Cómo aprovechar al máximo una conferencia

Las conferencias son una avalancha abrumadora de presentaciones, conversaciones y posibles reuniones, y puede resultar difícil saber en qué dedicar su tiempo. ¿Cómo sabe a qué sesiones asistir? ¿Debería saltarse el discurso de apertura para reunirse con un contacto importante? ¿Cuántos dátiles para tomar café son demasiados? ¿Y qué debe hacer si es un introvertido que odia las charlas triviales?

**Qué dicen los expertos
**Las conferencias profesionales son un hecho inevitable de la vida laboral. E incluso si es un introvertido que teme la extravagancia de varios días de charlas informales y sesiones de networking repletas de cócteles, debe resistirse al impulso de quedarse en casa, afirma Francesca Gino, profesora de la Escuela de Negocios de Harvard. «Saltarse las conferencias es problemático porque se pierde las ventajas de la creación de redes», afirma. «Hoy en día, probablemente incluso más que nunca, las redes son una forma clave de capital social para alcanzar sus objetivos en la vida profesional y personal». Y conocer gente en las conferencias «que probablemente tengan los mismos intereses que usted y que sean muy relevantes para su trabajo» es una buena forma de fomentar y ampliar su red, afirma Dorie Clark, autora de Destaque las redes. «El hecho de que la tecnología haya facilitado la interacción con personas que se encuentran a grandes distancias y zonas horarias hace que la interacción cara a cara sea aún más valiosa». He aquí cómo aprovechar al máximo las conferencias a las que asiste.

**Cambie su forma de pensar
**A pesar de lo conocido beneficios de tener una red extensa y diversa, muchas personas «evitan la oportunidad de crear nuevas conexiones porque la creación de redes hace que no se sientan auténticas y físicamente sucio», dice Gino. Para reducir estos sentimientos, le sugiere cambiar su forma de pensar y sus motivos. No está haciendo networking solo porque debería; lo hace porque es bueno para su carrera. Afirma que las personas que se centran en sus aspiraciones profesionales «crean redes con más frecuencia y tienen una menor sensación de suciedad» en comparación con las que se centran únicamente en cumplir con sus deberes y responsabilidades profesionales. Mientras se prepara para una conferencia, «trate de mantenerse motivado para establecer contactos profesionales a fin de lograr el crecimiento, el progreso y los logros» que traerá consigo.

**Preséntese previamente
**Semanas antes de que comience la conferencia, «piense en las personas que realmente le gustaría conocer y, después, dedique tiempo a lograr ese objetivo», dice Gino. Clark recomienda crear una «lista de deseos prioritarios» con las personas que le gustaría conocer. Envíe a esas personas un correo electrónico presentándose; si es posible, reciba una presentación de un amigo o colega en común. Si la persona se presenta, dígale que «se esforzará por asistir a su sesión», dice Clark. «La presentación tiene mucho miedo de que nadie vaya a venir a su sesión, por lo que apreciamos el hecho de que haga el esfuerzo». Si la persona no se presenta, invítela a tomar un café. O pregunte «si hay alguna sesión a la que le entusiasme ir, pregunte: ¿Podemos sentarnos juntos?»

**Sea estratégico con su tiempo
**Tenga en cuenta dos cosas a la hora de elegir a qué sesiones asistir. «Una sesión debe cumplir un objetivo de contenido, es decir, la charla será educativa, o debe cumplir un objetivo interpersonal, es decir, quiere conocer o apoyar a la persona que hace la presentación», afirma Clark. El discurso de apertura normalmente se puede omitir, pero como alguien famoso lo pronuncia a menudo, «es divertido de ir», añade. «Es probable que sea entretenido y le dé derecho a presumir, como en: ‘Ey, he oído hablar a Elon Musk’». Dicho esto, «La conferencia principal no tiene mucho valor para crear redes más allá de iniciar una conversación».

