Cómo moderar un panel como un profesional

La mesa redonda la inventó alguien a quien le gustaba sentarse un metro por encima del público, hablar con cinco de sus amigos más cercanos durante una hora y apenas reconocer que hay otras 100 personas en la sala, normalmente sentadas en sillas incómodas.

Pero hasta que la mesa redonda desaparezca de las agendas de las conferencias y eventos de networking, puede que se le pida que modere una. Por suerte para usted, el listón está muy, muy bajo. Si puede encontrar la manera de ofrecer unos momentos fugaces de entretenimiento o interacción, se le considerará una estrella de rock. Si puede añadir algo de perspicacia y controversia, puede que erijan una estatua suya en el centro de convenciones.

He moderado más de 300 mesas redondas en eventos como el Consumer Electronics Show, el Festival de Cine de Sundance y varios congresos de la Escuela de Negocios de Harvard. Aquí hay una docena de pautas que lo pondrán en el camino correcto cuando lo seleccionen para dirigir un panel.

No prepare con sus panelistas. Muchos moderadores se imaginan que están organizando una audiencia en el Congreso, no una mesa redonda. Realizan conferencias telefónicas previas al panel y escriben correos electrónicos extensos de ida y vuelta explicando el terreno que cada ponente pretende cubrir. Evítelo en la medida de lo posible. Su objetivo es ser un grupo de personas inteligentes y divertidas en el escenario que tengan una conversación dinámica. Eso no significa que, como moderador, no deba investigar a sus panelistas y su trabajo para poder hacer las preguntas adecuadas. Mi consejo es que envíe a sus panelistas un solo correo electrónico antes del evento con las tres preguntas con las que tiene pensado empezar y preguntándoles si hay algún otro tema que consideren importante tratar. En el evento, socialice con sus panelistas y asegúrese de que todos se hayan conocido, pero resista el impulso de hablar de lo que va a hablar en el escenario.

Siéntese con sus panelistas. Simplemente no es posible organizar una buena mesa redonda de pie en el podio. Siéntese en medio de los panelistas para que pueda hacer contacto visual fácilmente y, si es necesario, toque a alguien que se quede sin aliento en el codo y dígale: «Janet, son ejemplos fascinantes, pero ¿podemos entender la opinión de Bill sobre este tema?»

Los moderadores no pueden ser también panelistas. Así como un director de orquesta nunca sacaría su viola para tocar un solo, su trabajo consiste en animar a los panelistas a dar grandes actuaciones. Una vez que empiece a intervenir o a refutar a los panelistas, la balanza se pierde. Simplemente no puede interpretar ambos papeles a la vez. (Y tal como lo haría un director de orquesta, también tiene que ser firme en cuanto a no dejar que ciertos panelistas dominen la discusión).

Sin toboganes. Dejar que los panelistas muestren las diapositivas es una muerte casi segura y reduce radicalmente el papel del moderador. Excepciones: si los panelistas hablan de un tema visual, como el diseño de una tienda minorista, puede dejar que cada ponente traiga el mismo número de fotos de ejemplo para mostrarlas. Si los ponentes son directores de cine, dejar que todos muestren un clip de su última película, de una duración similar, está bien. Pero dejar que los altavoces traigan PowerPoints normalmente le hace perder tiempo e impide que se produzca cualquier tipo de interacciones interesantes.

Exponga su objetivo desde el principio. No escriba una introducción larga. Con dos frases bastarán. ¿Por qué es importante este tema ahora y qué espera lograr en la próxima hora? «Con toda la publicidad en torno a las Google Glass, todo el mundo piensa en la informática portátil. Nuestro objetivo con nuestro tiempo hoy es compartir algunas de las ideas sobre cómo las pantallas portátiles como las Glass cambiarán la forma en que interactuamos con los demás».

No deje que los panelistas se presenten. Ese es el trabajo del moderador. Sea lo más breve posible, especialmente si el público tiene en sus manos una guía de programas con biografías más largas. Tres líneas es lo más largo que debe durar la introducción de alguien. A nadie le importa dónde trabajaba cada panelista hace 27 años ni cómo los conoció.

