Extreme Productivity

Aumenta tu productividad al máximo.

La gente tiende a pensar que aumentar la productividad va a ser agotador. Creen que tendrán que trabajar todo el tiempo, a pleno rendimiento, para cumplir sus ambiciones.

Pero en realidad ocurre lo contrario. Cuanto más productivo seas, más rápido podrás terminar tu trabajo. Eso significa más tiempo para hacer las cosas que te importan. Y, como consecuencia, estarás más feliz y fresco, lo que te hará aún más productivo.

Entonces, ¿cómo podemos entrar en este ciclo positivo? En realidad, todo es cuestión de sencillez. La productividad consiste en desarrollar un cierto sentido zen de la ocupación, gastando el mínimo esfuerzo para obtener los máximos resultados.

En este resumen aprenderás

• cómo planificar tu trabajo de forma eficaz;
• cómo evitar perder el tiempo en el trabajo.
• cómo dejar de perder el tiempo y encontrar el enfoque;y
• por qué puedes trabajar menos de ocho horas al día
• .

Prioriza tus tareas e invierte tu tiempo en consecuencia.

Planificar el futuro, ya sea para el año que viene, el mes que viene o incluso la semana que viene, puede ser una tarea desalentadora cuando estás ahogado por el trabajo. Pero mirar más allá te compensará a largo plazo.

Para pensar más a largo plazo, empieza a organizar tu trabajo. Divide las tareas en fines, objetivos y metas para que puedas empezar a priorizar. Una buena estrategia consiste en dividir las tareas en función del tiempo que se tarda en realizarlas.

Por ejemplo, los objetivos profesionales tardan cinco años o más. Son cosas como ampliar tu red de contactos empresariales o conseguir un ascenso a nivel ejecutivo.

Los objetivos duran entre tres y 24 meses. Por ejemplo, si trabajas para una empresa de calzado, un objetivo podría ser cambiar la marca de una línea de zapatillas deportivas.

Y por último, los objetivos son cualquier cosa que te lleve tres meses o menos, como redactar informes de progreso o terminar parte de un proyecto importante. Tanto los objetivos como las metas son esenciales. Al fin y al cabo, si no te centras en estas tareas básicas, nunca alcanzarás tus objetivos profesionales más amplios.

No obstante, si te centras en los objetivos más amplios, nunca alcanzarás tus objetivos profesionales más amplios.

Pero también es importante dar prioridad a las metas, objetivos y objetivos que tanto tú como tu empleador aceptéis. Primero debes centrarte en las cosas que tanto tú como tu jefe queréis conseguir; una vez hecho esto, puedes abordar las tareas que sólo te conciernen a ti.

Por ejemplo, digamos que quieres que tu jefe y tú os pongáis de acuerdo.

Por ejemplo, digamos que quieres conocer a más gente de tu sector y también quieres cambiar la marca de la línea de zapatillas de tu empresa para aumentar los beneficios. Como tu jefe también quiere que ocurra lo segundo, lo mejor sería que te centraras primero en el cambio de marca.

Entonces, una vez que hayas dividido tus tareas, es hora de establecer algunas prioridades, es decir, los proyectos a los que dedicarás la mayor parte de tu tiempo. Para asegurarte de que lo haces de forma eficaz, deberías hacer un seguimiento de tus jornadas laborales, controlando cómo asignas tu tiempo.

Puede que descubras que dedicas mucho tiempo a actividades que no tienen mucho que ver con tus objetivos o metas. Tal vez asistas a demasiadas reuniones internas y no sepas priorizar las importantes.

La forma en que distribuyes tu tiempo es crucial para tu productividad, lo que nos lleva a otro problema: la procrastinación.

Lucha contra la procrastinación con minifechas que te obliguen a rendir cuentas.

¿Te has encontrado alguna vez con toneladas de trabajo por hacer y ni idea de por dónde empezar? Situaciones como ésta pueden ser paralizantes, por lo que es esencial saber cómo afrontarlas.

