Mantenga conversaciones, no reuniones

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Conocí una vez a un consultor que fue contratado por una gran empresa de alto nivel. A los pocos días de su llegada, su agenda estaba llena de citas y reuniones de las que no sabía nada y sobre las que no tenía control. No quería nada más que cumplir con este mandato, pero en vez de eso, encontró que sus días estaban llenos de reuniones inútiles que tenían poco que ver con el panorama estratégico general.

Si se parece en algo a este ejecutivo, estará encantado de saltarse la mayoría de las reuniones a las que esté llamado. Absorben demasiado de su tiempo. Son demasiado formales y están repletas de presentaciones de PowerPoint centradas en los datos. (En una empresa que conozco, la presentación media de las sesiones de estrategia en una sola unidad de negocio tiene más de 400 diapositivas). Y nadie aborda los problemas reales; en cambio, son quisquillosos y critican. El efecto neto: la imaginación de todos se ahoga y pierden de vista el panorama general. Cuando eso ocurre, las organizaciones corren el riesgo de fracasar.

La mejor manera de dar energía a la reflexión es mantener conversaciones en lugar de reuniones. En nuestra vida personal, estamos acostumbrados a hablar abiertamente entre nosotros, pero la mayoría de las organizaciones no han logrado capitalizar el poder de la conversación en un entorno empresarial. Entonces, ¿en qué se diferencia una conversación de una reunión?

Una conversación es informal. Como el gran filósofo alemán Hans-Georg Gadamer dijo que solo tiene una conversación cuando no sabe el resultado al principio. Piense en una conversación que tenga con un amigo mientras toma una taza de café. Fluye de un tema a otro; las ideas surgen espontáneamente. Una conversación es viva e interesante y, a veces, incluso un poco peligrosa.

Una conversación es un proceso creativo. Una conversación no se trata de repasar una agenda. Es un viaje que hace que las personas recorran toda la gama de ideas, no solo un problema en cuestión. En una conversación, las personas exploran los problemas, inventan soluciones y encuentran formas de avanzar en circunstancias complicadas. (El amplio alcance de una conversación la diferencia de la «lluvia de ideas», que solo se centra en generar soluciones. La lluvia de ideas no puede ayudarlo a abordar problemas graves, como una intervención militar en Afganistán o una fusión complicada.)

Una conversación es democrática. En una conversación, ninguna persona aguanta mientras todos los demás asienten somnolientos. En cambio, el diálogo rebota por la sala a medida que los participantes diseñan una nueva idea juntos.

Obviamente, si es el tipo de gerente al que le gusta controlar la agenda y al que no le gustan las sorpresas, la perspectiva de una conversación informal da un poco de miedo. Así que le propongo un experimento. La próxima vez que quiera reunir a su equipo para hablar sobre un posible producto o servicio nuevo, intente lo siguiente. No tiene que comprometerse a hacerlo todo el tiempo; simplemente inténtelo una o dos veces para ver qué pasa. El objetivo es tratar de activar la inteligencia creativa del hemisferio derecho de las personas. ¿Preparado?

• Invite a gente nueva a unirse. Es importante aprovechar la creatividad y la diversidad de las personas de su organización. Invite de 10 a 15 personas de todo el espectro organizativo y de los niveles más bajos de la jerarquía, especialmente a los jóvenes más brillantes.
• Sustituir la agenda por preguntas. Deje atrás esas notas y diapositivas de PowerPoint y póngase vaqueros en lugar de ropa de trabajo. Prepárese para discutir preguntas que no tengan respuestas fáciles, correctas o incorrectas, de sí/no, y que soliciten respuestas positivas en lugar de negativas o críticas.
• Juegue un poco con la habitación. En lugar de sentar a todos alrededor de una mesa de conferencias, pida a la gente que trabaje en grupos. Intente también montar un bazar. Coloque objetos, mapas o gráficos representativos en varias mesas o paredes y pida a la gente que se dé una vuelta y reaccione ante ellos.
• Capture la conversación en una pizarra blanca. A medida que la gente tenga ideas, vincúlelas mediante diagramas de arañas, agrupamientos o mapas mentales. (Para obtener ideas sobre cómo hacerlo, consulte Gabrielle Rico Escribir de forma natural.)

Por supuesto, no estoy diciendo que una organización deba descartar todas sus reuniones de procesos impulsadas por la agenda y sustituirlas por conversaciones. Pero al mantener más conversaciones y menos reuniones, descubrirá que las personas comienzan a resolver los problemas más graves de su empresa más rápido y de una manera más rica. Y en lugar de quejarse de que se aburre a rabiar, la gente habla de lo mucho que se ha divertido.

¿Ha mantenido una conversación en su empresa? ¿En qué se diferenciaba de una reunión?

Tony Golsby-Smith es el fundador y CEO de Segunda carretera, una firma de diseño y transformación empresarial con sede en Sídney (Australia).