Cómo hacer una presentación excelente

Hace poco más de un año, en un viaje a Nairobi (Kenia), unos colegas y yo conocimos a un niño masai de 12 años llamado Richard Turere, que nos contó una historia fascinante. Su familia cría ganado en las afueras de un enorme parque nacional y uno de los mayores desafíos es proteger a los animales de los leones, especialmente de noche. Richard se había dado cuenta de que colocar lámparas en un campo no disuadía los ataques de los leones, pero cuando caminaba por el campo con una linterna, los leones se mantenían alejados. Desde muy joven, le interesó la electrónica, aprendiendo por sí mismo, por ejemplo, desmontando la radio de sus padres. Utilizó esa experiencia para diseñar un sistema de luces que se encendiera y apagara en secuencia (utilizando paneles solares, una batería de coche y una caja indicadora de moto) y, por lo tanto, creara una sensación de movimiento que esperaba ahuyentara a los leones. Instaló las luces y los leones dejaron de atacar. Pronto, los pueblos de otros lugares de Kenia empezaron a instalar las «luces del león» de Richard.

La historia era inspiradora y digna del público más amplio que podía ofrecer nuestra conferencia TED, pero a primera vista, Richard parecía un candidato poco probable para dar una charla TED. Era tremendamente tímido. Su inglés se estaba deteniendo. Cuando intentó describir su invento, las frases cayeron de forma incoherente. Y francamente, era difícil imaginarse a un preadolescente de pie en un escenario frente a 1400 personas acostumbrado a escuchar a ponentes pulidos como Bill Gates, Sir Ken Robinson y Jill Bolte Taylor.

Pero la historia de Richard era tan convincente que lo invitamos a hablar. En los meses anteriores a la conferencia de 2013, trabajamos con él para enmarcar su historia, encontrar el punto de partida adecuado y desarrollar un arco de acontecimientos sucinto y lógico. Gracias a su invento, Richard había ganado una beca para uno de los mejores colegios de Kenia, y allí tuvo la oportunidad de practicar la charla varias veces ante un público en directo. Era fundamental que desarrollara su confianza hasta el punto en que su personalidad pudiera brillar. Cuando por fin dio su charla en TED, en Long Beach, se notaba que estaba nervioso, pero eso solo lo hacía más atractivo… la gente estaba pendiente de cada una de sus palabras. La confianza estaba ahí, y cada vez que Richard sonreía, el público se derretía. Cuando terminó, la respuesta fue instantánea: una ovación de pie sostenida.

Desde la primera conferencia de TED, hace 30 años, los ponentes han ido desde figuras políticas, músicos y personalidades de la televisión que se sienten completamente a gusto ante la multitud hasta académicos, científicos y escritores menos conocidos, algunos de los cuales se sienten muy incómodos al hacer presentaciones. A lo largo de los años, hemos intentado desarrollar un proceso para ayudar a los presentadores sin experiencia a encuadrar, practicar y dar charlas que la gente disfrute viendo. Por lo general, comienza de seis a nueve meses antes del evento e implica ciclos de diseño (y revisión) de un guion, ensayos repetidos y muchos ajustes. Cambiamos nuestro enfoque continuamente, porque el arte de hablar en público evoluciona en tiempo real, pero a juzgar por la respuesta del público, nuestro régimen básico funciona bien: desde que empezamos a publicar TED Talks en Internet, en 2006, se han reproducido más de mil millones de veces.

Basándome en esta experiencia, estoy convencido de que dar una buena charla es muy fácil de entrenar. En cuestión de horas, el contenido y la entrega del orador pueden pasar de ser confusos a fascinantes. Y aunque la experiencia de mi equipo se ha centrado en el formato de 18 minutos o menos de TED, las lecciones que hemos aprendido sin duda son útiles para otros presentadores, ya sea un CEO que hace una gira de OPI, un gerente de marca que presenta un nuevo producto o una startup que presenta un nuevo producto a los capitalistas de riesgo.

Encuadre su historia

No hay manera de que pueda dar una buena charla a menos que tenga algo vale la pena hablar de. Conceptualizar y enmarcar lo que quiere decir es la parte más importante de la preparación.