Un enfoque consiste en dividir tus proyectos en objetivos más pequeños, para los que puedes establecer minifechas límite. Al fin y al cabo, si eres como la mayoría de la gente, sólo te pondrás a trabajar cuando la presión empiece a aumentar.

Pero en lugar de esperar a que la presión aumente, no esperes a que la presión aumente.

Pero en lugar de esperar hasta el último minuto para hacer un trabajo chapucero cargado de cafeína, es mejor fijar plazos más pequeños que dividan las tareas en partes más manejables. Así podrás terminar tu trabajo paso a paso, mucho antes de la fecha de entrega.

Cuando utilices este enfoque, debes fijar los plazos en intervalos similares y evitar que se acumulen al final. Por ejemplo, supongamos que tienes que escribir un informe de 6.000 palabras en cuatro semanas. Tus plazos podrían ser escribir 2.000 palabras cada semana durante las tres primeras semanas y dedicar la última semana a corregirlo y ajustarlo.

Por ejemplo, si tienes que escribir un informe de 6.000 palabras en cuatro semanas.

A partir de ahí, puedes obligarte a cumplir tus plazos compartiéndolos con tu jefe, lo que añade algo más de presión y te hace más responsable. Por ejemplo, puedes decirle a tu jefe que estás trabajando en un análisis de los competidores de tu empresa y que has dividido la tarea en cuatro capítulos.

Cuatro capítulos.

A partir de ahí, podrías decirle que vas a empezar el lunes y que tendrás el informe en su buzón el viernes. Incluso podrías crear un evento en el calendario al que invites a tu jefa para que reciba un recordatorio sobre la fecha de entrega.

Este enfoque garantiza que cumplirás tus promesas, ya que no querrás decepcionar a tu jefa.

Pero recuerda que, para que tu jefa pueda cumplir tus promesas, es necesario que te pongas en contacto con ella.

Pero recuerda, también es clave recompensarte después de cumplir con éxito un plazo. Así que regálate una buena comida o un libro interesante para hacerte saber que lo has hecho bien.

Maneja rápidamente las tareas de baja prioridad manteniendo a raya tu perfeccionismo.

En un momento u otro, probablemente has dedicado tanto tiempo a tareas pequeñas y sencillas que nunca has llegado a completar las tareas que realmente importan. Por eso, a la hora de hacer un trabajo, es importante quitarse de encima las tareas más pequeñas desde el principio.

Después de todo, dedicar demasiado tiempo a una tarea pequeña y poco prioritaria te hará perder tiempo y paciencia. Así que en lugar de dedicar mucho tiempo a tareas que no son superimportantes, haz las cosas sencillas rápidamente para liberar más tiempo para las tareas más sustanciosas.

Por ejemplo, cada día te enfrentarás a distintas peticiones de tus compañeros, tu jefe y tu familia. Cuando te lleguen estas tareas, es importante que decidas lo antes posible si vas a ocuparte de ellas o no. En caso afirmativo, deberás hacerlo rápidamente.

Un buen enfoque en este caso es aplicar el principio OHIO, también conocido como "Manéjalo sólo una vez". Por ejemplo, supongamos que recibes un correo electrónico invitándote a una conferencia. Lo hojeas rápidamente y lo dejas a un lado. Tres días después, recuerdas el mensaje, pero no recuerdas el nombre del remitente. Como resultado, pasas incontables minutos desplazándote de nuevo por tu bandeja de entrada. A partir de ahí, tienes que volver a leerlo, ¡con lo que pierdes aún más tiempo!

En cambio, si utilizaras el principio OHIO, comprobarías si la cita está libre y el tema es interesante y tomarías una decisión de inmediato.

Otra forma de avanzar en tu trabajo, es luchar contra la tentación de ser perfecto cuando se trata de tus tareas menos prioritarias. Recuerda que no todo debe hacerse a la perfección. Debes reservar este privilegio para tu trabajo de mayor nivel, ya que es lo que tu jefe verá y juzgará.

A nadie le va a gustar que pases un montón de tiempo contestando correos electrónicos sin sentido, así que gestiona esas tareas como corresponde: hazlas rápidamente y pasa a lo importante.

