Getting Things Done
Descubre el poder de la productividad sin estrés.
Cuando tiras una piedrecita a un charco de agua, ¿cómo reacciona el agua?
La respuesta: de forma totalmente adecuada a la masa de la piedrecita y a la fuerza con la que se ha lanzado.
La respuesta: de forma totalmente adecuada a la masa del guijarro y a la fuerza con la que se ha lanzado. El agua no reacciona por exceso ni por defecto.
Pero cuando nos encontramos con acontecimientos estresantes en la vida, a menudo dejamos que nos controlen provocando una reacción desproporcionada a lo que se requiere. Por ejemplo, si ya estás enterrado bajo una montaña de tareas, y te llega un correo electrónico añadiendo una cosa más, puede que te sientas abrumado y respondas bruscamente. Pero, ¿no sería estupendo que tuvieras un estado mental como el agua, sin reaccionar de forma exagerada o insuficiente ante el correo electrónico o cualquier otro acontecimiento que se te presente, sino simplemente respondiendo siempre de forma adecuada?
Para conseguirlo, tienes que lograr una sensación de control sobre todo tu trabajo, y aquí es donde entra en juego el método GTD (Getting Things Done).
Construido sobre principios sencillos como mantener un sistema exhaustivo de listas externas y definir siempre acciones siguientes claras y tangibles para tus tareas, GTD libera tu cerebro para resolver problemas y hace que todos tus proyectos -tanto personales como profesionales- sigan avanzando.
El método GTD te ayuda a hacer las cosas de forma rápida y sencilla.
En este resumen, no sólo descubrirás cómo utilizar GTD para organizar mejor tu trabajo, sino que también llegarás a algunas preguntas fundamentales sobre tu propósito en la vida.
Una vez que tengas esta sensación de claridad y control, no sólo te encontrarás más productivo, sino que tus niveles de estrés también caerán en picado al sentirte tranquilo y en control de todo tu trabajo.
También descubrirás cómo utilizar GTD para organizar mejor tu trabajo.
También descubrirás
- cómo es probable que estés haciendo un mal uso de tu cerebro;
- qué puedes hacer con tu cerebro
- qué hacer con tus ideas y sueños a largo plazo, como escalar el Everest;y
- por qué estar agotado no es excusa para no ser productivo.
Tu cerebro es genial para pensar pero terrible para recordar cosas.
Hoy en día, el trabajo puede ser frenético. Una mañana típica puede parecerse a esto: Estás escribiendo un documento cuando te llega un correo electrónico diciéndote que actualices el antivirus. Justo cuando estás a punto de hacerlo, te llama tu tía Sheila para decirte que debes confirmar tu asistencia a su boda y, cuando cuelgas, entra tu jefe exigiéndote que empieces a trabajar en un nuevo documento.
Ahora, ¿qué estabas haciendo?
Los trabajadores del conocimiento, en particular, se pasan el día haciendo malabarismos con docenas de tareas y proyectos a la vez, mientras son bombardeados constantemente por otros más. Para sobrevivir a esta avalancha, la mayoría de la gente se lo mete todo en la cabeza, intentando mantener la información importante, las citas y las próximas tareas "en su mente"
.
Desgraciadamente, este enfoque desaprovecha la maravillosa capacidad del cerebro para pensar al saturarlo con un revoltijo de información
.
Además, intentar recordarlo todo acaba provocando una incapacidad para concentrarte plenamente en el trabajo que tienes entre manos, porque tu cerebro seguirá intentando resolver todos los problemas sin resolver y las tareas sin hacer que has almacenado en él.
Estos son los problemas de la mente.
Son lazos abiertos -no se han cerrado- y tu cerebro te los recordará constantemente, lo quieras o no. Esto te distrae; no puedes concentrarte adecuadamente cuando pensamientos como "Acuérdate de pagar la factura de la luz de este mes" siguen interrumpiendo tu flujo.
¿Qué puedes hacer entonces?
Entonces, ¿qué puedes hacer para dominar el entramado de tareas, reuniones e información del lugar de trabajo moderno, de modo que puedas centrarte realmente en lo que estás haciendo?
Aquí es donde entra en juego GTD
A través de un flujo de trabajo específico y potente de cinco fases, puedes recuperar el control de todo lo que tienes entre manos:
- Captura tus pensamientos. En lugar de guardar todas esas ideas, tareas pendientes, decisiones y demás en tu cabeza, necesitas capturarlas en alguna plataforma externa, ya sea en papel o digitalmente.
- Captura tus pensamientos.
- Aclara lo que es cada cosa y lo que puedes hacer con ella.
- Déjate guiar por tus ideas.
- Organiza los resultados en una estructura de listas.
- Reflexiona sobre lo que es importante para ti y revisa los elementos de tu sistema.
- Emprende tus tareas. Escoge qué acción deseas emprender en este momento y hazla.
Así de sencillo. GTD te permite tener una mayor sensación de control sobre tu trabajo, lo que produce una sensación de control relajado, mejores decisiones y más flexibilidad ante circunstancias cambiantes. Pero antes de entrar en los detalles de cada paso del proceso GTD, vamos a preparar tu espacio de trabajo y tus herramientas.