Encuentre la combinación perfecta de datos y narrativa

de Nancy Duarte

La mayoría de las presentaciones se encuentran en algún punto intermedio entre un informe y una historia. Un informe contiene muchos datos, es exhaustivo e informativo, pero no es muy atractivo. Las historias ayudan al orador a conectar con el público, pero los oyentes también suelen querer datos e información. Los grandes presentadores superponen historias e información como un pastel y entienden que los diferentes tipos de charlas requieren diferentes ingredientes.

De Report_(literal, informativo, fáctico, exhaustivo)_ . . .

Hallazgos de la investigación. Si su objetivo es comunicar la información de un informe escrito, enviar el documento completo al público con antelación y limitar la presentación a las principales conclusiones. No haga una presentación larga con diapositivas que repita todos sus hallazgos. Cualquiera que esté realmente interesado puede leer el informe; los demás apreciarán la brevedad.

Presentación financiera. Al público financiero le encantan los datos y querrá saber los detalles. Satisface su apetito analítico con los hechos, pero añada un hilo narrativo para apelar a su lado emocional. A continuación, presente las principales conclusiones de forma visual para ayudarles a encontrar el significado de los números.

Lanzamiento del producto. En lugar de cubrir únicamente las especificaciones y características, céntrese en el valor que su producto aporta al mundo. Cuente historias que muestren cómo la gente real lo usa y por qué les cambiará la vida.

Campo de VC. Durante 30 minutos con un VC, prepare un arco argumental nítido y bien estructurado que transmita su idea de manera convincente en 10 minutos o menos; luego deje que las preguntas y respuestas guíen el resto de la reunión. Anticipe las preguntas y ensaye respuestas claras y concisas.

Discurso de apertura. Las charlas formales en los grandes eventos son oportunidades de alto riesgo e impacto para llevar a sus oyentes a un viaje transformador. Utilice un marco narrativo claro y trate de involucrarlos emocionalmente.

.. a Story (dramático, experiencial, evocador, persuasivo)

Nancy Duarte es el autor de Guía HBR de presentaciones persuasivas, Diapositiva: ología, y Resonar. Es la directora ejecutiva de Duarte, Inc., que diseña presentaciones y enseña el desarrollo de presentaciones.

Todos sabemos que los humanos están hechos para escuchar historias, y abundan las metáforas sobre las estructuras narrativas que mejor funcionan para involucrar a la gente. Cuando pienso en presentaciones convincentes, pienso en llevar al público a un viaje. Una charla exitosa es un pequeño milagro: la gente ve el mundo de otra manera después.

Si enmarca la charla como un viaje, las decisiones más importantes son decidir por dónde empezar y por dónde terminar. Para encontrar el punto de partida correcto, tenga en cuenta lo que la gente del público ya sabe sobre su tema y lo mucho que les importa. Si asume que tienen más conocimientos o intereses que ellos, o si empieza a usar jerga o se pone demasiado técnico, los perderá. Los ponentes más atractivos hacen un magnífico trabajo al presentar el tema rápidamente, explicar por qué les importa tanto y convencer a los miembros del público de que ellos también deberían hacerlo.

El mayor problema que veo en los primeros borradores de las presentaciones es que intentan cubrir demasiado terreno. No puede resumir toda una carrera en una sola charla. Si intenta incluir todo lo que sabe, no tendrá tiempo de incluir detalles clave y su charla desaparecerá en un lenguaje abstracto, lo que puede tener sentido si sus oyentes están familiarizados con el tema, pero será completamente opaco si son nuevos en él. Necesita ejemplos específicos para desarrollar sus ideas. Así que limite el alcance de su charla a lo que pueda explicarse y darse vida con ejemplos en el tiempo disponible. Gran parte de los primeros comentarios que damos tienen como objetivo corregir el impulso de ir demasiado lejos. En vez de eso, profundice. Dé más detalles. No nos hable de todo su campo de estudio, háblenos de su contribución única.

Una charla exitosa es un pequeño milagro: la gente ve el mundo de otra manera después.

Por supuesto, puede resultar igual de perjudicial explicar en exceso o exponer minuciosamente las implicaciones de una charla. Y ahí el remedio es diferente: recuerde que la gente del público es inteligente. Deje que descubran algunas cosas por sí mismos. Deje que saquen sus propias conclusiones.

