Cómo gestionar las solicitudes de vacaciones de su equipo

Hay palabras que ningún gerente quiere escuchar de sus empleados más valiosos: «No cumplí con el plazo», «Nuestro principal competidor me está cortejando» o… «Estoy planificando mis vacaciones».

Pocos directivos admitirán que esa última declaración puede provocar el mismo pánico temporal que las dos primeras, pero con demasiada frecuencia es cierto. Confieso que cuando era nuevo entrenador, hace años, mi corazón siempre se hundía un poco cuando alguien de mi equipo me decía que esperaba planear unas vacaciones largas. La fea realidad de serlo o… ¡jadea! — dos, perder jugadores clave en un momento crucial fue difícil para todos. Hoy en día, pocas empresas tienen exceso de personal o tienen dinero del presupuesto asignado a empleados temporales para que las vacaciones no afecten al equipo. El trabajo aún tiene que hacerse y eso implica a menudo a todos, incluido el empleado de vacaciones, al que se le pide que «se registre» o que se esfuerce más antes de partir para asegurarse de que todo su trabajo está cubierto. El manual del empleado puede fomentar las vacaciones, pero los gerentes envían todo tipo de señales sutiles a nuestros equipos de que sería más fácil si no lo convirtieran en una prioridad. ¿Cuántas personas conoce que tienen un saldo continuo de vacaciones «arrastradas» porque nunca llegan a quedarse con lo que tienen derecho? Una encuesta de Glassdoor encontró que solo el 26% de los estadounidenses se toman todo su tiempo de vacaciones.

Pero con el tiempo y la experiencia, me di cuenta de que ser mejor gestor de vacaciones era mucho más importante que los desafíos de soportar un vacío temporal de personal. Los empleados no solo tienen derecho a un tiempo libre, sino investigación demuestra que tomarlo es fundamental tanto para su compromiso como para evitar el agotamiento prolongado. «Realmente fomenta la resiliencia», observa Monique Valcour, profesora de administración en la Escuela de Negocios EDHEC de Francia, cuya investigación, enseñanza y consultoría se centran en ayudar a las empresas y a las personas a crear trabajos, carreras, lugares de trabajo y vidas significativos y de alto rendimiento.

Mi opinión es que las generaciones mayores son mucho más reacias a tomarse todos los días de vacaciones que tienen derecho que los millennials, que parecen reconocer que las vacaciones son una parte fundamental del equilibrio que desean entre la vida laboral y personal. Pero incluso las personas muy motivadas y con alto potencial se benefician del tiempo fuera de la oficina, aunque no siempre se den cuenta de que sí. «Tenemos que restaurarnos y rejuvenecernos», afirma Stew Friedman, profesor práctico de administración en la Escuela de Negocios de Wharton y exdirector del Centro de Desarrollo del Liderazgo de Ford Motor. «Es importante».

Usted y su equipo

• Vacaciones

  Aproveche al máximo su tiempo fuera.

Como entrenador, también me di cuenta de que averiguar cómo hacer frente a los altibajos de las vacaciones me obligaba a asegurarme de que mi equipo colaboraba y se formaba de forma cruzada. A la larga, éramos mucho más fuertes como grupo si ninguna persona era tan importante para la misión como para que no pudiéramos darnos el lujo de perderla, ya sea temporalmente de vacaciones o permanentemente en otro trabajo. Como dice Valcour: «No querrá tener a nadie con la ilusión de que es la única persona insustituible o de que es incapaz de delegar». Si incorporábamos la superposición y el respaldo, estábamos mucho mejor posicionados para las bolas curvas del futuro, aprendí. Y resulta que, a veces, dar a un empleado un conjunto de tareas ligeramente diferente proporciona un cambio de ritmo o el gusto por las áreas en las que le gustaría crecer.