Para aplicar plenamente el sistema GTD, necesitas el lugar de trabajo, las herramientas y el sistema de archivo adecuados.
Un buen punto de partida para empezar con el sistema GTD es preparar un lugar de trabajo para ti en el que tengas a mano todos los materiales pertinentes. De este modo, crearás una cabina de control en la que siempre te sentirás cómodo trabajando.
También tendrás que crear un sistema de archivo.
También querrás establecer espacios de trabajo idénticos en casa y en la oficina para que puedas ser igual de eficaz en ambos. Si pasas mucho tiempo de viaje, quizá quieras pensar en una configuración móvil que te permita hacer las cosas incluso mientras estás de viaje. Nunca compartas espacios de trabajo con nadie, ni siquiera con tu pareja, porque no querrás tener que dedicar tiempo a configurar tu espacio de trabajo a tu gusto cada vez que llegues a él.
Lo mínimo que necesitas es un espacio de trabajo móvil.
Lo mínimo que necesitas es una superficie para escribir y espacio para una bandeja de entrada física. Algunas herramientas físicas básicas necesarias son bandejas portapapeles que te sirvan de bandeja de entrada y de salida, papel, bolígrafos, post-it, clips, cinta adhesiva, grapadora, etiquetadora, carpetas, calendario y papelera. Además de los dispositivos digitales que utilices para capturar y organizar tareas, como el teléfono o el ordenador.
Estas herramientas son importantes para establecer tu sistema de archivo de referencia general, donde puedes guardar cosas como documentos, artículos, notas, billetes, llaves, carnés de socio, etc. Deberías tener una versión física y -cuando proceda- digital de este sistema de archivo, donde guardes la información de referencia.
Compra buenos archivadores para este fin y ten a mano un montón de carpetas vacías que puedas etiquetar y colocar fácilmente. En general, si tardas más de un minuto en archivar algo, es que tardas demasiado.
Un sencillo sistema de archivo de la A a la Z, en el que archivas las cosas bajo determinadas letras, ya sea por tema, persona, proyecto o empresa, es una solución eficaz y fácil de usar. Así limitas los lugares donde tienes que buscar cosas. Por ejemplo, si quieres encontrar algo que has archivado sobre el proyecto de Calidad 2.0 que estás haciendo para XYZ Inc, sólo tienes que marcar las letras Q y X para encontrarlo.
Por supuesto, el sistema de archivado es una solución eficaz y fácil de usar.
Por supuesto, en tu sistema digital también puedes buscar la información, pero sigue teniendo sentido tener la información organizada de forma que sea útil.
Por último, pero no por ello menos importante,
También puedes buscar la información en tu sistema digital.
Por último, pero no por ello menos importante, asegúrate de purgar tus archivos al menos una vez al año para evitar que el sistema se convierta en un caos.
Esta purga no sólo hace que el sistema sea más utilizable, sino que también te da tranquilidad, ya que sabes que puedes archivar cosas aunque no estés seguro de que las vayas a necesitar, porque harás limpieza en casa más adelante, cuando puedas tirar cosas.
Limpieza en casa.
Ahora que tu cabina está preparada, vamos a sumergirnos en el flujo de trabajo de cinco fases de GTD, empezando por la fase de captura.
Captura todas tus tareas, ideas, recordatorios y demás en herramientas de recopilación externas de confianza.
Hemos comprobado que hoy en día nuestra atención está siendo atacada, constantemente tironeada por un flujo interminable de solicitudes, preguntas, tareas, invitaciones, etc.
Para hacer frente a esto, es necesario que te pongas en contacto con tus superiores.
Para hacer frente a esto, el primer paso crucial en el flujo de trabajo GTD es capturarlas todas en herramientas de recopilación, es decir, en lugares fuera de tu mente donde puedas anotar información e ideas.
Piensa en ellas y en las herramientas de recopilación.
Piensa en ellas como tu pila "en", donde apuntas todo lo que tienes que hacer o sobre lo que tienes que tomar una decisión en el futuro, sin pensar en ello. Esto abarca un amplio abanico de cosas, como una idea de negocio que se te ha ocurrido durante la pausa para comer, la finalización de un proyecto en el trabajo, la compra de un regalo de cumpleaños a un amigo, el deseo de leer sobre arte moderno o el arreglo de tu reloj roto.
No te preocupes por lo que tienes que hacer o decidir en el futuro.
No te preocupes por lo importantes o sensatos que sean los elementos cuando los anotes: lo importante es que todos ellos deben quedar plasmados en un lugar donde sepas que podrás encontrarlos más tarde.
Los elementos deben quedar plasmados en un lugar donde sepas que podrás encontrarlos más tarde.
Los elementos deben quedar plasmados en un lugar donde sepas que podrás encontrarlos más tarde.
La gran ventaja de las herramientas externas es que si, por ejemplo, estás escribiendo un correo electrónico cuando te acuerdas de que tienes que pagar la factura de la luz, puedes simplemente anotar la tarea y seguir centrado en el correo, completándolo eficazmente. Lo mismo ocurre cuando alguien te trae una factura o decides que quieres ver una obra de teatro esta noche.
