High-Impact Tools for Teams

Astraed

04 jul. 2023 — 13 min read

Descubre una herramienta potente y fácil de usar para la gestión de proyectos.

Todos queremos tener reuniones más productivas. Y, durante esas reuniones, queremos saber que todos los miembros del equipo están a bordo y en la misma página. Pero no siempre es así. La mayoría de las veces, las reuniones se convierten en un caos incoherente. Los miembros del equipo, aunque inseguros o confusos, pueden permanecer en silencio; temen parecer tontos si hablan. En el mundo de la gestión de proyectos, ese silencio es demasiado común, incluso cuando surgen problemas.

Entra en escena el Mapa de Alineación de Equipos, una herramienta que se propone combatir todos y cada uno de los problemas recurrentes de la gestión de proyectos. Este sencillo gráfico puede ayudarte a planificar y controlar los proyectos, a la vez que permite que los miembros del equipo sean más activos, tengan más poder y colaboren más en el proceso. Si alguna vez has tenido que dirigir un proyecto en equipo, esta herramienta puede ser el cambio de juego que estabas esperando.

En este resumen, aprenderás

por qué tantas reuniones y proyectos tienden a fracasar;
cómo el "paso atrás" puede resolver los problemas antes de que empiecen;y
cómo puedes empoderar a tu equipo saliendo de la sala.

A todo el mundo le encantan las reuniones de equipo, ¿verdad? Espera, ¿qué? ¿No te gustan las reuniones? ¿Te da pavor asistir a ellas y crees que son pérdidas de tiempo inútiles y molestas? Pues resulta que no eres el único.
Según una investigación realizada por la empresa de software Atlassian, la mitad de las reuniones son una pérdida de tiempo improductiva; sólo en las empresas estadounidenses se malgastan en reuniones unos 37.000 millones de dólares en salarios. Esto se debe en parte a que muchos equipos son francamente disfuncionales. Según un informe de Harvard Business Review, sólo el 10 por ciento de los miembros de un equipo pueden siquiera ponerse de acuerdo sobre quién más está en su equipo. Así que, ¿es de extrañar que menos del 30 por ciento de los proyectos en equipo tengan éxito?
Lo escrito está escrito: las reuniones no funcionan. Para que los equipos tengan éxito, necesitamos nuevas herramientas y un nuevo enfoque de la gestión de proyectos.
El mensaje clave aquí es: Hay razones comunes por las que los equipos obtienen malos resultados.
Necesitamos equipos para tener éxito. Los proyectos más grandes e importantes requieren un trabajo en equipo eficaz, simplemente no hay otra forma. Para encontrar una solución que mejore los resultados, primero tenemos que ver cuáles son algunos de los problemas más comunes.
Empecemos por el trabajo en equipo.
Empecemos con dos de los más importantes: los entornos de equipo inseguros y la desalineación de actividades.
No es difícil detectar un entorno de equipo inseguro. Esto ocurre cuando la gente no se siente cómoda diciendo lo que piensa, planteando sus preocupaciones o discrepando con los demás. Los miembros del equipo tienden a sentirse poco valorados, y existe la sensación de que se trata más de competir que de colaborar.
Del mismo modo, hay señales de alarma evidentes cuando las actividades del equipo están desalineadas. El ejemplo más flagrante es cuando los miembros del equipo están confundidos acerca de las funciones que desempeñan otros miembros del equipo. Luego están las innumerables reuniones que nunca aclaran nada. Las prioridades siguen cambiando, y nadie se comunica. Debido a toda esta confusión, los esfuerzos se duplican innecesariamente, y el progreso avanza a paso de tortuga cuando debería ir a pasos agigantados. ¿Te suena?
Resolver sólo uno de estos problemas no es suficiente. Para conquistar problemas muy complejos, necesitas tanto un clima de equipo seguro como actividades perfectamente alineadas. Y ahí es donde entra en juego el Mapa de Alineación de Equipos, o TAM. En el siguiente resumen veremos cómo el TAM puede ayudarte a planificar proyectos y a asegurarte de que todo el mundo se siente seguro y tiene claro cómo trabajar juntos para lograr resultados asombrosos.
Planificación y evaluación: ambas son cruciales para el éxito de cualquier proyecto. La planificación implica establecer la misión, fijar objetivos, asignar funciones y conseguir que la gente se sume al consejo. La evaluación es igual de importante: consiste en comprobar, detectar posibles problemas, hacer ajustes y mantener la moral.
