Cómo colaboran los equipos virtuales exitosos

He trabajado en muchos equipos en los que hicimos nuestro trabajo debidamente y el grupo cumplió sus objetivos. Y luego he trabajado en otros equipos en los que todos colaboraron enérgicamente entre sí y los resultados fueron espectaculares. No solo superamos nuestras metas, sino que también disfrutamos muchísimo de ese proceso y nos beneficiamos de él como individuos.

En otras palabras, hay una enorme diferencia entre trabajar juntos y colaborar de verdad unos con otros. La actividad colaborativa es el «ingrediente secreto» que permite a los equipos crear nuevos productos innovadores o campañas de marketing creativas y que valgan la pena. Pero las personas también pueden colaborar de forma creativa en torno a un proyecto aparentemente mundano, como la instalación de un nuevo paquete de contabilidad, y utilizar esa iniciativa para transformar la forma en que una organización hace negocios.

Lograr una verdadera colaboración, en la que el todo sea definitivamente más que la mera suma de las partes individuales, es difícil en cualquier entorno. Las personas tienen que dejar de lado sus egos, confiar las unas en las otras y compartir su experiencia de buena gana. En un lugar de trabajo virtual, la colaboración puede ser aún más difícil de lograr, especialmente cuando los miembros del equipo trabajan para diferentes empresas, son prácticamente desconocidos entre sí y tienen diferentes orígenes culturales y profesionales. Hemos entrevistado a varios investigadores sobre este tema y también hemos estudiado docenas de equipos virtuales, algunos que poseían la magia de la colaboración y muchos otros que no. Estas son algunas de las lecciones que hemos aprendido.

Ajústelo según la talla. Los equipos son cada vez más grandes, y algunos incluso superan las 100 personas para proyectos complejos, según un estudio. Esta tendencia ha hecho que la verdadera colaboración sea cada vez más difícil de lograr. Una solución es utilizar una estructura de equipo flexible y fluida que consta de tres niveles: un núcleo, un nivel operativo y una red exterior. El núcleo está formado por las personas responsables de la estrategia y las decisiones importantes. El nivel operativo incluye a quienes realizan el trabajo diario y continuo y pueden tomar decisiones sobre su parte del proyecto, pero no abordan cuestiones más importantes (de las que se ocupa el núcleo). Y la red exterior está formada por miembros temporales o a tiempo parcial que son contratados para una fase determinada del proyecto por su experiencia especializada. El uso de esta jerarquía agrupa a los que necesitan colaborar entre sí para fines determinados (y excluye a los que no son importantes para ese proceso). Otra herramienta que recomiendo es la Plan de acción sobre relaciones, que se puede utilizar para gestionar una organización en torno a equipos flexibles y poco configurados.

No tenga miedo de las redes sociales. Las personas son más propensas a colaborar con otras personas similares a ellas. Entonces, ¿cómo consigue que personas diferentes colaboren? El truco consiste en encontrar puntos en común entre esas personas, y las redes sociales (blogs, wikis, herramientas de colaboración en línea, etc.) pueden desempeñar un papel importante en ese sentido. Muchos directivos tienen miedo de utilizar las redes sociales más allá de los fines de marketing. Pero las empresas que han empezado a utilizar las redes sociales con fines internos están empezando a cosechar los beneficios.

El fabricante de chips Xilinx, por ejemplo, ha informado un aumento de la productividad de los ingenieros en torno a un 25% gracias a las herramientas de redes sociales que fomentan y permiten las actividades colaborativas de los empleados. Los empleados podrían, por ejemplo, mantener wikis o foros en línea que ayuden a compartir las mejores prácticas y soluciones para problemas particulares. La comunidad de código abierto utiliza estos enfoques de forma rutinaria para difundir el conocimiento de los trucos y consejos de programación.

Juegue juegos. Otra forma eficaz de hacer que los miembros del equipo tengan la mentalidad adecuada para trabajar juntos es hacer que todos jueguen a juegos virtuales que fomenten la colaboración. En un estudio, los miembros del equipo jugaron a una versión en línea de «búsqueda del tesoro». Estos juegos se pueden personalizar para una empresa en particular, de modo que los jugadores tengan que poner en común sus conocimientos y conexiones internas para encontrar, por ejemplo, ejemplos de los usos más poco convencionales de los productos de la empresa. En otro estudio provocativo , los investigadores investigaron cómo las empresas podían utilizar juegos de rol online como «World of Warcraft» y «EverQuest» para desarrollar habilidades de liderazgo y trabajo en equipo. En estos juegos multijugador, los jugadores deben colaborar para sobrevivir en un entorno que cambia rápidamente, con competidores feroces e información incompleta o ambigua en la que basar las decisiones importantes, es decir, un entorno similar al de muchos mercados globales hipercompetitivos. En estos juegos, los miembros deben hacer continuamente lo que es mejor para el equipo. Los líderes, por ejemplo, suelen dimitir para permitir que otros más cualificados tomen las riendas. Esto ayuda a fomentar un ambiente de colaboración y de sacrificio por el bien común del equipo.

Prepárense para la colaboración. Muchas habilidades son difíciles de entrenar y desarrollar. Algunos expertos, por ejemplo, sostienen que el liderazgo es más natural que educado. No es así con la colaboración. PricewaterhouseCoopers, por ejemplo, ha tenido un gran éxito en la formación de los empleados para que colaboren, centrándose en las habilidades de comunicación, la inteligencia emocional, el trabajo en equipo y la creación de redes. En Mi luz verde, también hemos tenido mucho éxito en la enseñanza de varias habilidades y comportamientos relacionales que mejoran la colaboración en equipo.

Tenga claridad en las funciones pero incertidumbre en las tareas. Muchos directivos creen que los equipos colaboran mejor cuando las funciones de los miembros son flexibles, pero el grupo tiene una idea clara de cómo ir del punto A al B. Pero en realidad ocurre lo contrario, según un estudio realizado en más de 50 equipos de diferentes sectores. Esa investigación descubrió que la colaboración aumentaba cuando las personas tenían funciones claramente definidas, pero no estaban seguras de cómo lograr los objetivos del equipo. La incertidumbre animó a todos a colaborar y a pensar de forma más creativa en las diferentes formas de cumplir la misión del grupo.

Considere un proyecto con el objetivo de hacer que la comida sepa bien con menos sodio. Un entrenador podría dar instrucciones a su equipo para que busque un sustitutivo de sal que sea más saludable. Pero eso solo restringiría la colaboración del grupo. Si el equipo no recibe instrucciones sobre cómo lograr un objetivo, las personas pueden hacer una lluvia de ideas y encontrar soluciones más innovadoras. ¿Y si, por ejemplo, el equipo pudiera encontrar una manera de engañar a los receptores gustativos de la lengua de una persona para que perciban que los alimentos contienen más sal de la que realmente contienen?

Lograr que los equipos trabajen juntos es fundamental para llevar los proyectos a tiempo y por debajo del presupuesto. Pero ir más allá y conseguir que los equipos colaboren es cuando la verdadera magia se hace realidad. Piense en cómo las películas pequeñas e independientes han superado a menudo la creatividad y la calidad de las películas de gran presupuesto de Hollywood. Estas colaboraciones exitosas no tienen por qué ocurrir solo en un set de cine, sino que también pueden tener lugar en entornos virtuales. Pero el truco consiste en eliminar de forma proactiva las barreras a la colaboración. Solo entonces el equipo tendrá la oportunidad de que florezca la verdadera magia.