Tus herramientas de recopilación pueden adoptar diversas formas dependiendo de lo que funcione para ti: cuadernos, listas en tu ordenador o incluso cajas físicas donde colocar objetos y papeles. También puedes utilizar una combinación de estas herramientas, siempre que no resulte confuso; la idea principal es que sea sencillo. Una buena regla general es tener el menor número posible de herramientas de recopilación, pero tantas como tú personalmente consideres necesarias.
Tengas las herramientas de recogida que tengas, asegúrate de tenerlas siempre a mano, ya que necesitarás poder acceder a ellas estés donde estés.
Asimismo, asegúrate de tener siempre a mano las herramientas de recogida, ya que necesitarás poder acceder a ellas estés donde estés.
Asimismo, asegúrate de que utilizas tus herramientas de recogida de forma exhaustiva. Deben ser lo suficientemente fuertes como para contener cada fragmento de información, y ni siquiera la tarea más pequeña debe quedar a la deriva por tu cerebro.
Si aún no lo has conseguido, una buena forma de empezar es revisar todas tus tareas pendientes, ideas, pensamientos, planes y materiales y ponerlos en tus herramientas de recopilación. Esto puede llevarte bastante tiempo la primera vez, pero ser exhaustivo ayudará a que tu cerebro confíe en el sistema, lo que significa que ya no te molestará ni te distraerá con tareas abiertas.
Aclaración: vacía todas tus herramientas de recopilación externas semanalmente.
¿Has configurado tus herramientas de recopilación y las has llenado con todas tus tareas, ideas y recordatorios?
Aclaración: vacía todas tus herramientas de recopilación externas semanalmente.
Si es así, ¡enhorabuena!
Has empezado con buen pie, pero el sistema GTD sólo funciona si también vacías periódicamente tus herramientas de recopilación.
Si no lo haces, las herramientas de recopilación estarán vacías.
De lo contrario, acabarán siendo un vertedero hinchado de elementos desorganizados, y tu cerebro empezará rápidamente a desconfiar de ellas. Entonces volverá a preocuparse por ellas y a distraerte con impulsos como:
"Quizá debería dejar lo que estoy haciendo para pagar esta factura, porque puedo perderla en la herramienta de cobro con todos esos otros elementos"
.
Y entonces vuelves al principio.
Por eso tienes que vaciar las herramientas de cobro una vez a la semana haciendo dos cosas: aclarar qué es cada elemento y organizar los elementos en los lugares adecuados. Veamos primero la fase de aclaración.
¿Recuerdas que en el resumen anterior aprendiste que en la fase de captura no necesitas pensar en los elementos que anotas?
Pues ahora sí.
Empieza por mirar cada elemento de tus herramientas de recopilación y pregúntate simplemente: "¿Qué es?" Lo más importante que debes averiguar aquí es si el elemento es accionable o no, es decir, si necesitas hacer algo al respecto.
Si el elemento no es accionable, sólo hay tres posibilidades:
- Ya no se necesita, lo que significa que es basura.
- Si no se necesita, es basura.
- No es necesaria ninguna acción en este momento, pero puede que necesites hacer algo al respecto más adelante. Un ejemplo sería una invitación a un acontecimiento futuro al que no estás seguro de poder asistir.
- Es información que ya no necesitas.
- Se trata de información que puedes necesitar más adelante, como el presupuesto de un proyecto que tienes previsto emprender.
- Pero si el elemento es accionable, debes preguntarte cuál es el resultado final deseado.
- Si te va a llevar más de un año, es posible que necesites más información.
- Si se necesitan varias acciones para alcanzar ese resultado, entonces se trata de un proyecto. Por ejemplo, un proyecto sería "Preparar una fiesta de cumpleaños para Carl".
- Entonces tienes que preguntarte cuál es la próxima acción de este objeto o proyecto. Es la siguiente cosa física y visible que puedes hacer para avanzar en el asunto. Así, por ejemplo, "Llamar a David" o "Comprar pintura" son próximas acciones concretas, pero "Investigar y presentar conclusiones sobre los clientes" no lo es.
- Una vez que hayas identificado algo como próxima acción, tienes tres opciones:
- .
- Si la acción tarda menos de dos minutos en completarse, hazla inmediatamente, antes de pasar al siguiente punto. En realidad, te llevará más tiempo almacenar y organizar elementos tan pequeños que hacerlos inmediatamente.
- Si la acción te lleva menos de dos minutos, hazla inmediatamente, antes de pasar al siguiente elemento.
- Si la acción te lleva más de dos minutos, piensa si eres la persona adecuada para hacerla. Si no lo eres, delégalo en la persona adecuada.
- Si eres la persona adecuada para realizar la acción pero te llevaría más de dos minutos, delégala. Aprenderemos más sobre esto en el próximo resumen.
- ¡Ésa es la fase de aclaración! Las reglas son sencillas, pero vaciar regularmente tu herramienta de recopilación de esta forma te ayudará a alcanzar una productividad fiable y sin estrés.
- Así que ahora que has aclarado qué es cada cosa, es hora de pasar a la etapa de organización del método GTD. Aquí es donde ocurre la magia.