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**Establezca una red según sus condiciones
**Si sumergirse entre la multitud le incomoda, tiene que «tomar la iniciativa para crear una situación en la que se sienta cómodo», afirma Clark. Quizás las reuniones individuales sean mejores para usted o para grupos pequeños. Si es así, Clark sugiere hacer una reserva en un restaurante local para unas ocho personas antes de la conferencia. Entonces invite a personas de su lista de deseos. «Quiere que sea una mezcla de personas que conozca y personas a las que le gustaría conocer mejor», dice Clark. «Dígales que va a reunir a un grupo de personas interesantes y que le gustaría que se unieran». Y asegúrese de explicarles por qué la cena es interesante. «Si es una emprendedora tecnológica, dígale que también está invitando a capitalistas de riesgo», por ejemplo.

**Escuche más, hable menos
**Cuando asista a una red semiprofesional o semisocial, como una cena de grupo o un cóctel en una conferencia, su objetivo es «dejar suficiente espacio para que los demás brillen», afirma Clark. Arnés potencia silenciosa haciendo preguntas bien pensadas y escuchar con atención a la forma en que los demás responden. Tener preparados para iniciar una conversación trivial puede hacer que la charla trivial sea más apetecible. Por ejemplo, podría preguntar: «¿Qué proyecto de trabajo le entusiasma más en este momento?» o «¿A qué sesión tiene más ganas de asistir?» Si ha invitado a la gente a reunirse, también es importante que «ejerza el control suficiente» de la situación. «Asegúrese de que las personas interactúen y se conozcan», afirma. Pida a la gente que se presente. Piense en los puntos en común entre los miembros del grupo y destáquelos cuando haga las presentaciones. «Intente reforzar la cohesión del grupo en lugar de dejar que sea una experiencia fragmentada», afirma Clark.

**Gestione sus conexiones actuales
**Las conferencias pueden ser lugares útiles para consolidar sus relaciones profesionales actuales. Al fin y al cabo, afirma Gino, «una buena creación de redes no solo significa crear nuevas conexiones. También significa mantener y fortalecer los existentes». Pero no pase todo su tiempo con personas que ya conoce. Eso frustra el propósito de ir a la conferencia en primer lugar. «Si sabe de antemano que es probable que ciertos colegas lo traten mal, establezca límites claros, por el bien de ambos», dice Clark. Tener planes actuales para cenar o comer puede resultar útil. «Dígale a su colega: ‘Necesito conocer gente nueva esta noche, pero mañana voy a una sesión que creo que a los dos nos parecerá interesante. ¿Le gustaría ir juntos? ‘»

**Haga tiempo para usted
**Las conferencias son agotadoras y pueden serlo especialmente si no es extrovertido. «La verdad fundamental sobre ser introvertido es que necesita gestionar su energía de manera diferente a la de otras personas», afirma Clark. «Tiene que saberlo cuando está al borde del abismo». Y así, si dedica cinco días a esforzarse por asistir a todos los almuerzos, cócteles y recepciones de networking, «se va a cansar y deshilachar y no estará en su mejor momento». En pocas palabras: sáltese la happy hour. En su lugar, haga algo relajante o reparador. Este es un buen consejo tanto para introvertidos como para extrovertidos. «Es fácil para cualquier profesional perder de vista el cuidado personal» porque está ocupado, añade Clark. Comer bien, haciendo ejercicio, y dormir lo suficiente son importantes para nuestra salud. No descuide su propio bienestar. Una de las formas más importantes de hacerlo, dice Gino, es tratar de no ser otra persona cuando se encuentra en situaciones sociales. «Concéntrese en ser usted misma», dice. «Esto ayudará a garantizar que no se estrese demasiado ni se canse demasiado».

Principios que debe recordar

Hacer:

• Cambie su forma de pensar centrándose en cómo la creación de redes es buena para su carrera
• A la hora de elegir a qué sesiones asistir, tenga en cuenta si aprenderá algo o conocerá a alguien nuevo
• Tome la iniciativa para crear situaciones de networking en las que se sienta cómodo

No:

• Pase todo su tiempo con los compañeros de trabajo que vea todos los días, establezca límites claros
• Agotamiento: tómese tiempo para descansar y rejuvenecerse durante la conferencia
• Intente ser alguien que no sea: ponerse una falsa personalidad es estresante y agotador

**Caso práctico #1: Organice reuniones en grupos pequeños y tómese un tiempo para recargar energías
**Parisa Parsa, directora ejecutiva del Proyecto de Conversaciones Públicas, un grupo con sede en Boston que ayuda a los trabajadores y las organizaciones a crear un diálogo constructivo en su vida profesional, cívica y personal, asiste a varias conferencias al año. «No sé si alguna vez descubriré cómo hacer que las conferencias no sean agotadoras», dice Parisa, una introvertida por naturaleza, «pero sé lo que tengo que hacer para que sean productivas».

