Cómo decir no a aceptar más trabajo

A veces tiene demasiadas cosas que hacer o simplemente no le interesa emprender un proyecto en el que le han pedido que trabaje. Puede que no tenga otra opción al respecto, pero si la tiene, ¿cómo rechaza la oportunidad de una manera que no ofenda a la persona que la ofrece? ¿Cómo puede evitar que lo etiqueten como «no es un jugador de equipo» o «es difícil trabajar con él»?

Lo que dicen los expertos

Para la mayoría de nosotros, decir que no no es algo natural. Se siente muy mal al decepcionar a un colega, culpable por rechazar a su jefe y ansioso por denegar la solicitud de un cliente. «No querrá que lo vean como ’ninguna persona’», dice Karen Dillon, coautora de¿Cómo medirá su vida? «Quiere que lo vean como una «persona que sí», una «persona de referencia», un jugador de equipo». El problema es que aceptar trabajar en demasiados trabajos y colaborar en demasiados proyectos lo deja estirado y estresado. Decir que no es vital para tanto su éxito y el éxito de su organización, pero eso no lo hace más fácil, afirma Holly Weeks, autora de Falta de comunicación. «La gente dice: ‘No hay una buena manera de dar malas noticias’. Pero hay medidas que puede tomar para que la conversación vaya lo mejor posible». Estos son algunos consejos.

Evalúe la solicitud.

Antes de responder con un «no» precipitado, Dillon aconseja evaluar primero la solicitud determinando qué tan «interesante, atractiva y emocionante es la oportunidad» y, después, averiguar si es posible que ayude. «Piense en lo que tiene en el plato, si las prioridades se pueden barajar o si un colega podría intervenir para ayudarlo [en sus otros proyectos]», afirma. «No diga que no hasta que esté seguro de que es necesario». La evaluación no debe ser un esfuerzo en solitario, añade Weeks. Ella sugiere dar a la persona que hace la solicitud —ya sea un cliente, un compañero de trabajo o su gerente— un «contexto» sobre su carga de trabajo para que pueda «ayudarlo a evaluar la escala y el alcance» de lo que pide. Tiene que saber, por ejemplo: «¿Es algo pequeño que no va a tardar demasiado? ¿O es un proyecto a más largo plazo? ¿Y qué tan importante es?» Ella dice que el objetivo es que comprenda «cuánto le va a costar a la otra persona decir que no» y que su homólogo comprenda las «repercusiones de lo que pregunta».

Sea directo.

Si se da cuenta de que no tiene ni el deseo ni el ancho de banda para ayudar y, por lo tanto, necesita rechazar la solicitud, sea honesto y franco sobre sus motivos, aconseja Weeks. «Con demasiada frecuencia, la gente empieza con razones ligeras y retiene la verdadera razón por la que dice que no porque piensa que es demasiado pesada», afirma. «Pero las pequeñas explicaciones autocríticas no son persuasivas y se dejan de lado fácilmente. O dan la impresión de que son falsos». Para limitar la frustración, diga con franqueza por qué dice que no. Si lo desafían, manténgase firme, claro y centrado en el mensaje. Dillon recomienda describir su carga de trabajo y los «proyectos que tiene entre manos» diciendo algo como: «No podría hacer un buen trabajo en su proyecto y mis otros trabajos se verían afectados».

Ofrecer un salvavidas.

Para mantener una buena relación con la persona a la que rechaza, es fundamental «reconocer a la otra parte», dice Weeks. Sea empático. Sea compasivo. Ella sugiere decir algo como: «‘Me doy cuenta de que al decir que no, esta [tarea] va a volver a estar en sus manos. ’ Puede que la otra persona no esté contenta con su respuesta, pero será capaz de tolerarla». Dillon sugiere ofrecer un salvavidas preguntando si hay «pequeñas formas en las que pueda ayudar» al proyecto. Quizá pueda asistir a las sesiones de lluvia de ideas, leer los primeros borradores o simplemente hacer de caja de resonancia. Incluso al decir que no, quiere «transmitir el espíritu de equipo», afirma. Si no puede ofrecer pequeños obsequios, asegúrese de tener en cuenta la óptica del lugar de trabajo. «Si dice que está demasiado ocupado para ayudar, no salga pronto y no se deje ver tomando descansos largos y charlando en el enfriador de agua».

