Cómo mantener la bandeja de entrada de correo electrónico bajo control

Hace poco, un lector me preguntó: «¿Cómo se maneja con una bandeja de entrada increíblemente llena que hace que se sienta como un imbécil?»

Me alegro de que la pregunta sea: «¿cómo usted oferta». Una bandeja de entrada es un espacio tan personal como un cajón de ropa interior. Todos tenemos uno y a todos nos avergüenza tanto su organización como su contenido. Por lo tanto, decirle a alguien cómo gestionar su bandeja de entrada podría percibirse como una intrusión en su ropa interior.

Y eso sería inapropiado.

Qué es apropiado para compartir son mis propios principios de gestión de la bandeja de entrada:

1. Sin desplazamiento. La bandeja de entrada es mi lista de tareas. Puedo meter unos 20 correos electrónicos en el visor de mensajes de Apple Mail, lo que significa 20 tareas. Un poco más que eso y siento que pierdo el control. Nada me impulsa a actuar como la necesidad de deshacerme de las barras de desplazamiento.

2. Lea, tome medidas y elimine o guarde. Tarea pequeña o grande, si está en la bandeja de entrada, la hago. Si no, no existe (como le puede decir mi esposa cada vez que hacemos planes de vacaciones).
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3. Si es una tarea para otra persona, archívela.** Me resulta bastante difícil hacer un seguimiento de mis propias tareas pendientes. Controlar los correos electrónicos de otras personas a través de mi bandeja de entrada triplicaría el número de mensajes y me llevaría por el camino de la microgestión con el temido correo reenviado que comienza con: «Ey, ¿ha tenido la oportunidad de ver esto ya?»

4. Un correo electrónico por tema. Si hay una cadena de correos electrónicos sobre un tema, solo los más recientes estarán en mi bandeja de entrada. Todo lo demás está archivado.
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5. Guarde todo lo que no sea pura basura.** ¿Qué correo electrónico es importante y cuál no? Puede ser difícil de decir. El correo electrónico con un plátano bailando? Probablemente sea seguro lanzarlo. Pero, ¿necesitaré un correo electrónico con los detalles de la última limpieza dental de mi gato? Posiblemente. Y con gigabytes de almacenamiento en mi disco duro, es tan fácil guardar como no.

6. Tiene muy pocas carpetas de archivos. Casi todo lo guardado va a una carpeta llamada «guardado». Con demasiadas carpetas, el tiempo que tardo en ordenar y organizar los correos electrónicos es prohibitivo y, a menudo, se necesita el mismo tiempo en el otro extremo para encontrar el mensaje que quiero. En cambio, me baso en la función de búsqueda de mi correo electrónico. (Hace un momento, era fácil encontrar en mi carpeta de «correos enviados» la información de que los tratamientos dentales veterinarios cuestan la aterradora cantidad de 450 dólares por felino).

7. Fregado diario. Me cepillo los dientes dos veces al día. Y todos los días reviso todos los correos electrónicos de mi bandeja de entrada para ver si puedo deshacerme de ellos.

8. Nada más antiguo que un mes. Dejaré algo moldeado en la bandeja de entrada hasta un mes si no estoy seguro de qué hacer con él, o si es algo que me gustaría hacer pero que parece que nunca consigo. Pero después de un mes, queda claro que tengo que hacerlo o borrarlo.

¿Cuáles son sus consejos para la gestión del correo electrónico? ¿Está totalmente en desacuerdo con alguno de los míos?