F.I.R.E.
Aprende a gestionar con éxito proyectos innovadores con un nuevo método.
La gestión de proyectos es dura. Tienes que hacer malabarismos con muchas cuestiones, como el presupuesto, los plazos, los contratos con proveedores y las preocupaciones del equipo. Por suerte para ti, puedes consultar proyectos anteriores para hacerte una idea de las mejores prácticas o de los puntos problemáticos.
¿O puedes? Si estás trabajando en un proyecto realmente innovador, esto puede ser difícil: tú y tu equipo podéis estar yendo donde nadie ha ido antes. Otros proyectos pueden ser interesantes pero no útiles; ¿dónde, entonces, puedes acudir en busca de orientación para mantener los presupuestos ajustados y los plazos cumplidos?
Por qué no?
Este resumen es tu guía para gestionar proyectos innovadores dentro de los plazos y del presupuesto. Te mostrarán cómo llevar tu proyecto al éxito, siguiendo unas pocas pautas racionales y lógicas.
En estos resúmenes, descubrirás
- cuándo el "drenaje de tormentas" puede ser más útil que el brainstorming;
- cuándo el "drenaje de tormentas" puede ser más útil que el brainstorming.
- cómo tomar prestada la tecnología mantiene los proyectos de la NASA a tiempo y por debajo del presupuesto; y
- por qué un proyecto de avión de combate estadounidense no pudo hacer frente a la "amenaza" soviética durante una década.
El método F.I.R.E. te proporciona resultados de alta calidad de la forma más rápida y eficaz posible.
"Los jefes de proyecto con más éxito... suelen ofrecer lo mejor con un equipo reducido, un presupuesto mínimo y un calendario de locos"
Cuando diriges un proyecto creativo, se te presentan muchos retos. Por suerte, existe un método infalible que los gerentes de proyectos innovadores pueden utilizar para mantenerse en el buen camino, y se llama F.I.R.E.
F.I.R.E. significa Rápido, Barato, Restringido y Elegante. Todo el mundo puede utilizar el método F.I.R.E. para mejorar sus procesos y alcanzar sus objetivos.
Elegante.
Haz que tu proyecto sea rápido dividiéndolo en tareas más pequeñas que puedan completarse rápidamente. Los grandes proyectos suelen arrastrarse, y a veces es difícil sentir que progresas. Cuando te diseñas un grupo más pequeño de tareas más cortas, puedes centrarte en cada tarea de una en una, y establecer plazos claros y alcanzables.
Sin embargo, esto significa que tienes que ceñirte firmemente a un calendario. Y ser rápido no consiste sólo en trabajar rápido: también tienes que centrarte en la calidad. Si trabajas deprisa pero mal, sólo conseguirás más trabajo. Al final, no habrás ahorrado mucho tiempo.
Mantén tu proyecto inexpensive manteniendo un presupuesto reducido, y procura resolver los problemas con tu inteligencia antes de tirar el dinero en ellos. Sin embargo, económico no significa barato: se trata de eficiencia. Aprende a sacar el máximo partido de lo que tienes.
Ser restringido es mantener el control. Cuando eres moderado, no permites que las circunstancias inesperadas determinen la dirección que toma tu proyecto. En lugar de eso, controlas la situación celebrando reuniones periódicas, manteniendo calendarios cortos, organizando equipos pequeños y manteniendo un presupuesto ajustado.
Por último, ser elegante consiste en centrarse en la sencillez. Recuerda: menos es más. Los proyectos sencillos, si se hacen correctamente, son mejores que los complicados, ya que son más fáciles de trabajar y garantizan resultados de alta calidad.
Para resolver un problema específico, trabaja primero en la generalización del problema para identificar tus necesidades generales.
"A veces no sabemos que necesitamos una carretilla hasta que la vemos. Pero otras veces, sinceramente, no la vemos hasta que sabemos que la necesitamos."
A menudo, cuando tienes una duda, "preguntas" a Google. Y a su vez, el motor de búsqueda de Google te proporciona multitud de respuestas, tanto si quieres perder peso, arreglar una estufa o plantearte un vuelo espacial.
¿Cómo lo hace Google? El motor de la empresa simplemente busca entre las toneladas de investigación almacenadas en Internet, teniendo en cuenta los millones de preguntas que ya han sido respondidas. La innovación funciona del mismo modo; sólo necesitas saber qué buscar.