No sea malo, pero no sea demasiado amable.

«La manera en que diga que no es muy importante», dice Dillon. «No haga que la otra persona se sienta mal por pedirle ayuda». Sin suspiros, sin hacer muecas, no es mi turno, ¿por qué no se lo pregunta a Donna? » Sea amable, pero firme.» Cuide su tono y su lenguaje corporal, dice Weeks. No mueva los pies y «no utilice expresiones faciales para expresar reticencia o recelo». Esfuércese por un neutro no. También es vital que no deje a su homóloga con falsas esperanzas de que su no pueda convertirse eventualmente en sí, añade. «Existe la enorme tentación de suavizar el no para obtener una mejor respuesta», afirma. «Pero cuando su no es reacio, flexible y maleable, da la impresión de ’tal vez cambie de opinión’ y anima a su homólogo a seguir esforzándose». Al mismo tiempo, afirma, es razonable afirmar que, si bien la respuesta puede ser no hoy, las cosas podrían cambiar en el futuro.

Ajuste sus expectativas.

Aunque siga todos los pasos anteriores, debe prepararse para los comentarios negativos. Su colega o cliente «puede que no esté contento; puede que lo castigue o se contente con quemar un puente», dice Weeks. «Puede influir en la forma en que la otra persona reacciona, pero no puede controlarlo». Ella sugiere «ajustar sus expectativas» en función de lo que espera lograr. No puede complacer a todo el mundo. «No lo vea como una elección entre la confrontación y la preservación de una relación», dice. Dillon está de acuerdo y señala que no debe leer demasiado sobre la reacción inicial de la persona que busca ayuda. «Se siente frustrado. Pero puede que no sea personal. No asuma que va a estar enfadado con usted durante tres semanas».

Práctica.

Para decir mejor que no, Dillon sugiere practicando decirlo en voz alta, ya sea solo, a puerta cerrada o con un amigo o colega de confianza. «Escúchese a sí misma», dice. Su tono debe ser claro y su comportamiento diplomático. «Quiere decir que no de una manera que la gente lo respete». Decir que no es un habilidad que puede aprender, y con el tiempo será más fácil, añade Weeks. «Piense en todas las personas que tienen que decir no para ganarse la vida: abogados, policías, árbitros, jueces», afirma. «Lo hacen con dignidad. Son dueños de lo que dicen. Y son responsables por ello independientemente de los sentimientos fuertes de ambas partes».

Principios a recordar

Haga:

• Evalúe si tiene el deseo y el ancho de banda para ayudar con la solicitud y pregunte si se pueden cambiar las prioridades o hacer concesiones
• Demuestre su voluntad de contribuir preguntándose si hay pequeñas formas en las que puede ayudar al proyecto
• Practique decir no en voz alta, con el tiempo será más fácil

No haga:

• Utilice un tono duro o vacilante y tampoco sea demasiado educado. En cambio, esfuércese por un no firme y claro
• Detenga la verdadera razón por la que dice que no. Para limitar la frustración, dé razones con buen peso desde el principio
• Distorsiona su mensaje o actúa de forma tentativa porque está intentando hacer feliz a su colega. Sea honesto y asegúrese de que se entiende su no

Consejos en la práctica

Caso práctico #1: Proporcione un contexto sobre por qué dice que no.

Katherine Hays, fundadora y directora ejecutiva de Vivoom, la empresa de publicidad móvil de Cambridge, Massachusetts, afirma que constantemente debe recordar que «decir no es una de [sus] responsabilidades más importantes».