El Mapa de Alineación de Equipos pretende ayudar en estas dos áreas. Es un gráfico sencillo que mantiene a todo el mundo en la misma página y le da voz a todo el mundo.
El mensaje clave aquí es: El Mapa de Alineación de Equipos promueve la claridad y proporciona objetivos SMART.
El TAM es un sencillo gráfico de cuatro columnas con una cabecera. La cabecera contiene la Misión y el Periodo. En la Misión se indica el objetivo de la reunión o del proyecto, mientras que en el Periodo se establece un marco temporal o una fecha límite. El encabezamiento consiste en establecer una dirección y un enfoque claros para el proyecto, tanto si estás en la fase de planificación como si estás llevando a cabo una reunión de evaluación.
La Misión debe ser motivadora y no debe ser un punto de partida.
La Misión debe ser motivadora y significativa para todos los miembros del equipo, y todos deben estar de acuerdo con ella. Cuando miren la descripción de la Misión, deben ser capaces de ver lo que se está creando o mejorando, y por qué es importante. Y cuando miren el Periodo, deben poder ver un marco temporal concreto que explique claramente cuánto durará el proyecto o una fase concreta.
Por último, cuando miren el Periodo, deben poder ver un marco temporal concreto que explique claramente cuánto durará el proyecto o una fase concreta.
Debajo de la cabecera hay cuatro columnas que exponen los cuatro pilares de la TAM. En la primera columna está Objetivos Conjuntos. Al lado está Compromisos Conjuntos. En tercer lugar está Recursos Conjuntos. Y la cuarta es Riesgos Conjuntos.
En la columna de Objetivos Conjuntos, responde a dos preguntas: ¿Qué vamos a conseguir juntos? y ¿Qué trabajo hay que hacer? En otras palabras, aquí es donde no sólo detallas las metas y los resultados finales, sino que también enumeras las acciones, tareas y actividades necesarias para alcanzar esos objetivos. Es mejor ser SMART en las cosas: Específico, Mensurable, Alcanzable, Realista y Limitado en el tiempo. No escribas simplemente "mayores ingresos" como objetivo. En lugar de eso, escribe: "Aumentar la cuota de mercado en China en un 20% para toda la línea de productos, a finales de año". Todo el mundo entenderá el objetivo y cómo pretendes alcanzarlo.
En el siguiente resumen, terminaremos el mapa examinando los tres pilares finales.
Ahora que has establecido tu Misión y Objetivos Conjuntos, todo el mundo debería tener una buena idea del propósito del proyecto y de cómo pretendes alcanzar esa meta. En la siguiente columna, Compromisos Conjuntos, puedes empezar a desglosar más las cosas, determinando quién hará qué.
La clave del éxito.
El mensaje clave aquí es: El TAM capacita a los miembros del equipo y rastrea los posibles problemas.
Los Compromisos Conjuntos son básicamente una oportunidad para que alguien dé un paso adelante y se una al equipo. Una vez establecidos los objetivos, ya puedes abrir la puerta a que las personas se comprometan a abordar esos objetivos.
Puedes permitir que la gente se acerque al consejo y escriba su nombre junto a un objetivo, o puedes preguntar a alguien si se compromete a desempeñar una función determinada. Esa persona tendrá que aceptarlo verbalmente delante de todos los demás en la reunión. De cualquier forma, esto representa un compromiso que se ha producido delante de los demás, lo que es mucho más eficaz que asignar funciones desde arriba. También elimina los compromisos tácitos que pueden llevar a la confusión y a una moral baja.
Así pues, la columna de Compromisos Conjuntos debe ser relativamente limpia y clara, sin dejar de ser lo más específica posible. Se trata simplemente de poner el nombre de la persona junto a las principales tareas y responsabilidades a las que se ha comprometido.
La tercera columna es Compromisos conjuntos.
La tercera columna es Recursos conjuntos. ¿Qué necesitan los miembros del equipo para cumplir sus objetivos? ¿Cuánto tiempo? ¿Cuánto dinero? ¿Y materiales, equipos, ordenadores, estadísticas? ¿Necesitarán asesoramiento jurídico? Todas estas cosas deben tenerse en cuenta, y cualquier cosa que se necesite debe anotarse por completo.
