Las buenas presentaciones tienen que hacer que la gente se sienta incómoda

Tim Gouw

No es ningún secreto que nuestras herramientas de comunicación digital nos están abrumando. Un estudio de Deloitte descubrió que los trabajadores estadounidenses (en conjunto) miran sus teléfonos casi 8 mil millones de veces al día, y las investigaciones muestran que La productividad estadounidense ha disminuido desde la presentación del teléfono inteligente. Pero el mundo de los negocios necesita una forma de unir a las personas para que compartan información y expliquen ideas, y para que alcancen los mismos objetivos. Entonces, ¿cuál es el punto medio que buscamos?

Voy a sugerirle una solución clásica e infravalorada: las presentaciones. A menudo tienen mala reputación porque a menudo están mal hechos. Crear uno bueno lleva muchas horas: requiere investigación y claridad de pensamiento, y se debe prestar mucha atención a la elección de las palabras, la selección de imágenes y el flujo. Sin embargo, cuando hacemos ese importante trabajo, las presentaciones pueden ayudarnos a hacer algo con más eficacia que casi cualquier otra herramienta de comunicación a nuestra disposición (lo que dice mucho, porque hay muchas). Nos permiten presentar un argumento convincente y persuasivo, sin abrumar a la gente con mensajes inconexos o una manguera de información.

Cuando formaba parte del equipo de debate del instituto en la década de 1970, estudiamos el concepto psicológico de disonancia cognitiva y desde entonces lo he utilizado para crear miles de discursos y charlas inspiradoras. La idea detrás de esto es muy simple: si quiere que un grupo de personas adopte su punto de vista, empiece por describir algún tema difícil o difícil al que se enfrenten. Tal vez sea un problema que no sabían que tenían, o quizás es algo que reconocen como un desafío continuo. De cualquier manera, los está obligando a tener dos cosas contradictorias en sus mentes a la vez: lo que ya creen y lo que les dice, o lo que saben y cómo se comportan. Esa disonancia aumenta su malestar, lo que hace que quieran arreglarlo. A partir de ahí, pasa a la explicación del problema y, a continuación, a la solución que propone, que sustituirá la disonancia por la armonía.

Esa fórmula básica puede funcionar de forma eficaz tanto si está articulando una nueva estrategia en una reunión de personal, presentando un producto a un cliente o planteando un tema para discutirlo con su equipo. En todas estas situaciones, usted trata de explicar su idea, vendérsela al público y pedir a la gente que cambie de opinión o tome algún tipo de medida. Como ha señalado la experta en presentaciones Nancy Duarte, usted es básicamente crear una historia, uno que plantee un problema, sugiera una solución, diga a la audiencia lo que debe hacer y describa cómo les irá mejor como resultado.

Uno de los mejores profesores que he tenido en los negocios, un gurú técnico en IBM, utilizó este enfoque en sus sesiones de formación con los empleados. Contó muchas historias sobre los clientes y los enormes desafíos a los que se enfrentaban. En cada historia, explicaba el problema, describía los síntomas dolorosos (un tiempo de respuesta lento, por ejemplo) y explicaba todos los cambios por los que pasó el cliente para averiguar qué pasaba. Entonces, como Sherlock Holmes, nos decía cómo diagnosticar el verdadero problema y — «¡ja!» — arréglelo. Aprendimos todo sobre la resolución de problemas, la arquitectura y, por supuesto, los productos de IBM. Sus sesiones de formación eran clases magistrales sobre el arte de la presentación.

Una vez que comprenda este enfoque, podrá verlo aplicado en las charlas de TED, los discursos de apertura, los vídeos didácticos, los blogs, los artículos y casi todas las demás formas de comunicación persuasiva que existen. A diferencia de la comunicación «inmediata» en Twitter, o incluso el correo electrónico, las presentaciones le dan tiempo y espacio para exponer sus argumentos y, con la ayuda de su voz, rostro y gestos, convencer a la gente de que debe responder a su llamada a la acción.

También puede añadir muchas imágenes y gráficos bonitos para llamar la atención de la gente, pero el atractivo visual no sustituye a un argumento fuerte y a una historia convincente. Puede que sus imágenes me parezcan atractivas, pero si no me dicen qué hacer o qué debo aprender, puede que recuerde su discurso como una «buena presentación» y, como resultado, nunca tome ninguna medida.

Por encima de todo, una presentación bien elaborada hace que las personas centren su atención y sus esfuerzos. Y centrarse es algo que todos necesitamos desesperadamente cuando tantas otras herramientas nos distraen en lugar de hacernos más productivos.