Muchas de las mejores charlas tienen una estructura narrativa que sigue vagamente una historia de detectives. El orador empieza por presentar un problema y, a continuación, describe la búsqueda de una solución. Hay un momento de «ajá» y la perspectiva del público cambia de una manera significativa.

Si una charla fracasa, casi siempre se debe a que el orador no la formuló correctamente, juzgó mal el nivel de interés del público o no contó una historia. Incluso si el tema es importante, la pontificación aleatoria sin narración siempre es profundamente insatisfactoria. No hay progreso y no siente que esté aprendiendo.

Hace poco estuve en una conferencia sobre energía en la que dos personas, un alcalde de la ciudad y un exgobernador, dieron charlas consecutivas. La charla del alcalde consistió esencialmente en una lista de proyectos impresionantes que su ciudad había emprendido. Parecía alardear, como una boleta de calificaciones o un anuncio de su reelección. Rápidamente se hizo aburrido. Cuando la gobernadora habló, no enumeró sus logros, sino que compartió una idea. Sí, relató anécdotas de su época en el cargo, pero la idea era central, y las historias eran explicativas o ilustrativas (y también divertidas). Era mucho más interesante. El punto subyacente del alcalde parecía ser lo genial que era, mientras que el mensaje del gobernador era «He aquí una idea convincente que nos beneficiaría a todos».

Lectura adicional

Narración que mueve a la gente

Por regla general, a la gente no le interesa mucho hablar sobre organizaciones o instituciones (a menos que sean miembros de ellas). Las ideas y las historias nos fascinan; las organizaciones nos aburren, es mucho más difícil identificarse con ellas. (Los empresarios tomen nota especialmente: no presuma de su empresa, sino que cuéntenos del problema que está resolviendo).

Planifique su entrega

Una vez que haya hecho el encuadre, es el momento de centrarse en su entrega. Hay tres formas principales de dar una charla. Puede leerlo directamente de un guion o de un teleprompter. Puede desarrollar una serie de viñetas que planifiquen lo que va a decir en cada sección en lugar de escribirlo todo palabra por palabra. O puede memorizar su charla, lo que implica ensayarla hasta el punto de internalizar cada palabra, textualmente.

Mi consejo: no lo lea y no utilice un teleprompter. Por lo general, es demasiado distanciamiento, la gente sabrá que está leyendo. Y en cuanto lo perciban, la forma en que reciben su charla cambiará. De repente, su conexión íntima se evapora y todo parece mucho más formal. Por lo general, prohibimos cualquier tipo de enfoque de lectura en TED, aunque hicimos una excepción hace unos años con un hombre que insistía en usar un monitor. Colocamos una pantalla en la parte trasera del auditorio con la esperanza de que el público no se diera cuenta. Al principio habló con naturalidad. Pero pronto se puso rígido y se pudo ver una horrible sensación de hundimiento en el público cuando la gente se dio cuenta: «Oh, no, nos está leyendo». Las palabras estuvieron muy bien, pero la charla tuvo una mala audiencia.

Muchas de nuestras mejores y más populares charlas TED las hemos memorizado palabra por palabra. Si va a dar una charla importante y tiene tiempo para hacerlo, es lo mejor. Pero no subestime el trabajo que implica. Uno de nuestros ponentes más memorables fue Jill Bolte Taylor, un investigador del cerebro que había sufrido un derrame cerebral. Habló de lo que aprendió durante los ocho años que tardó en recuperarse. Después de elaborar su historia y ensayar muchas horas en solitario, ensayó su discurso docenas de veces ante el público para asegurarse de que lo había entendido.

Obviamente, no todas las presentaciones merecen esa inversión de tiempo. Pero si decide memorizar su charla, tenga en cuenta que la curva de aprendizaje tiene un arco predecible. La mayoría de la gente pasa por lo que yo llamo el «valle de la incomodidad», en el que no se han memorizado del todo la charla. Si dan la charla estando atrapados en ese valle, el público lo percibirá. Sus palabras sonarán recitadas, o habrá momentos dolorosos en los que mirarán fijamente a media distancia o levantarán los ojos mientras se esfuerzan por recordar sus líneas. Esto crea distancia entre el orador y el público.