Por último, están los riesgos conjuntos. ¿Podrían surgir problemas técnicos por el camino? ¿El equipo no es el adecuado? Tal vez el cliente viva en una zona horaria diferente, y esto podría causar graves retrasos que hay que tener en cuenta. El riesgo de un miembro del equipo es el riesgo de todos: un problema para una persona puede acabar afectando fácilmente a todo el equipo. Así que estos Riesgos Conjuntos deben estar en el consejo para que todos los vean y los tengan en cuenta.
Como veremos en el siguiente resumen, estas dos últimas columnas también son importantes para crear nuevos elementos en las secciones Objetivos Conjuntos y Compromisos.
Tomémonos un minuto para ejecutar un escenario y ver la TAM en acción. En este ejemplo, veremos lo que se conoce como el paso adelante, que consiste en pasar de la rúbrica a los Riesgos Conjuntos. Luego veremos lo que se conoce como paso atrás, que es cuando las dos últimas columnas inspiran una reconsideración de los objetivos y compromisos.
El mensaje clave aquí es: Utilizar el TAM puede ayudarte a detectar los problemas antes de que se produzcan.
Pongamos que trabajas en una agencia de comunicación y te contratan para idear rápidamente una campaña en redes sociales para un cliente. Reúnes a cinco miembros del equipo -Tess, Lou, Matteo, Pablo y Honora- para desglosar el proyecto utilizando el TAM. En primer lugar: Misión y Punto. Aquí escribes "Desarrollar estrategia de medios sociales "y "Cuatro semanas"
.
Luego vienen los Objetivos Conjuntos. Todo el mundo está de acuerdo en que hay que hacer un análisis de palabras clave y plasmarlo en un informe. También hay que realizar entrevistas a los clientes. Y alguien tiene que realizar un análisis de la competencia.
Una vez establecidos los objetivos, pasáis a los compromisos. Honora acepta hacer el análisis de palabras clave, y Matteo acepta redactar el informe. Todo el mundo se compromete a participar en las entrevistas con los clientes, mientras que Pablo, Tess y Lou se comprometen a realizar el análisis de la competencia.
¿Cuáles son los recursos conjuntos?
Entonces, ¿qué recursos conjuntos se necesitan? Honora y Matteo necesitan software de análisis. Todos necesitarán acceso a la base de datos para recopilar las entrevistas a los clientes. Y Tess necesitará despejar algo de tiempo en su agenda.
Por último, los Riesgos Conjuntos. Honora señala que el cliente ha mencionado que no siempre estará disponible. Y Pablo explica que este proyecto corre el riesgo de depender demasiado de los datos.
Con esto, el paso adelante está hecho. Y ahora toca el pase hacia atrás. ¿Hay algo en las dos últimas columnas que pueda convertirse en objetivos ahora? ¿Qué tal el acceso a la base de datos? Saquémoslo de Recursos Conjuntos y pasémoslo a Objetivos Conjuntos, donde se convierte en "Conceder acceso a la base de datos" y Honora acepta asumir el compromiso.
Conceder acceso a la base de datos.
En cuanto a que el cliente no esté disponible, esto también se traslada a Objetivos Conjuntos, bajo el título "Programar reuniones para entrevistas con antelación". Matteo acepta asumirlo.
Ahora el equipo puede validar el mapa. El software de análisis está disponible, así que está bien. Tess puede reorganizar su agenda para hacer tiempo, y todos acuerdan tener en cuenta el posible problema -depender demasiado de los datos- mientras trabajan en sus tareas. El mapa está listo. Haz una foto del mapa terminado para enviársela a todo el mundo y ¡manos a la obra!
Como ya hemos dicho, el TAM no es sólo una herramienta de planificación eficaz. También es estupenda para realizar evaluaciones.
Las evaluaciones son fundamentales para mantener los proyectos en marcha. Con demasiada frecuencia, no existe un sistema de control, y los miembros pueden pasar demasiado tiempo yendo en la dirección equivocada; creen que tienen la idea correcta, pero en realidad se están desviando mucho del camino. El TAM ofrece una forma de realizar evaluaciones rápidas evitando en gran medida la necesidad de largas y pesadas reuniones.
El mensaje clave aquí es: Detecta y repara los problemas con evaluaciones rápidas.
Las evaluaciones rápidas pueden realizarse utilizando el mismo modelo TAM que hemos descrito antes. El único cambio que tienes que hacer es trazar dos líneas horizontales a lo largo de las cuatro columnas, creando un tercio superior, un tercio intermedio y un tercio inferior en cada sección.
