y confiable). _Para generar confianza relacional:_ - Incorpore un elemento social a la relación laboral virtual. Algunas personas lo hacen iniciando conversaciones con preguntas no relacionadas con el trabajo, como «¿Cómo van las cosas en su lugar?» o «¿Qué tal su fin de semana?» Evite hacer preguntas demasiado personales y no abrume a su colega con detalles extensos de su vida. Manténgalo simple y sincero y la conversación se desarrollará de forma natural con el tiempo. - Deje que su entusiasmo y personalidad se muestren en sus comunicaciones virtuales. Sea profesional, pero intente añadir un poco de su propia «voz» para que su colega virtual se haga una idea de quién es usted, tal como lo haría en una reunión cara a cara. _Para generar confianza basada en las competencias:_ - Comparta sus antecedentes y experiencias relevantes e indique cómo le ayudarán a apoyar el proyecto actual. Por ejemplo, en un proyecto de desarrollo de nuevos productos, podría decir: «Tengo muchas ganas de contribuir al análisis de mercado, ya que se centra en un mercado que investigué el año pasado para otro proyecto». - Tome la iniciativa de completar las tareas siempre que sea posible y comunique que lo hace con correos electrónicos de actualizaciones periódicas. Hacer esto demuestra el compromiso con la tarea compartida. - Responda al correo electrónico de forma rápida y adecuada. Nos arriesgamos a que esto sea obvio, pero muchas relaciones laborales virtuales fracasan debido a una comunicación por correo electrónico incoherente. El silencio destruye rápidamente la confianza en un colega virtual. Le recomendamos responder a los correos electrónicos que no sean urgentes en el plazo de un día hábil (antes si es urgente). Si necesita más tiempo, envíe una confirmación rápida del correo electrónico para que su colega sepa cuándo responderá. A medida que el uso de la tecnología para todos los tipos de comunicación se ha hecho omnipresente, la necesidad de habilidades laborales virtuales ya no se limita a los teletrabajadores y los equipos globales, sino que ahora se extiende a aquellos de nosotros cuyo trabajo nunca nos saca de la oficina. Hacer un esfuerzo concertado para desarrollar estas habilidades mediante el establecimiento de reglas de participación y el fomento de la confianza desde el principio puede resultar incómodo, especialmente para las personas que son nuevas en la idea del trabajo virtual. La mayoría de nosotros estamos acostumbrados a dejar que estas dinámicas evolucionen de forma natural en las relaciones cara a cara, con poca o ninguna discusión. Sin embargo, los trabajadores con una inteligencia virtual superior saben que es poco probable que estas habilidades se desarrollen sin una atención explícita y que hacer una inversión a corto plazo en el desarrollo de la relación virtual generará beneficios a largo plazo.