Cómo los equipos virtuales pueden crear conexiones humanas a pesar de la distancia

En una encuesta reciente de Unify a trabajadores del conocimiento, el 79% de los encuestados declaró que trabajaba siempre o con frecuencia en equipos virtuales, pero solo el 44% consideró que la comunicación virtual era tan productiva como la comunicación cara a cara. La gran mayoría se conectaba por correo electrónico, teléfono o conferencias telefónicas, aunque el 72% dijo que el vídeo facilitaría el trabajo en equipo. Solo el 34% de las personas utilizan el vídeo para colaborar con sus compañeros de trabajo. Y el 43% se siente confundido y abrumado por la mezcla de tecnología de colaboración a su disposición.

Estoy viendo surgir una nueva generación de tecnología que puede hacer que los equipos dispersos sean más productivos que los equipos colocados. Henry Dewing, de Forrester Research, afirma que algunos usuarios expertos están empezando a preferir reunirse en sus plataformas de videoconferencias y conferencias web en lugar de en una sala de conferencias física.

Sin embargo, para que el trabajo en equipo virtual funcione tan bien, tendrá que llevar a su equipo a un nuevo conjunto de comportamientos, no solo a una nueva generación de tecnología, con la participación humana como primera prioridad.

Las brechas de comportamiento que impiden que los equipos virtuales alcancen sus objetivos se dividen en tres grupos:

1. Establecer reglas básicas para la gestión de las comunicaciones virtuales

2. Alinear los objetivos personales y profesionales

3. Reforzar las relaciones para permitir la franqueza necesaria para una verdadera colaboración

Establecer reglas básicas

Realice un registro personal y profesional: si bien es común que los empleados que están ubicados en el mismo lugar hablen sobre lo que les sucede en la vida, compartan un éxito reciente en el trabajo o una historia personal antes de que comience una reunión, es mucho menos común en los equipos virtuales.

Pero este enfoque de la colaboración en equipo impulsado por la eficiencia pasa por alto algo importante: los seres humanos son seres muy sociales. Necesitan sentirse conectados. Compartir información personal es una de las formas más fáciles y que más se pasa por alto de crear esa conexión, especialmente cuando el personal trabaja de forma remota.

Un registro personal/profesional al principio de las reuniones hace que las personas se sientan parte de un equipo. Probablemente sea la forma más fácil de superar el aislamiento que se puede producir cuando las personas no trabajan juntas físicamente.

No permita la multitarea: las investigaciones muestran que la multitarea durante las conferencias telefónicas es muy común. En algunos estudios, hasta el 90 por ciento de las personas reconocen que hacen otras cosas durante estas llamadas, desde una amplia gama de lugares, como la cocina, la piscina y, sí, el baño.

No puedo hacer suficiente hincapié en lo importante que es para la colaboración que todos estén presentes y comprometidos mentalmente durante las reuniones, no trabajando en otro proyecto o consultando el correo electrónico. Como entrenador, si lo establece como una expectativa desde el principio y llama a la gente a menudo para que comparta sus opiniones, es muy probable que lo hagan.

Limite el silencio siempre que sea práctico: además de fomentar la desconexión general, el aire muerto del silencio acaba con cualquier intento de humor y elimina el valor de unión de la risa compartida.

Obtener la alineación

Combinar objetivos personales y profesionales: Por mucho que a algunos líderes empresariales les guste creer que las personas se motivan exclusivamente por los objetivos a largo plazo de la empresa y que dedicarán todas sus energías desinteresadamente a un proyecto porque eso es lo mejor para la empresa, simplemente no es así.

Cuanto más pueda una líder aprovechar y alinear los objetivos personales de su personal con el objetivo empresarial, más comprometidos y comprometidos estarán sus empleados. Por ejemplo, a una empleada prometedora se le podría decir que si un nuevo proyecto se convierte en un negocio viable, la ascenderán para dirigirlo. También he aumentado la participación del equipo con los clientes al centrarme en la misión que los empleados y muchas organizaciones comparten de atender a los clientes de manera extraordinaria.