En la columna Objetivos conjuntos, el tercio inferior es el tercio superior.
En la columna de Objetivos Conjuntos, el tercio superior debe denominarse Claro, el central Neutral y el inferior No Claro.
En la columna de Compromisos Conjuntos, empezando por arriba, va Explícito, Neutral, Implícito.
Para los Recursos Conjuntos: Disponible, Neutral, Falta.
Para los Riesgos Conjuntos: Disponible, Implícito.
Para Riesgos Conjuntos: Bajo Control, Neutral, Subestimado.
Ahora, al iniciar la evaluación, la sección Misión dentro de la cabecera de la TAM puede contener el nombre del proyecto, o puedes centrarte en un único objetivo. En cualquier caso, cuando el tema esté claro, se da a cada miembro del equipo la oportunidad de votar sobre cómo van las cosas. Esto puede hacerse de forma anónima si hace que la gente se sienta más cómoda.
Funciona así: cada miembro del equipo recibe cuatro marcadores, uno para cada columna. Luego utilizan sus marcadores para indicar cómo se sienten sobre cada parte del proyecto. Sus dos primeros marcadores podrían indicar que se sienten poco claros respecto a los Objetivos Conjuntos y neutrales respecto a los Compromisos Conjuntos (lo que significa que piensan que algunas funciones se han discutido plenamente, mientras que otras no). Los dos últimos marcadores podrían indicar que piensan que faltan recursos para hacer su trabajo, mientras que los riesgos siguen estando subestimados.
Una vez que todos hayan votado, tendrás una buena representación visual de cómo están las cosas. A continuación, el equipo puede empezar a interpretar, reflexionar y debatir las cuestiones problemáticas. En algunos casos, una simple discusión puede aclarar bien las cosas y mover los marcadores hacia la parte superior del mapa. Otras veces, habrá que establecer nuevos objetivos y compromisos. El objetivo es que se pueda realizar otra votación al final de la evaluación, y que todos los marcadores estén en la parte superior de cada categoría. Eso es luz verde.
Las reuniones pueden ser terribles pérdidas de tiempo. Pero no tienen por qué serlo. Y aquí, también, el TAM puede ayudar.
Aunque hayas tenido resultados decepcionantes con las reuniones en el pasado, no debes subestimar el poder de reunirse y discutir las cosas cara a cara. Sigue siendo una de las herramientas de colaboración más impactantes que tenemos a nuestra disposición. Los problemas suelen surgir cuando las reuniones son desestructuradas y caóticas, cuando dejan demasiadas preguntas sin respuesta. Afortunadamente, son problemas que pueden solucionarse fácilmente.
El mensaje clave aquí es: El TAM proporciona estructura, compromiso y propiedad en las reuniones.
Siempre es buena idea fijar un tiempo exacto para tus reuniones, ya sean 30, 60 o 90 minutos. También es conveniente tener un orden del día escrito y distribuido con suficiente antelación. Un buen ejemplo de orden del día sería una introducción de 10 minutos sobre el tema en cuestión, 30 minutos para completar la TAM y 25 minutos para responder preguntas.
Dado cómo está configurado el TAM, rellenar el mapa juntos puede ser una forma muy sencilla y colaborativa de dirigir la reunión. Asegúrate de reservar tiempo para realizar una pasada hacia atrás antes de que termine la reunión. Una vez hecho esto, puedes terminar la reunión realizando una evaluación rápida para identificar preguntas y cuestiones pendientes. Esto también garantizará que todo el mundo salga de la reunión sintiéndose seguro y con todos los objetivos claros.
Hay varias formas de aumentar el compromiso, la moral y la implicación en las reuniones. Puedes empezar por asegurarte de que cada miembro del equipo disponga de entre dos y cinco minutos durante el pase de avance para decir lo que piensa, exponer sus preocupaciones y asumir sus compromisos.
Otra forma eficaz de aumentar el compromiso y la implicación en las reuniones.
Otra forma eficaz de dirigir una reunión es hacerse a un lado. Si eres jefe de equipo o gerente de proyecto, participa en la introducción y establece la misión, pero luego sal de la sala durante 30 minutos y deja que el equipo dirija el pase adelante por sí mismo. Deja que determinen el "cómo" rellenando los Objetivos Conjuntos, los Compromisos Conjuntos, los Recursos Conjuntos y los Riesgos Conjuntos. Luego, cuando vuelvas, podéis participar todos en la realización del pase hacia atrás y la evaluación rápida.
