Cómo mejorar su redacción empresarial

Probablemente escriba en el trabajo todo el tiempo: propuestas a los clientes, memorandos a los altos ejecutivos, un flujo constante de correos electrónicos a sus colegas. Pero, ¿cómo puede asegurarse de que su escritura es lo más clara y eficaz posible? ¿Cómo hace que sus comunicaciones destaquen?

**Lo que dicen los expertos
**Los directivos con exceso de trabajo y con poco tiempo podrían pensar que mejorar su escritura es un ejercicio tedioso o incluso frívolo. Pero saber cómo crear una frase interesante e inteligente es esencial para comunicarse de forma eficaz, ganar negocios y diferenciarse. «Como dijo memorablemente Marvin Swift: escribir con claridad significa pensar con claridad», dijo Kara Blackburn, profesora titular de comunicación gerencial en la Escuela de Administración Sloan del MIT. «Puede tener todas las grandes ideas del mundo y, si no puede comunicarse, nadie las escuchará». Por suerte, todo el mundo tiene la capacidad de mejorar, afirma Bryan Garner, autor de La guía de HBR para una mejor escritura empresarial. La escritura eficaz «no es un don con el que se nazca», afirma. «Es una habilidad que se cultiva». He aquí cómo escribir de forma sencilla, clara y precisa.

**Piense antes de escribir
**Antes de poner el bolígrafo sobre el papel o las manos sobre el teclado, piense en lo que quiere decir. «El error que comete mucha gente es empezar a escribir de forma prematura», dice Garner. «Resuelven las ideas a medida que escriben, lo que hace que su escritura sea menos estructurada, serpenteante y repetitiva». Pregúntese: ¿Qué debe saber o pensar mi público tras leer este correo electrónico, propuesta o informe? Si la respuesta no está clara de inmediato, actúa demasiado rápido. «Dé un paso atrás y dedique más tiempo a recopilar sus ideas», aconseja Blackburn.

**Sea directo
**Exponga su punto de vista desde el principio. Mucha gente descubre que el estilo y la estructura de escritura que desarrollaron en la escuela no funcionan tan bien en el mundo empresarial. «Una de las grandes enfermedades de la escritura empresarial es posponer el mensaje hasta la mitad de la escritura», afirma Garner. Al presentar primero su idea principal de manera sucinta, ahorra tiempo al lector y agudiza su argumento antes de sumergirse en la mayor parte de lo que escribe. Al escribir memorandos y propuestas más largos, Garner sugiere exponer el problema y la solución propuesta en «no más de 150 palabras» al principio de la primera página. «Adquiera un don para resumir», dice. «Si su abridor no sirve, entonces todo el escrito no servirá».

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**Reducir la grasa
**No «use tres palabras cuando con una bastaría», dice Blackburn. Lea sus escritos con ojos críticos y asegúrese de que cada palabra responde a su punto más amplio. Elimine todas las palabras o frases innecesarias. No hace falta decir «consenso general de opinión», por ejemplo, cuando basta con «consenso». «En cuanto los lectores sienten que un escrito es detallado, comienzan a desconectarse», dice Garner. Sugiere borrar las preposiciones ( punto de vista pasa a ser punto de vista); reemplazar —ión palabras con verbos de acción ( brindó protección a pasa a ser protegido); mediante contracciones ( no en lugar de no y estamos en lugar de estamos); e intercambio es, son, era y eran con verbos más fuertes ( indica en lugar de es indicativo de).

**Evite la jerga y las palabras de 10 dólares
**La redacción empresarial está llena de palabras y acrónimos de moda específicos del sector. Y aunque estos términos a veces son inevitables y, en ocasiones, pueden resultar útiles como taquigrafía, a menudo indican un pensamiento perezoso o desordenado. Agregue demasiados y el lector asumirá que está en piloto automático o, lo que es peor, que no entiende lo que dice. «La jerga no añade ningún valor», dice Blackburn, pero «la claridad y la concisión nunca pasan de moda». Garner sugiere crear un» lista negra de palabras de moda » de palabras que debe evitar, incluidos términos como «procesable», «competencia básica», «impactante» e «incentivar». También debe evitar usar un lenguaje grandioso. Los escritores suelen creer erróneamente que usar una palabra grande cuando una simple basta es una señal de inteligencia. No lo es.

**Lea lo que escribe
**Póngase en la piel del lector. ¿Su argumento está claro y bien estructurado? ¿Las frases son sencillas y concisas? Blackburn sugiere leer los pasajes en voz alta. «Ahí es donde se revelan esos defectos: los vacíos en sus argumentos, la frase torpe, la sección que es dos párrafos más larga», afirma. Y no dude en pedirle a un colega o amigo —o mejor aún, a varios colegas y amigos— que edite su obra. Agradezco sus comentarios, no se moleste. «Editar es un acto de amistad», dice Garner. «No es un acto de agresión».

