Escribir una carta de rechazo (con muestras)

Tengo una amiga que valora las antigüedades, asignando un valor en dólares al viejo jarrón chino que tu abuela usaba para guardar lápices, diciéndote cuánto valen esas chucherías de plata de la tía Fern. Dice que la parte más difícil de su trabajo, la parte que más teme, es decirle a la gente que su tesoro no vale nada.

Puedo sentir empatía. Siento que lo hago también, cada vez que le digo a un posible autor de HBR que sus ideas, investigaciones o escritos simplemente no son lo suficientemente buenos para hacer el corte.

Las cartas de rechazo no son fáciles para ninguno de nosotros. Ya sea que le digas a un candidato a un puesto que no llegó a la siguiente ronda, a un emprendedor que no vas a financiar su proyecto o a un vendedor que ya no necesitas sus servicios, estos son correos electrónicos que la mayoría de nosotros tememos elaborar. Como es desagradable, muchos de nosotros lo postergamos o no lo hacemos en absoluto, esencialmente dejamos que nuestro silencio sea el que hable. Es una oportunidad perdida (y de mala educación). Aunque doloroso, el rechazo tiene beneficios: investigación de Linus Dahlander en ESMT y Henning Piezunka en INSEAD han descubierto, por ejemplo, que cuando las organizaciones se toman el tiempo de rechazar explícitamente (en lugar de ignorar pasivamente) las ideas de colaboración colectiva, aumenta la calidad de las ideas que se les ofrecen y aumenta la participación de la multitud.

Si hay algo que he aprendido en una década en Harvard Business Review, durante la cual he rechazado literalmente miles de ideas, propuestas y borradores, es que un no rápido es mejor que un largo quizás.

Escribir una carta de rechazo básica

Escribir buenos rechazos lleva un poco de tiempo, especialmente al principio. Pero uno de los beneficios de aprender a escribir una carta de rechazo buena y clara es que te obliga a pensar con claridad qué es lo que quieres de otras personas y qué es lo que tu organización realmente necesita. Por ejemplo, puedo clasificar la mayoría de mis rechazos para HBR en una de cinco categorías: demasiado amplio (y, por lo tanto, no muy útil para los lectores); demasiado repetitivo con cosas que ya hemos publicado; demasiado jerga; demasiado autopromocional; no respaldado por evidencia o experiencia suficientes. Sabiendo esto, pudimos destilar un conjunto de pautas para posibles autores lo que los alentó a evitar estos escollos comunes.

Dicho esto, las cartas de rechazo no tienen que ser largas, y la razón que usted da para el rechazo no necesita ser muy detallada. Si no tienes mucha relación con la persona, nunca la conociste, tal vez solo intercambiaste algunos correos electrónicos, la carta completa puede ser solo de unas pocas líneas. Volví a mirar algunas cartas de rechazo que envié y me di cuenta de que normalmente sigo un formato bastante simple:

1. Di gracias.
2. Entregue las noticias.
3. Dé la razón principal.
4. Ofrezca esperanza.

Por ejemplo:

[Su nombre],

Gracias por su paciencia mientras revisaba esta propuesta. Me temo que voy a tener que pasar. Últimamente hemos publicado mucho sobre ciberseguridad y, lamentablemente, la pieza propuesta se superpone demasiado con otros artículos que hemos publicado. Espero que encuentres un buen hogar para ello en otra publicación.

Todo lo mejor,
[Tu nombre]

Si estuviera dando malas noticias a alguien a quien entrevisté para un trabajo, podría modificarlas un poco, pero el formato básico seguiría siendo el mismo:

[Su nombre],

Gracias por tomarse el tiempo de hablar conmigo la semana pasada. Si bien disfruté de nuestra conversación, creo que necesitamos a alguien con más experiencia práctica en gestión de proyectos para este puesto. Espero que encuentres el trabajo adecuado para ti en un futuro próximo.