Pero para encontrar una solución a un problema concreto, lo primero que tienes que hacer es generalizarlo. Aquí tienes otro método práctico que te ayudará a hacerlo.
TRIZ es un acrónimo que describe un método ruso de resolución inventiva de problemas. Este método explica cómo se puede resolver cualquier problema técnico en cuatro pasos.
Primero, identificas tu problema específico. Segundo, lo generalizas. Tercero, encuentras una solución general al problema general. Cuarto, utilizas la solución general para desarrollar una solución específica para tu problema específico. Eso es TRIZ!
Pongamos que intentas diseñar un motor más grande para un avión más potente. Quieres que el avión vuele más lejos y más alto, pero no puede despegar correctamente porque ahora es más pesado. Ese es tu problema específico.
A continuación, te centras en generalizar tu problema, que en este caso, sería un problema de la relación potencia-peso del avión. Una vez que encuentres una solución general que aborde esto, puedes averiguar cómo aplicar esta solución general al diseño de tu avión específico.
Al resolver problemas, también debes identificar tus necesidades. No siempre es obvio con qué recursos cuentas y qué nuevos recursos podrías necesitar para completar tu tarea.
Si estás intentando diseñar el motor de un avión, probablemente tengas a tu disposición montones de materiales diferentes, pero ¿cuáles funcionarían mejor? Una vez que identifiques que necesitas un material más ligero, puedes centrar tus esfuerzos en encontrarlo.
Evita acumular costes adicionales y molestos retrasos ciñéndote a un calendario establecido y a un presupuesto limitado.
"Empieza donde quieras; limita todo. Aprieta el presupuesto, y el calendario se constreñirá. Simplifica el proceso y la arquitectura, y veremos cómo baja el coste"
¿Alguna vez has intentado experimentar con una receta favorita, cambiando detalles aquí o allá, y has acabado con algo que has tenido que desechar? A veces es mejor ceñirse a la receta original.
Los proyectos innovadores pueden funcionar de la misma manera. Cuando tengas un plazo y un presupuesto, intenta no desviarte de tu plan, pues sólo conseguirás ponerte la zancadilla si sobre la marcha decides complicar las cosas.
En 1981, los ingenieros estadounidenses empezaron a trabajar en el avión de combate furtivo F-22 Raptor, una avanzada pieza de maquinaria concebida para luchar contra la tecnología soviética. Sin embargo, el proyecto se completó en diciembre de 2005, años después del colapso de la Unión Soviética.
¿Qué pasó con el proyecto?
El proyecto F-22 tuvo problemas en 1989, cuando los diseñadores ampliaron seis meses el plazo para su finalización. Querían que el caza fuera "perfecto", así que siguieron retocando características y, en el proceso, añadiendo más costes y más retrasos.
Como resultado, el proyecto siguió cambiando para dar cabida a las funciones añadidas, y los retrasos acabaron convirtiéndose en una bola de nieve hasta que el proyecto sufrió un retraso de unos diez años.
¡Puedes evitarlo! Cíñete firmemente a un calendario y a un presupuesto una vez establecidos. No intentes incluir todas las funciones posibles en un producto o proyecto. Intenta hacer algo que resuelva tu problema concreto, o tu proyecto se volverá irrelevante, como el F-22.
Mientras los diseñadores se afanaban en el F-22, que pronto sería inútil, otro invento lo superó: el vehículo aéreo no tripulado (VANT), o como lo conocemos hoy, el dron.
Un dron encarna el método F.I.R.E.: es rápido, barato, sobrio y elegante.
El proyecto del avión no tripulado tuvo éxito donde el F-22 fracasó porque el proyecto en su conjunto se centró en responder a una pregunta concreta en un breve periodo de tiempo y con un presupuesto limitado. El dron Dragon Eye, por ejemplo, sólo tiene una función: la vigilancia. También es barato; se puede fabricar un Dragon Eye por unos 60.000 dólares.
Las misiones de la NASA se centran en simplificar y acelerar los proyectos, innovando sólo cuando es necesario.
"A quién le importa si... la radio es prestada, siempre que el producto final sea asombroso haciendo algo que nadie ha hecho antes"
Cuando oyes la palabra "innovación", puedes suponer que describe algo complicado y caro. Sin embargo, no es necesariamente así. La agencia espacial estadounidense NASA demuestra por qué.
