4 formas de arreglar la sesión de preguntas y respuestas

Como orador público profesional sobre innovación, a menudo me he preguntado por qué la gente parece tan apegada a la idea de terminar las conferencias magistrales con una sesión de preguntas y respuestas. La mayoría de las sesiones de preguntas y respuestas son experiencias mediocres en el mejor de los casos: un interludio que se olvida al instante antes de la pausa para tomar café. Yo diría que el mismo formato es una reliquia disfuncional del pasado, que se añade sin pensarlo a las agendas de todo el mundo, y creo que tenemos que repensarlo.

Para que quede claro, no es que el intención de tener una sesión de preguntas y respuestas es malo. Para bien o para mal, la mayoría de las conferencias dejan al público en «modo de escucha» la mayor parte del tiempo, por lo que tiene mucho sentido dar voz a los participantes y permitir una interacción sin guion con los ponentes. Pero en realidad, nueve de cada diez veces, las sesiones de preguntas y respuestas acaban siendo la parte más débil del evento.

Hay muchas razones para ello, incluido el hecho de que no todos los ponentes son buenos para gestionar las preguntas, pero la cuestión fundamental se reduce a dos cosas: la inactividad del público y la calidad de las preguntas entrantes. Según mi experiencia, alrededor de un tercio de las personas que cojan el micrófono harán preguntas interesantes. Otro tercio divagará o planteará una pregunta limitada que en realidad solo es relevante para la persona que la hace. Y el último tercio no tener una pregunta, solo quieren decir algo, lo cual puede estar bien, solo que el formato de preguntas y respuestas de alguna manera lo hace incómodo. Mientras tanto, el 95 por ciento de la audiencia es todavía atrapado en el modo de escucha pasiva.

Ya existen algunas soluciones a la disfunción de las preguntas y respuestas. Algunos contratan a un moderador profesional o utilizan herramientas de software para recopilar las preguntas. Otros experimentan con formas radicalmente nuevas de organizar eventos, como el movimiento de desconferencia. Sin embargo, esas soluciones suelen ser caras o requieren mucho tiempo de implementación, lo que las hace inviables para muchos tipos de eventos. Estas son cuatro técnicas que he utilizado con excelentes resultados y que se pueden utilizar sin ningún tipo de preparación:

1. Haga una sesión de preguntas y respuestas inversas. Una sesión de preguntas y respuestas inversas es cuando yo (el orador) hago una pregunta a la audiencia y les pido que la discutan con la persona sentada a su lado. Una buena pregunta es: «Para usted, ¿cuál fue la conclusión clave de esta sesión? ¿Qué podría hacer de manera diferente en el futuro?» A la gente le encanta tener la oportunidad de expresar sus opiniones a alguien y, a diferencia de las tradicionales preguntas y respuestas, este enfoque permite que todos expresen su opinión. También les ayuda a establecer contactos entre sí de una manera natural, algo que muchas conferencias no ofrecen realmente.
2. Pida reacciones, no solo preguntas. Cuando informa sobre la discusión en grupos pequeños, insistir en el formato de las preguntas hace que sea incómodo para las personas que solo quieren compartir algo. Al abrir la palabra, diga específicamente: «¿Cuál es su reacción ante todo esto? Las preguntas están muy bien, pero también puede compartir una observación, no tiene por qué ser en forma de pregunta».
3. Haga que la gente examine las preguntas en grupos. Una alternativa a las preguntas y respuestas inversas es pedir a la gente que busque buenas preguntas en grupos. Simplemente diga: «Por favor, dedique uno o dos minutos a grupos pequeños e intente encontrar una buena pregunta o reflexión que considere relevante para todos». Entonces camine por la habitación y escuche a la gente hablar. Si escucha una reflexión interesante, pídales que la saquen a colación durante el debate conjunto o que la mencione usted mismo.
4. Comparta una última historia después de la sesión de preguntas y respuestas. Dado que incluso la sesión de preguntas y respuestas mejor organizada es impredecible, es mejor tener la sesión de preguntas y respuestas como segundo-último elemento. Siempre paro la parte de preguntas y respuestas unos minutos antes del final, así tengo tiempo de compartir un último ejemplo antes de bajarme del escenario. De esa manera, aunque la parte de preguntas y respuestas fracase, podrá terminar su sesión con fuerza en lugar de con un fracaso.

Los métodos anteriores pueden ayudarle a convertir cualquier discurso de apertura en una experiencia mejor. ¿Qué otras técnicas, idealmente sencillas, ha visto o utilizado?