Cómo organizar una gran reunión virtual

Las reuniones virtuales no tienen por qué verse como una pérdida de tiempo. De hecho, pueden ser más valiosas que las reuniones presenciales tradicionales. Más allá del hecho de que son formas económicas de unir a las personas (piense: sin gastos de viaje y con tecnología fácilmente disponible), también son grandes oportunidades para fomentar el compromiso, la confianza y la franqueza entre los equipos.

Hace varios años, el Instituto de Investigación de mi empresa se embarcó en una exploración del «La gente nueva gobierna en un mundo virtual» para explorar cómo la tecnología está dando forma a nuestras relaciones y a la forma en que colaboramos. Este viaje de varios años también hizo evolucionar mi forma de pensar sobre el tema y me ayudó a reconocer que lo virtual no es el enemigo de lo físico si se mantienen y respetan las reglas y los procesos clave.

Repasando esa investigación, he elaborado una lista completa de lo que se debe y no se debe hacer para ayudarlo a aprovechar al máximo su próxima reunión virtual.

Antes de la reunión:

Encienda el vídeo. Como todos los que participan en la llamada están separados por la distancia, lo mejor que puede hacer para que todos sientan al menos que están en la misma habitación es usar el vídeo. Hay muchas opciones entre las que elegir, como WebEx y Skype. El vídeo hace que la gente se comprometa más porque permite a los miembros del equipo ver las emociones y reacciones de los demás, lo que de inmediato humaniza la habitación. Ya no son solo voces en una línea telefónica, son los rostros de sus compañeros de trabajo juntos, que interactúan. Sin vídeo, nunca sabrá si el silencio absoluto en una reunión virtual se produce porque alguien no presta atención, porque pone los ojos en blanco con exasperación o asiente con la cabeza en señal de acuerdo. Las expresiones faciales importan.

Elimine los informes. Demasiadas reuniones, virtuales o de otro tipo, recuerdan a un grupo de estudiantes de quinto grado que se leen alrededor de la mesa, y eso es una pérdida del valioso tiempo y la oportunidad de tener a la gente junta en una sala. La solución es enviar media página por adelantado para informar sobre los puntos clave del orden del día y, luego, dedicarle tiempo a ello en la reunión si la gente necesita hacer preguntas o quiere hacer comentarios.

Lectura adicional

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Este tipo de trabajo previo prepara a los participantes para aprovechar al máximo la reunión pensando con antelación en el contenido, formulando ideas o conociendo a otros miembros del grupo, lo que puede ayudar a mantener la participación de los miembros del equipo, afirma la consultora empresarial Nancy M. Settle-Murphy en su libro Liderando equipos virtuales eficaces. Pero una cosa es fundamental: hay que asumir que todo el mundo ha leído la lectura previa. No hacerlo se convierte en un ético infracción contra el equipo. Utilizo la palabra «ético» porque es robarle tiempo al equipo, y es un hábito irrespetuoso. El líder tiene que marcar la pauta de manera agresiva para que la lectura previa se haga con antelación.

Prepárese con las opiniones del equipo. No solo tiene que hacer sus lecturas previas, sino que, una vez que vea el orden del día, asegúrese de hablar con su equipo sobre lo que se va a tratar, es decir, hacer su propia diligencia debida. Lo que ocurre con demasiada frecuencia es que la gente hace llamadas virtuales con un punto de vista, pero como no han hecho ningún trabajo real antes de la llamada, acaban cambiando de opinión una vez que la llamada ha terminado y han aprendido nueva información que podrían haber obtenido fácilmente de antemano. Si hay un tema que parece tener interdependencias con las personas que trabajan en nuestra ubicación, obtenga su opinión con antelación para representar mejor a los electores en la reunión.

Durante la reunión:

Conectar a las personas. Las personas se desempeñan mejor cuando se sienten cómodas unas con otras, lo que permite un mayor grado de franqueza e interés mutuo. Su trabajo como líder, especialmente cuando las personas no se conocen, es hacer que se sientan conectadas para que pueda tener una reunión productiva. ¿Cómo? Haga un registro personal-profesional al principio de cada reunión. Haga que los miembros del equipo se tomen un minuto y vayan a hablar de lo que está sucediendo en sus vidas personales y profesionales. Vaya primero a modelar el enfoque de lo que es hacerlo «bien», en términos de tono y franqueza. Recuerde a todos que se respeten unos a otros sin interrumpir y que solo digan lo que se sientan cómodos compartiendo con el grupo.

Fomentar la resolución colaborativa de problemas. Una sesión colaborativa de resolución de problemas sustituye a los «informes» estándar que pueden agobiar las reuniones. Es cuando el líder plantea un tema para el debate grupal y el equipo trabaja en conjunto, y se ven como fuentes de consejos — para descubrir información y puntos de vista y generar nuevas ideas en respuesta a los desafíos empresariales.

