La mala escritura está destruyendo la productividad de su empresa

Una fuente oculta de fricción está ralentizando su empresa. Tus trabajadores son cómplices de ello. También lo es su gerencia. Y está volviendo locos a todos.

Es mala escritura de negocios.

Encuesté a 547 empresarios en los tres primeros meses de este año. Miré específicamente a las personas que escriben al menos dos horas por semana además del correo electrónico. Me dijeron que pasan un promedio de 25,5 horas por semana leyendo para el trabajo. (Aproximadamente un tercio de eso es correo electrónico.)

Y el 81% de ellos están de acuerdo en que el material mal escrito pierde gran parte de su tiempo. La mayoría dice que lo que leen es frecuentemente ineficaz porque es demasiado largo, mal organizado, poco claro, lleno de jerga e impreciso.

Los empleados de nivel de entrada reciben poca capacitación en cómo escribir de una manera breve, clara e incisiva. En su lugar, están inmersos en correos electrónicos de primer borrador de sus gerentes, informes mal editados y manuales de empleados llenos de jerga. Sus propios hábitos de escritura flácida encajan perfectamente. Y toda la organización se ahoga en un blather drenador de productividad.

Considere:

La escritura vaga diluye el liderazgo. Yahoo ha sufrido un enfoque de gestión de dithering durante una década. Ahora la CEO Marissa Mayer ha accedido a venderla a Verizon. Aquí hay un pasaje de su reciente correo electrónico al personal en esa ocasión: «... nuestra increíblemente leal y dedicada base de empleados ha estado a la altura de todos los desafíos a lo largo del camino... Los equipos aquí no solo han construido productos y tecnologías increíbles, sino que han convertido a Yahoo en una de las empresas más icónicas y universalmente apreciadas del mundo... Estoy increíblemente orgulloso de todo que hemos logrado, y estoy increíblemente orgulloso de nuestro equipo. Amo a Yahoo, y creo en todos ustedes».

Son cuatro usos de «increíble» o «increíblemente» en un solo párrafo. Toda esa porrista se lee como una mala dirección. Va a ser un reto para Yahoo seguir teniendo éxito como parte de Verizon, y un lenguaje feliz y vacío ciertamente no inspirará a los trabajadores que aún no han renunciado. (El resto del correo electrónico es igualmente vago).

Contraste esto con la forma en que Tim Cook de Apple se comunica, como en su defensa clara y libre de jerga de la decisión de la compañía de no descifrar el cifrado en el iPhone de un terrorista.

El liderazgo claro, expresado por escrito, crea alineación y aumenta la productividad. Por ejemplo, al escribir correo electrónico, los gerentes del CEO en abajo deben dar un ejemplo comunicando exactamente lo que quieren, claramente, en la línea de asunto o título y las dos primeras frases de todo lo que escriben. Los trabajadores que lo leen simplemente saltarán a los hechos clave de todos modos, así que pierdan el relleno y no pierdan su tiempo.

Haz esto bien, y tendrás una reputación de verdad. Sus trabajadores no perderán el tiempo en la Kremlinología de leer sus intenciones; se pondrán a trabajar en el logro de los objetivos que usted estableció para ellos.

La claridad en el marketing les dice a los clientes —y a los trabajadores— que pueden confiar en usted.¿Cómo se comunican sus vendedores y personas de RR.PP.? ¿Sacan comunicados de prensa llenos de jerga de la industria y superlativos sin sentido?

Cuando la claridad y la verdad son valores fundamentales para los vendedores, pueden pasar tiempo anunciando lo que funciona, en lugar de ocultar lo que no. Google escribe sobre cómo trata a los clientes:

Concéntrese en el usuario y todo lo demás seguirá.

Desde el principio, nos hemos centrado en proporcionar la mejor experiencia de usuario posible. Ya sea que estamos diseñando un nuevo navegador de Internet o un nuevo ajuste en el aspecto de la página de inicio, nos aseguramos de que en última instancia le servirán, en lugar de nuestro propio objetivo interno o resultado final.

Cada cliente puede entender eso, y suena cierto. También inspira a los trabajadores. Así que los vendedores y el resto de la empresa pueden avanzar de una manera unida y productiva.

La escritura borrosa permite el pensamiento difuso. La escritura clara utiliza frases de voz activa bien organizadas para explicar lo que está sucediendo, lo que debería suceder y lo que la gente necesita hacer. Por el contrario, el lenguaje inexacto y pasivo refleja lagunas en el pensamiento.

Un gran ejemplo es el reportan que el Instituto UMass Donahue publicado sobre la economía de la celebración de los Juegos Olímpicos 2024 en Boston. Su análisis de voz pasiva ocultaba quién era responsable de partes importantes de la oferta, con frases como estas:

Se trata de cuestiones que habrá que vigilar de cerca a fin de garantizar que el sector público esté protegido frente a amplios compromisos financieros.

Hasta la fecha, el uso de seguros para proteger a una ciudad anfitriona de sobrecostos no se ha utilizado ampliamente.

Se plantearon preguntas como quién supervisaría los gastos y quién aseguraría un seguro hipotético sobre la oferta. Al final, estas incertidumbres hicieron que los ciudadanos y líderes políticos de Boston rechazar una oferta olímpica.

Requerir un lenguaje claro, directo y activo tiene dos beneficios. Obliga a los escritores a pensar en lo que realmente significan y los argumentos que pueden usar para apoyarlo. Y hace que la gente inteligente se destaque. Si usted premia la claridad, los pensadores claros se elevarán a la cima.

Una cultura de escritura clara hace que los gerentes sean más productivos. Significa que el material que termina en su escritorio será más claro también. Los directivos superiores pueden perder el tiempo arraigando a través de la escritura borrosa de sus subordinados, o pueden gastar esfuerzo cambiando la cultura a una que premia brevedad, claridad y franqueza. Eso vale la pena el esfuerzo, porque significa que todos los miembros de la organización, especialmente la gerencia, terminarán siendo más productivos.

Es hora de limpiar toda la basura de sus bandejas de entrada y hacer que esas 25,5 horas por semana sean más eficientes. Es hora de comprometerse con una cultura de claridad. Podría marcar una gran diferencia en la fluidez de su negocio, y podría hacer que su día sea mucho menos molesto.

— Escrito por Josh Bernoff