«En una empresa emergente, las oportunidades son tan grandes y hay tanto que lograr que es tentador [aprovecharlo] todo», afirma. «Pero si no tiene tiempo para hacer [algo] bien, está haciendo un flaco favor a la persona a la que le dijo que sí».

Hace un par de meses, Katherine tuvo que decir no a un posible cliente —lo llamaremos Edward— que quería usar la plataforma de Vivoom para una nueva campaña de publicidad. Normalmente habría sido una excelente oportunidad. Pero Edward quería lanzar su campaña en menos de una semana, y el equipo de Katherine normalmente necesita de dos a tres semanas para poner en marcha un cliente en su sistema.

«Soy emprendedora, así que soy optimista por naturaleza», afirma. «Pero tuve que pensar a largo plazo [en la solicitud]. Claro, había una posibilidad de que pudiera haber funcionado en ese plazo, pero la esperanza no es una estrategia».

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Cuando le dijo a Edward que no, reconoció por primera vez que sabía que no era lo que él quería oír. A continuación, explicó cómo funciona el equipo de Vivoom y dio un contexto sobre por qué el proceso lleva varias semanas. Simplemente no había tiempo suficiente.

Edward se resistió. Prometió entender si los resultados de la campaña publicitaria no fueron tan buenos como podrían serlo.

Pero Katherine se mantuvo firme. «Le dije que quería que su primera campaña en nuestra plataforma tuviera éxito desde el principio, que si le hubiera dicho que sí, se habría sentido bien a corto plazo, pero no a largo plazo, [y] que queríamos trabajar en su próxima campaña».

Este enfoque la ayudó a ganarse su confianza y su negocio. Su primera campaña de Vivoom se lanzará a principios del año que viene.

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Caso práctico #2: Evalúe su capacidad y deseo; diga no con claridad y amabilidad.

Para Beth Monaghan, directora y cofundadora de InkHouse, la firma de relaciones públicas, decir no solía ser difícil. Se sentiría culpable por rechazar las solicitudes de sus colegas y clientes, pero aceptar todas ellas la hacía sentir estirada y abrumada.

Algo tenía que ceder. Hace unos años, hizo una lista con sus tres principales objetivos personales y profesionales del año. «Llevo la lista conmigo a donde quiera que vaya», dice. «Me ayuda a decir no más fácilmente porque compruebo inmediatamente si [la solicitud] se ajusta o no a mis objetivos. Me hace sentir menos culpable por decir que no y me hace tener más propósito en cuanto a la forma en que elijo dedicar mi tiempo».

Hace poco, Beth recibió una solicitud por correo electrónico de una colega —la llamaremos Susan— que dirige una organización empresarial con la que InkHouse trabaja en estrecha colaboración. Susan escribió para preguntarle a Beth si su equipo estaría dispuesto a realizar algún trabajo gratuito en especie para su organización.

Beth estaba desgarrada. Por un lado, el proyecto de Susan podría ser una buena exposición para InkHouse. Por otro lado, Beth solo tenía un número determinado de horas gratuitas y prefería asignarlas a organizaciones relacionadas con una causa. (Los objetivos profesionales de Beth incluyen diversificar la base de clientes de InkHouse, reforzar su presencia en la costa oeste y «hacer el bien en el mundo» donando tiempo y experiencia.)

Durante la fase de evaluación de Beth, también sopesó otros factores, como los proyectos con los que su equipo ya se había comprometido. «Sabía que si no teníamos los recursos y acabábamos haciendo un mal trabajo en el caso, quemaríamos un puente y sería peor que decir que no desde el principio», afirma.

Beth decidió rechazar la oportunidad y llamó a Susan para explicarle por qué. Su objetivo era decir no con «claridad, amabilidad y respeto», afirma. «Fui muy honesto al respecto. Le conté mis razones. Su objetivo merecía la pena, pero no estaba alineado con el mío en ese momento, y ella lo entendió. Pero también le dije que, aunque la respuesta ahora fuera no, las cosas podrían cambiar en un año».