Cómo escribir de forma concisa

Ya sea que esté de vuelta en la oficina o siga trabajando de forma remota, probablemente se haya encontrado en más de una reunión este año que podría haber sido la inspiración para uno de esos memes de «Sobreviví a otra reunión que debería haber sido un correo electrónico». Pero probablemente también haya leído más de un correo electrónico este año que debería haber sido… un correo más corto.

Si tiene algo complicado que decir, siempre debe ocupar el espacio que necesite para decirlo. Pero cuando su prosa es innecesariamente prolija y repetitiva, pone a prueba a sus lectores pidiéndoles que centren su atención en averiguar lo que dice en lugar de pensar en lo que dice.

En esos casos, es hora de editar.

Aunque parezca contradictorio, escribir algo largo suele llevar menos tiempo que escribir algo más corto. Un ejemplo: el primer borrador de este artículo tenía 500 palabras más largo que la versión que está leyendo. En 1690, John Locke abordó este desafío en «Un ensayo sobre la comprensión humana», en el que señaló que «para confesar la verdad, ahora soy demasiado perezoso o demasiado ocupado para abreviarlo».

Es difícil conseguir tiempo suficiente para escribir de forma eficaz. Pero incluso cuando solo tenga unos minutos para editar, puede probar estas tres estrategias para reducir su prosa.

1. Elimine las palabras que no añadan nada a su frase.

Muchos documentos del lugar de trabajo están agobiados por las siguientes palabras: en general, básicamente, de hecho, más o menos, realmente, prácticamente, prácticamente, prácticamente, literalmente y simplemente.

Estamos (literalmente) tan acostumbrados a (solo) escribir estas palabras que puede que (de hecho) descubramos que nuestra escritura suena (totalmente) extraña sin ellas. Pero (en general) una vez que se acostumbre a cortar estas palabras, (realmente) no se las perderá.

Si una de estas palabras es esencial para el significado de su oración, ¡consérvela! Pero si no, déjelo pasar. Para decidir si la palabra debe quedarse o desaparecer, hágase las siguientes preguntas:

• ¿Qué palabra añade a su frase?
• Si la corta, ¿su sentencia pierde algo?
• Si lo guarda, ¿diluirá su mensaje?

Considere este ejemplo:

Porque la pandemia por completo agotaron nuestros hospitales, tuvimos que esencialmente reconsidere el papel de la telesalud en nuestro sistema médico.

Para decidir si quiero mantener eso «por completo» y «esencialmente», puedo preguntarme qué añaden esas palabras a mi frase. ¿La pandemia afectó «por completo» a nuestros hospitales? ¿Pueden estar más tensos que simplemente… tensos? ¿Hay alguna diferencia entre «reconsiderar» y «esencialmente reconsiderar»?

¿Y si quisiera sugerirle que reconsideráramos un poco la función de la telesalud, pero no lo repensamos todo? ¿Básicamente ayuda a hacer ese punto? La verdad es que no. Decir que tuviéramos que reconsiderarlo no implica que tuviéramos que reconsiderarlo todo, así que en esencia no ayuda.

En este caso, no puedo defender ni el «completamente» ni el «esencialmente». En lugar de añadir algo a mi frase, diluyen mi mensaje al hacerlo menos directo.

Entonces, ¿debería guardar alguna vez una de esas palabras? Consideremos este ejemplo:

Cuando queremos cambiar de proveedor, en general contrate a una empresa externa para que examine nuestras opciones.

¿Qué intentamos lograr con «en general» allí? Si lo cortamos, ¿perdemos algo? Si su punto de vista es que «por lo general» hacemos esto, pero en algunos casos no, entonces tal vez quiera mantener el «en general». Pero una solución mejor podría ser volver a escribir la frase para que quede más claro:

Cuando queremos cambiar de proveedor, contratamos a una empresa externa para que examine nuestras opciones, a menos que uno de nuestros socios ya haya examinado a los proveedores.

En pocas palabras: guarde las palabras que necesite; corte o sustituya las palabras que no necesite.

2. Elimine la superposición.

Como descubrimos lo que pensamos escribiendo, a menudo nos repetimos a medida que nos acercamos a la mejor versión de nuestras ideas.

Considere este ejemplo de mi primer borrador de este artículo:

Cuando averiguamos lo que pensamos, tendemos a repetirnos. A veces volvemos a decir lo mismo porque no hemos descubierto lo que queremos decir.

En la primera frase, explico mi punto de vista. (Nos repetimos.) En la segunda frase profundizo en ese punto añadiendo la relación causal. (Repetimos lo mismo) porque no hemos descubierto lo que queremos decir.) Cuando lo revisé, pude convertir esa relación causal en la primera oración y reducir la repetición:

Como descubrimos lo que pensamos escribiendo, a menudo nos repetimos en los primeros borradores.

La oración revisada tiene casi la mitad de longitud (16 palabras) que las frases originales superpuestas (29 palabras).

Para buscar frases superpuestas en sus documentos, intente resaltar la repetición a medida que edita. He aquí un ejemplo:

Nuestros problemas actuales de personal se han visto agravados por una combinación de salarios bajos y el aumento del coste de la vivienda. Como cada vez es más caro para los empleados alquilar o comprar viviendas en nuestras ciudades objetivo, no podemos atraer empleados con nuestros salarios actuales, lo que provoca dificultades de personal. (52 palabras)

En la primera frase, el autor afirma: No podemos encontrar personal porque no pagamos lo suficiente a la gente para que viva en nuestra zona.

En la segunda frase, el autor repite la afirmación pero añade nuevos detalles. Los costes de vivienda han subido para los inquilinos y compradores en nuestras ciudades objetivo.

Si combinamos las ideas de ambas frases, obtenemos esta frase:

Nuestros problemas actuales de personal se han visto agravados por una combinación de bajos salarios y el aumento del coste de la vivienda para los inquilinos y compradores en nuestras ciudades objetivo. (27 palabras)

Esta nueva versión es mucho más corta.

3. En lugar de decirnos lo que va a hacer en una frase, hágalo.

Considere estas dos frases:

Ahora le ofreceré tres pasos que debemos tomar para mejorar nuestro proceso de incorporación. (15 palabras)

Deberíamos tomar tres medidas para mejorar nuestro proceso de incorporación. (10 palabras)

Cuando leemos la primera frase, nuestra atención se centra en el escritor, que está a punto de ofrecernos algo, y no en las recomendaciones para el proceso de incorporación. Tiene sentido que los escritores incluyan este tipo de comentarios cuando redactan un documento. Pensamos en lo que hacemos y, por eso, decimos a nuestros lectores lo que estamos haciendo.

Pero sus lectores no necesariamente tienen que seguir el viaje que hizo mientras redactaba el documento. Solo necesitan saber dónde acabó.

He aquí otro ejemplo, basado en una de las frases que hemos visto anteriormente:

Quiero señalar que nuestros problemas actuales de personal se han visto agravados por una combinación de bajos salarios y el aumento del coste de la vivienda para los inquilinos y compradores en nuestras ciudades objetivo.

Los lectores sabrán que señala los problemas de personal porque es el autor del documento que menciona esos problemas de personal. No pierde información importante si corta esas primeras palabras y empieza con «Nuestros problemas actuales de personal…»

No es el fin del mundo si utiliza una palabra innecesaria de vez en cuando, escribe alguna frase superpuesta o nos dice lo que hace en una oración antes de hacerlo. Pero las palabras adicionales suman. Si se acostumbra a utilizar estas estrategias, su escritura será más corta y nítida.