Estimado gerente, estas convocando a demasiadas reuniones

Una nueva investigación muestra que el 70% de las reuniones impiden que los empleados realicen un trabajo productivo. Si bien hubo una disminución del 20% en la duración promedio de las reuniones durante la pandemia, el número de reuniones a las que asistió un trabajador en promedio aumentó un 13,5%. Además, los gerentes recién ascendidos están celebrando casi un tercio más de reuniones que sus homólogos experimentados. Para reducir el número de reuniones de su equipo:

• Comience a reducir la escala siendo muy selectivo en cuanto a las reuniones que se van a celebrar. Piense en qué reuniones han sido más efectivas. Lo más probable es que aquellos que necesitaban un diálogo bidireccional en tiempo real fueran productivos y eficientes. Como regla general, lleve a cabo reuniones cuando quiera revisar el trabajo, aclarar o validar algo, o cuando distribuya el trabajo entre su equipo.
• Cambia tus reuniones de estado diarias a Slack o a un equipo. Todos los días de la semana, programa un mensaje para que salga a las 9:00 a.m., pidiéndoles a todos que envíen sus actualizaciones, expliquen en qué están trabajando, cualquier actualización importante del proyecto, contratiempos, etc. Luego, escanee las respuestas y haga un seguimiento privado de las actualizaciones que puedan necesitar más contexto.
• Use herramientas digitales para el trabajo asíncrono. Herramientas como Mural se pueden utilizar para reuniones de lluvia de ideas asíncronas. Luego, puede programar una reunión de seguimiento para revisarlos juntos, lo que probablemente reducirá el tiempo de la reunión a la mitad.

Las reuniones tienen diferentes propósitos, que van desde reuniones sociales informales hasta sesiones formales de lluvia de ideas. A menudo aparecen en nuestros calendarios como eventos recurrentes (¡sin fecha de finalización a la vista!). Una nueva investigación muestra que aproximadamente El 70% de todas las reuniones evitar que los empleados trabajen y completen todas sus tareas. Si bien hubo una disminución del 20% en la duración promedio de las reuniones durante la pandemia, el número de reuniones a las que asistió un trabajador en promedio aumentó un 13,5%. Las reuniones ineficaces que nos hacen perder el tiempo pueden impactar negativamente psicológico, físico y mental. Nuestros recientes investigación encontrada que los gerentes recién ascendidos pueden estar contribuyendo al problema. Los nuevos gerentes celebran casi un tercio (29%) más de reuniones que sus homólogos experimentados. Cuando nos propusimos entender los costos ocultos de las prácticas de trabajo flexibles, descubrimos que las reuniones tenían aumento constante de la frecuencia y la duración desde que las empresas hicieron la transición al lugar de trabajo remoto. Entre las posibles razones se incluyen:

• Sin la capacidad de conectarse con los miembros de su equipo en persona, a menudo en los nuevos lugares de trabajo híbridos, las personas recién ascendidas a puestos directivos sienten una presión adicional para establecer conexiones digitalmente. Se sienten impulsados por el deseo de ser más visibles y obtener la aceptación de sus equipos.
• Es más fácil que nunca apilar nuestros días con reuniones consecutivas. Cuando trabajamos de forma remota, no tenemos que viajar entre salas de reuniones privadas. Podemos salir de una reunión e iniciar sesión en otra un minuto después.

¿Cuál es el impacto? Nuestro la investigación muestra que el 92% de los empleados consideran las reuniones costosas e improductivas. Innumerables interacciones en línea a menudo conducen a» Fatiga de «, una afección a la que los neuropsicólogos dicen que contribuye en gran medida tecnoestrés. En resumen, más reuniones no ayudan alguien alcanzar sus objetivos. Para investigar más a fondo y considerar las implicaciones para los nuevos gerentes, encuestamos a 76 empresas que redujeron el número de reuniones durante los últimos 14 meses. Descubrimos que, aunque generar confianza y lograr la cohesión depende de la frecuencia y la calidad de las interacciones de un equipo, las reuniones ya no son la mejor manera para que los gerentes recién ascendidos logren esas cosas. De hecho, hay formas mucho más efectivas de desarrollar vínculos en ausencia de reuniones cara a cara, incluido tener menos reuniones en conjunto.

Los beneficios de tener menos reuniones

En las 76 empresas que encuestamos, descubrimos que la productividad de los empleados era un 71% mayor cuando las reuniones se reducían un 40%. Esto se debe en gran parte a que los empleados se sienten más empoderados y autónomos. En lugar de ser el jefe de un horario, eran dueños de sus listas de tareas pendientes y se responsabilizaron, lo que en consecuencia aumentó su satisfacción en un 52%.

La eliminación del 60% de las reuniones aumentó la cooperación en un 55%. Los trabajadores encontraron mejores formas de conectarse uno a uno a un ritmo adecuado para ellos, a menudo utilizando herramientas de gestión de proyectos, como Slack o Teams, para ayudar a las comunicaciones específicas de cada proyecto. Al hacerlo, el riesgo de estrés disminuyó en un 57%, lo que mejoró el bienestar general de los empleados. Cuando las reuniones disminuyeron un 80%, descubrimos que la percepción que tenían los empleados de que estaban siendo microgestionados disminuyó en un 74%. Las personas se sentían valoradas, confiadas y más comprometidas (44%) y, posteriormente, trabajaban más duro para su empresa. La comunicación fue un 65% más clara y sustancialmente más efectiva. La razón es que hubo muchos menos malentendidos. Para revisar una tarea o solicitud, las personas consultaban rápidamente una conversación anterior de Slack o el esquema de un proyecto. Las frases que se usan con frecuencia «Pensé que me lo habías dicho...» o «Tenía la impresión» rara vez se usaban. 