Hacer que el trabajo sea más divertido mediante la plena participación del equipo virtual del proyecto debería ser uno de los objetivos compartidos.

Lograr el equilibrio entre la vida personal y profesional: poco a poco las personas se sienten más cómodas hablando de la nueva combinación entre trabajo y vida que conlleva trabajar a distancia. «Cuando está en una conferencia telefónica grande y un bebé llora o un perro ladra o suena el timbre, la gente ya no hace tantos comentarios», dice Dewing, de Forrester.

Yo iría más allá que eso. Le recomiendo que se centre un momento en el ladrido, el llanto o el anillo. Úselo como motivo para participar de una manera que vaya más allá del «registro personal/profesional» inicial. Compartir sobre Spike el perro ayuda a las personas a crear vínculos, relajarse y confiar unos en otros.

Conozco a un CEO muy exitoso que dirige su empresa de forma remota y admite fácilmente que lleva pijama la mayor parte de la mañana. No da por sentado que se está trabajando porque los empleados pasan muchas horas en la oficina. La nueva conciliación entre la vida laboral y personal significa que hace lo que tiene que hacer en el momento que le resulte más conveniente. Si eso significa llevar a su hijo al dentista al mediodía o hacer una llamada a Singapur a medianoche, que así sea.

Creando franqueza

Todos hemos estado en reuniones en las que la verdadera conversación solo comienza después de que termina la reunión. Pero qué pena si es uno de esos directivos que son responsables de crear un clima en el que los empleados no sientan que pueden decir lo que piensan.

Lograr la franqueza ya es bastante difícil para los equipos ubicados en el mismo lugar. Es aún más difícil en un entorno virtual. Pero no se equivoque, la franqueza es el indicador #1 de la productividad del equipo.

Para mantener la conversación sincera.

Designe a alguien para que sea el «Yoda» del equipo: añada un poco de frivolidad a las reuniones acudiendo al Yoda del día en los momentos críticos de la reunión y preguntándole: «Entonces, ¿qué pasa aquí de lo que nadie habla?»

Recompense a los detractores: elogie calurosamente y generosamente a los miembros del equipo que no temen decir lo que piensan cuando todos los demás parecen estar de acuerdo en un tema.

Aproveche la confidencialidad: durante la transición a la franqueza, puede resultar útil pedir a los miembros del equipo que compartan sus opiniones de forma anónima. Tenga en cuenta que los empleados que están acostumbrados a que los gerentes no respondan estarán atentos para asegurarse de que el facilitador no descarte sutilmente las cuestiones ni minimice su importancia.

Mientras se esfuerza por hacer esta transición, es importante tener en cuenta lo profundamente arraigados que están muchos comportamientos humanos. En los primeros días de la especie humana, si no formaba parte de una tribu, corría el riesgo de que se lo comiera un depredador. Formar grupos es un componente fundamental de lo que somos. Confía en mí: ningún equipo alcanzará la grandeza como individuos que trabajen de forma independiente. Necesitamos que la gente baje la guardia, sea más vulnerable y, por lo tanto, esté abierta a la conexión con su tribu virtual, lo que se traduce en «porque me gusta, quiero ayudarlo». Eso inicia una verdadera sinergia. «Estoy dispuesto a hacer pequeños compromisos por usted». No por un bien mayor, para usted. Y con una mayor apertura al punto de vista de los demás, podemos intercambiar ideas con franqueza y poner en marcha una verdadera innovación.

La tecnología ha sido disruptivo con demasiada frecuencia. Nos pone nerviosos y nos desalienta de unirnos. Pero veo que las herramientas aprovechan las relaciones y los hilos de debate capturados en las interacciones del equipo a lo largo del tiempo para fomentar conexiones muy humanas. La tecnología ayudará a que el bebé que llora se convierta en el llanto del niño de nuestro equipo.