Escribe con eficacia encontrando estructura y tranquilidad.

Cada vez que lees algo, ya sea una novela o un artículo de blog, echas un vistazo al interior de la mente del autor. Rápidamente, puedes determinar si esa mente está perfectamente ordenada o es dramáticamente caótica. Y, si tú mismo eres escritor, tus lectores aprenderán mucho sobre el funcionamiento interno de tu cerebro a partir del flujo de tu prosa.

Por tanto, para mejorar la eficacia y la calidad de tu escritura, tienes que estructurar el proceso. Puedes hacerlo mediante una lluvia de ideas, una categorización y, a continuación, un esquema.

En la fase de lluvia de ideas, escribe cualquier pensamiento que te venga a la cabeza sobre el tema. No te preocupes por el orden y la estructura; pinta a grandes rasgos.

Por ejemplo, imagina que te han encargado que escribas una presentación a los directivos de tu empresa sobre cómo hacerla más respetuosa con el medio ambiente. Podrías empezar con una lluvia de ideas sobre aspectos como la imagen de la empresa, el rediseño de los envases de los productos, los costes energéticos, las emisiones de carbono y las bombillas LED.

A partir de ahí viene la fase de categorización, durante la cual añades algo de orden a tus ideas. Agrupa tus ideas en categorías y luego en subcategorías. En el caso de la propuesta medioambiental, tus categorías podrían ser ganancias intangibles, como la imagen y los valores de la empresa; residuos y energía, en la que entrarían los envases y los LED; y beneficios y pérdidas, que abarca los costes energéticos, las emisiones de carbono y el posicionamiento estratégico.

Una vez hecho esto, estás listo para esbozar tu artículo organizando las categorías en una secuencia lógica. En el ejemplo anterior, las categorías ya están en el orden correcto y todo lo que tienes que hacer es escribirlas, añadiendo una introducción y una conclusión.

Pero escribir con eficacia no es sólo cuestión de estructura. También requiere tiempo y tranquilidad.

Después de todo, ¿cómo vas a concentrarte con el teléfono sonando, los correos electrónicos volando constantemente en tu bandeja de entrada y los compañeros molestándote?

Prueba a ir a la oficina temprano, cuando no haya nadie, o a quedarte un poco más tarde, cuando se hayan ido tus compañeros. O si tu trabajo implica viajar en tren o en avión, ¡aprovecha esta excelente oportunidad para concentrarte en escribir!

El producto que entregas importa más que el tiempo que le dedicas.

¿Juzgas la calidad de un libro por el tiempo que tardó el autor en escribirlo? Por supuesto que no. Lo mismo ocurre con el trabajo.

Los resultados son lo que cuenta. El número de horas invertidas en un proyecto determinado es irrelevante. Después de todo, ¿puedes pensar en un solo cliente o colega que quiera que dediques más tiempo a algo si ese tiempo extra conduce a peores resultados?

Por ejemplo, supongamos que escribes dos informes. El primero, en el que empleaste ocho horas, sale mal porque lo empezaste tarde y estabas ansioso mientras lo escribías. El segundo, que sólo te llevó tres horas, es excelente porque te lo preparaste y sabías exactamente lo que tenías que escribir. ¿Cuál crees que preferirá tu jefe?

La cuestión es que es totalmente irracional valorar el número de horas que dedicas a algo por encima de la calidad del resultado. Dicho esto, aunque trabajar más rápido no significa que siempre salgas de la oficina antes de tiempo, sí significa que debes sentirte libre para tomarte algo de tiempo libre.

Trabajar más rápido no significa que siempre salgas de la oficina antes de tiempo.

No tiene sentido adoptar una cultura que favorezca las largas horas por encima de la productividad. Por desgracia, muchos gerentes siguen dando más importancia a las horas trabajadas que a los resultados obtenidos.

Tienden, a menudo inconscientemente, a valorar a los trabajadores que hacen horas extraordinarias y trabajan los fines de semana. Como resultado, muchos gerentes afirman favorecer los resultados, pero en la práctica prefieren a los empleados que trabajan muchas horas.