La Administración Nacional de la Aeronáutica y del Espacio de EE.UU. (NASA) ha lanzado muchas misiones innovadoras, dada su dedicación a simplificar y acelerar proyectos.
En 1999, por ejemplo, la NASA inició un proyecto de nave espacial llamada Stardust, cuyo objetivo era recoger partículas de las colas de los cometas de la galaxia y traerlas de vuelta para su estudio.
La NASA estableció un calendario y un presupuesto muy ajustados para Stardust, y lo completó a tiempo y por debajo del presupuesto, por unos millones de dólares menos de lo que se había asignado al equipo.
¿Cómo consiguieron tal éxito? El equipo de Stardust tenía un conjunto claro de requisitos de la misión, y sus miembros se centraron en las tres tareas más importantes: encontrar el cometa, recoger 1.000 partículas y traer las partículas de vuelta a casa.
Había otros objetivos (como fotografiar el cometa), pero eran meramente deseables, es decir, secundarios respecto a los tres objetivos principales del proyecto.
El éxito de Stardust también ilustra la importancia de centrar la innovación en necesidades específicas.
La NASA podría haber construido todos los elementos del proyecto Stardust desde cero, pero el equipo decidió simplificar las cosas. El gerente del proyecto, Ken Atkins, redujo costes utilizando herramientas desarrolladas para misiones anteriores. La radio Motorola de Stardust, por ejemplo, se diseñó originalmente para la misión Mars Surveyor de 1998.
Usar soluciones establecidas permitió al equipo centrar sus esfuerzos en desarrollar herramientas que no tenían. De hecho, la única innovación real que surgió del proyecto fue un material para recoger partículas, llamado aerogel. ¡El resto del proyecto utilizó creativamente innovaciones del pasado!
Cuando se trata de verdadera innovación, menos siempre es más.
"En algún momento, tenemos que volver a poner en marcha nuestra capacidad de pensamiento crítico y deshacernos de todas las ideas estúpidas que creamos con tanto orgullo."
Imagina lo incómodo que sería llevar todas las prendas de ropa que tienes. Es casi imposible, e incluso si lo consiguieras, te verías ridículo.
Una camisa, un pantalón: es mejor simplificar.
La innovación es lo mismo. Está garantizado que tropezarás si insistes demasiado para ti o para tu proyecto. Sin embargo, mantener la sencillez no sólo queda mejor; también es más barato y rápido.
El Chromebook de Google es un buen ejemplo de ello. El portátil sólo incluye las funciones de Google más utilizadas, como buscar en Internet o utilizar Google Drive.
Aunque Google podría haber equipado su portátil con todas las funciones que ofrece, le habría costado a la empresa más dinero y más tiempo de desarrollo. Unas pocas funciones extra no bastaban para justificar costes y retrasos.
Encontrar el equilibrio adecuado de complejidad se llama drenaje de tormentas. El drenaje de tormentas es lo contrario de la lluvia de ideas: se trata de desechar conceptos o características que no aportan un beneficio significativo a tu proyecto.
Para hacer un stormdraining, localiza el punto medio entre la simplicidad y la complejidad; y este punto variará en función del proyecto. Empieza eliminando una característica de tu producto cada vez. Si el sistema sigue funcionando, quita otra pieza. Sigue así hasta que ya no puedas quitar más funciones y sigas teniendo un producto que funcione.
¡
Este proceso requiere tiempo y creatividad, pero es mucho más eficaz que crear un producto innecesariamente complejo y caro!
Así que recuerda ser crítico con tu proyecto: deshazte de todo lo que consuma recursos y no proporcione una recompensa significativa. Centra tus esfuerzos en desarrollar las herramientas y productos que realmente necesitas.
Conclusiones
El mensaje clave de este libro:
La innovación eficaz consiste en centrar la energía y los recursos en tus tareas más importantes. Tienes que trabajar rápido,mantener tu proyecto barato y mantenerte en el buen camino
limitando tu presupuesto y tus plazos. Intenta producir algo elegante, no algo demasiado complejo. Cuando racionalices tus esfuerzos con el método F.I.R.E., no sólo terminarás tu proyecto a tiempo, sino que también producirás algo de mayor calidad.
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