Superar este punto es sencillo, afortunadamente. Solo es cuestión de ensayar suficientes veces como para que el flujo de las palabras pase a ser algo natural. Entonces puede centrarse en pronunciar la charla con significado y autenticidad. No se preocupe, ya llegará.

Pero si no tiene tiempo para aprender un discurso a fondo y superar ese incómodo valle, no lo intente. Elija viñetas en las tarjetas. Mientras sepa lo que quiere decir de cada uno, estará bien. Concéntrese en recordar las transiciones de una viñeta a la siguiente.

Preste también atención a su tono. Puede que algunos oradores quieran parecer autoritarios, sabios, poderosos o apasionados, pero normalmente es mucho mejor que suene conversacional. No lo fuerce. No orante. Sé simplemente usted.

Si una charla exitosa es un viaje, asegúrese de no empezar a molestar a sus compañeros de viaje por el camino. Algunos oradores proyectan demasiado ego. Suenan condescendientes o llenos de sí mismos, y el público se cierra. No deje que eso suceda.

Desarrollar su presencia en el escenario

Para los ponentes sin experiencia, el acto físico de estar en el escenario puede ser la parte más difícil de hacer una presentación, pero la gente tiende a sobreestimar su importancia. Entender bien las palabras, la historia y el contenido es un factor mucho más determinante del éxito o el fracaso que su posición o si está visiblemente nervioso. Y en lo que respecta a la presencia en el escenario, un poco de entrenamiento puede ayudar mucho.

El mayor error que vemos en los primeros ensayos es que la gente mueve demasiado el cuerpo. Se balancean de un lado a otro o desplazan su peso de una pierna a la otra. La gente lo hace de forma natural cuando está nerviosa, pero distrae y hace que el orador parezca débil. El simple hecho de lograr que una persona mantenga la parte inferior de su cuerpo inmóvil puede mejorar drásticamente su presencia en el escenario. Hay algunas personas que son capaces de pasear por el escenario durante una presentación, y no pasa nada si es algo natural. Pero es mejor que la gran mayoría se quede quieta y confíe en los gestos con las manos para enfatizar.

Lectura adicional

Cómo presentar una idea brillante

Quizás el acto físico más importante en el escenario sea hacer contacto visual. Encuentre cinco o seis personas con aspecto amable en diferentes partes del público y mírelas a los ojos mientras habla. Piense en ellos como amigos a los que no ve en un año, a los que pone al día con su trabajo. Ese contacto visual es increíblemente poderoso y ayudará más que cualquier otra cosa a que hable. Incluso si no tiene tiempo para prepararse del todo y tiene que leer un guion, mirar hacia arriba y hacer contacto visual marcará una gran diferencia.

Otro gran obstáculo para los oradores sin experiencia es el nerviosismo, tanto antes de la charla como mientras están en el escenario. La gente trata esto de diferentes maneras. Muchos ponentes permanecen fuera del público hasta el momento en que salen; esto puede funcionar bien, porque mantener la mente concentrada en los oradores anteriores puede distraerlo y limitar el nerviosismo. Amy Cuddy, profesora de la Escuela de Negocios de Harvard que estudia cómo ciertas posturas corporales pueden afectar a la potencia, utilizó una de las técnicas de preparación más inusuales que he visto. Recomienda que la gente pase tiempo antes de una charla dando zancadas, de pie y extendiendo el cuerpo; estas posturas hacen que se sienta más poderoso. Es lo que hacía antes de subir al escenario, y dio una charla fenomenal. Pero creo que el mejor consejo es simplemente respirar hondo antes de subir al escenario. Funciona.

Los nervios no son un desastre. El público espera que esté nervioso.

En general, la gente se preocupa demasiado por el nerviosismo. Los nervios no son un desastre. El público espera que esté nervioso. Es una respuesta corporal natural que, de hecho, puede mejorar su rendimiento: le da energía para actuar y mantiene la mente alerta. Siga respirando y estará bien.