- La mayoría de las listas de tareas tradicionales no funcionan porque carecen de organización y se convierten rápidamente en una mezcolanza de tareas, recordatorios, pensamientos e información en la que es imposible encontrar los elementos realmente procesables.
- Cada paso de la fase de organización de GTD se tratará con más detalle en el resumen que sigue, pero considera esto como una visión general:
- Lista de tareas.
- Veamos primero las decisiones tomadas en la fase de clarificación.
- Como ya se ha dicho, los elementos sin valor futuro se eliminan o se tiran a la papelera, mientras que los elementos procesables que pueden completarse en dos minutos o menos deben hacerse inmediatamente.
- Pero ¿qué ocurre con todos los elementos que no tienen valor futuro?
- ¿Pero qué pasa con el resto, dónde van a parar?
- Bueno, si un elemento...
- ...es procesable y alcanzar el resultado deseado requiere más de un paso, es un proyecto y pasa a tu Lista de Proyectos. Los proyectos pueden variar mucho en tamaño, desde "Escribir una novela" hasta "Arreglar las luces del salón"
- .
- ...es una sola acción que delegas en otra persona, debe ir en una Lista de espera, como si necesitas tener noticias de un contratista antes de elegir los azulejos de tu baño.
- ...es una acción única que pospones, tienes dos nuevas opciones: o va a tu Calendario o a una Lista de próximas acciones.
- Tu Calendario está pensado para acciones o información sobre una hora o fecha concretas, como "Cita con el dentista a las 9 de la mañana" o "Belinda se va de vacaciones mañana; pregúntale si está todo listo".
- Las listas de acciones siguientes son donde van a parar todas tus tareas pendientes. Como no es práctico tener una lista larga con cientos de elementos, puedes dividir estas listas por contexto. Por ejemplo, elementos como "Enviar un correo electrónico a Jeff" o "Buscar el precio de un crucero" podrían ir a una Lista En El Ordenador, mientras que las llamadas que hay que hacer podrían asignarse a una Lista En El Teléfono.
- Acciones siguientes
- Si un elemento...
- ... no es procesable pero es posible que tengas que hacer algo al respecto más adelante, pasa a una Lista Algún Día/Tal Vez, que se reserva para elementos en los que no quieres involucrarte ahora mismo pero de los que tampoco quieres olvidarte, como "Aprender español" o "Arreglar la terraza exterior". También puedes tener listas similares con temas más específicos, como "Películas para ver" o "Libros para leer".
- Puede que...
- ... podría convertirse en información de referencia útil más adelante, pasa a guardarse como material de referencia. Esto podría significar pegar un menú de comida para llevar de tu restaurante favorito en tu archivador o guardar una evaluación de rendimiento de tu jefe en tu disco duro.
- La información de referencia puede convertirse en información útil más adelante.
- Estas listas forman la espina dorsal del sistema GTD, así que antes de sumergirnos en la cuarta fase del proceso GTD -la reflexión-, vamos a examinarlas con más detalle.
- Una buena gestión de proyectos es un componente clave de todo sistema de productividad.
- En GTD, un proyecto se define como un resultado deseado que requiere dar más de un paso de acción. Por lo tanto, escribir un correo electrónico no es un proyecto, pero organizar una gran reunión o planificar unas vacaciones sí lo es.
- Proyectos.
- En el siguiente resumen nos adentraremos en cómo definir tus proyectos, pero por ahora sólo necesitas saber que los proyectos se almacenan en una lista de Proyectos, que debe revisarse y actualizarse con regularidad. En esta lista es donde debes anotar todos los proyectos que deban completarse en un futuro próximo.
- Cuando revises esta lista cada semana, debes asegurarte siempre de que cada proyecto tenga una próxima acción clara y concreta, porque son las que hacen que el proyecto avance hacia su finalización.
- Siempre insiste en que los proyectos se guarden en una lista de Proyectos, que debes actualizar periódicamente.
- Insistir siempre en definir una próxima acción física y visible puede ser un hábito profundamente poderoso que haga avanzar tus proyectos a una velocidad sorprendente. La razón es que si ves en tu lista una próxima acción vaga, como "llevar el coche al taller", una parte de tu cerebro siente que falta claridad y se da por vencida.
- Pero si te preguntas: "¿Qué debo hacer?
- Pero si preguntas "¿Cuál es la siguiente acción?", en cuestión de segundos te das cuenta de que es "buscar empresas de reparación de coches en Internet", lo cual es mucho más fácil de abordar.
- Una vez que hayas identificado una acción a realizar, deberás almacenarla en tu Calendario o en tus listas de Próximas Acciones, en las que nos sumergiremos en un resumen posterior.
- Define tus próximas acciones.
- Definir las próximas acciones es un hábito tan poderoso que puedes utilizarlo incluso fuera de la gestión de proyectos. Por ejemplo, deberías convertirlo en una práctica habitual en las reuniones. Después de cada punto de debate, haz esta pregunta para aclarar cuál es el siguiente paso, quién lo dará y cuándo.
- Ninguna interacción debería terminar sin una respuesta clara a esta pregunta. Prueba este enfoque durante un tiempo, y puede que te sorprenda el salto de productividad que presenciarás.