[Tu nombre]

Si no se te ocurre ninguna esperanza que ofrecer al final, entonces no lo hagas. «No digas nada que dé al destinatario la impresión de que la puerta sigue abierta», aconseja Joceyln Glei en su nueva guía para escribir correos electrónicos, Darse de baja , «Tal claridad y finalidad pueden parecer crueles, pero añadir un lenguaje adicional para «suavizar el golpe» solo sirve para crear falsas esperanzas. Di tu parte y firma». La falsa esperanza es más cruel que ninguna esperanza. La falsa esperanza solo alienta a la otra persona a perder más tiempo y el tuyo.

Si la idea de terminar con un rechazo sin suavizar te hace insoportablemente remilgado, puedes cerrar con un agradecimiento extra. Considere este ejemplo de carta de rechazo a un proveedor:

[Su nombre],

Gracias por tu propuesta detallada. Si echamos un vistazo a los materiales, parece que las fortalezas clave de su empresa no se superponen con lo que necesitamos para este proyecto. Gracias de nuevo por tomarse el tiempo de elaborar esta propuesta para nosotros.

Mis mejores deseos,

[Tu nombre]

Escribir una carta de rechazo detallada

Pero, ¿qué pasaría si el terreno de juego (o la persona) estuviera muy cerca de encajar bien y tal vez quieras trabajar con ellos en el futuro? ¿O tienes más relación con ellos? En esos casos, los mensajes anteriores probablemente sean demasiado fríos y vagos. Cuando rechazo a las personas a las que quiero alentar, mantengo el formato casi igual, pero en general mucho más detallado en mi motivo de rechazo y más explícito al animar a la persona a intentarlo de nuevo. (En el estudio Mencioné anteriormente, Dahlander y Piezunka descubrieron que proporcionar una explicación sobre por qué se rechazaba una idea reforzaba los efectos beneficiosos del rechazo, por ejemplo, la motivación y la calidad de la idea).

A menudo también termino con una pregunta, para tratar de señalar que estoy genuinamente interesado, no solo hacer una promesa vacía y suavizante. Por ejemplo:

[Su nombre],

Gracias por su paciencia mientras revisaba esta propuesta. Me temo que voy a tener que pasar. Últimamente hemos publicado mucho sobre ciberseguridad y, lamentablemente, la pieza propuesta se superpone demasiado con otros artículos que hemos publicado. Por ejemplo, eche un vistazo al artículo que publicamos el 6 de agosto por el profesor Joe Schmo, y el artículo del 16 de agosto por el CEO de Acme Corp. Aunque no podremos publicar este artículo en particular, me gustó mucho su estilo de escritura y la forma en que apoyó su argumento con una extensa investigación; ¿estaría ¿Está interesado en presentarnos otros artículos en el futuro?

Todo lo mejor,

[Tu nombre]

Para el trabajo entrevistado, podría verse así:

[Su nombre],

Gracias por tomarse el tiempo de hablar conmigo la semana pasada. Lamento decir que su candidatura no llegó a la siguiente ronda; hemos tenido un grupo muy competitivo para este puesto. En este punto, nuestra organización realmente necesita a alguien con más experiencia en gestión de proyectos. Sin embargo, disfruté mucho de nuestra conversación y creo que podrías encajar bien aquí en el papel correcto. Por favor, manténgase en contacto, ¿y está de acuerdo con usted si le hago saber sobre los roles que se abren y que podrían encajar mejor?

Todo lo mejor,

[Tu nombre]

Ahora, para el vendedor:

[Su nombre],

Tuvimos la suerte de recibir algunas propuestas sólidas sobre esto y apreciamos profundamente toda la información de su parte y por su paciencia. Después de pensarlo detenidamente, hemos decidido optar por otra empresa para este proyecto. Si bien ciertamente no tenemos dudas sobre la calidad superior de su equipo o de que podría cumplir con esto hábilmente, decidimos utilizar este proyecto para ampliar nuestro banco de socios de desarrollo y, dado que esto es parte de un experimento para nosotros, esta fue una buena oportunidad para hacerlo.Nos gustaría seguir hablando con usted sobre los proyectos futuros que tenemos por delante este año. Definitivamente espero poder colaborar en el futuro.Gracias de nuevo por tu ayuda y tu tiempo,[Tu nombre]