Potenciar a los miembros de tu equipo, dándoles voz y propiedad sobre el proyecto, puede contribuir en gran medida a garantizar un resultado satisfactorio. En el resumen final, veremos algunas formas más de fomentar la confianza y sentar las bases de un entorno de equipo seguro.
Reunir a un equipo significa mezclar diferentes tipos de personalidad y personas que tienen diferentes expectativas sobre la comunicación y las relaciones. Como puede atestiguar cualquier jefe de equipo con experiencia, esto puede dar lugar a grandes conflictos. Así que, ¿por qué no intentar cortar esos conflictos de raíz creando un contrato de equipo?
El mensaje clave aquí es: Un contrato de equipo desalentará los conflictos y fomentará un entorno seguro.
Un contrato de equipo comienza como un gran cartel rectangular con un gran círculo en el centro. Dentro del círculo está IN, y fuera del círculo está OUT. La pregunta es: ¿Qué actitudes y comportamientos te gustaría ver en el equipo, y qué no quieres ver? Esto debería aplicarse a los comportamientos generales y a los estilos de comunicación, pero también a cuestiones como el manejo de los recursos compartidos. Es una buena idea dar a todo el mundo la oportunidad de pensar en sus respuestas, así que plantea esta pregunta al equipo antes de empezar a crear el contrato.
Contratación.
A continuación, organiza una reunión y pide a todos que lleven sus respuestas escritas en unos post-it. Cada miembro del equipo debería disponer de unos minutos para hablar de sus INs y OUTs, y de por qué los han elegido. Puedes empezar poniendo algo como "No hablar cuando hay un problema" como ejemplo de OUT, y "Escucharse los unos a los otros" como IN. Una vez que todos hayan añadido sus ideas al consejo, pasa unos 20 minutos recorriendo la sala, recabando reacciones y consolidando el contrato. Al final, todos tienen que votar para validar el contrato.
Una cosa en la que todos deben estar de acuerdo es que romper el contrato dará lugar a una reunión en la que se discutirán los incidentes caso por caso. Aunque es mejor no establecer sanciones automáticas de antemano, puede ser beneficioso que todos sepan que las infracciones graves podrían suponer la expulsión de la persona del equipo.
Un contrato de equipo establecerá la confianza y la seguridad psicológica. Si quieres reforzar aún más este ambiente de equipo positivo, utiliza la Tarjeta de Respeto. Se trata básicamente de un cuadro de dos columnas. A la izquierda hay una lista de consejos sobre cómo demostrar respeto a los demás. A la derecha hay consejos sobre cómo demostrar que valoras a los demás. Incluyen hacer preguntas en lugar de dar órdenes directas, y recordar a la gente que debe ser elogiosa en lugar de abiertamente crítica.
Con estas herramientas, deberías poder convertir tus reuniones en hervideros de productividad y alineación. También deberían ayudar a crear espacios seguros en los que la gente no tenga miedo de plantear los problemas antes de que se conviertan en catástrofes en toda regla.
El mensaje clave de estas Conclusiones es que:
Gestionar un proyecto conlleva no pocos escollos. Cuando reúnes a un equipo, también reúnes diferentes personalidades y dinámicas de poder. A menudo, la gente se siente incómoda al hablar si algo no está claro o al señalar un posible problema. Pero estas cuestiones empeoran si no se mencionan. Por eso el Mapa de Alineación de Equipos es la herramienta perfecta para cualquier tipo de proyecto. Es una forma sencilla y flexible de que los miembros del equipo se impliquen más en las fases de planificación y evaluación, y les permite responsabilizarse de sus funciones. También tiene una forma integrada de identificar posibles problemas antes de que se produzcan y de garantizar que todo el mundo está de acuerdo en cuanto a funciones y objetivos.
Y aquí tienes la herramienta perfecta para cualquier tipo de proyecto.
Y aquí tienes más Consejos Accionables:
Si tu equipo no puede estar en la misma sala, crea un TAM utilizando consejos en línea.
La forma en que trabajamos ha cambiado mucho en los últimos años. Así que si los miembros de tu equipo no pueden interactuar cara a cara, puede que tengas que recurrir a la videoconferencia. En ese caso, puedes utilizar consejos online como Mural o Miro para crear una versión online del TAM que todos puedan ver. También puedes utilizar herramientas de encuesta online para realizar evaluaciones y obtener votos individuales sobre si las cosas están claras, neutras o poco claras.