- Ya que hablamos de proyectos, hablemos brevemente de la importantísima habilidad de planificar proyectos. Cuando planificas algo sencillo, como salir a cenar, es pan comido y rara vez falla. Pero los proyectos como hacer tratos complejos con clientes, celebrar grandes bodas u organizar importantes retiros de negocios rara vez son tan fáciles de planificar. Entonces, ¿cómo puedes hacer que planificar un proyecto de trabajo importante sea tan fácil como planificar una cena?
- Entra en el método de planificación natural, que pretende reflejar la forma en que planificas las cosas en tu vida cotidiana. Consta de cinco pasos:
- Objetivo y principios
- Visión de resultados
- Visión de resultados
- Propósito y principios
- Lluvia de ideas
- Organizar
- Identificar las próximas acciones
- Veamos más de cerca cada una de ellas.
- Comienza identificando por qué estás emprendiendo un proyecto. ¿Cuál es su propósito? Por ejemplo, ¿por qué necesitas crear un plan de empresa? Si el motivo es conseguir financiación, entonces ya sabes cómo elaborarlo pensando en los inversores. A continuación, intenta concretar otra base de tu proyecto: los principios que te importan. Tal vez, por ejemplo, tengas el principio de que tu equipo no debe sentirse sobrecargado de trabajo, o que el resultado debe ser ética y financieramente sólido. Reconocer estos límites al principio del proceso hará que sea más fácil trabajar dentro de ellos.
- Por ejemplo, que tu equipo no se sienta sobrecargado de trabajo, o que el resultado sea sólido desde el punto de vista ético y financiero.
- Imagina el resultado que deseas obtener preguntándote qué aspecto tendrá el proyecto cuando esté terminado. Un ejemplo de resultado bien definido podría ser aumentar las ventas de tu empresa en un 5%. Definir el objetivo de esta forma te ayuda a centrarte en él, y el enfoque te ayudará a alcanzarlo.
- Los resultados se obtienen a partir de los resultados.
- Brainstormideas sobre cómo conseguirlo. Una vez que comprendas tu objetivo, automáticamente empezarán a surgir ideas en tu cabeza. No te detengas a juzgarlas todavía, deja que fluyan libremente, pero asegúrate de capturarlas todas. Al más puro estilo brainstorming, apuesta por la cantidad, no por la calidad. Así maximizarás las posibilidades de que alguna de las ideas que se te ocurran sea buena.
- Las ideas son buenas.
- Organiza tus ideas. Identifica las más significativas y clasifícalas. Las posibles formas de clasificarlas son por el orden natural de las cosas, por el orden en que deben suceder o según las prioridades. Por ejemplo, puedes agrupar todas las ideas relacionadas con la investigación de mercado, o todas las que deban aclararse antes de considerar las demás.
- Define las ideas más importantes.
- Define la próxima acción física y visible que hará avanzar el proyecto. Si tu proyecto tiene muchos componentes, pregúntate para cada uno si tú u otra persona podría estar haciendo algo al respecto ahora, y crea próximas acciones basadas en ello. Por ejemplo, si tu proyecto es aumentar tus ingresos un 5%, una próxima acción podría ser "Enviar un correo electrónico a Dave para pedirle el desglose de los ingresos actuales". De este modo, tu proyecto saldrá del tablero de dibujo y se pondrá en marcha.
- El poder de este sencillo proceso de cinco pasos suele sorprender a la gente cuando lo utiliza por primera vez.
- ¿Quieres probarlo? Piensa en un proyecto que te gustaría emprender, coge papel y bolígrafo y empieza por pensar por qué vas a emprender ese proyecto.
- Empieza por pensar por qué vas a emprender ese proyecto.
- Sabrás que tu plan de proyecto está listo cuando te sientas seguro de él y ya no se entrometa en tus pensamientos. Si aún tienes dudas sobre el resultado o las próximas acciones, probablemente seguirás pensando en ello, lo cual es señal de que aún no has terminado.
- Mucha gente confía en las listas de tareas diarias para gestionar su productividad, pero este enfoque deja mucho que desear. Estas listas tienden a fracasar porque no puedes saber realmente de antemano lo que eres capaz de completar en un día determinado. Por lo tanto, conducen a una planificación poco realista, a la frustración y a la pérdida de tiempo trabajando en algo que estaba condenado al fracaso antes de que empezaras.
- Un método mucho más eficaz es trabajar con un Calendario y una o varias listas de Próximas Acciones.
- Empecemos por el Calendario. Sólo sirve para una cosa: para mantener las citas.
- Acciones específicas del día Acciones específicas de un día, como llamar a una compañera en algún momento de su último día antes de irse de vacaciones.
- Acciones específicas de un día
- Información Información específica del día, como los archivos que tienes que llevar a la cita con el médico.
- En el Calendario no pueden ir otras tareas pendientes, porque sólo diluirían la importancia de los elementos que son realmente específicos del día o de la hora.
- Todos
- Todas las demás tareas o acciones concretas deben ponerse en tu lista de Próximas Acciones, que es el núcleo de la gestión de las tareas que vas a emprender. Aquí es donde pones todos los elementos que tardan más de dos minutos en completarse.