Reconocer el nerviosismo también puede crear compromiso. Mostrar su vulnerabilidad, ya sea a través de los nervios o el tono de voz, es una de las formas más poderosas de ganarse al público, siempre que sea auténtico. Susan Cain, que escribió un libro sobre introvertidos y habló en nuestra conferencia de 2012, estaba aterrorizada por darle una charla. Se podía sentir su fragilidad en el escenario, y eso creó una dinámica en la que el público la apoyaba, todo el mundo quería abrazarla después. El hecho de que supiéramos que luchaba por mantenerse ahí arriba lo hizo hermoso, y fue la charla más popular del año.

Planifique la multimedia

Con tanta tecnología a nuestra disposición, puede parecer casi obligatorio utilizar, como mínimo, diapositivas de presentación. La mayoría de la gente ya ha escuchado los consejos sobre PowerPoint: sea simple; no utilice una presentación de diapositivas como sustituto de las notas (por ejemplo, enumerando las viñetas de las que hablará; es mejor ponerlas en las tarjetas de notas); y no repita en voz alta las palabras que están en la diapositiva. Recitar diapositivas no solo es una variación del problema del teleprompter: «Oh, no, ¡ella también nos lee!» —pero la información solo interesa una vez, y escuchar y ver las mismas palabras parece repetitivo. Ese consejo puede parecer universal a estas alturas, pero vaya a cualquier empresa y verá que los presentadores lo infringen todos los días.

Muchos de los mejores ponentes de TED no utilizan diapositivas en absoluto y muchas charlas no las requieren. Si tiene fotografías o ilustraciones que dan vida al tema, entonces sí, muéstrelas. Si no, considere la posibilidad de prescindir, al menos durante algunas partes de la presentación. Y si va a utilizar diapositivas, vale la pena explorar alternativas a PowerPoint. Por ejemplo, TED ha invertido en la empresa Prezi, que fabrica un software de presentación que ofrece una vista de cámara de un paisaje bidimensional. En lugar de una secuencia plana de imágenes, puede moverse por el paisaje y ampliarlo si es necesario. Usadas correctamente, estas técnicas pueden aumentar drásticamente el impacto visual de una charla y mejorar su significado.

Los artistas, arquitectos, fotógrafos y diseñadores tienen la mejor oportunidad de utilizar las imágenes. Las diapositivas pueden ayudar a enmarcar y al ritmo de una charla y a ayudar a los ponentes a evitar perderse en la jerga o en un lenguaje demasiado intelectual. (Puede ser difícil hablar del arte, es mejor experimentarlo visualmente). He visto grandes presentaciones en las que el artista o el diseñador ponían las diapositivas en un temporizador automático para que la imagen cambiara cada 15 segundos. También he visto a presentadores dar una charla acompañada de un vídeo, hablando junto a ella. Eso puede ayudar a mantener el impulso. La del diseñador industrial Ross Lovegrove charla TED muy visual, por ejemplo, utilizó esta técnica para atraer al público a un notable viaje creativo.

Otro enfoque que los creativos podrían considerar es incluir el silencio en sus charlas y dejar que la obra hable por sí sola. El escultor cinético Reuben Margolin utilizó ese enfoque con un efecto poderoso. La idea no es pensar: «Voy a dar una charla». En vez de eso, piense: «Quiero ofrecer al público una experiencia poderosa de mi trabajo». Lo peor que pueden hacer los artistas y los arquitectos es dedicarse al lenguaje abstracto o conceptual.

El vídeo tiene usos obvios para muchos ponentes. En una charla TED sobre la inteligencia de los cuervos, por ejemplo, el científico mostró un vídeo en el que un cuervo doblaba un anzuelo para sacar un trozo de comida de un tubo, básicamente creando una herramienta. Ilustró su punto de vista mucho mejor que cualquier cosa que pudiera haber dicho.

Si se usa bien, el vídeo puede ser muy eficaz, pero hay errores comunes que deben evitarse. Un vídeo tiene que ser corto. Si dura más de 60 segundos, corre el riesgo de perder gente. No utilice vídeos, especialmente los corporativos, que suenen autopromocionales o como infomerciales; la gente está condicionada a desconectarse de ellos. Cualquier cosa con banda sonora puede resultar peligrosamente desagradable. Y haga lo que haga, no muestre un clip de usted siendo entrevistado en, por ejemplo, CNN. He visto a ponentes hacer esto y es una muy mala idea, nadie quiere acompañarlo en su viaje de ego. La gente de su público ya lo escucha en directo. ¿Por qué querrían ver simultáneamente su clip de cabeza parlante en una pantalla?

