Cómo las juntas directivas pueden reducir la mala conducta empresarial

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Una característica definitoria de 2017 ha sido que los directores y funcionarios corporativos sean declarados personalmente responsables por el comportamiento ilegal en sus empresas. Por ejemplo, después de que el Banco Wells Fargo pagara más de 300 millones de dólares en multas por crear más de 3 millones de cuentas de clientes falsas, Juez Jon Tigar del Tribunal de Distrito de los Estados Unidos de San Francisco se negó a desestimar las demandas contra los quince miembros de la junta de Wells Fargo. Y Oliver Schmidt, el oficial de más alto rango de Volkswagen residente en los Estados Unidos, era sentenciado a siete años de prisión y condenado a pagar 400 000 dólares por su participación en el escándalo de las emisiones de diésel de VW.

Como guardianes supremos del capital financiero, humano y reputacional de la empresa, los consejos corporativos tienen que poner el listón más alto y reemplazar los enfoques reactivos ante la mala conducta por un enfoque proactivo para ganar con integridad. En lugar de suponer que todo va bien a menos que se enteren de lo contrario, los directores tienen que investigar más.

Basándonos en décadas de experiencia trabajando con empresas de varios sectores y estudiando cientos de incumplimientos de cumplimiento, hemos desarrollado un programa integral de diez pasos para ayudar a las juntas directivas a reducir los riesgos de un comportamiento ilegal, reforzar la conducta ética como valor fundamental y mejorar la reputación de la empresa —a los ojos de los reguladores y las partes interesadas— como buena ciudadana corporativa.

1. Cree un comité de ética de la junta. El cumplimiento estratégico comienza con el tono de arriba. Para evitar que se difunda la responsabilidad, el consejo de administración debe designar un comité de directores no ejecutivos que se encargue de la cultura de integridad de la empresa y de crear un programa sólido de controles y procesos para promover la conducta ética y el cumplimiento. Podría ser el comité de auditoría, un comité de ética y cumplimiento o un ad hoc comité para abordar la evolución de los riesgos y desafíos.

Sus estatutos deben incluir el nombramiento, con los comentarios de los demás directores, del director de ética y cumplimiento (CECO); y el comité debe aprobar el código de conducta de la empresa y revisarlo para adaptarlo a las condiciones cambiantes del mercado.

El comité debería encargarse de trabajar con el equipo de alta dirección (incluido el CECO) y los demás miembros del consejo de administración para garantizar que el enfoque de la empresa en materia de calidad de los productos, seguridad de los trabajadores, protección del medio ambiente, sostenibilidad, cumplimiento y responsabilidad social corporativa forme parte integral de su estrategia empresarial general. Los miembros del comité deberían tener una formación especial para medir una cultura ética y tener la capacidad y el coraje moral demostrados para asumir la responsabilidad de los errores y denunciar las conductas sospechosas.

2. Nombrar a un director de ética y cumplimiento de alto rango (CECO) asumirá la responsabilidad operativa diaria del programa global de ética y cumplimiento de la empresa. El CECO debe tener conocimientos de la legislación aplicable, la teoría ética y la ciencia del comportamiento poco ético, y también debe poseer habilidades de escucha activa y demostrar su buen juicio. Esta persona debe rendir cuentas al comité de ética y cumplimiento de la junta y debe sentirse segura al informar sobre la eficacia del programa de integridad sin temor a represalias.

El comité del consejo de administración responsable de la ética y el cumplimiento debe reunirse con la CECO al menos trimestralmente, supervisar la evaluación de su desempeño y fijar la compensación del funcionario y otras condiciones de empleo, incluida la posible rescisión (con la participación de los supervisores diarios, como el CEO o el consejero general). El CECO debería reunirse con la junta completa al menos una vez al año.

El CECO debería presidir un equipo de directores multifuncional y multidisciplinario que revise las políticas y procedimientos de la empresa de forma periódica para que sigan siendo perennes. El CECO debería tener autoridad sobre todos los oficiales de cumplimiento locales, del mismo modo que todos los abogados internos deberían rendir cuentas al consejero general. El CECO también debería tener acceso directo a la información de toda la empresa sobre las medidas disciplinarias, de modo que pueda ver dónde hay valores atípicos o grupos de conductas adversas.