- Lista de próximas acciones
- En función del número de tareas que tengas en la lista, puede tener sentido clasificarla en varias listas según el contexto (por ejemplo, "al teléfono", "cuando estés en el supermercado" o "en el ordenador"). Si clasificas tus tareas según el contexto, sabrás lo que puedes hacer tanto si estás en tu escritorio, como en una reunión o mientras esperas en el aeropuerto.
- Cuando lleguemos al paso Comprometerse del proceso GTD, esta lista te permitirá decidir rápidamente qué tarea hacer cada vez que tengas tiempo para ocuparte de algo.
- Como se ha indicado anteriormente, todos los proyectos actuales deben figurar en la lista de Proyectos. Si utilizas la lista de Próximas acciones, puedes asegurarte de que trabajas constantemente en tareas que acercan tus proyectos a su conclusión de uno en uno.
- Pero lo más habitual es que las listas de Próximas acciones estén en la lista de Proyectos.
- Pero la mayoría de las veces, también necesitas depender de otras personas. Por ejemplo, puede que necesites esperar la opinión de un colega para tu presentación o que un hotel te informe sobre la disponibilidad de habitaciones. Esto no significa, sin embargo, que tengas que renunciar a todo el control sobre el progreso de los proyectos relacionados.
- Siempre que dependas del trabajo de otras personas -por ejemplo, estás esperando a que tu colega te envíe algunos datos para tu presentación-, merece la pena mantener una Lista de espera. En ella anotas todo lo que otras personas tienen que entregarte, junto con sus plazos de entrega.
- Si revisas y actualizas esta lista cada semana, te darás cuenta de cuándo alguien no ha cumplido su promesa de ocuparse de una determinada tarea en un plazo determinado. En este caso, ahora tienes una nueva tarea concreta: debes recordárselo a esa persona. Este recordatorio puede adoptar la forma de un correo electrónico, una breve llamada telefónica o que te pases por el despacho de tu colega para recordarle amablemente los datos que se suponía que debía enviar.
- Cuidado con el correo electrónico.
- Si hacerlo te llevara menos de dos minutos, hazlo inmediatamente. Si no, escríbelo en una lista de Próxima Acción.
- Otro componente importante del método GTD es la Lista Algún día/Tal vez.
- Todo lo que tengas que hacer en el futuro debe incluirse en una lista Algún día/Tal vez o en un archivo de recordatorios.
- Todo lo que no entra en las listas de Próximas Acciones o Proyectos, pero que tampoco debería estar rondando por tu cabeza, va a esta lista. Contiene todas las cosas que aún no has sido capaz de traducir en ideas o tareas concretas.
- Típicamente, un buen material de la lista Algún día/Tal vez son cosas que comprar o construir para tu casa, viajes que deseas hacer, habilidades que deseas aprender, etc., con elementos como "Escalar el Everest", "Aprender a tocar la guitarra" o "Dominar el japonés".
- Aunque el nombre pueda hacer que suene como una lista de cosas menos importantes, no subestimes las ventajas de la lista Algún día/Tal vez. Te ayuda a hacer un seguimiento de las ideas de proyectos que podrían ser muy importantes en el futuro, y te sorprenderá descubrir que, a menudo, acabas haciendo muchas de ellas. Pero no podrás actuar cuando llegue el momento si no las capturas cuando se te ocurran.
- Puedes dividirlas en dos partes.
- También puedes dividir la lista en subcategorías como películas que ver, vinos que probar y cosas que hacer con tus hijos.
- Como ocurre con todas las listas GTD, la lista Algún día/Tal vez debe revisarse y actualizarse con regularidad si quieres hacer un uso eficaz de ella.
- También puedes dividir la lista en subcategorías, como películas para ver o vinos para probar, o cosas para hacer con tus hijos.
- Otra forma de recordarte a ti mismo futuros asuntos que tal vez desees abordar es mantener un archivo tickler, llamado así porque puede utilizarse para "hacer cosquillas" a tu memoria, permitiéndote "enviarte por correo" a ti mismo información que necesitas en un momento concreto.
- El archivo tickler es un archivo que se utiliza para "hacer cosquillas" a tu memoria.
- El archivo tickler es un sistema de archivos físico muy preciso y lógico que se compone de 43 archivos: 31 para los próximos 31 días y 12 para los próximos 12 meses. Las carpetas diarias se colocan delante de la carpeta mensual. Suponiendo que hoy es 2 de mayo, tendrías los archivos del 3 al 31 al principio del sistema, seguidos de las carpetas de los meses, empezando por junio.
- En cada una de las carpetas, los archivos de los meses se colocan delante de las carpetas de los meses.
- En cada carpeta, puedes colocar los elementos relevantes para ese día o mes, como los documentos de un viaje que piensas hacer. Cada día, colocas los documentos, recordatorios o elementos que te "enviaste" para ese día concreto en tu bandeja de entrada, y luego mueves la carpeta del día para que quede después de la carpeta del mes siguiente. Cuando alcanzas el umbral de la carpeta del primer mes, transfieres todas las notas que te enviaste a ti mismo para ese mes a las 31 carpetas diarias según el día correspondiente.