Dé tiempo a cada persona en la agenda. Además de la resolución colaborativa de problemas, dar tiempo a cada persona en la agenda fomenta una mayor colaboración y ayuda a obtener la opinión de todos los miembros del equipo. Así es como funciona: antes de la sesión, pida a los miembros del equipo que escriban un tema con el que hayan estado teniendo problemas y lo pongan sobre la mesa, uno por uno. Cada miembro del equipo tiene entonces cinco minutos en el orden del día para hablar de su tema. Luego, el grupo recorre la reunión para que todos tengan la oportunidad de hacer una pregunta al respecto o de aprobarla. Después de que el miembro del equipo responda a las preguntas de todos, la gente tendrá la oportunidad de ofrecer consejos en el formato «yo podría sugerir» o aprobarlos. A continuación, pasa al siguiente número. Es un uso muy eficaz de una técnica de colaboración que podría gestionarse fácilmente en un entorno virtual.

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  Guía de HBR para hacer que cada reunión importe

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Matar a un mudo. En una reunión en el mismo lugar, hay normas sociales: no se levanta y camina por la sala sin prestar atención. Las reuniones virtuales no son diferentes: no se queda en silencio y sale de la sala para buscar algo. En una reunión física, nunca haría una llamada telefónica y «se marcharía» de la reunión. Así que en una reunión virtual, no debe pulsar silencio y responder a sus correos electrónicos, lo que acabaría con cualquier posibilidad de debate animado, risas compartidas y creatividad.

Como líderes, tenemos que establecer una norma: solo porque esté en una reunión virtual y sea posible ser irrespetuoso, tiene que entenderse que es inaceptable. Estamos hablando de civilidad y respeto por las personas, así que si no lo haría en persona, no lo haga virtualmente.

Prohibir la multitarea. La multitarea alguna vez se pensó como una forma de hacer muchas cosas a la vez, pero ahora se entiende como una forma de hacer muchas cosas mal. Como nos muestra la ciencia, a pesar de la notable complejidad y potencia del cerebro, hay un cuello de botella en el procesamiento de la información cuando intenta realizar dos tareas distintas a la vez. No solo es malo para el cerebro, sino que también es malo para el equipo. Los gerentes deben establecer una política firme de que la multitarea es inaceptable, ya que es importante que todos estén presentes mentalmente.

Estas son tres formas de asegurarse de que se sigue la prohibición de realizar múltiples tareas:

• Utilice el vídeo: básicamente puede eliminar la multitarea, porque sus colegas pueden verlo.
• Haga que el líder de la reunión llame a la gente para compartir sus opiniones. Como a nadie le gusta que lo pillen con la guardia baja, será más probable que preste atención.
• Asigne a las personas diferentes tareas en la reunión, rotadas con regularidad. Para mantener la participación de la gente, pida a otro miembro del equipo que lleve las actas de la reunión; haga un seguimiento de las acciones, los propietarios y los plazos; e incluso que haga una pregunta divertida para todos al final de la reunión.

Nick Morgan, presidente de la consultora Public Words Inc., recomienda puntos de contacto constantes: «En una reunión virtual, tiene que parar con regularidad para tomarles la temperatura a todos. Y me refiero a todo el mundo. Revise la lista y pida su opinión a cada lugar o persona».

Asignar un Yoda. La franqueza es difícil incluso para los equipos que comparten ubicación, pero es el indicador número uno de la productividad del equipo. Para mantener la participación de la gente durante las reuniones virtuales, designe un «Yoda». Como el sabio maestro Jedi en La guerra de las galaxias, el Yoda mantiene a los miembros del equipo a raya y se asegura de que todos se mantengan activos y centrados en el tema. El Yoda evita que la honestidad se convierta en falta de respeto siendo valiente y denunciando cualquier comportamiento inapropiado. En los momentos críticos de la reunión, el líder debería dirigirse al Yoda y preguntar: «Entonces, ¿qué pasa aquí que nadie habla?» Esto permite al Yoda expresar la franqueza del grupo y fomentar la asunción de riesgos.

Tras la reunión:

Formalice el enfriador de agua.¿Ha estado alguna vez en una reunión y, justo cuando termina, todos se van y desahogan sus frustraciones junto al enfriador de agua? En su lugar, haga de la conversación sobre el enfriador de agua el final formal de la reunión virtual. De cinco a 10 minutos antes de que termine la reunión, haga lo que todos habrían hecho después de la reunión física, pero hágalo en la reunión y asegúrese de que es transparente y consciente, que procesa los verdaderos sentimientos de la gente.

¿Cómo? Haga que todos vayan y digan lo que habrían hecho de otra manera en la reunión. Es como el último momento de «Yoda», es el momento de «hable ahora o calle para siempre». Este es el momento en que dice lo que no está de acuerdo, lo que le desafía, lo que le preocupa, lo que no le gustó, etc. Toda la conversación tipo enfriador de agua tiene lugar ahora mismo o no vuelve a suceder nunca más. Y si ocurre más adelante, está violando la ética del equipo.

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Lo más importante en las reuniones virtuales es que el civismo y el respeto deben ser la norma. Tiene que haber normas éticas inalienables que siga antes, durante y después de una reunión virtual para que tenga un verdadero éxito. Y eso significa cumplir con dos principios fundamentales: respetar el tiempo de los demás y estar presente. No hacerlo le roba preciosas horas al equipo que nunca podrá recuperar. Los equipos ubicados en el mismo lugar tienen suficientes problemas para generar franqueza y confianza; los equipos separados por la distancia realmente necesitan celebrar buenas reuniones para crear estas conexiones.

¿Quiere ayudarnos con nuestra investigación? Por favor, tome esta encuesta para que podamos ver cuántas empresas utilizan estas prácticas.