3. Establecer y publicar en Internet normas y procedimientos éticos y de cumplimiento para prevenir, detectar y remediar conductas ilegales o poco éticas. Las declaraciones de misión y los códigos de conducta bien redactados y específicos de la empresa son fundamentales para educar a los directores, funcionarios y empleados sobre los valores, normas y procedimientos fundamentales de la empresa. El código de conducta debe ser simple y fácil de entender para los empleados, hacer referencia a valores que repercutan en los empleados y contener ejemplos sencillos, auténticos y fáciles de identificar. (Los buenos modelos incluyen los de GE» El espíritu y la letra» y de Johnson & Johnson» Nuestro credo.») El código debe reiterarse de forma continua y creativa para que pase a formar parte de la estructura de la empresa. Como se ha visto con Enron declaraciones de política ejemplares, lo único peor que no tener un código es tener uno que los líderes ignoren.

4. Fomente la calidad y la seguridad con políticas de escalamiento claras. Garantizar la calidad de los productos y la seguridad en el lugar de trabajo comienza en la planta de producción y se define por la respuesta de los líderes a los problemas que se les presentan. El consejo de administración debe asegurarse de que la empresa tenga una política de escalamiento con directrices claras sobre los tipos de problemas que se pueden gestionar en la planta local y qué asuntos deberían denunciarse inmediatamente a otros niveles superiores de la organización. Por ejemplo, Arleen Ashjian, exejecutiva de calidad y gestora de carteras de P&G/Gillette, Ocean Spray e International Flavors & Fragrances, nos dijo que la División de Cuidado Personal de Gillette (el principal fabricante de hojas de afeitar) requería que cualquier problema de fabricación pudiera causar daños físicos de inmediato al CEO.

5. Desarrolle indicadores de rendimiento de integridad mensurables, premie el buen comportamiento, y no cree incentivos desalineados. Los indicadores de rendimiento de integridad incluyen las quejas de los clientes y los empleados; los comentarios en las líneas de ayuda y durante las entrevistas de fin de servicio; los días sin accidentes laborales o derrames ambientales; el absentismo, incluidos los días de enfermedad; la precisión de los informes de gastos; el robo de bienes de la empresa o el uso indebido de los activos de la empresa; y las mentiras, incluso en asuntos aparentemente irrelevantes. Es importante establecer y hacer cumplir las mejores prácticas y comparar el programa y los resultados de la empresa con los de los comparadores pertinentes.

La descripción de cada puesto debe incluir expectativas éticas explícitas (incluida la obligación de denunciar la mala conducta y la prohibición de tomar represalias). Los supervisores deben tener en cuenta el cumplimiento de esas expectativas al fijar la compensación de los empleados y tomar las decisiones de ascenso. Esto hace hincapié en que «cómo» se hace algo es tan importante como «qué» se hace.

Por el contrario, amenazar con despedir a los empleados que no cumplieran objetivos de venta poco realistas o recompensar a los gerentes por engañar a los clientes para que compraran productos inseguros o inadecuados deja claro que los códigos y los valores defendidos no tienen sentido.

Además, los incentivos financieros importan. El Grupo Consultor de Boston descubrió que los directores ejecutivos de las empresas que cotizan en bolsa recientemente declarados culpables de fraude habían recibido opciones sobre acciones en los años anteriores a que se produjera el fraude que valían ocho veces lo que se les concedía a los directores ejecutivos de las firmas que cumplían con las normas. Después de que los empleados del Banco Wells Fargo abrieran millones de cuentas falsas en respuesta a incentivos desalineados, Wells Fargo creó un nuevo programa de incentivos en enero de 2017 que se centró en el servicio de atención al cliente más que en la venta de productos.

6. Tenga el debido cuidado al contratar a altos ejecutivos. Los directores deben asegurarse de que los funcionarios que nombren para dirigir la empresa sean honorables y de un alto carácter moral. Cuatro rasgos clave del personaje La integridad, la responsabilidad, el perdón y la compasión están correlacionados con los líderes empresariales exitosos. Como el mejor indicador del comportamiento futuro es el comportamiento pasado, es fundamental hablar con las personas que hayan trabajado con el candidato y que comprueben exhaustivamente los antecedentes, los antecedentes penales y los conflictos de intereses. Las firmas de búsqueda de ejecutivos también suelen obtener valoraciones sinceras de los miembros de sus redes.