- La parte complicada -y el quid- de este sistema es que debes utilizarlo y actualizarlo religiosamente; es decir, todos los días.
- La parte complicada -y el quid- de este sistema es que debes utilizarlo y actualizarlo religiosamente; es decir, todos los días.
- De forma similar a las listas de Próxima Acción, estas listas te ayudan a localizar la información correcta en el momento adecuado. Al fin y al cabo, las listas suelen ser mucho más fiables que tu propia memoria.
- Ya hemos cubierto ampliamente cómo organizar tus tareas, proyectos, recordatorios e ideas, lo que significa que es hora de pasar al cuarto paso del proceso GTD: reflexionar.
- El objetivo del método GTD es que te sientas relajado y con el control de todos tus proyectos en curso, que no los pierdas de vista y que te asegures de que avanzan.
- Pero para que esto ocurra, tienes que reflexionar.
- Pero para que esto ocurra, es esencial que tu sistema de productividad esté actualizado y completo en todo momento. Tu mente sólo estará tranquila y podrá concentrarse plenamente en la tarea que tienes entre manos si confías en tu sistema. Y esto significa revisarlo de forma constante y a menudo.
- Cada día, revisa tu Calendario para conocer el estado de las cosas. Si tienes reuniones todo el día, por ejemplo, esto afectará en gran medida a lo que puedes hacer, y lo necesitas saber antes de planificar tu día.
- Entonces, comprueba tus listas de Próximas Acciones para saber qué tareas podrías hacer en el contexto de ese día. Si vas a pasar todo el día en la oficina, puedes comprobar qué tareas relacionadas con el teléfono o el ordenador podrías realizar.
- Además de esta revisión al comienzo del día, probablemente te tomarás unos segundos aquí y allá para revisar las listas cuando aparezca el contexto apropiado; por ejemplo, si te encuentras esperando en algún sitio de forma inesperada.
- Pero el verdadero quid de la cuestión es que puedes revisar las tareas que podrías realizar en el contexto de ese día.
- Pero el verdadero quid del sistema GTD es la revisión semanal exhaustiva.
- Para empezar con esto, ata los cabos sueltos de la semana anterior, limpiando tus herramientas de recopilación y capturando cualquier pensamiento/idea que aún pueda estar dando vueltas en tu cabeza. Además, revisa tu lista de Próximas Acciones, marcando los elementos completados.
- A continuación, pasa a revisar tu Calendario. Puede que te des cuenta de que necesitas preparar algo para las próximas citas, y puede que las citas de la semana anterior te traigan algunas ideas a la cabeza que desees capturar.
- Ahora mira todas las cosas que tienes pendientes.
- Ahora mira el resto de tus listas. ¿Hay algún elemento de la lista En espera del que tengas que volver a hacer un seguimiento?
- ¿Por qué?
- ¿Y cómo está tu lista de Proyectos? Revisa el estado, los planes y los materiales de cada proyecto y asegúrate de que todos tienen al menos una próxima acción en tu sistema.
- Por último, revisa tu lista Algún día/Tal vez. ¿Alguno de los temas se ha vuelto tan interesante o relevante que deseas perseguirlo ahora? Si es así, conviértelos en proyectos. Pero también elimina los elementos que ya no coincidan con tus intereses.
- Deberías presupuestar unas horas para la revisión semanal, pero la cantidad exacta de tiempo que necesitas depende de cuánto necesites para sentirte seguro y confiar en tu sistema. Como es fundamental para el éxito del sistema en su conjunto, deberías crear el sólido hábito de realizarla cada semana. Podrías planificar tu revisión semanal, por ejemplo, un viernes por la tarde, lo que te permitiría cerrar el fin de semana con la cabeza despejada y una sensación de control.
- La fase final del proceso GTD es aquella en la que las cosas realmente se hacen.
- Esta es la última fase del proceso GTD.
- Entonces, ¿cómo eliges qué hacer en cada momento?
- Principalmente, deberías confiar en tu instinto, pero para desglosarlo de forma más analítica, hay cuatro criterios a tener en cuenta:
- ¿Qué puedes hacer en el contexto actual? Por ejemplo, si no tienes teléfono, no puedes hacer llamadas. Aquí es donde tener categorizadas tus listas de Próximas Acciones es profundamente útil, ya que puedes encontrar fácilmente las tareas factibles.
- ¿Qué puedes hacer en el contexto actual?
- ¿Para qué tienes tiempo? Si sólo tienes diez minutos libres antes de tu próxima reunión, probablemente no tenga sentido iniciar una revisión presupuestaria de varias horas.
- ¿Para qué tienes tiempo?
- ¿Para qué tienes energía? Si te has pasado toda la tarde en la agotadora revisión del presupuesto antes mencionada, probablemente te sientas bastante agotado. Pero esto no es excusa para no ser productivo, ya que aún puedes hacer algo que no sea demasiado agotador desde el punto de vista cognitivo, como reservar vuelos.
- ¿Para qué tienes energía?
- ¿Qué tarea tiene mayor prioridad? Para responder a esta pregunta, necesitas comprender tus valores y objetivos. Nos adentraremos en esto en el siguiente resumen.
- Cuál es tu prioridad?
