La forma correcta de traerle un problema a tu jefe

¿Su proyecto superó el presupuesto en 10.000 dólares? ¿Un rival le caca a tu artista estrella? ¿Tu competidor te ganó al mercado con un nuevo producto? A ninguno de nosotros nos gusta transmitir un mensaje difícil, pero cuando se hace correctamente, puede ser una forma valiosa de construir una relación de confianza con tu jefe.

Sabes que nunca debes traerle un problema a tu jefe sin una solución propuesta. Pero a menudo nos olvidamos de enmarcar la situación de manera que nos ayude a obtener los recursos o la aprobación necesarios para comenzar a avanzar hacia una solución.

Aquí hay cinco pasos que debes seguir la próxima vez que necesites dar malas noticias.

1. Describe el problema. Proporciona una visión general del problema y muestra el impacto específico que tiene en tu trabajo y en los objetivos de la empresa.

«Stu, tenemos un problema moral en nuestro equipo técnico. Nuestra reciente encuesta a empleados muestra que el 40% de nuestro personal en Atlanta no considera que su trabajo sea gratificante ni desafiante. Si no abordamos esto, podríamos perder a algunos de nuestros mejores talentos. No podemos permitirnos eso en ningún momento, pero especialmente ahora cuando intentamos lanzar el nuevo sistema para el primer trimestre. Tengo algunas ideas que me gustaría probar, con tu ayuda y la cooperación de RRHH. Creo que con el enfoque correcto podemos mantener al equipo centrado en alcanzar el objetivo del primer trimestre».

2. Identifica tu solución o enfoque. Explica cómo has intentado resolver el problema y qué has aprendido de esos intentos. Recomienda un enfoque específico, junto con alternativas, para proporcionar opciones a tu manager. Defina claramente cada opción posible, abordando los pros y los contras y los posibles riesgos o barreras. Explica la lógica que hay detrás de tu enfoque recomendado. Quieres que tu manager sepa que has considerado varios resultados posibles.

«Parece que tendríamos que añadir dos gerentes más al proyecto para satisfacer la última ronda de solicitudes del cliente. Cuando le mencioné esto a Sarah durante nuestra conferencia telefónica, ella no respondió. Me gustaría ir a Cincinnati y reunirme con ella para discutir cómo podríamos renegociar el contrato. Creo que verla cara a cara hará una gran diferencia. Además, si lo hago semana tras semana, acabaremos de entregar la segunda fase del proyecto y es probable que esté satisfecha. Por supuesto, podríamos tomar la línea dura y decir que no a sus peticiones y luego ver con qué regresan. Pero me temo que pondríamos en riesgo nuestra futura relación. También podríamos expandir el equipo y hacer el trabajo y verlo como una inversión de marketing. Probablemente ganaríamos las buenas gracias de Sarah y, como saben, está bien conectada con muchas empresas de nuestro grupo objetivo. Pero puede ser más riesgo financiero del que estamos dispuestos a asumir ahora mismo».

3. Explicar las implicaciones. Considera el impacto que la solución propuesta tendrá en ti mismo y en los demás, incluido tu gerente. Sea explícito acerca de cómo su idea tendrá efectos de gran alcance en los objetivos de la organización.

«Si implementamos un proceso formal para hacer un seguimiento de todos los clientes potenciales de ventas, puedo hacer un mejor trabajo al conectar los puntos entre los vicepresidente que se reúnen con clientes potenciales. Como saben, el enfoque actual funcionó bien cuando solo teníamos dos vicepresidente haciendo las llamadas, pero ahora tenemos más de 20. Esto aumentará ligeramente su carga de trabajo, pero les resultará más claro cómo compartir la información de los clientes potenciales. También le dará a los altos directivos una mejor visión del oleoducto. No llevará una semana reunir nuestros informes de desarrollo de ventas, lo que significa que puedes responder mejor a las solicitudes de arriba».

4. Discuta los beneficios. Enfoca tu conversación en ejemplos concretos de los beneficios de tu idea. Las características específicas de la solución, o cómo se implementará, son menos importantes en esta etapa. Si ha probado su enfoque a pequeña escala con buenos resultados, comparta esa información.

«Entregar el producto en un contenedor más pequeño en el mercado latinoamericano ampliará nuestra base de clientes. Podremos servir a los camioneros con plataformas pequeñas que hacen largas distancias pero no tienen espacio para los contenedores de 20 galones. La mayoría de estos camioneros no han comprado nuestros productos antes, así que tenemos la oportunidad de convertirlos a nuestra marca. También podrán pagar en efectivo, ya que el contenedor más pequeño tendrá un precio más bajo. Esto es una ventaja real en su economía con mucha liquidez. Carlos me ayudó a realizar un experimento rápido con un grupo pequeño de camioneros en Panamá, y la respuesta fue abrumadoramente positiva».

5. Aceptar la responsabilidad del resultado. Demuestre su compromiso de garantizar el éxito. Trabaja con tu manager para desarrollar un plan de acción final para aprovechar la oportunidad que has presentado.

«Esto descansa directamente sobre mis hombros. En el improbable caso de que no consigamos convertir suficientes clientes de esta campaña, pasaré rápidamente al plan B. Pero para empezar voy a contactar a Terry para obtener la lista de correo electrónico de los clientes actuales que se han inscrito. Luego trabajaré con Ellen para redactar la presentación por correo electrónico. Una vez que lo haya hecho, me gustaría que me ayudaras a subirlo por el asta de la bandera. ¿Te parece un plan sensato?»

La próxima vez que tengas que decirle a tu jefe que tu equipo no hizo sus números o que un cliente está molesto con el producto final, no te asustes. Sigue estos cinco pasos para ayudar a tu jefe a verte como un solucionador de problemas.

Este post está extraído de la Guía de HBR para administrar en todo el mundo.

— Escrito por Amy Gallo