Cómo reducir las reuniones

Si eres un gerente nuevo que intenta establecer una buena relación con tu equipo, tenemos algunos consejos que te ayudarán a replantearte tu enfoque. Siguiendo nuestras sugerencias a continuación, casi la mitad (47%) de las empresas que investigamos redujeron las reuniones en un 40% en un período de tres meses. El treinta y cinco por ciento logró tres días sin reuniones por semana, y el 11% logró cuatro.

Ser muy selectivo.

Piense en las reuniones que llevó a cabo o en las que participó recientemente. ¿Cuáles han sido las más útiles? Probablemente estés pensando en el lanzamiento de un nuevo proyecto o en una lluvia de ideas que requiriera un diálogo bidireccional en tiempo real. Como regla general, recomendamos celebrar reuniones solo cuando sea «absolutamente» necesario. Por lo general, esto incluye:

• Para revisar el trabajo realizado (qué funcionó o no y por qué)
• Para aclarar y validar algo (políticas, objetivos del equipo,.)
• Para distribuir el trabajo de manera adecuada entre su equipo

Incluso en los casos anteriores, debes editar cuidadosamente tu lista de invitados. Es todos ¿realmente se necesita? ¿O puede hacer que la reunión sea opcional para algunas personas? Cuanto menos importante sea el tema para su trabajo, menos comprometidos estarán los miembros de su equipo. En ese sentido, anima a tu equipo a marcar o cancelar reuniones si no son el mejor uso de su tiempo. Deje en claro que, como su gerente, lo alienta y no los juzgará ni castigará. Ser juicioso sobre qué reuniones agregan valor y cuáles no lo hacen ayudará a liberar los calendarios de las personas. Hacerlo también obliga a los gerentes a repensar los compromisos informales «ad-hoc» que salpican los calendarios de todos. Curiosamente, descubrimos que esta estrategia genera lealtad hacia los gerentes. Otorgar autonomía permite a las personas hacer un trabajo artesanal, lo que estudios anteriores muestran que les ayuda a encontrar significado en su trabajo.

Cambia tus reuniones de estado diarias a Slack o a un equipo.

Las reuniones diarias son las reuniones que se celebran con más frecuencia y, a menudo, son las más difíciles de abandonar. Como nuevo gerente, puede que sientas que es importante que tu equipo esté al tanto del trabajo de los demás para alcanzar tus objetivos como grupo. Estas reuniones pueden parecer el mejor momento para hacerlo. Tenemos otra sugerencia: configurar un canal de Slack o Teams específicamente para este propósito. Todos los días de la semana, programa un mensaje para que salga a las 9:00am: «@here ¿Qué tienes en el plato hoy?» Pide a los miembros de tu equipo que respondan dentro de una hora, explicando en qué están trabajando, cualquier actualización importante del proyecto, contratiempos, etc. Los gerentes (y los miembros de tu equipo) pueden escanear las respuestas y hacer un seguimiento privado de las actualizaciones que puedan necesitar más contexto. Nuestra investigación descubrió que el 83% de los empleados preferían usar estos puntos de contacto de chat en lugar de las reuniones individuales tradicionales porque les ahorraba tiempo. Si los miembros de tu equipo tienen alguna pregunta, pueden enviarte un mensaje en lugar de tener que buscar un bloque de 30 minutos en tu calendario.

Use herramientas digitales para el trabajo asíncrono.

La próxima vez que tenga una reunión de lluvia de ideas, pregunte: ¿Se puede hacer algo de esto de forma asíncrona? La respuesta probablemente sea sí. Por ejemplo, se pueden usar herramientas como Mural y Google Forms para que las personas envíen sus ideas con anticipación. Luego, puede programar una reunión de seguimiento para revisarlos juntos, lo que probablemente reducirá el tiempo de la reunión a la mitad. El ochenta y tres por ciento de los empleados de nuestra encuesta prefirieron este enfoque sobre los métodos tradicionales, afirmando que les ayuda a contribuir en su propio tiempo y a refinar aún más las ideas en persona. Además, las actividades que dependen de la reunión, como comprobar el progreso de los proyectos, se pueden rastrear de forma asíncrona en un panel de control de manera transparente para todos. Descubrimos que este enfoque puede ayudar a reducir los calendarios, dejando más espacio para un valioso tiempo «sin reuniones» y para un trabajo concentrado. Si bien nuestros datos resaltan la importancia de celebrar menos reuniones, queremos enfatizar que los nuevos gerentes necesitan comprender lo que funciona en sus contextos únicos para maximizar todos los beneficios de estas estrategias. Por ejemplo, descubrimos que las ventajas de los períodos sin reuniones comienzan a estabilizarse después de reducir las reuniones en un 60% y, de hecho, disminuyen más allá de eso. La satisfacción, la productividad, el compromiso y la corporación disminuyen cuando las reuniones se reducen por completo, en lugar de retener al menos un día para las reuniones. Planteamos que cuando se retienen dos días a la semana para las reuniones, puede resultar beneficioso. Aun así, dado que las reuniones tradicionales producen poco retorno de la inversión en tiempo, el costo de oportunidad es demasiado alto para no actuar ahora. Sus equipos están llenos de personas talentosas y capaces que hacen lo que mejor saben hacer, pero necesitan espacio para hacerlo. Al comprender mejor cómo hormiga para trabajar juntos, cómo las reuniones encajan en eso y cuando las reuniones agregan valor y no agregan valor, minimizará la necesidad de reuniones inútiles.Ben Laker, Ashish Malik, Lebene Soga Ben Laker, Vijay Pereira, Ashish Malik, Lebene Soga