Aumentar la flexibilidad en el lugar de trabajo y aumentar el rendimiento

El posibles beneficios de la variabilidad en el lugar de trabajo son numerosos (aumento de la moral, la motivación y la capacidad de atraer y retener el talento), sin embargo, muchos directivos no sabe por dónde empezar. Otros temen que el rendimiento se vea afectado o que algo importante pase desapercibido.

Incluso a los directivos más orientados a los empleados les preocupa que los empleados trabajen fuera del horario normal de trabajo o en lugares distintos de la oficina. Sin embargo, al adoptar un enfoque de diseño laboral para la flexibilidad laboral, los gerentes pueden aprovechar las ventajas de ofrecer más flexibilidad y minimizar las desventajas. Esto es lo que necesita saber:

Diagnóstico laboral

No todos los trabajos favorecen la flexibilidad de tiempo o lugar. Sin embargo, la mayoría tiene ciertas funciones que se pueden realizar en horarios y lugares distintos de la oficina. Si observa los trabajos que supervisa y los divide en sus componentes, es probable que descubra que algunas tareas, tal vez incluso hasta un tercio de todo un trabajo, se prestan a flexibilidad en cuanto a tiempo y lugar.

Un especialista en investigación de marketing, por ejemplo, necesita colaborar con sus colegas y clientes. Sin embargo, también tiene tareas que es mejor hacer sola y sin distracciones. Alguien en este puesto puede ser un buen candidato para trabajar a distancia a tiempo parcial, quizás uno o dos días desde casa. De esta forma, el especialista tiene tiempo ininterrumpido para estudiar y analizar en profundidad, sin las distracciones de la oficina (y ahorrando tiempo y dinero al ir al trabajo), y también está lo suficientemente presente durante la semana laboral como para colaborar, conversar y crear.

La flexibilidad no tiene por qué ser todo o nada. De hecho, normalmente es mejor cuando no lo es.

Diagnóstico de persona

Al igual que todos los trabajos no conducen por igual a la flexibilidad, algunos empleados son mejores candidatos a la flexibilidad que otros. Si tiene un empleado de alto rendimiento que ha demostrado que puede autogestionarse bien, probablemente pueda confiarle más flexibilidad. Si tiene un empleado no acreditado o uno que, en su opinión, necesita más estructura y orientación práctica, hablaría con él sobre lo que tiene que demostrarle antes de que se gane un acuerdo más flexible.

De hecho, suelo abogar por que los acuerdos de flexibilidad laboral comiencen a tiempo parcial durante un período de prueba inicial. Al hacerlo, puede evaluar mejor cómo un empleado está a la altura de las circunstancias o tiene problemas con demasiada autonomía, y adaptarse en consecuencia.

Rediseño del puesto

En su innovadora investigación, la economista de Harvard Claudia Goldin descubrió que las carreras en las que el trabajo es sustituible tienden a tener más flexibilidad e igualdad de género. Es decir, cuando la finalización del trabajo no depende totalmente de un empleado individual, sino que los empleados pueden coordinar las acciones hasta el punto de que muchos pueden satisfacer de manera competente las necesidades de los clientes, los empleados tienen más libertad para trabajar de manera más flexible.

Goldin señaló que los campos científico, médico y técnico tienden a tener entornos laborales sustituibles, mientras que el derecho, los negocios y las finanzas tienden a no hacerlo. Hay límites obvios para rediseñar el trabajo a fin de crear más sustituibilidad, pero muchos lugares de trabajo, tal vez incluso el suyo, podrían beneficiarse de ello. Puede aumentar la sustituibilidad de tres maneras:

Mayor trabajo en equipo. Por ejemplo, puede delegar la responsabilidad de los proyectos o de las cuentas de los clientes a un equipo pequeño, en lugar de a una sola persona. Cuando un equipo tiene suficiente interacción y tareas superpuestas, puede coordinarse bien, incluso si algunos miembros del equipo trabajan de vez en cuando en horarios alternos o parcialmente desde casa. De hecho, esta es la razón por la que la mayoría de los acuerdos de horario flexible exigen «horarios principales» para todos los empleados. Además, un enfoque basado en equipos también significa que se puede completar el trabajo y atender las emergencias sin que todos los miembros estén presentes o de guardia las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Esto permite a los empleados dejar el smartphone mientras están en casa, los fines de semana o de vacaciones, sabiendo que los compañeros de equipo pueden sustituirlo sin problemas, lo que reduce los efectos negativos de exceso de trabajo crónico.

Mentoría y desarrollo. Se pueden generar beneficios similares al vincular a empleados sénior y subalterno en proyectos o cuentas de clientes. El empleado subalterno adquiere experiencia y exposición al trabajar con alguien más experto; el personal sénior puede delegar tareas y liberar tiempo; la organización desarrolla el talento. Este acuerdo también significa que, a veces, el protegido puede intervenir si es necesario, lo que reduce la necesidad de que el mentor esté presente o de guardia constantemente.

Tecnología de coordinación. Por ejemplo, los farmacéuticos utilizan ampliamente la tecnología de la información para compartir el trabajo y coordinar la atención de los pacientes (Goldin califica a la farmacia como «la profesión más igualitaria»). Como la información se recopila y comparte fácilmente, el farmacéutico que inicia un pedido y comprueba la información del paciente para detectar complicaciones tampoco tiene que ser el mismo farmacéutico que procesa el pedido, prepara las dosis, interactúa con el paciente o trabaja con ese paciente durante mucho tiempo. Este enfoque permite a los farmacéuticos trabajar con horarios más humanos y flexibles y, al mismo tiempo, funcionar de forma eficaz.

Incluso en entornos de trabajo menos sustituibles, la tecnología de la información puede permitir a los empleados permanecer conectados cuando trabajan a distancia y ayudar a los equipos a coordinar las acciones. Internet doméstico, teléfonos inteligentes, software de gestión de proyectos y útiles programas de ordenador como FreeConferenceCall, Google Docs, GoToMyPC y JoinMe (por nombrar algunos) permiten a los empleados permanecer accesibles para los clientes y la dirección y compartir el trabajo. Antes de ampliar la flexibilidad laboral, necesita contar con los sistemas de apoyo adecuados.

Así que la flexibilidad laboral es la clave para atraer y retener el talento. Si se gestiona correctamente, con vistas a un rediseño eficaz del puesto, la flexibilidad también puede mejorar el rendimiento.