7. Exija una formación interactiva para comunicar las normas éticas y de cumplimiento a todos los empleados y miembros de la junta. Los temas deberían incluir los valores de la empresa, la forma en que la empresa gana dinero, un debate sobre las leyes aplicables a la empresa y la ciencia detrás del comportamiento poco ético. Hablar de casos reales y contar historias puede ayudar a los empleados y directores a internalizar el mensaje e identificar y abordar mejor las áreas de riesgo. La formación también puede dar a los participantes la oportunidad de practicar el ejercicio de su buen juicio, lo que incluye saber cuándo delegar autoridad o escalar una decisión.

Un programa de formación bien diseñado será variado y utilizará vídeo, juegos y la comunicación cara a cara tradicional, así como herramientas en línea y un toque de humor. El CECO debería ser responsable de supervisar la formación con la ayuda de especialistas en aprendizaje de adultos y expertos en la materia. A veces, varias sesiones en una sola semana en períodos de tres minutos pueden resultar más eficaces que los programas más largos y menos frecuentes.

8. Asegúrese de que no se tomen represalias contra los empleados por alzar la voz. Los denunciantes son los «canarios en el pozo de la mina». El consejo debe asegurarse de que la empresa tenga un sistema de denuncias bien publicitado, de modo que los empleados puedan denunciar (de forma anónima o confidencial si así lo desean) sus inquietudes éticas y de cumplimiento. El uso de preguntas éticas abiertas en las encuestas de opinión de los empleados y los cuestionarios de fin de servicio también puede ayudar al CECO y a la junta a supervisar el entorno laboral. Como el miedo a las represalias suele ser la razón principal por la que no se denuncian las inquietudes, una política sólida de no represalias puede alentar a los empleados a alzar la voz. Las empresas deberían considerar la posibilidad de honrar a los empleados que denuncien problemas con «premios de administración» o «insignias de valentía».

Las empresas globales deberían tener mecanismos de denuncia para que los empleados denuncien sus inquietudes en sus idiomas locales y deben tener en cuenta la cultura. En las culturas jerárquicas, es fundamental permitir a los empleados de todos los niveles que se pronuncien y tomen medidas. Un caso famoso y trágico implicado Korean Airlines, cuyo piloto sénior estrelló el avión contra una montaña a pesar de que el primer oficial más subalterno sabía que el piloto venía demasiado bajo. (Esta es una de las razones por las que es ahora mejores prácticas para cirujanos tener un descanso antes de cada cirugía, durante el cual se pida a todos los presentes en el quirófano, desde el cirujano principal tratante hasta el enfermero más humilde, para confirmar que todo está en orden.)

9. Aplique las normas de manera uniforme en toda la organización. Cuando se detecte una mala conducta, el consejo de administración debe asegurarse de que la empresa toma las medidas adecuadas para responder, independientemente del rango, el historial de ventas o el desempeño económico del infractor. Un bufete de abogados internacional se enteró de esto por las malas: no sancionó a un importante hacedor de lluvia que había acosado sexualmente a dos secretarias, hasta que el tercer secretario ganó una sentencia multimillonaria contra la firma.

Tratar a los infractores por igual mejora la justicia organizacional: la percepción de los empleados sobre la imparcialidad en una organización. Según el Consejo ejecutivo corporativo, de todos los indicadores de una cultura ética, la justicia organizacional es el que tiene el impacto más significativo en el mantenimiento de un comportamiento ético. El CECO y el consejero general deberían ser los principales responsables de garantizar que las normas se apliquen por igual.

10. Prepárese para los incumplimientos de conformidad. Max Bazerman y Michael Watkins llaman «incumplimientos y errores éticos» sorpresas predecibles.» El consejo de administración debe asegurarse de que la empresa cuenta con planes de contingencia, que incluyan cuándo ponerse en contacto con actores internos y externos, como Expertos en RR.PP. y redes sociales y personal de relaciones gubernamentales. Tras detectar una infracción, la junta debe tomar todas las medidas razonables para detener la mala conducta y evitar nuevas infracciones, incluida la introducción de las modificaciones necesarias en su programa de cumplimiento y ética. Como María Barra, CEO de GM, lo puso después de que GM accediera a pagar 900 millones de dólares en multas derivadas de sus interruptores de encendido defectuosos: las disculpas no son mucho si no cambia su comportamiento.