- Para seguir siendo productivo estés donde estés, lleva tus listas siempre contigo. Esto te permitirá aprovechar los tiempos de espera imprevistos estés donde estés, ya sea en tu escritorio, desplazándote al trabajo o atrapado en un aeropuerto por el retraso de un vuelo.
- Para tener una idea de lo que es importante para ti en tu trabajo y en tu vida, es útil pensar en términos de horizontes, cada uno de ellos progresivamente más lejano que el anterior:
- Suelo - Acciones actuales: Este es el horizonte de nivel más bajo que tienes, que comprende tus tareas actuales por hacer, recordatorios, correos electrónicos por responder, etc.
- Acciones actuales - Acciones actuales.
- Horizonte 1 - Proyectos actuales: Se trata de los proyectos que tienes en tu lista de Proyectos en este momento, y que generan la mayoría de los elementos sobre el terreno.
- Horizonte 2 - Acciones actuales:
- Horizonte 2 - Áreas de enfoque y responsabilidades: Los proyectos que emprendes se basan en las responsabilidades y funciones que tienes. Son áreas en las que quieres obtener resultados. En el trabajo, podrían ser cosas como el liderazgo, la planificación estratégica o la investigación de mercado; en casa, incluyen cosas como tu salud, tus finanzas y tu familia. Nunca las "completarás", pero dirigen tu forma de actuar. Si te das cuenta de que tienes una tarea que no está representada en tu lista de Proyectos, puedes considerar la posibilidad de añadir un proyecto en torno a ella.
- Horizonte 3 - Objetivos de uno a dos años: Visualiza dónde quieres estar en tu vida dentro de uno o dos años. Estos objetivos influyen en tus áreas de interés y responsabilidades. Conseguir un ascenso clave en el trabajo es un buen ejemplo de algo que se encuentra en este horizonte.
- Horizonte 4 - Visiones a largo plazo: Este es el horizonte temporal de tres a cinco años, en el que debes considerar no sólo dónde quieres estar en la vida, como tus aspiraciones profesionales o familiares a largo plazo, sino también qué factores externos pueden influir en tu vida, como los avances tecnológicos.
- Horizonte 5 - Propósito de vida: Ésta es la perspectiva global definitiva, en la que te preguntas ¿por qué existes? ¿Cuál es tu propósito en la vida? Todos los horizontes anteriores están influidos por tu respuesta, y todas las tareas que emprendas deben conducirte hacia ella.
- Puede parecer racional y razonable empezar por el objetivo de tu vida y descender a partir de ahí, pero en la práctica suele funcionar mejor un enfoque ascendente. Te permite despejar primero los niveles más complicados de la gestión diaria, de modo que ahorras energía creativa para las decisiones más significativas.
- ¿Tuviste alguna idea sobre tu propia situación cuando leíste esto? Si es así, anótalas. Tal vez algunas de ellas podrían ir a tu lista Algún día/Tal vez, o podrías decidir que quieres crear un proyecto en torno a una reflexión más formal sobre cada nivel, por ejemplo, elaborando un plan de la vida de tus sueños con tu pareja o contratando a un coach personal para hablar de tus objetivos vitales.
- Por supuesto, incluso después de tener definidos estos distintos horizontes, tienes que revisarlos a intervalos apropiados que van desde diariamente para el nivel básico y anualmente para los horizontes cuatro y cinco.
- El mensaje principal de este libro:
- El sistema GTD te permite abordar una cantidad abrumadora de tareas de forma relajada. Te proporciona un control total sobre tu trabajo. Los cinco pasos cruciales del proceso GTD son:
- Captura tus pensamientos en herramientas de recopilación externas que vacías habitualmente. Esto libera tu mente para hacer aquello en lo que realmente es buena:pensar y resolver problemas.
- Aclara lo que es cada elemento y lo que puedes hacer con él.
- Organiza tu trabajo.
- Organiza los resultados en una estructura de listas, como tu Calendario y tus listas de Proyectos, Próximas Acciones, Algún día/Tal vez y Esperando.
- Reflexiona sobre lo que es importante para ti y revisa los elementos de tu sistema. Esto es crucial porque te garantiza que sigues confiando en el sistema.
- Emprende tus tareas. Escoge qué acción puedes llevar a cabo teniendo en cuenta el contexto, el tiempo y la energía disponibles, así como tus prioridades.
- Ponte manos a la obra.
- Qué leer a continuación: El fin del estrés,de Don Joseph Goewey
- Tras adoptar el sistema GTD (Getting Things Done), pronto te darás cuenta de lo productivo que puedes llegar a ser. Pero, por muy organizado y eficiente que seas a la hora de hacer las cosas, puede que a veces acabes sintiéndote estresado. Por suerte, tienes ayuda a mano.
- En El fin del estrés, el autor Don Joseph Goewey no sólo explica cómo funciona el estrés, sino que proporciona cuatro sencillos pasos que te ayudarán a superarlo. Para saber cuáles son -y descubrir por qué el 97 por ciento de tus preocupaciones son fabricaciones exageradas- obtén el sumario de El fin del estrés.
- Descubre por qué el 97 por ciento de tus preocupaciones son fabricaciones exageradas.
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