Cuanto más específico seas sobre la forma en que rechazas algo (o a alguien), más información le darás. Un rechazado inteligente utilizará esta información para volver con un tono más fuerte la próxima vez. De hecho, algunas personas me han dado las gracias por las cartas de rechazo que les escribí, porque les proporcionaron el tipo de comentarios concretos y específicos que necesitaban para hacer un mejor lanzamiento en el futuro. Es un buen recordatorio de que la gente valora recibir críticas, aunque la mayoría de nosotros tememos dárselo.

Escribir una carta de rechazo cuando no esté de acuerdo con la decisión

Es especialmente difícil pasar una decisión de rechazo con la que no estás de acuerdo. Tal vez luchó duro por un candidato a un puesto que a todos los demás no les impresionó, o defendió la causa de un proveedor que el comité ejecutivo pensó que era demasiado caro. Sé que he defendido artículos que otros editores pensaban que no estaban listos para el prime time. No es un buen presentimiento.

Cuando esto sucede, es tentador esconderse detrás de la voz pasiva o de otras personas, por ejemplo, «Se ha decidido que no vamos a seguir con esto» o «Los peces gordos han decidido ir en una dirección diferente». Resiste esa tentación. No es más fácil que te rechacen de esa manera, y escribir de esa manera socava tu autoridad como tomador de decisiones.

Si eres tú quien emite un rechazo, hazte cargo del rechazo. Es justo decir algo como: «Después de mucho debate y de ida y vuelta, hemos decidido X» o «Fue una decisión muy difícil, pero finalmente decidimos Y». Pero di «nosotros», no «ellos».

Una carta de rechazo en la que te escondes detrás de la falda de otra persona inhibe tu capacidad de dar comentarios útiles. También hace que su organización parezca conflictiva o conflictiva, lo que socava el deseo de otras personas de trabajar con usted en el futuro.

Escribir una carta de rechazo después de un montón de idas y venidas

El otro tipo de rechazo que es realmente difícil de cumplir es aquel en el que ambos han dedicado mucho tiempo y esfuerzo para que la cosa funcione, pero aún no funciona. Ahora, a pesar de los costos hundidos, es hora de reducir sus pérdidas y seguir adelante. En algunos casos, una llamada telefónica es la mejor manera de dar este tipo de noticias; use su criterio. Pero si decides escribir un correo electrónico, está bien que sea breve. Por lo general, en este punto, usted y su homólogo habrán pasado tanto tiempo hablando de los problemas con el proyecto o la pieza que su homólogo ya sabrá el motivo del rechazo; solo necesita recapitularlo brevemente. He aquí un ejemplo:

Hola [su nombre],

Gracias por hacer otra puñalada en esto. Realmente aprecio todo el tiempo y el esfuerzo que has dedicado. Desafortunadamente, a pesar de nuestros mejores esfuerzos, creo que [el problema X sigue siendo válido] y todavía no estamos dando en el blanco. En este punto, diría que dejemos este de lado y sigamos adelante.

[Tu nombre]

La otra cosa que intento hacer al dar este tipo de noticias difíciles es posicionarme en el mismo lado que la persona a la que rechazo: Nosotros han hecho un esfuerzo de buena fe y, a pesar de ese esfuerzo, nosotros se han quedado cortos. Esto no es solo un escaparate; si rechazas algo después de mucha participación, entonces parte del fracaso también es tuyo. (Y tal vez una señal de que deberías haber enviado un rechazo más rápido en el proceso, cuando hubiera sido menos doloroso para ambos).

Dar malas noticias es difícil, y en diferentes empresas o culturas estos ejemplos pueden parecer demasiado duros o demasiado agradables. Deberá encontrar su propio idioma según el contexto y la cultura. Dicho esto, recuerda: no suavices el golpe solo por suavizar el golpe. La falsa amabilidad solo da falsas esperanzas a la gente. Y eso no tiene nada de amable.

— Escrito por Sarah Green Carmichael