Dado lo que ahora sabes sobre la productividad, esto es obviamente un problema. Sin embargo, puedes cambiarlo impidiendo que arraigue esa cultura. Para ello, simplemente evita hacer comentarios que refuercen la importancia de trabajar muchas horas.

Por ejemplo, si un compañero se va antes de tiempo, no digas cosas como: "Oye, ¿horas de banco?". Y, si un compañero llega tarde, evita comentarios como: "¡Mira quién se ha decidido por fin a venir!"

Evitando esos comentarios sarcásticos mejorarás la cultura de tu lugar de trabajo. Por supuesto, reducir las largas jornadas laborales tiene otras ventajas. Por un lado, te da más tiempo para tu vida privada, ya sea para salir con la familia o hacer algo de ejercicio.

Prioriza tu vida privada y encuentra un lugar flexible para trabajar.

La mayoría de la gente trabaja y trabaja y trabaja, pensando que es lo más productivo. Pero la productividad es mucho más que trabajo. También está estrechamente relacionada con tu vida personal y tu estilo de vida en general.

Después de todo, el objetivo de ser eficiente en el trabajo es dedicar tiempo a tu vida fuera del trabajo.

Es importante ser productivo en el trabajo.

Es importante dar prioridad a las actividades no relacionadas con el trabajo y ceñirse a las normas que establezcas. Esto es esencial para proteger tu tiempo personal y familiar.

Por ejemplo, puedes establecer la norma de que siempre estarás en casa a una hora determinada. Si surge algo urgente que no se puede posponer en absoluto, haz un plan con tu jefe para terminarlo desde casa o llegar antes para acabarlo.

Recuerda que es esencial que tengas tiempo para estar con tu familia, ya sea cocinando juntos, compartiendo una conversación durante la cena o, si tienes hijos, leyéndoles un cuento antes de dormir. Lo hagas como lo hagas, es clave asegurarte de que estás ahí para tus seres queridos.

Sin embargo, para conseguirlo es necesario que tengas tiempo para ti.

Pero para hacer realidad ese objetivo, tienes que demostrar a tu jefe que eres de fiar. Genera confianza con ella y te permitirá irte antes a casa o recuperar el tiempo otro día siguiente.

Si es posible, aprende a decir no a las reuniones a última hora. Simplemente aplázalas, haciendo hincapié en que necesitas ir a cenar con tu familia.

Y en el mejor de los casos, acepta un trabajo en una empresa con horario flexible. Una encuesta realizada en 2008 reveló que el horario flexible es el factor determinante más importante para los empleados a la hora de considerar una oferta de trabajo, lo cual, como espero que haya quedado claro en este resumen, tiene mucho sentido.

Por ejemplo, imagina que tu pareja cae enferma de repente, o que tu hijo tiene una obra de teatro que empieza a las 5 de la tarde. No te gustaría estar atrapado en el trabajo en momentos tan importantes y, la verdad, no tienes por qué estarlo.

Conclusiones

El mensaje clave de este libro:

La productividad se basa en la eficacia. Eso significa que nada te impedirá convertirte en un trabajador más rápido e inteligente si estableces objetivos y prioridades claros. Este enfoque orientado a los resultados acabará con la procrastinación, dividirá los grandes proyectos y definirá claramente tus horas de trabajo.

Consejos para la acción.

Consejos Accionables

Aumenta tu productividad leyendo más rápido.

La clave para leer más rápido no es leer más palabras por minuto. Es leer menos palabras en total. Para probarlo, coge un libro sobre un tema que te interese. Lee la introducción, luego la conclusión y termina hojeando el cuerpo en busca de la información que deseas. Es casi seguro que habrás recogido la información más importante que buscabas. Y te habrás ahorrado mucho tiempo.

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Sugerencias más lectura: Lograr que las cosas funcionen de David Allen

En Lograr que las cosas funcionen (2001), David Allen presenta su famoso sistema de productividad, destinado a ayudar a las personas a trabajar en varios proyectos a la vez, y a hacerlo con confianza, objetivos claros y sensación de control.