Haga participar al público en los primeros cinco minutos. Esto hace que el público sepa que los conoce y evita que sus panelistas actúen como si estuvieran en una burbuja. Puede pedir a algunas personas que se presenten simplemente por su nombre, cargo y empresa, para hacerse una idea de quién está entre el público. A veces pido a los miembros del público que aplaudan o abucheen en respuesta a las preguntas. «¿Se le ha ocurrido alguna vez una buena idea para mejorar un proceso en su empresa? Por favor, aplauda». «Vale, ¿alguna vez le ha resultado difícil conseguir los recursos o el apoyo necesarios para mejorar realmente el proceso? Por favor, abuchea». Da vida a la habitación.

No vaya por la línea siempre. Para cuando el quinto panelista responda a la misma pregunta que han respondido otras cuatro personas, las probabilidades de que contribuyan con algo interesante se han reducido casi a cero. Cuando hace una pregunta, dos respuestas son suficientes, a menos que una tercera persona se muera de ganas de intervenir. En su lugar, haga una pregunta relacionada, pida un ejemplo concreto o simplemente cambie de tema y pregunte a los demás panelistas sobre otra cosa.

Invite a los panelistas a hacerse preguntas. Cuando envíe el correo electrónico previo al panel, o cuando converse con los panelistas presenciales, pídales que piensen en una pregunta que les gustaría hacer a sus compañeros panelistas. A menudo, estas preguntas son más nítidas o provocativas que las preguntas de su lista, y los panelistas suelen ser más sinceros cuando uno de sus compañeros les hace una pregunta, a diferencia del «moderador oficial».

Gran altitud, especificaciones y público. A medida que planifique lo que quiere hacer con su tiempo, divídalo en tres categorías aproximadamente iguales. «Gran altitud» son esas preguntas en las que da a los panelistas la oportunidad de hablar sobre lo que sucede en el mundo a una altura de 30 000 pies. Los detalles son donde los invita a compartir anécdotas divertidas, historias de guerra o ejemplos concretos, cosas con las que el público pueda identificarse realmente. Público significa no solo dejar tiempo para las preguntas y respuestas, sino también encontrar formas creativas de incluir al público en su conversación. Después de preguntar a los panelistas sobre la peor contratación que han hecho en la historia, por ejemplo, podría pedir a la gente del público que comparta sus historias. Si tiene un panel de capitalistas de riesgo y un público de emprendedores, intente pedir a algunos emprendedores audaces que presenten sus propuestas de promoción y que los capitalistas de riesgo le sugieran formas de mejorarlo.

No pida a los panelistas «una última reflexión». La manera más aburrida de concluir un panel es dar a cada panelista la oportunidad de pronunciar un discurso de clausura. Por lo general, resumen lo que ya han dicho o miran sus notas y lanzan alguna reflexión poco interesante a la que no han tenido tiempo de llegar (normalmente por una buena razón). En su lugar, utilice el tiempo para una última pregunta del público o para algo con visión de futuro. «¿De qué nueva tendencia importante hablaremos en la conferencia del año que viene?» «¿Cuál es su predicción contraintuitiva y medio alocada sobre los próximos cinco años en nuestra industria?»

Es piloto de una aerolínea. Su trabajo es llevar al bebé a tiempo. Cuando supere la hora de finalización programada, los miembros del público se inquietarán y el organizador de la conferencia lo mirará mal. Si no tiene a nadie en la habitación que le muestre el letrero que dice que «quedan cinco minutos», ponga su teléfono móvil para que vibre en su bolsillo cuando se acerque el final.

Si asiste a suficientes mesas redondas, ya sabrá que las peores parecen un programa de televisión de acceso público agotador, y no puede cambiar de canal. Lo mejor es una conversación rápida e impredecible entre personas inteligentes en el escenario y personas inteligentes del público. Tenga en cuenta ese objetivo y pronto estará modelando para esa estatua heroica.