Juntándolo

Empezamos a ayudar a los ponentes a preparar sus charlas con seis meses (o más) de antelación para que tengan tiempo de sobra para practicar. Queremos que las charlas populares estén en su forma final al menos un mes antes del evento. Cuanto más practiquen en las últimas semanas, mejor les irá. Lo ideal es que practiquen la charla solos y delante del público.

Lo difícil de ensayar una presentación delante de otras personas es que se sentirán obligadas a ofrecer comentarios y críticas constructivas. A menudo, los comentarios de diferentes personas varían o entran directamente en conflicto. Esto puede resultar confuso o incluso paralizante, por eso es importante ser selectivo con las personas que utiliza como público de prueba y a las que invita a ofrecer comentarios. En general, cuanta más experiencia tenga una persona como presentadora, mejores serán las críticas que pueda ofrecer.

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Aprendí muchas de estas lecciones yo mismo en 2011. Mi colega Bruno Giussani, comisario de nuestro evento de TEDGlobal, señaló que, aunque trabajé en TED durante nueve años, fui el presentador en nuestras conferencias y presenté a muchos de los ponentes, nunca había dado una charla TED. Así que me invitó a regalar uno y acepté.

Fue más estresante de lo que esperaba. A pesar de que dedico tiempo a ayudar a otros a encuadrar sus historias, fue difícil encuadrar las mías de una manera que me pareciera convincente. Decidí memorizar mi presentación, que trataba sobre cómo el vídeo web impulsa la innovación mundial, y fue muy difícil: a pesar de que dedicaba muchas horas y recibía buenos consejos de mis colegas, llegué a un punto en el que no lo tenía del todo claro y empecé a dudar de que alguna vez lo haría. La verdad es que pensé en bombardear. Estuve nerviosa hasta el momento en que subí al escenario. Pero al final todo salió bien. Definitivamente no es una de las mejores charlas TED de todos los tiempos, pero tuvo una reacción positiva y sobreviví al estrés de pasarla.

10 formas de arruinar una presentación

Por más difícil que sea dar una buena charla, es muy fácil arruinarla. Estos son algunos errores comunes que TED recomienda evitar a sus ponentes.

1. Dedique mucho tiempo a explicar de qué trata su charla.
2. Hable despacio y dramáticamente. ¿Por qué hablar cuando puede orar?
3. Asegúrese de hacer saber sutilmente a todo el mundo lo importante que es.
4. Consulte su libro varias veces. Aún mejor, cito a usted mismo.
5. Reúna sus diapositivas con numerosas viñetas de texto y varios tipos de letra.
6. Utilice mucha jerga técnica inexplicable para parecer inteligente.
7. Hable extensamente sobre la historia de su organización y sus gloriosos logros.
8. No se moleste en ensayar para comprobar cuánto dura su charla.
9. Suena como si estuviera recitando su discurso de memoria.
10. Nunca, nunca haga contacto visual con nadie del público.

Al final, aprendí de primera mano lo que nuestros ponentes han estado descubriendo durante tres décadas: las presentaciones suben o bajan según la calidad de la idea, la narración y la pasión del orador. Se trata de la sustancia, no del estilo oral o de la pirotecnia multimedia. Es bastante fácil «entrenar» los problemas de una charla, pero no hay forma de «entrenar» la historia básica, el presentador tiene que tener la materia prima. Si tiene algo que decir, puede construir una gran charla. Pero si el tema central no está ahí, es mejor que no hable. Rechazar la invitación. Vuelva a trabajar y espere a que tenga una idea convincente que realmente valga la pena compartir.

Lo más importante que debe recordar es que no hay nadie buena manera de dar una charla. Las charlas más memorables ofrecen algo nuevo, algo que nadie ha visto antes. Los peores son los que parecen formulaicos. Así que no intente en ningún caso emular todos los consejos que he ofrecido aquí. Tenga en cuenta la mayor parte, claro. Pero haga suya la charla. Ya sabe lo que distingue a usted y a su idea. Aproveche sus puntos fuertes y dé una charla que sea realmente auténtica para usted.