A principios de este año, Parisa, que también es ministra, asistió a la conferencia anual de la Asociación Unitaria Universalista en Portland, Oregón. Antes de llegar, Parisa contactó a varias personas con las que quería ponerse en contacto en la conferencia y las invitó a tomar un café o a comer. «Me va muy mal cuando se trata de charlar con la gente sobre el terreno, así que traté de organizar reuniones individuales para poder centrar mi atención y no tener que luchar por el tiempo de emisión», afirma. «Ponerme en contacto con la gente con antelación me aseguró de estar en su radar. Sabían que eran una prioridad para mí».

En el pasado, también organizaba cenas para grupos pequeños en torno a temas específicos. Como la mayoría de la gente la conoce pero no necesariamente se conocen, Parisa hace que la conversación fluya al pedir a todos que se presenten y que den una visión inicial del tema en cuestión. «Me gusta reunir a la gente en una reunión más pequeña y estructurada. Los grupos grandes pueden resultar abrumadores».

Parisa también se asegura de no agotarse dándose tiempo para descansar y recargar energías. «Antes tenía la sensación de que tenía que asistir a todas y cada una de las sesiones, pero ahora elijo las sesiones en función del contenido».

Durante su conferencia más reciente, daba frecuentes paseos por Portland y iba a cafeterías para reflexionar y escribir sobre las presentaciones que había visto. «Intenté ver un poco de la ciudad», dice Parisa. «Es muy triste cuando la única parte de la ciudad que recuerda es el interior de los centros de convenciones».

**Caso práctico #2: Ofrezca su ayuda para que lo vean como un recurso potencial
**Ron D’Vari, director ejecutivo de la firma de asesoría NewOak Capital, con sede en Nueva York, se autodenomina «adicto a las conferencias» y asiste a docenas de conferencias cada año. Las conferencias, afirma, «me exponen a nuevas ideas y perspectivas y me dan una idea del mercado y del rumbo de las cosas».

A principios de este año, cuando se enteró de la próxima conferencia de la Asociación Internacional de Gestores de Riesgos Profesionales (PRMIA) en Nueva York, lo primero que hizo —y lo que siempre hace— fue llamar al organizador de la conferencia. «Pregunté si podía ayudar con el contenido. Me ofrecí como voluntaria para hablar o moderar un panel y les hice saber que podía ayudar a presentarlos a otros ponentes», dice Ron. «Ofrecerse a participar en la conferencia ofrece muchas más oportunidades para establecer contactos que simplemente asistir a la conferencia».

Ron ganó un puesto en un panel. Antes de que comenzara la conferencia, examinó el orden del día y consultó la lista de oradores y presentadores. Cada vez que se topaba con una persona a la que quería conocer, le enviaba un correo electrónico de presentación y una solicitud para conectarse en LinkedIn. «De esa manera, ellos sabrán quién es», dice.

Ron asistió a la conferencia con varios colegas, pero se aseguró de ir a diferentes sesiones y eventos de networking. «No puede permanecer en una camarilla con sus colegas», dice. «Es hora de conocer a otras personas». Al fin y al cabo, «las conferencias son caras. Tiene que ser capaz de conseguir su conectividad por valor de dos mil dólares».

Cuando hace networking, Ron también se esfuerza por escuchar más que por hablar. «Mi objetivo es ser visto como un recurso para las personas. Quiero contactar con ellos de manera que, cuando tengan una pregunta técnica en el futuro, piensen en coger el teléfono y llamarme».

En la conferencia de la PRIMA, Ron estableció muchos contactos, incluido un funcionario de la Fed con el que actualmente está redactando un artículo.