Pero aunque quiera ser un gestor de vacaciones profesional, sigue siendo difícil saber cómo hacerlo de manera justa para todo su equipo. ¿Y si un empleado quiere unas vacaciones de la lista de deseos en Asia al mismo tiempo que otro planea la boda de sus sueños? Los empleados con hijos en edad escolar comienzan con límites que pueden hacer que quienes tienen más flexibilidad en la vida sientan que siempre se quedan con la gota corta. ¿Cómo puede lograr el equilibrio adecuado y ser justo con todos? Friedman y Valcour aconsejan:

• Planifique las vacaciones de forma colectiva . «No tiene sentido que una sola persona, un supervisor, apruebe o desapruebe solo en su oficina», observa Valcour. En vez de eso, haga que todo su equipo trabaje juntos para resolver el problema. «Es más complicado, pero saca el proceso a la luz del día. Tiene que asegurarse de que el mensaje es que valora las vacaciones y quiere que todo el mundo las disfrute, [p. ej.] «Vamos a averiguar cómo podemos apoyarnos mutuamente en sus necesidades de renovación y bienestar y evitar que alguien sienta resentimiento». Si todos piensan que están resolviendo los problemas de forma conjunta como equipo (y que el equipo también les ayudará a garantizar que tienen tiempo libre), normalmente encontrará personas dispuestas a dar un paso adelante para que las cosas funcionen.
• No juzgue la forma en que la gente pasa su tiempo libre. El empleado que participe activamente en exposiciones caninas competitivas se recargará igual si pasa una semana haciéndolo que el empleado que no quiere nada más que sentarse junto a la piscina en un complejo turístico caro. Como gerente, no es su trabajo juzgar o priorizar la forma en que las personas eligen pasar su tiempo libre.
• Considere un sistema de rotación. Utilice una lista para determinar quién elige primero sus días libres. El año que viene, las dos personas más importantes van al final de la lista, y así sucesivamente, de modo que todos encabezan la lista con el tiempo.
• Considere un cierre a gran escala. No se puede elegir «favoritos» si todo el mundo tiene que tomarse dos semanas de descanso a finales de julio porque la empresa cierra, una táctica empleada históricamente por las plantas de fabricación y las empresas europeas, pero cada vez más empresas estadounidenses también están experimentando con la técnica.
• Considere otras formas de descanso y restauración. Como gerente, es posible que pueda ofrecer muchas de las mismas prestaciones a lo largo del año si busca otras formas de que sus empleados se recuperen. «La clave es reconocer que una talla, como siempre, no sirve para todos. Y puede cambiar a lo largo de su vida», afirma Friedman. «Lo importante es mantener conversaciones sobre qué es lo que más beneficiaría a las personas y, luego, qué tan bien se ajusta a los intereses colectivos de su equipo». Cuando Friedman dirigía el centro de desarrollo de liderazgo de Ford, negoció que podía pasar un día al mes fuera de la oficina haciendo otra cosa que no fuera su trabajo diario. «Voy a ser más valioso para usted y para este negocio si estoy en el mundo, expuesto a nuevas ideas, gente nueva y sigo creciendo. Tendré una perspectiva más rica y enriqueceré mi sentido de confianza y compromiso con mi jefe». Intentó, a su vez, asegurarse de que los empleados que le rendían cuentas tuvieran la oportunidad de hacer lo mismo. Para algunos empleados, podría ser igual de poderoso garantizar que tienen un horario flexible para entrenar para una maratón o participar en una obra de teatro comunitaria. La clave es averiguar qué es lo que les importa y apoyarlo, como equipo.
• ¡Tómese unas vacaciones! Recuerde que, como gerente, no hay pequeños gestos. Gerentes que piensan que transmiten la idea de que las vacaciones son importantes para personal, si bien descuidan los suyos, en realidad tienen el efecto contrario. «Es muy importante que los directivos establezcan el estándar», afirma Valcour. «He oído a muchos directivos decir: «Apoyo un estilo de vida saludable para mi personal, es que, personalmente, soy adicto al trabajo». Pero hacer eso aumenta ansiedad en su personal. Sugiere que las personas que trabajan más horas se comprometen más que las que no. Es muy insidioso». A todos, incluido usted, les irá mejor si sus empleados saben que le importa su bienestar a largo plazo.