**Practica todos los días
**«Escribir es una habilidad», dice Blackburn, «y las habilidades mejoran con la práctica». Garner sugiere leer material bien escrito todos los días y prestar atención a la elección de las palabras, la estructura de las frases y la fluidez. «Empiece a prestar atención al estilo de El Wall Street Journal», dice. Invierta en una guía de estilo y gramática como referencia; Garner recomienda El uso del inglés moderno de Fowler. Lo más importante es incluir tiempo en su agenda para editar y revisar. «Escribir y reelaborar su propia escritura es donde se produce el cambio, y no es rápido», afirma Blackburn. «El tiempo está bien empleado porque los buenos escritores se distinguen en su trabajo».

Principios que debe recordar:

Haga:

• Planifique lo que va a decir para que su escritura sea más directa y eficaz.
• Use las palabras con moderación y mantenga las frases cortas y directas.
• Evite la jerga y las palabras «elegantes». En vez de eso, esfuércese por la claridad.

No haga:

• Argumente que simplemente no puede escribir. Cualquiera puede convertirse en un mejor escritor con la práctica.
• Haga como si su primer borrador fuera perfecto o incluso aceptable. Todos los documentos se pueden mejorar.
• Entierra su argumento. Presente su idea principal lo antes posible.

**Caso práctico #1: No tenga miedo de compartir
**Cuando David McCombie empezó a trabajar como consultor de gestión en McKinsey & Company, inmediatamente se dio cuenta de que el estilo de escritura que había perfeccionado en la Facultad de Derecho de Harvard no era adecuado para la comunicación a nivel ejecutivo. «Era la estructura de mis argumentos», dice David. «Recibía comentarios que necesitaba para ir al grano más rápido».

Con la redacción legal o académica, «por lo general, empezará por desarrollar el caso y pondrá el punto principal hasta el final», afirma. «Pero en la comunicación empresarial, es mejor empezar primero por la conclusión».

Para que su escritura fuera más directa y eficaz, David pidió a varios colegas de alto rango todas sus presentaciones e informes anteriores para poder imitar los elementos clave de su formato y estilo. También copió a colegas de confianza que eran especialmente hábiles comunicadores en correos electrónicos importantes y les pidió su opinión.

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David ha llevado estas prácticas a la firma de capital privado que fundó en Miami, el Grupo McCombie. «Le envío todo lo que es importante a mi pareja y él lo lee», dice David, añadiendo que sabe que no debe tomarse las ediciones como algo personal. «Hablamos de si hay una manera mejor de transmitir una idea, de cómo podemos ser más concisos».

Mejorar su escritura ha tenido un efecto directo en la capacidad de David para convertirse en una voz influyente en su campo. Actualmente está escribiendo un libro sobre el nicho de mercado de su firma de capital privado, La guía de inversiones directas para profesionales de la oficina de familia.

«Aunque supiera escribir buenos negocios desde el principio, creo que mejorar continuamente su escritura y llevarla al siguiente nivel es absolutamente clave para el éxito», afirma David. «Cuanto más lo haga, más fácil se hace».

**Caso práctico #2: Estudie la buena escritura
**Tim Glowa ya había desarrollado una exitosa carrera como consultor de marketing estratégico cuando decidió fijar sus ambiciones un poco más altas. «Quería que me percibieran como un líder de opinión», dice Tim, «y para hacerlo, necesitaba tener un punto de vista y exponer ese punto de vista en público».

Sabía que elaborar artículos de opinión e investigación inteligentes y digeribles era clave para mejorar su reputación profesional. Sus escritos ya fueron bien recibidos por sus colegas y compañeros, pero gran parte de su experiencia se basó en la escritura académica. Así que empezó a leer publicaciones de negocios, tipo McKinsey Quarterly, por estilo. «Estudié cómo se comunican», dice Tim, «y me esforcé por hacer que mi escritura fuera más directa y concisa».

También incorporó un ritual de esbozo a su escritura. Antes de escribir informes y memorandos, empieza con un breve resumen de los tres objetivos principales. «No puede empezar a escribir y esperar ir a algún lado», dice. «Eso es como dar un paseo y no saber cuál es el destino».

Tim, ahora cofundador de una empresa de análisis de marketing llamada Bug Insights, cree que los esfuerzos lo han convertido en un comunicador más eficaz, ya que ha mejorado no solo sus escritos más largos, sino también sus correos electrónicos e incluso sus correos de voz. «Se filtra prácticamente en todas mis comunicaciones», afirma. Y su trabajo es encontrar un público. Varios de sus artículos se han descargado más de 100 000 veces, y una empresa de la lista Fortune 50 utilizó recientemente uno de sus artículos en un programa interno de formación y desarrollo.

Tim está satisfecho con su progreso, pero dice que no va a dejar de esforzarse más. «Tiene que esforzarse en ello», dice. «Cada vez que desarrolla una nueva habilidad, tiene que estudiarla».